档案管理.docx

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档案管理

2.1档案管理工作

指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作.

》基本内容:

“六环节”、“八环节”

档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务.

档案管理业务的诸环节是适应社会实践的需要而产生和发展的.

2.1.1档案行政管理工作

2.1.1.1含义

以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。

档案行政管理的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。

档案教育工作

2.1.1.1历史与现状

我国档案教育始于20世纪30年代.

》1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育的问世.

》1950年9月至1951年1月，中南军政委员会和湖北省人民政府曾联合委托原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班.

》1951年北京大学图书馆专科办过档案专科班.

》1952年11月15日，中共中央和政务院联合作出决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案教育事业的正式创立。

》进入20世纪80年代后，随着我国档案事业的发展，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段.

》发展至今，我国已基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系.

档案教育工作

》教育结构

》档案教育结构是指档案教育的诸因素及其相互关系。

档案教育结构是一个多层次、多系列的复合结构.

》从宏观上看，我国档案教育结构一般包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分.

》档案高等教育是我国档案教育的核心部分。

》档案中等教育是我国档案教育体系结构中重要组成部分.

》档案在职教育是对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育.

》档案社会教育是指向社会各方面宣传档案学知识，增强社会的档案意识.

档案宣传工作

》含义

档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程.

具体而言，就是向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规与政策，对其进行思想教育，向社会宣传档案和档案工作，以增强社会档案意识的一种舆论引导和舆论监督性质的工作.

》宣传内容

宣传档案、宣传档案工作、宣传档案人员

》宣传形式

口头宣传、运用大众传播媒介、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站

档案科学技术研究工作

》含义

通过调查、观察、实验、比较、分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼，上升为理性成果的一项创造性工作.

》主要内容

档案科学的基础理论研究

档案科学的应用理论研究

档案科学的应用技术研究

档案国际合作与交流工作

》地位

我国国家规模社会主义档案事业的一个重要组成部分

发展我国档案事业的外部条件

国家外事活动组成部分（国家对外文化与科技交流）

》形式

参加国际档案组织的活动

国家间双边档案工作的交流与合作

国际档案学术交流与合作等

2.1.2性质

档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。

2.1.2.1档案工作的管理性

》档案工作的管理性主要表现在三个层次:

》档案工作是一项管理档案的专门业务;

》档案工作是信息资源管理的重要内容;

》档案工作是社会管理活动的组成部分.

2.1.2.2档案工作的服务性

服务性是档案工作的基本属性之一，是档工作赖以生存和发展的基本原因.具体而言:

机关档案工作要为提高机关行政效率服务;

企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务;

国家档案工作则应在为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础性服务的同时，为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务.

》档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作.

》档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想，又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事，确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全.

2.1.2.3档案工作的政治性

》档案工作政治性的集中表现:

档案工作的服务方向

2.1.2.4档案工作的机要性

》在强调档案工作机要性的同时，必须正确处理档案的保密和利用两者之间的关系:

》档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的，不能把档案机密性看做是静止现象.

》档案的保密，只不过是在特定的时期内对其使用范围的限制，事实上没有永久保密的档案.

》根据有关法律与政策，对保密期满的档案进行审查后应及时解除封闭，向社会开放。

档案工作的科学性

》科学性表现:

档案工作是为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作.

档案工作实践中包含特殊的规律和丰富的科学内容.

档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。

2.1.2.5档案工作的文化性

》文化性表现:

档案是社会文化的组成部分，具有文化传承的作用。

档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用.

档案馆具有社会文化教育的作用。

档案馆具有发展科学文化的作用.

2.1.3地位

》档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。

8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示1985年2月》的通知中指出:

“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”.

》档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证

》档案工作是提高社会生产水平和促进经济发展的基础性工作。

档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的经济资源，它是推动经济发展不可缺少的资源要素.

2.1.4效益

2.1.4.1含义

档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。

换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系

2.1.4.2墓本特点

社会性、隐蔽性、滞后性.

2.1.5基本原则

（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则

（二）维护档案的完整与安全

（三）便于社会各方面的利用

我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体:

》统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理的组织保证就不可能会有档案的完整与安全，便于社会各方面利用的目的也就很难实现;

》维护档案的完整与安全是手段，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用;

》便于社会各方面的利用是目的，离开了这个根本目的维护档案的完整与安全也就失去了意义和方向.

2.2档案工作的发展规律

2.2.1分化与整合规律

（1）文书档案管理工作一体化

将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工，既有联系又有区别的管理过程.

（2）档案、图书、情报管理的一体化

档案、图书、情报都属于人类的知识财富，具有信息属性和知识属性，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。

2.2.2智能化发展规律

智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上:

（1）运用电子计算机实现档案管理的自动化

（2）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信.息资源的数字化及档案信息传递的网络化

（3）档案缩微化与档案保护技术水平的提高

2.2.3发展与社会环境变化的互动性规律

》档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在:

》一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展.

坚持环境适应性就是要求我们注意档案工作内部各要素之间的协调，而且要考虑档案工作发展与社会环境变动的关系，使其与外部环境相互协调统一

》另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变动，特别是社会精神文明与物质文明的建设作出贡献.

档案部门也可通过卓有成效的管理活动，建立良好的社会公共关系，从而为档案工作的进一步发展创造条件.

2.2.4社会化发展规律

》档案工作的社会化发展规律主要表现为:

（1）档案信息服务的社会化

指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息.

（2）档案管理的社会化

指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统.

2.3.1基本形式

》参加国际档案理事会组织的活动

》国家间建立双边的档案工作合作关系

》开展国际的档案学术交流活动

2.3.2国际公约

》1954年海牙《关于发生武装冲突时保护文化财产的公约》

》1970年巴黎《关于采取措施禁止并防止文化遗产非法进出口和所有权非法转让公约》

》1983年维也纳《关于国家对国家财产、档案和债务继承的公约》

2.4.档案信息化建设

2.4.1档案信息的数字化

》含义

档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库.

》原则

规范性安全性效益型

》内容

①档案目录信息的数字化（建立档案目录数据库）；②档案全文信息的数字化

》形式

①描录入（图片存储）；②OCR识别（文本存储）

2.4.2档案网站建设

2.4.2.1含义

档案机构在公共信息服务网络上建立的站点.一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传.

2.4.2.2功能

服务宣传交流

2.4.2.3主要内容

档案工作信息；档案机构信息；档案资源信息；档案利用服务信息

2.4.2.4网站建设的问题

目标不够明确；信息内容不够丰富；访问率较低

2.4.2.5采取的主要措施

设立龙头网站、门户网站和样板网站；逐步丰富网站上网档案信息；注重策划设计；配备专门人才。

2.4.3数字档案馆建设

2.4.3.1含义

数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。

该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质.它强调的是在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利.

因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用实现档案信息资源共享.

2.4.3.2主要特点

①存在方式上的特点：

数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”.

②运行方式上的特点：

数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化.

③功能定位上的特点：

数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。

2.4.3.3数字档案馆与现行实体档案馆的关系

1.现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础

因此，数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系，而是相互依赖相互促进的关系。

2.数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求.

如果没有实体档案馆，数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉;反之，没有数字档案馆提供的信息环境，实体档案馆就不可能突破原有的工作局限，实现更大范围内的档案信息服务.

3.数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制

可见，数字档案馆的建设需要以实体档案馆作为基础，而数字档案馆的建设也可为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇.

第三部分档案事业管理体制及档案机构（上）

3.1档案事业的管理体制

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。

从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型.

3.2档案事业管理体制的基本类型

3.2.1分散式档案事业管理体制:

指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督.采用分散制的大多为联邦制国家:

英国式、瑞士式、美国式。

》英国式:

英国、德国等国家在中央不设立国家档案行政管理部门，只设立中央级国家档案馆一一公共档案馆或联邦档案馆，同地方档案馆之间权力均等，没有任何一般性领导、指导和监督的关系。

》瑞士式:

中央不设立国家档案行政管理部门，只设立联邦档案它和各州档案馆之间没有任何领导、指导和监督的关但由档案工作者协会协调档案馆之间的关系。

》美国式:

与上述略有不同的是在首都设立联邦政府的业务管理机关一一国家档案与文件署，通过其管辖的国家档案馆对联邦政府内各机构的档案实行集中统一管理。

但该署对各州档案机构没有隶属关系，对各州档案和档案工作不起任何领导、指导和监督作用.

3.2.2集中式档案事业管理体制:

指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督.集中式又可以分为中国式、法国式和瑞典式三种。

3.3我国档案事业管理体制的发展变化

3.3.1档案事业管理体制变动的主要特点是:

档案事业由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制发展过渡，集中式管理体制也处在不断完善之中.

3.3.2分散式档案事业管理体制:

在新中国成立初期，我国各机关、部队、团体和企业、事业单位的档案工作:

基本上是处于“各自为政”的状态。

全国档案工作没有统一的管理体制，中国共产党各级机关、国家政权机关、军事各部门的档案工作，虽然在总的指导思想和原则方面是一致的，但是三个系

统实行分别管理，各自制定规章制度，各自进行业务指导与监督。

因此，可以认为，建国初期，我国档案事业管理体制是属于分散式的管理体制.

3.3.3集中式档案事业管理体制的发展:

1954年11月，国务院设立国家档案局以后，逐步加强了档案工作的统一管理.1958年11月，中共中央办公厅秘书局和国家档案局向中央提出了党、政档案工作统一管理的报告。

次年，中共中央批准了这个报告，指出:

把党的档案工作和政府的档案工作统一起来是完全必要的。

从此，全国档案事业管理便完全集中统一起来，加强了党对档案工作的领导，实行各级党委直接领导的体制。

这是档案事业管理体制的一次重大改革.

20世纪从60年代后期我国确立了档案事业集中统一管理体制以后，我国档案事业管理体制在集中统一管理这一基本原则下又进行了逐步发展与完善.

1978年十一届三中全会以后，中共中央和国务院重申了各级档案工作机构既是党的机构，又是政府的机构，应由各级党委直接领导的管理体制，并且指出:

要坚持中央、国务院确定的档案工作的原则、体制与方针.

1980年国务院批准的《科学技术档案工作条例》专门规定了科技档案工作管理体制，强调科技档案工作必须按专业实行统一管理.

1982年12月全国档案工作会议讨论制定的《机关档案工作条例》进一步明确规定了机关档案工作体制.经国家档案局建议，中共中央办公厅和国务院办公厅向中共中央和国务院提出了调整全国档案工作领导体制的报告.

1985年2月8日，中共中央、国务院批准了调整档案工作领导体制的意见.

我国集中式档案事业管理体制的主要内容是:

实行党、政档案工作统一管理的原则，适合中国的情况，各级档案管理机构性质上仍既是党的机构，又是政府的机构，列入政府编制序列;国家档案局由中共中央办公厅领导改归国务院领导，统一掌管全国（包括党、政、军各

系统）档案事务;中央档案馆仍是中共中央和国务院直属的事业机构，日常工作仍由中共中央办公厅直接领导，在业务上受国家档案局指导;地方各级档案局是各级人民政府直属局，其领导关系是否作相应调整，根据实际情况确定;地方各级档案馆归口各级档案局管理等.

第三部分档案事业管理体制及档案机构（下）

4.1公共档案馆

》国家档案馆一一我国国家档案馆一般可分为历史档案馆和综合性档案馆两类.历史档案馆包括中国第一历史档案馆（主要保存明、清中央机构的档案）和中国第二历史档案馆（主要保存民国时期各个政权中央机构的档案）.综合档案馆一般分别隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案.

》专业档案馆一一专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆.

4.1.1国家档案馆

综合档案馆:

》我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，它既是党的机构，又是国家的机构。

综合性档案馆数量众多，是我国国家档案馆和档案事业的主体。

》基本职责:

集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务.

》基本任务:

》第一，接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理;

》第二，通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作;

》第三，参与编史修志.

4.1.2专业档案馆

》历史:

我国专业档案馆的建立始于20世纪50年代初期.最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质资料馆。

1958年9月，中国电影资料馆成立;同年，测绘资料馆成立。

此后，从60年代至80年代，先后建立了机械工业部档案馆、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等一系列的专业档案馆.

》类型:

1、特殊载体档案馆:

目前我国已经建立了照片档案馆、电影资料馆等特殊载体档案馆.

2、城市建设档案馆:

城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料.它是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据.根据国家的要求，我国20万以上人口的大、中城市建立城市建设档案馆.

3、部门档案馆:

部门档案馆是指在某一专业系统内、为保管某类专门档案而设置的档案馆类型。

这种类型档案馆是专业档案馆中情况最为复杂的一种.外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等多可归入此类.

4.2内部档案机构

内部档案机构主要是指在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构.我国内部档案机构有多种类型，且名称各异.从其主体来看，主要有企事业档案馆和档案室两种

类型.

4.2.1企业档案馆

》含义:

企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆。

》特点:

1、综合性.在企业管理工作中形成的档案种类繁多，既有党政工团文书档案、科技档案、会计档案，又有经营管理档案、生产技术管理档案等，其馆藏内容具有综合性。

2、专业性.企业档案构成中，科技档案所占比重极大.企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作.同时，根据企业类型的不同，企业档案的专业性特色也相互区别.

》职能:

1、企业档案馆作为全国档案馆网络体系中的一员，要存储保存好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并根据有关规定定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。

2、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作.

3、编研档案信息，开发档案信息资源.

4、宣传教育职能.

》设立条件:

1、设置档案馆的企业必须是大型以上企业和企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业，以及特殊行业、国家垄断性行业的大型以上企业.

2、企业档案馆的设置必须考虑到企业档案工作的基础状况.

3、企业档案馆在机构设置上应是企业的内部机构，经费由企业自行解决.

4、企业档案馆在设置时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，这也有利于提高企业信息管理的效率。

4.2.2档案室

》含义:

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构.

》性质:

1、档案室是机关的内部组织机构

2、档案室是保存档案的过渡性机构

3、档案室的主要任务是服务于本机关

》作用:

1、档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持.

2、档案室是全国档案工作的基础.机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室;在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地;档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件.

》任务:

档案室的基本任务是:

集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料.

档案室的具体任务概括起来主要是:

1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督

2、负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用;

3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

》类型:

1、普通档案室:

负责管理机关的党、政、工、团文书档案.

2、科技档案室:

指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构.

3、音像档案室:

即保存影片、照片、录音带等特殊载体的档案室.

4、人事档案室

5、综合档案室:

它统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案.

6、联合档案室:

同一地区的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案。

7、档案信息中心:

是在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构.

4.3档案行政管理机构

4.3.1档案行政管理机构的职责与任务

》档案行政管理机构的基本职责是:

在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导.

》档案行政管理机构的具体任务，主要有以下几个方面:

第一，拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划;

第二，指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作;规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作;

第三，研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题;

第四，组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究;

第五，组织和参与档案工作的国际交流。

4.3.2档案机构之间的相互关系

档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。

上述三类档案机构之间的相互关

系是:

》上级档案行政管理机构，对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系;

》档案行政管理机构，对同级档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系;

》机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系;

》各级各类档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

4.4新型档案机构

4.4.1文件中心

》含义:

文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构.

》产生背景:

文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。

第二次世界大战期间，美国政府机关的文件量迅速膨胀，大大加重T文件管理的负担，致使大量文件没有受到有组织、有制度的妥善保管。

在档案界的倡导和协助下，美国军事部门创建了一种新型的文件管理机构一一文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里.1950年，美国《联邦文件法》以法令形