物资采购管理办法.docx

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物资采购管理办法

物资采购管理办法

第一章总则~

第一条为进一步加强全市系统物资采购管理，规范物资采购行为，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据相关法律法规和行业有关规定，结合市局（公司）实际，制定本办法。

第二条本办法所称的物资采购，是指全市系统为了行使管理职能、开展业务活动以及为职工提供服务，在单位相关部门的组织、管理和监督下，使用单位自有资金，从市场上获取物资（卷烟商品除外）和服务的行为。

第三条物资采购的范围包括：

（一）生产经营使用的物资和服务的采购；

（二）办公设备的购置；

（三）生产经营管理使用的车辆的采购；

（四）办公用品耗材的采购；

（五）职工福利物品的采购；

（六）其他。

第四条物资采购分为大额物资采购和日常采购两种形式，全市系统需统一购置的批量估算价值在5万元以上的生产经营使用的物资或服务的采购，为大额物资采购；5万元以下的物资和服务的采购，为日常采购。

第五条物资采购工作应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则优先选购性价比优越的产品。

同时还要充分考虑到产品的适用性以及技术上的前瞻性。

第六条各单位、部门根据工作需要于上年12月中旬前拟订本单位年度采购计划，编制采购预算，汇入年度预算。

凡列入年度预算的项目，可根据预算批复和采购权限进行采购。

对年度执行中确需调整的采购，按预算调整的有关规定执行。

未列入年度预算的项目原则上不允许采购。

第七条全市烟草系统物资采购工作，均适用本办法。

第二章管理机构与职责

第八条市局（公司）工程投资、物资采购、宣传促销项目管理委员会为物资采购工作决策机构，负责物资采购的组织领导、管理监督工作。

管理委员会下设物资采购工作小组，具体负责物资采购工作。

第九条管理委员会在物资采购方面的职责是：

（一）认真贯彻国家、行业有关物资采购相关规定，规范全市系统采购行为；

（二）审核有关文件资料，依照本办法规定的标准和权限确定采购方式、确定中标人或中选供应商；

（三）负责管理全市系统与物资采购有关的其他工作。

第十条物资采购工作小组的职责是：

（一）负责对全市系统大额物资采购有关文件进行初审，提出初审意见，提交管理委员会依照本办法规定的标准和权限确定采购方式；

（二）负责召集并组织管理委员会工作会议，记录会议讨论情况，起草会议决议或会议纪要，印发中选通知书；

（三）采用招标方式的，组织制作并发布招标有关文件；

（四）采购活动结束后，负责组织项目的验收；

（五）完成管理委员会交办的其他工作。

第十一条依法必须进行招标的项目，委托专业机构进行公开招标，法律没有明确要求招标的项目，市局（公司）认为项目重要、金额较大的，采取自行招标。

进行自行招标时，成立评标小组，评标小组成员从专家库中随机抽取。

进行自行招标时，评标小组由物资采购工作小组牵头组织开展工作，其职责是：

（一）对参加比选的供应商进行评审、比较；

（二）根据项目要求，以投票或打分方式给参加比选的供应商排名并推荐合适的中选供应商，向管理委员会提出书面报告；

（三）完成物资采购工作小组交办的其他工作。

第十二条监督小组由纪检监察、审计等部门人员组成，由纪检监察部门牵头组织开展工作，对大额物资采购的全过程进行监督。

第三章物资采购方式的确定

第十三条达到下列标准之一的，依照法定程序委托专业机构进行公开招标：

批量估算价在20万元以上的，或虽批量估算价值在20万元以下，但采购协作周期超过一年的长期供货商的项目。

第十四条达到下列情形的，应当进行委托招标或自行招标采购：

批量估算价值在5万元以上20万元以下的采购项目。

第十五条具有下列情况之一的，经项目审批机关认定，可以不进行招标：

1、供应商不足三家；

2、涉及行业安全和秘密；

3、涉及行业核心技术；

4、采用特定专利、专用技术。

符合以上若干情形之一的，可采用竞争性谈判、单一来源、询价等方式进行采购

第十六条符合下列情形之一的，采用竞争性谈判方式进行采购：

1、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；

2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3、采用招标的所需时间不能满足紧急需要的。

第十七条符合下列情形之一的，采用单一来源方式进行采购：

1、只能从唯一供应商处采购的；

2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3、必需保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，不改变合同其他条款且添购资金总额不超过原合同采购金额10％的。

第十八条达到下列情形的，应当进行询价采购：

五万元以下的物资采购。

第四章采购程序

第十九条采用招标方式的，依照《临夏市烟草专卖局（公司）招标管理办法》执行。

第二十条采用竞争性谈判方式的，按照下列程序实施：

（一）成立谈判小组。

物资采购工作小组组建谈判小组，成员必须为5人以上单数。

如采购商品技术含量较高，谈判小组还应邀请相关专业技术部门的代表或外聘专家共同组成。

其中项目实施部门的代表不能超过成员总数的1/3；

（二）谈判小组制订谈判文件。

明确谈判程序、谈判内容、以及评定成交的标准等事项，由审计、法规部门对谈判文件进行审核；

（三）谈判小组确定参加谈判的供应商。

从符合资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判并向其提供谈判文件；

（四）谈判小组全体成员集中与供应商分别进行谈判；

（五）确定成交供应商。

谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，从中选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商，形成采购意见；

（六）谈判小组向物资采购工作小组提交采购意见，报经管理委员会批准后，谈判小组将结果通知所有参加谈判的供应商；

（七）对于只有两家供应商的特殊情形，邀请两家供应商参加谈判；

（八）竞争性谈判采购须填写竞争性谈判审核表。

第二十一条采用单一来源方式的，项目实施部门填写单一来源采购审核表，物资采购小组审核后报经管理委员会同意，在保证产品和服务质量前提下，与供应商达成采购初步意见，报经管理委员会批准后方可实施。

第二十二条采用询价方式的，按照下列程序实施：

（一）成立询价小组。

市局（公司）由需求部门、审计或监察部门的相关人员组成；县局（营销部）由专卖、营销部门员工和纪检监察员组成；如采购商品技术含量较高，询价小组还应邀请相关专业技术部门的代表或外聘专家共同组成。

（二）市场询价。

询价小组必须走访市场三家以上供应商，由供应商提供市场报价单或由询价小组记录报价。

（三）对于只有两家供应商的特殊情形，向两家供应商询价。

（四）形成采购意见。

经过市场走访，询价小组形成初步采购意见。

（五）1万元以下的，各单位（部门）负责人审核后执行，1万元以上的，由单位（部门）负责人审核，市局（公司）物资采购工作小组审批后执行。

所有询价工作记录都要报市局（公司）物资采购工作小组备案。

第五章合同管理及采购验收

第二十三条1万元以上的日常采购及大额物资采购必须签订采购合同。

采购合同管理按照《临夏市烟草专卖局（公司）合同管理办法》执行。

第二十四条采购合同签订后合同款项由财务部门根据合同约定支付。

第二十五条物资采购小组会同项目实施部门组织对供应商履约的验收，项目实施部门对验收的货物和服务要登记造册，办理入库或获得手续。

大型或者复杂的采购项目，应当邀请有相应资质的质量监测机构参加验收工作。

所有验收人员应当在验收书上签字并承担相应的责任。

第二十六条在合同履行中，需追加与合同标的相同的货物或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，物资采购工作小组可以向管理委员会提出申请，经同意后与成交供应商协商签订补充合同，但所有补充合同中的采购金额不得超过原合同采购金额的10％。

第六章责任和监督

第二十七条物资采购活动要根据《临夏市烟草专卖局（公司）公开目录》进行公开，接受群众监督。

第二十八条任何部门和个人不得将应当以招标方式采购的货物和服务化整为零，或以其他方式规避招标采购。

第二十九条每项采购活动所涉及的采购文件都要按规定由物资采购工作小组妥善保存。

采购文件包括采购活动记录、采购计划及预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、评委评分表、谈判文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外方式的，应当载明原因；

（四）邀请和选择供应商的条件及原因；

（五）评标标准或选定成交供应商的原因；

（六）如有废标，应当载明废标的理由；

（七）其他采购活动记载。

第三十条监督小组负责对采购程序的监督和采购活动中违法违纪问题的查处工作。

对在采购活动中有违规违纪行为的，根据情节轻重对直接责任人及其他责任人员给予行政处分，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第六章附则

第三十一条本办法所称“以上”均包含本数，所称“以下”均不包含本数。

第三十二条本办法自发布之日起施行，原《临夏市烟草专卖局（公司）物资采购管理办法》废止。

第三十三条本办法由临夏市烟草专卖局（公司）负责解释。

招标审核表

年月日

立项

项目名称

预算金额

实施部门

部门负责人

项目执行时间

拟招标时间

管理委员会工作小组意见

管理委员会

意见

年月日

招标文件

审核意见

管理委员会工作小组

年月日

法规部门

年月日

审计部门

年月日

法定代表人或委托代理人

年月日

招标结果

有效投标单位：

中标单位

中标金额

会议记录人

文件存档人

是否签收中标通知书

是否签订合同

监督小组意见

竞争性谈判审核表

年月日

立项

项目名称

预算金额

实施部门

部门负责人

项目执行时间

拟谈判时间

管理委员会工作小组意见

管理委员会

意见

年月日

竞争性谈判文件

审核意见

管理委员会工作小组

年月日

法规部门

年月日

审计部门

年月日

法定委托代理人

年月日

谈判结果

有效谈判单位：

中选单位

中选金额

会议记录人

文件存档人

是否签收中选通知书

是否签订合同

监督小组意见

单一来源采购审核表

年月日

立项

项目名称

实施部门

部门负责人

项目执行时间

预算金额

物资采购工作小组意见

管理委员会

意见

年月日

采购结果

过程记录人

是否签订合同

监督小组意见

询价采购审核表

编号：

LXYC-XJ2012-001

采购部门

办公室

时间

2012.4

采购物资明细

华为LS-S2352P-E1-AC交换机一台

询价过程

　确定交换机型号后，办公室对其打印机市场价格进行了询价，一共咨询了三家经营其品牌交换机的经销商，兰市友诚电子科技有限公司报价为3800元，兰市天融科技有限公司报价为3600元，兰市瑞欣志业科技有限公司报价为3200元，其中兰市瑞欣志业科技有限公司也为2011年市局（公司）计算机类物资采购协议单位。

询价小组意见

（供应商及价格确定）

建议从兰市瑞欣志业科技有限公司采购

单位（部门）负责人审核意见

市局（公司）物资采购工作小组意见