商务主管岗位说明书.docx

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商务主管岗位说明书

商务主管岗位说明书

部门

商务部

职务

商务主管

工作隶属

商务部

工作汇报

销售副总

权限范围

协助业务部门完成销售合同的签订和跟踪合同的执行

职权超越

商务助理（专员）

晋升方向

经理

轮转岗位

采购主管

工作规范

收集本公司各类产品报价信息，建立报价信息系统；及时准确为业务和客户提供产品报价；准备合同、标书等文件资料；跟踪合同订单的执行，建立生产和销售、客户之间联络渠道，及时反馈产品信息。

岗位内容

1.主持商务部的日常工作及内部人员工作调配；

2.严格遵守公司合同订单跟踪流程,商务部各项工作流程；

3.负责对客户报价的审核工作；

4.负责销售合同的起草、签订及合同的登记工作；重要合同提请《合同评审小组》会审；

5.负责部门人员的培训工作,不断提高部门人员的专业素质和业务水平;

6.倡导队伍的创新和团队精神，提升公司销售市场的核心竞争能力；

7.对补充合同及客户增补的零配件，应收款项和补发产品、退货等按公司规定流程或合同的规定追踪，出现问题及时汇报、请示并处理；

8.及时、准确、全面地采集各类产品报价所需信息，按时做好业务报价，及时、准确地提供给业务人员和客户,并保管好信息载体;

9.负责投标项目的全过程，协调标书制作中技术、采购等部门配合工作，确定招投标的标的、完成招投标工作；

10.遵守保密规定及工作制度，防止泄密、差错和失误；

11.做到上传下达，下情上报工作,深入调查研究,了解掌握情况,发现问题及时向领导汇报；

12.执行公司保密制度，对违反保密规定的人员提报行政部处理。

考核标准

评价

因素

考核期间工作评价要点

评价尺度

优

良

中

可

差

勤勉

态度

A、出勤状况（迟到早退、事病假、加班、旷工等）。

B、对新工作环境适应性、积极学习态度。

C、尽职尽责、忠于职守，严守岗位。

D、自觉遵守公司各项规章制度,劳动纪律.

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1

协调

沟通

A、工作规划、推动计划、实施能力。

B、人际关系方面，下属没有不满意或怨言。

C、部门之间、同事之间协调配合力。

D、提高团队凝聚力、激励员工士气。

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管理

监督

A、依下属能力和特长合理分配工作，开发其工作潜力。

B、善于放手让部下去工作，鼓励其乐于协作的精神.

C、十分注意现场的安全卫生和整理整顿工作。

D、妥善处理工作中的失误和临时追加的工作任务。

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1

督导

执行

A、对部下的过失勇于承担责任，并及时纠正。

B、严格履行岗位职责，积极改善工作方法和提高效率。

C、通过指导和培训，提高下属劳动技能和素质.

D、实事求是，敢于讲真话，揭示工作中问题和矛盾。

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1

工作

绩效

A、富有敬业精神，具有良好的职业道德。

B、工作方法正确，勤奋努力，合理有效利用时间和费用。

C、预期工作目标或计划达成情况,取得好的绩效。

D、汇报工作、总结内容，真实准确。

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1

工作流程

工作区域

商务部报价员岗位说明书

部门

商务部

职务

报价员

工作隶属

销售部

工作汇报

商务主管

权限范围

报价

职权超越

做合同，下单，请车，做标书

晋升方向

主管

轮转岗位

工作规范

1．负责所有区域的报价，如高压柜，低压柜，箱变

2．做每一份报价需达到准确，快速。

3．严格按照报价流程及岗位职责执行。

岗位职责

1负责所有区域的的报价。

做报价时需准确，快速。

2熟悉各区域的报价价格及相关供电局的规定.

3接到客户的图纸，能看懂报什么样的柜型，里面的元器件的型号/参数大小及技术要求。

进一步达到对我司产品及同行业产品的了解。

4熟悉我司常用元器件的价格及下浮点。

5对一份图纸不能出现少报，错报,多报，漏报等情况。

6随时了解市场情况.

7收到图纸先与业务员或客户沟通。

如图纸为非标柜、户外开闭所的尺寸、箱变、与别的厂家并柜的环网柜需与技术部沟通。

8报价之前需先编写报价编号（报价统计表里）;报价做好传给客户之前需与业务员沟通确认后,传真至客户并确认是否收到。

当日报完的价格需当日归档，“报价统计表"请及时登记，以便查询。

9如果客户图纸上的型号与我司常规型号不相同，需与业务员或客户沟通是否可以更改图纸型号；如果不可以，商务部可向采购部询价或自询价,确认价格并做好报价给客户.另把所询元器的价格请登记到电脑里的“参考”里。

10如果报了价格需做合同，需把报价给到做合同人员。

11标准柜:

收到图纸当日且与业务员确认报价基准后4小时内报出，

12非标柜:

收到图纸及技术确定且与业务员联系确认报价基准后，6小时内报出一下

13须询价的开关柜或图纸上有须询价的元器件及箱变/低压柜；定后询到价格且与业务员报价基准后,2日内报出。

考核标准

评价因数

考核期间工作评价要点

扣分尺度

优

良

中

可

差

准确

A：

未出现报价错误（如少报，错报，多报，漏报等情况）

0

1

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5

B：

偶有报价错误,但不影响我司损失或客户投诉。

0

1

2

3

5

C:

一次以上报价，出现同一种错误,影响我司经济损失及客户

0

1

2

3

5

D:

二次以上报价，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。

0

1

2

3

5

E:

因报价，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉

0

1

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3

5

时效

A：

报价，迅速，无延误

0

1

2

3

5

B：

有延误，但不影响生产及客户要求,为非重要报价

0

1

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3

5

C:

造成延误报价导至业务员或客户投诉.

0

1

2

3

5

D：

造成延误报价,影响订单丢失至后果严重

0

1

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3

5

E:

延误报价，造成客户丢失,导致公司经济损失.

0

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技能

A：

了解各产品型号的价格,

0

1

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3

5

B：

了解各产品型号的用途

0

1

2

3

5

C：

了解各区域的市场情况

0

1

2

3

5

D：

了解各种柜型的报价算法

0

1

2

3

5

F:

了解各种柜型的铜排算法

0

1

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3

5

团队精神

0

1

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3

5

工作流程

收到图纸→认真审图:

标准图由报价员自审,非图由技术员审→与业务员沟通价格→或与技术员沟通技术→做报价→报价单审批→发报价

单给客户及确认→做报价统计→报价单整理及归档→询价单整理及归档

工作区域

商务部

商务部合同员岗位说明书

部门

商务部

职务

合同员

工作隶属

销售部

工作汇报

商务主管

权限范围

做合同

职权超越

报价,下单，请车，做标书

晋升方向

主管

轮转岗位

工作规范

1．负责所有区域的合同,如高压柜，低压柜,箱变

2．做每一份合同需达到准确，严谨，快速.

3．严格按照合同流程及岗位职责执行。

岗位职责

1．负责所有区域的的合同及有关合同事宜联系函。

做合同时需认真，仔细,严谨，准确,快速。

2．熟悉各区域和每一个客户的价格及相关特殊要求规定。

3。

接到业务员做合同的通知,了解客户需订购产品的型号,数量，要求,产品的交货期，付款方式等.

4.负责销售合同的起草和合同签订工作，以合同为先的原则，第一时间做好合同.并做好合同相关资料的收集、整理、登记、存档工作.

5.做合同时需明确合同编号、签订日期并与业务员确认客户全称、价格、数量、品名、规格、型号、交货期、付款方式、是否含税.做合同时附上一份我司的技术图纸请客户确认签字回传；图纸与订购内容需一致.

6.需及时跟进合同的签订情况并登记、存档。

7。

做好合同由领导签批并盖章。

盖好章的合同和技术部出的图纸一起传给客户确认回传。

当天做的合同须催业务员或客户当天确认回传，以便下单。

8。

如果客户所订购的产品为非标柜、户外箱、进口产品、断路器、箱变等都需要有订金。

9.客户确认回传的合同和图纸需仔细审查，如果有更改需与业务员或沟通,客户提出的特殊条款须上报领导。

10.把回传的合同和图纸给到下单人员。

考核标准

评价因数

考核期间工作评价要点

扣分尺度

优

良

中

可

差

准

确

A：

未出现合同错误（如做错金额，数量,订购内容等情况）。

0

1

2

3

5

B：

偶有合同错误，但不影响我司损失或客户投诉.

0

1

2

3

5

C：

一次以上合同，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户.

0

1

2

3

5

D：

二次以上合同,出现同一种错误,影响我司经济损失及客户。

0

1

2

3

5

E:

因合同上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉.

0

1

2

3

5

时

效

A:

做合同，迅速,无延误.

0

1

2

3

5

B：

且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求。

0

1

2

3

5

C：

造成延误合同导至业务员或客户投诉。

0

1

2

3

5

D：

造成延误合同,影响订单丢失至后果严重.

0

1

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3

5

E：

延误合同，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失.

0

1

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技

能

A：

了解各产品型号的价格

0

1

2

3

5

B：

了解各产品型号的用途

0

1

2

3

5

C：

了解各区域的市场情况

0

1

2

3

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D：

了解各种柜型的报价算法

0

1

2

3

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F:

了解各种柜型的铜排算法

0

1

2

3

5

团队精神

0

1

2

3

5

工作流程

接到做合同通知→编制合同编号→制作合同→请技术部出一次图给客户确认→确认合同和图纸客户是否收到→跟踪合同回传情况→回传的合同图纸交到下单员→我部门复印一份双方确认的合同→第二天把前一天的合同原件交到财务部→合同整理及归档

工作区域

商务部

商务部下单员岗位说明书

部门

商务部

职务

下单员

工作隶属

销售部

工作汇报

商务主管

权限范围

下单

职权超越

报价,合同，请车，做标书

晋升方向

主管

轮转岗位

工作规范

1．负责所有区域的下单，如高压柜，低压柜，箱变

2．做每一份备货通知单需达到准确,，快速。

3．严格按照下单流程及岗位职责执行.

岗位职责

1．1．负责所有区的下单及有关下单方面的更改联系函。

下单时需认真，仔细；准确，快速。

2．下单需注意客户的原图,确认图，技术要求，审图意见，合同，柜子的尺寸，眉头，铭牌，钣材，颜色。

3．下单之前先编写下单编号（备货单—-货款）。

4．对回传来的合同及图纸需认真审查

5．做备货通知单时,连同备货申请单，发货单一起做出。

备货申请存档以备随时查询.

6．备货通知单所下的产品需与合同,确认图，技术要求一致。

7．备货时若有特殊的元件或附件，或元件货期较长,或合同货期紧急的，请技术部确定好技术后交采购部提前订购元件或钣金.如果是货期紧急需在备货单上注明“加急”。

8．收集每一客户的技术要求及外观要求信息。

9．下完单的合同需及时交到合同员。

10．协助售后部整理售后服务信息，如接到业务员或客户的售后转交到售后部

考核标准

评价因数

考核期间工作评价要点

扣分尺度

优

良

中

可

差

准确

A:

未出现下单错误（如下错数量，柜型，钣材，颜色等情况）

0

1

2

3

5

B:

偶有下单错误，但不影响我司损失或客户投诉。

0

1

2

3

5

C:

一次以上下单，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户

0

1

2

3

5

D：

二次以上下单,出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。

0

1

2

3

5

E:

因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉

0

1

2

3

5

时效

A：

做下单，迅速，无延误

0

1

2

3

5

B：

且有延误，但时间短,不影响生产及客户要求。

0

1

2

3

5

C：

造成延误下单，导至生产延误，货期交不上至业务员及客户投诉

0

1

2

3

5

D:

造成延误下单,影响订单丢失至后果严重

0

1

2

3

5

E：

延误下单，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失。

0

1

2

3

5

技能

A:

了解各产品型号的价格,

0

1

2

3

5

B:

了解各产品型号的用途

0

1

2

3

5

C：

了解各区域的市场情况

0

1

2

3

5

D：

了解各种柜型的报价算法

0

1

2

3

5

F:

了解各种柜型的铜排算法

0

1

2

3

5

团队精神

0

1

2

3

5

工作流程

接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档

商务部标书员岗位说明书

部门

商务部

职务

标书

工作隶属

销售部

工作汇报

商务主管

权限范围

标书

职权超越

报价,合同，请车,下单

晋升方向

主管

轮转岗位

工作规范

1．负责所有区域的标书，如高压柜，低压柜,箱变

2．做每一份标书需达到准确,，快速，符合招标要求.

3．严格按照制作流程及岗位职责执行。

岗位职责

1．接到招标书,先把标书认真的看一遍,了解里面什么时候开标，需投标什么内容;投标书的制作组成等

2.按照投标书的要求及格式制作商务标及报价，技术标由技术部制作；如果有保证金的,需按照标书上的要求填写保证金或银行保函。

3。

如需相关部门配合的需找到投标小组成员。

4.制做标书人员需负责把标书做好，打印，签字，盖章，装订，密封，到标书寄出。

5.一定要按期交标书.

考核标准

评价因数

考核期间工作评价要点

扣分尺度

优

良

中

可

差

准确

A:

未出现标书错误（如没有符合招标要求等情况）

0

1

2

3

5

B：

偶有标书错误，但不影响我司损失或至废标

0

1

2

3

5

B：

偶有标书错误,但影响我司损失或至废标

0

1

2

3

5

时效

A:

做标书，迅速，无延误

0

1

2

3

5

D：

造成延误标书，影响废标

0

1

2

3

5

技能

A:

了解各产品型号的价格，

0

1

2

3

5

B:

了解各产品型号的用途

0

1

2

3

5

C：

了解各区域的市场情况

0

1

2

3

5

D:

了解各种柜型的报价算法

0

1

2

3

5

F:

了解各种柜型的铜排算法

0

1

2

3

5

团队精神

0

1

2

3

5

工作流程

接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档

工作区域

商务部

商务部请车员岗位说明书

部门

商务部

职务

请车

工作隶属

销售部

工作汇报

商务主管

权限范围

请车

职权超越

报价,合同，下单，做标书

晋升方向

主管

轮转岗位

工作规范

1．负责所有区域的请车，如高压柜，低压柜,箱变

2．做每一份备货通知单需达到准确,，快速。

3．严格按照请车流程及岗位职责执行。

岗位职责

1．负责所有区域的请车。

2．先有跟单人员把需所当天发货的合同号交到请车员,请车员根据合同号把准确的收货人，地址，电话,运费,方数填写在请车单。

3。

请好车后，打电话通知物流公司或司机什么时候到我司来装货。

4.了解什么样的货请什么样的车来装并随时了解物流行业情况.

5.跟踪货物情况即时通知业务员或客户.

考核标准

评价

因数

考核期间工作评价要点

扣分尺度

优

良

中

可

差

准确

A：

未出现请车错误（如体积算错,运费算错,地址填错等情况）

0

1

2

3

5

B：

偶有请车原因，但不影响我司损失或客户投诉。

0

1

2

3

5

C：

一次以上请车,出现同一种错误，影响我司经济损失及客户

0

1

2

3

5

D：

二次以上请车，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户.

0

1

2

3

5

E：

因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉

0

1

2

3

5

时效

A：

做请车，迅速，无延误

0

1

2

3

5

B：

且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求.

0

1

2

3

5

C：

造成延误请车,导至客户延误接收货物；业务员及客户投诉

0

1

2

3

5

D：

造成延误请车，影响订单丢失至后果严重

0

1

2

3

5

E:

延误请车，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失.

0

1

2

3

5

技能

A：

了解各地方的运费情况

0

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团队

精神

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工作流程

接到请车单→通知物流公司或司机→与物流公司沟通运费及送货等→填好请车单→在统计请车单里做好记录→跟踪货物情况→跟物流公司及司机对账→把一个月的单据交到财务部

工作区域

商务部