5XX集团档案管理规定.docx

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5XX集团档案管理规定

XXX集团档案管理规定

第一章总则

第一条为了进一步加强档案管理，规范档案的收集、移交、归档、利用程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性，特制定本规定。

第二条本规定适用于集团本部、地产和化工事业部及运维平台各公司。

新能源事业部可参照本制度，制订适合本单位的档案管理规定，报集团审批后执行。

第三条档案是指在各项经营管理活动中形成的具有利用保存价值的文字、图表、数据、证照、声像、电子文件等文件材料。

第二章档案分类

第四条集团档案的类别共设置六个一级类目（大类）：

证照档案、文书档案、合同档案、电子档案、实物档案、照片档案；各事业部所属公司档案类别依据集团档案类别结合公司业务特点再行设置类目（详见档案分类图：

附件3中附件①）。

（一）证照类档案包括公司各类经营许可证及商标、专利等证件；

（二）文书类档案包括行政、人力、经营管理（投资、财务、审计、营销、基建）等工作中的请示、批复、报告、总结、制度等文件，以及对政府职能部门的请示和政府部门的批复等公共文书；

（三）合同类档案是各部门在相关业务开展中与有关单位签订的合同或协议，主要包括行政、人力、经营管理（投资、财务、营销等）、工程设计、物业服务等合同；

（四）电子、实物、照片类档案是非纸质载体档案，包含了各个业务门类的档案。

第三章档案收集、移交、归档管理

第五条部门档案员收集本部门日常工作中积累的各类文件资料，移交到公司或集团档案室，由公司或集团档案员分类整理、立卷归档。

（一）档案的收集

1、各部门将本部门形成的凡是直接记述和反映公司各项管理、经营业务、工程建设、科研活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料（文字、电子、图纸、照片、实物等），（如：

公司各项业务中产生的公文、合同以及项目工程建设过程中产生的批文、证件、图纸、竣工资料等文件）于每月30日前收集齐全，整理完整，按规定时间移交公司档案室；

2、各公司参照本规定中的“档案归档范围”收集各部门档案，于每季度第一个月10日前将上季度的档案收集齐全，整理完整，以备归档。

（二）档案的移交

档案的移交是指各部门向公司或集团档案室移交部门档案、公司档案室向集团档案室移交公司档案，档案移交主要分为即时移交和定期移交。

1、即时移交：

企业机密文件、政府批文、证件、合同等，此类文件资料应在传阅、办理结束或取得后即时移交。

（其它即时移交的档案参见“档案管理细责”）

2、定期移交：

（1）企业经营管理性文件，如各类规章制度、财务、成本、营销管理等业务中形成的文件于事情办结后三个月内移交；

（2）集团各业务系统（如：

EAS、明源）数据库每年6月份、12月份移交；

（3）公司档案员于每年6月底前向集团档案室移交不再查阅的证照、文书、合同类档案，工程建设竣工档案、客户档案及其它需经常查阅的档案待项目完工后移交；（移交要求详见附件3）

（4）各公司每季度第二个月10日前向集团档案室移交上一季度的电子档案及档案信息抄报（详见附件3中附件③）。

（三）档案的归档

1、公司档案员随时审核鉴定各部门即时移交的档案，于档案接收当日组织立卷归档，定期移交的档案须在接收后当月完成归档；

2、集团档案员随时归档集团运营平台各职能部门即时移交的档案，定期移交的部门档案须在接收当月完成归档；对各公司移交的年度档案，应按公司（项目）核对，核对完即时完成归档；

3、各公司依据本规定，结合公司业务特点，合理安排各部门档案的移交和归档时间，确保档案的完整、安全。

第四章档案借阅管理

第六条档案借阅应履行借阅手续，填写“档案借阅审批单”（附件1）依照审批权限报相关领导批准：

（一）借阅机密档案须由集团董事长批准；

（二）借阅属本部门非机密档案，由部门负责人批准；

（三）借阅非本部门的非机密档案，由档案形成部门负责人批准；

（四）借阅非机密档案不归还的，公司申请的由公司总经理批准；事业部申请的由事业部总经理批准；集团管理部门申请的由集团执行总裁批准。

第五章档案管理职责

第七条集团的档案工作由集团执行总裁分管，集团总裁办主任负责落实；公司档案工作由公司总经理分管，公司综合部经理负责落实；各部门档案工作由部门经理负责落实。

集团设立集团档案室，配备2～3名专职的档案管理人员；各公司设立公司档案室，配备一名专职档案员；各部门配备一名兼职档案员。

集团执行总裁和公司总经理负责集团及项目公司档案的全面领导工作，为企业档案工作正常开展提供支持和保障。

（一）集团总裁办公室为集团档案的管理部门，其主要职责为：

1、负责集团运营平台各职能部门档案的收集、整理、归档、利用和保管工作；

2、负责集团各公司已完工项目或不再查阅的档案的统一保管工作；

3、负责制定和完善档案管理规定；

4、负责对各单位档案工作进行检查与考核；

5、负责定期组织各单位参加档案业务培训。

（二）事业部综合管理部为所属公司档案的监管部门，其主要职责为：

1、负责所属公司档案工作的监督和检查工作；

2、负责事业部所属职能部门档案的收集归档工作；

3、负责定期组织本事业部所属各单位参加档案业务培训工作。

（三）公司综合部为公司档案的管理部门，其主要职责为：

1、负责公司各部门档案的收集、整理、归档、利用和保管工作；

2、负责向集团档案室移交本公司档案工作；

3、负责本公司工作变动员工的档案移交的监督工作；

4、物业公司综合部同时负责各项目管理处档案的监督和检查工作。

（四）各职能部门的主要职责为：

1、负责本部门各类文件资料的收集、整理和移交工作；

2、人力资源部负责按规定独立建档和保管人事档案；

3、财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管会计档案资料。

第六章档案工作的考核与奖惩

第八条集团总裁办公室每半年度对集团各公司档案工作进行检查，对各公司档案工作的管理与落实情况进行考核评分。

第九条档案工作检查内容主要包括：

档案收集、移交、归档、信息抄报是否完整、及时，档案编号、检索信息录入是否准确完整等，检查内容及评分标准见（附件2）。

根据检查与考核评分结果，对档案管理中出现问题的单位和个人给予处罚，标准如下：

（一）检查考核分90分（含）及格，90～95分不予奖励，95分（不含）以上的，每增加1分奖励该单位当季季度目标考评得分0.2分；

（二）检查考核分不满90分（不含）的，每减少1分扣除该单位当季季度目标考评得分0.5分；

（三）检查考核分不满80分（含）的，扣除该单位当季季度目标考评得分5分，对责任人处以500元罚款，部门负责人及分管领导分别处以1000～5000元罚款。

第十条档案工作检查年度考核得分=（年中考核得分+年末考核得分）÷2，不满90分（不含）的，扣除该单位年度目标考评得分3分，在此基础上每减少1分，扣除该单位年度目标考评得分0.5分；年度考核得分85分（含）以下的，在按上述方法扣除该单位年度目标考评得分后，还要对该单位档案员调岗或开除，部门负责人及分管领导分别处以1000～5000元罚款。

第十一条公司调岗、离职的人员，对工作中已形成的、保存价值的文件资料没有移交的，将扣发当月工资，并对该员工所在部门负责人处以500～1000元罚款。

第十二条未按本规定和相关制度执行造成档案损毁、丢失、泄密或擅自提供、复制、销毁、涂改、伪造以及由于疏忽职守造成档案损失的个人和负有直接责任的主要领导人，视情节轻重给予警告、降职、降薪、开除并处以1000～5000元罚款，情节严重的，将追究其法律责任。

第七章附则

（一）本规定由集团总裁办公室负责解释。

（二）本规定自下发之日起执行。

附件：

1、档案借阅（复印）审批单【附：

审批流程】

2、档案管理工作考核评分表

3、档案管理细则

附件1

档案借阅（复印）审批单【参照：

】

申请单位

申请部门

借阅人

借阅日期

密级分类

机密/非机密

本部门形成档案

是/否

归还

是/否

原件

是/否

用途

档案类型

□纸质档案□电子档案□实物档案

借阅期限

□5天以内□15天以内□30天以内

档案资料明细表

档案所属单位

文件标题

形成日期

份/页数

部门负责人意见

档案形成部门

负责人意见

公司总经理意见

事业部总经理意见

集团执行总裁

意见

集团董事长

意见

附件2

档案管理工作考核评分表

序号

检查内容

分值

检查结果

得分

评分

标准

1

档案收集、归档是否及时

10

按次

2

档案收集是否齐全

10

按比例

3

档案整理是否规范

10

按比例

4

档案信息抄报是否准确、及时

10

按次

5

档案检索信息录入是否准确完整

10

按比例

6

电子档案是否清晰、完整有序

10

按比例

7

档案是否有破损或丢失

10

按次

8

档案入档、移交、借阅是否办理手续

10

按次

9

档案移交清单是否准确、详细

10

按次

10

档案保管是否安全

10

按次

被考核单位档案管理员签字：

考核单位档案管理员签字：

检查日期：

评分人：

评分日期：

附件3

档案管理细则

一、档案的分类与编号

（一）档案分类

1、集团档案分为：

证照档案、文书档案、合同档案、电子档案、实物档案、照片档案；公司档案分为：

证照档案、文书档案、合同档案、工程建设档案四大类（均含电子档）；

2、集团档案有多个类目，六个大类、多个小类和属类，分别为一级类目、二级类目、三级类目。

公司档案分类依照集团档案分类结合公司业务特点增设了工程建设档案类（根据项目开发各个节点所形成的各种文件组成，其中包括规划设计、成本、招采、工程管理等文件，工程施工过程文件、图纸、工程竣工资料等。

）（见附件③）。

（其他非建筑行业的企业档案类目可根据本公司业务特点另行设置）

3、档案分类应力求切合实用，如果反映问题较多，三级分类不够，可在三级之后增设四级“细类”。

（二）档案编号

集团及各公司档案员负责对各自保管的档案进行编号，为避免档号重复，须严格按照“档案分类编号规则”（见附件②）统一编号。

1、档案编号应查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号；

2、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列；

3、每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则；

4、每一盒的档案应建立盒目录存于档案盒内，便于查阅；

5、档案分类及编号的增补、修订等由集团总裁办结合实际工作和部门要求，组织实施修订。

任何部门和个人不得随意修改。

二、档案的收集整理、移交及归档

（一）档案的收集整理

1、部门档案员收集本部门工作中积累的各类文件，文件资料必须完整、真实、准确，正文和附件等必须齐全；须领导审批的文件必须有审批表或领导签字确认稿；

2、部门档案员要及时编制“部门文件（合同）管理记录表”（见附件⑤），以便查找；

3、工程竣工资料及图纸须按国家城建档案管理要求装订成册，不可缺页，排列有序整理装盒；

4、客户档案须以一人一档的原则整理装盒；

5、公司或集团档案员须按规定的时间收集各部门档案，对收集到的档案认真审核、鉴定。

对部门已形成尚未移交的档案查明原因，做好记录，督促部门档案员按时移交。

（一）档案的移交

1、档案移交具体时间；参照（附件⑥中“移交时间”）

2、各部门所生成的各类文件应经部门经理鉴定、审核签字后移交；

3、须盖章或领导审批的档案资料必须手续完备，如有遗漏，立即退回补办；

4、档案移交须填写卷目录和“档案移交清单”（见附件⑦），填写必须符合规范要求，档案员根据移交清单与实物核对，如有短缺，应退回补齐后重新办理；

5、公司档案员认真审核各部门移交的文件资料，归档文件必须保持文件之间的有机联系，做到完整、准确、系统。

如请示和批复正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全；

6、档案移交完整、齐全且符合要求，移交双方在档案移交清单上签字确认，移交清单双方各保存一份备案。

（二）档案的归档

1、档案的归档范围（见附件⑥）

2、归档要求

（1）项目开发报建批文（项目可行性研究报告、项目招牌挂文件、向政府各单位提报的申请及批复文件等）须进行扫描PDF格式电子文本归档；

（2）项目概念方案及设计任务书、设计方案及设计任务书、扩初方案及设计任务书，施工图设计及设计任务书，应保存电子文本存档，其中设计任务书应保存PDF格式电子文本归档；

（3）股权投资、变更合同；项目开发过程中涉及的重大工程合同、设计合同、监理、勘察等技术服务类合同；销售代理合同、物业外包合同等，应保留PDF格式电子文本存档（工程类合同须分套归档，集团和公司各归档一份原件）；

（4）公司年度红头文件的发文、纪要应保留PDF格式电子文本存档，董事会决议、股东会决议应扫描归档；公司工商设立及变更批文、公司相关经营许可批文，公司章程及修正案等反映企业经营历史面貌的资料，应扫描归档；

（5）公司证照、权属证书、荣誉证书等，须进行扫描电子版管理；

（6）项目工程档案中的监理文件、施工审查文件、竣工图和竣工验收备案文件应扫描归档；

（7）公司年度各项重大经营活动，如公司揭牌、上级领导调研、考察、大型培训、大型党工团及文体活动等照片；项目开发过程中，项目建设前原貌、基础动工、出正负零、开盘、主体封顶、竣工、交房等重要开发阶段照片；客户会重大活动、重大公关活动、展销会活动现场照片；公司各类证书、奖杯及奖牌等，均应由经办部门拍照后交由综合部建档；

（8）以上1-8项应实行纸质文件和电子文件“双套式”管理，即以纸张和数字化载体（如磁盘、磁带、光盘等）制作两种介质两套同一内容的档案，分别归档管理，各部门信息系统所形成的电子文件元数据、背景信息，以及非通用电子文件格式的软件等，应与电子文件一并归档；

（9）一般纸质档案按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

所有文件均应附底稿。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本；

（10）上级领导审批签发的各类文件应附文件签批单或领导签字确认稿须一并存档；

（11）电子档案声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；

（12）工程类合同资料归档应编制“工程合同资料存档一览表”（见附件⑧），其它类合同资料归档应编制“合同资料存档一览表”（见附件⑧，包含行政、财务、经营类、融资类、营销类合同）；

（13）档案归档后应编制“档案检索目录”（见附件⑨），并及时更新档案管理系统，内容需准确、完整；

（14）档案归档后将扫描件上传至ERP档案管理系统，图片要清晰、完整；

（15）公司档案检索目录、各类档案移交记录、档案信息抄报应留存电子文本；

（16）电子PDF文件应做好存储设备信息的备份工作；

（17）各种实物档案必须原件归档，并保持其完好无损。

（四）档案收集、移交及归档的主体

1、公司高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的收集和移交；

2、员工负责本人外出公务活动的档案资料收集和移交；

3、承办部门负责收集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料的移交；

4、承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集和移交工作；

5、集团总裁办信息管理员负责集团各业务系统（如：

EAS、明源）数据库的备份和移交；

6、集团总裁办及各公司综合部负责集团及各公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的移交；

7、其他日常工作中形成的档案由各部门档案员（兼）负责收集和移交；

8、公司档案员负责本公司各类档案的归档；

9、集团档案员负责集团本部各类档案的归档。

三、档案的保管和借阅

（一）档案的保管

1、部门档案员要做好本部门文件资料的收发登记工作，以免档案丢失；

2、各公司档案员要定期对档案资料进行检查、清理、核对，对使用率高、易破损的档案及时做好维护，对已破损或丢失的档案上报上级领导及时补救；

3、档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室；

4、严禁在档案室吸烟，存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

（二）档案借阅

1、档案管理人员要严格执行“集团档案管理规定”，档案借出应履行借阅手续，相关领导批准后方可借阅；

2、“档案借阅审批单”（见附件2）以一单一案为原则，借阅时间最长以30天为限，如有特殊情形需延长借阅期限时，应按借阅程序办理续借手续；

3、档案借出时，必须当面点交清楚，做好登记，借阅人签字确认；

4、借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影、不得转借或损坏。

四、档案的保存期限

（一）证照类档案的保存期限为永久；

（二）文书类档案的保存期限分为永久、30年、10年；

（三）合同类档案的保存期限为分永久、30年、10年；

（四）项目建设类档案的保存期限分为永久、长期、短期。

永久是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去；长期是指工程档案保存到该工程被彻底拆除；短期是指工程档案保存10年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保存期限应从长；

（五）其他类档案的保存期限分为永久、30年（实物档案、照片档案）。

五、档案的销毁

（一）集团总裁办定期会对已过保存期限或已失去利用价值的档案进行销毁，其他任何部门或个人非经允许无权随意销毁企业档案资料。

（二）档案销毁时，须填写“档案销毁审批单”（见附件10）并编制销毁目录，报档案形成部门负责人鉴定，事业部总经理审核，集团执行总裁审批。

（三）对准备销毁的档案可暂时封存，延期执行。

销毁没有保存价值的档案应严格掌握，慎重从事，遵循“保存从宽、销毁从严”的原则。

（四）执行销毁任务时，由集团总裁办主任和审计监察部人员组成的监销人员监销，监销人不少于二人，监销人员对销毁的档案必须认真清点、核对，严格履行职责。

销毁人和监销人均应在销毁清册上签字，销毁报告和销毁清册要归档保存。

（五）档案剔出销毁后，应在档案总账上注明“已销毁清单的编号和销毁时间”。

附件：

1、档案分类图

2、档案分类编号规则

3、档案分类编号表

4、档案信息抄报表

5、部门文件（合同）管理记录

6、归档范围一览表

7、档案移交清单

8、合同资料存档一览表

9、档案检索目录表

10、档案销毁审批单

附件