会计继续教育会计电算化 第二章 会计软件的操作要求课件.docx
- 文档编号:27962134
- 上传时间:2023-07-06
- 格式:DOCX
- 页数:28
- 大小:403.34KB
会计继续教育会计电算化 第二章 会计软件的操作要求课件.docx
《会计继续教育会计电算化 第二章 会计软件的操作要求课件.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会计继续教育会计电算化 第二章 会计软件的操作要求课件.docx(28页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
会计继续教育会计电算化第二章会计软件的操作要求课件
第二章 会计软件的操作要求
电算化会计核算基本流程
通用账务处理模块基本操作
通用会计报表模块的基本操作
工资、固定资产核算模块的基本操作
应收、应付模块基本操作
第一节 电算化会计核算基本流程
一、手工会计核算流程
缺点:
数据大量重复
信息提供不及时
准确性差
工作强度大
二、电算化会计账务处理流程
★★★
(一)系统初始化★★★
系统初始化主要包括建立账套、设置操作员及权限、设置会计科目等内容。
(二)日常账务处理流程
日常账务处理主要是根据提供的会计业务资料,利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。
1.编制记账凭证
编制记账凭证可以采用以下几种方式。
(1)手工编制完成记账凭证后录入计算机。
(2)根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
(3)由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
例如,由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
2.凭证审核
在电算化环境下,凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
会计核算软件可根据审核情况进行自动控制,已通过审核的凭证,不能由凭证录入人员直接进行修改。
未通过审核的凭证,不能进行记账。
3.记账
在电算化环境下,记账是由有记账权限的人员,通过记账功能发出指令,有计算机按照记账程序自动进行的。
电算化会计核算流程中的记账有以下特点:
(1)记账是一个功能按键,由计算机自动完成相关账簿登记;
(2)同时登记总账、明细账和日记账;
(3)各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据,记账只是“数据搬家”,不产生新的会计核算数据。
4.结账
手工会计核算流程中,结账工作环节,工作量大且复杂。
电算化会计核算中,由于可以一次性预先定义账户结转关系,因此结账工作可以作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。
在会计期末,对指定月份进行结账。
如果该月有尚未记账的凭证,则不允许结账。
上一个月未结账,下一个月不能记账。
结账后,不能再输入当月的记账凭证。
三、电算化会计报表处理流程
会计报表第一次使用时,也存在报表初始化的问题。
所谓报表初始化,就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。
完成报表初始化后,报表的日常使用主要有报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等。
电算化会计报表处理流程的内容包括:
(1)报表格式定义;
报表格式定义主要包括涉及报表表格、定义单元属性等,通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。
其设置的具体内容一般包括:
设置报表尺寸、定义报表行高列宽、定义组合单元、定义单元属性等。
(2)报表公式定义;
由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系,所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。
主要有取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。
(3)报表数据生成。
四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别
一句话:
只要凭证正确,在软件的帮助下,会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。
第二节 通用账务处理程序模块基本操作
账务处理模块是会计信息系统的核心和基础(大脑)。
一、系统初始化
系统初始化是会计电算化非常重要的一项工作,它是整个会计电算化工作的基础。
系统初始化主要包括以下内容:
(一)建立账套
新建账套是在建账向导的指引下进行的,通常确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。
会计软件具有多账套管理功能,但是账套号必须唯一;账套名称是用于识别账套所属的会计主体,在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用,所以一般使用单位名称;账套路径是指账套文件在计算机存储器中的存储位置;科目级次和编码按照“遵循统一规定,考虑实际情况,同时留有余地”的原则进行设置,一般应按行业预置会计科目;会计软件一般提供多种会计期间界定方式,我国规定会计年度实行公历年度,会计期间一般采用自然月份,账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间,由单位根据实际情况设置。
建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要,某些参数一旦没置,在完成新建账套后将无法修改。
因此必须结合实际情况,认真仔细做好新建账套工作,保证建账过程正确无误。
(二)设置操作员及其权限
岗位及其权限设置一般在系统初始化时进行,平时根据人员变动可以进行相应调整。
操作员的设置及其权限管理,应按照内部控制制度对岗位分工的要求,严格贯彻不相容职务分离的原则,授予不同用户相应的操作权限。
操作员设置是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。
会计软件一般都有一个默认操作用户,如“Admin(用友)”、“Manager(金蝶)”等,首次进入通常只能以默认操作用户登录,然后可根据需要进行增加、修改或删除用户组及其用户等操作。
为了防止非法登录,保障系统安全,在实际工作中,每一个操作员都应该设置登录密码并定期或不定期更换。
权限设置是为了解决操作员可以“干什么”的问题。
所有操作员都只能在授权范围内操作,绝不允许越权操作。
一般账套主管(电算主管或会计主管)拥有账套的最高操作权限。
(三)设置辅助核算项目
会计核算软件在一般会计核算的基础上,还提供辅助核算功能。
对于需要进行辅助核算的各类项目,应当事先进行设置,将各个项目类别和具体项目的信息录入计算机,才能在其他设置和日常核算中使用项目信息。
辅助核算项目一般包括部门设置、项目档案设置、往来单位设置等。
(四)设置外币及其汇率
对于有外币收支的单位,应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率,以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作,全面反映会计主体的经济业务。
(五)设置会计科目
主要有如下内容:
1.会计科目设置原则
目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目,而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定,确定原则如下:
(1)一级会计科目名称必须要符合国家会计制度规定的标准,明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广;
(2)设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接,在账务处理模块中,只有末级会计科目才允许有发生额,才能接收其他模块转入的数据;
(3)设置会计科目必须满足会计报表的编制要求,凡是报表中所用数据,需要从账务处理模块中取数的,必须设定相应的科目;
(4)设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整,不能只有下级科目,没有上级科目,既要设置一级科目,又要考虑明细科目,以提供总括和详细的会计核算资料;
(5)设置会计科目要注意保持相对的稳定。
2.会计科目设置内容
(1)会计科目编码。
手工方式下,会计科目通常采用文字的形式来表示,这种用文字表示的形式对计算机处理来说存在着诸多不便,用科目编码的形式便于反映会计科目的性质,也便于电算化的账务处理。
如表所示。
电算化表示
手工账表示
科目编码
科目名称
名称
注释
2221
应交税费
应交税费
一级账户(总账账户)
222101
应交增值税
应交税费-应交增值税
二级账户(明细账户)
22210101
进项税额
应交税费-应交增值税(进项税额)
三级账户(明细账户)
22210105
销项税额
应交税费-应交增值税(销项税额)
三级账户(明细账户)
22210106
已交税金
应交税费-应交增值税(已交税金)
三级账户(明细账户)
设置会计科目编码的时候要注意以下问题:
①必须按照科目级次的先后次序建立。
首先应该从一级科目开始,逐级向下设置明细科目;
②科目编码必须唯一,不能重复,也不能为空,其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致;
③科目编码通常用数字(或英文字母)等来表示,不得使用一些无意义、无秩序性的字符,如&、@、空格等,以利于科目按科目编码进行排序检索;
④科目编码必须与科目名称一一对应。
(2)会计科目名称。
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。
科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。
科目名称与科目编码不同,科目编码是供计算机系统使用的,而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志,是在证、账、表上打印的标识。
在设置科目名称时应注意:
①科目名称不能为空;
②科目应避免重名,以免影响科目运用的准确性;
③科目名称的设置必须严格按照会计制度(会计准则)的规定,做到规范化、标准化。
(3)科目类型。
科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。
科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。
在财政部颁发的会计制度(会计准则)中,会计科目编码的第一位就标识了科目类型,其中科目编码首位为1、2、3、4、5、6,分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。
(4)科目属性。
科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。
包括设置会计科目的余额方向,设置外币核算科目,设置数量核算科目,以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。
3.会计科目设置注意事项
增加科目时的注意事项
①新增科目为明细科目时,其上级科目必须存在,否则会导致明细科目没有上级科目;
②如果一个科目是明细科目,且已经有发生额或余额产生时,则不能再为该科目增加下级科目,只能在年初时进行调整,否则会导致上下级科目金额不符。
修改科目时的注意事项
①科目一旦使用,科目代码不能修改。
科目如果已经有余额、发生额,表明已有业务发生,即使涉及该科目的记账凭证还没有记账,也表示该科目已使用;
②如果一个科目有下级科目,科目代码不能修改,否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误;
③若科目设有辅助账,辅助账使用后科目代码也不能修改。
如果修改,将造成其辅助账信息不完整的错误。
删除科目时的注意事项
①科目已经使用,就不能被删除;
②科目有下级科目时,也不能被删除。
如果删除,会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误;
③若科目设有辅助账,当辅助账启用后科目不能删除。
(六)录入科目期初余额。
为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接,保持账簿数据的连续性和完整性,在应用会计电算化系统之前,需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。
在录入科目期初余额时要注意如下问题:
1.若企业是年初建账,则期初余额等于年初数;
2.若企业是年中建账,则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方发生额与累计发生额计算清楚,也就是说,此时录入科目期初余额时,需录入年初余额或建账月份的月初余额,以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额;
3.若科目有辅助核算,应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入;开展了辅助核算的会计科目的期初余额不能直接录入,应该录入辅助项目的期初金额,然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额;
4.录入科目期初余额时,应注意调整有关科目的余额方向,如果借贷方向不能改变,可在数据前加“-”表示与默认的方向相反。
5.录入科目期初余额时一般只针对最末级科目,上级科目的期初余额通常由系统汇总所属下级科目的数据自动计算出来;
6.科目期初余额录入完毕后,必须使用软件提供的功能,进行试算平衡,以保证初始数据的正确性。
(七)其他初始设置
账务处理模块需要设置的基础信息内容很多,除上述设置以外,还包括凭证类别、结算方式、常用凭证、常用摘要等内容。
二、日常业务处理
系统初始化完成以后,即可以进行日常业务处理。
也就是根据相关的会计业务资料,利用会计软件完成凭证的编制、审核、修改、查询、记账和相关证账的查询打印输出工作。
(一)填制凭证
记账凭证的内容一般包括两部分:
一是凭证头部分;二是凭证正文即凭证体部分。
1.凭证头部分
(1)凭证类别与凭证编号。
录入凭证时,首先应按在初始化时设置好的凭证类别代码或名称进行选择。
在确定凭证类别后,一般账务处理模块会按凭证类别的不同按月对凭证进行自动连续编号。
录入凭证类别及编号时要注意:
①凭证编号由凭证类别编号(或凭证类别名)和凭证顺序号共同组成,例如转字0002等;
②不同类别的凭证每个月分别从1号开始连续编号;
③凭证号作为记账凭证的标识,按会计制度要求,同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号断号。
(2)凭证日期。
也就是录入记账凭证的日期,包括年月日。
输入记账凭证时,必须输入凭证日期。
由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以输入凭证日期时要注意:
①凭证日期应随着凭证号的递增而递增,不能小于前张凭证的日期;
②凭证日期不能超过(晚于)系统日期。
(3)附单据张数。
指所编制记账凭证所附原始凭证的张数。
附单据张数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。
但并不是所有的记账凭证都有附件,如更正错账的凭证、期末结转损益的凭证就没有附件。
2.凭证体部分
(1)摘要
指对发生的经济业务内容的简述。
凭证的每行必须有摘要内容,不同行的摘要内容可以不同,每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。
摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入,也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好,当输入凭证摘要时,根据经济业务选择相应的摘要。
(2)科目
输入会计科目时,该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置,且必须是最末级明细科目,不能有非法对应科目。
如果所输入的会计科目有辅助核算要求,则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算,则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。
(3)辅助信息
对于要进行辅助核算的科目,系统会自动弹出辅助信息资料输入界面提示操作用户输入相应的辅助核算信息。
辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算、数量单价以及银行结算信息等。
(4)金额
即该笔分录的借方或贷方发生额。
任何一张凭证都必须满足“有借必有贷,借贷必相等”的基本原则。
因此,保存每张凭证之前,系统将自动进行借贷平衡检查,以保证数据的正确。
如果不平衡,将给予提示并要求修改,直到平衡为止。
录入凭证的金额要注意,由于金额分为借方金额和贷方金额两栏,所以每条分录的金额要么在借方,要么在贷方,不能在借贷双方同时存在。
另外,每条分录的金额均不能为零。
会计软件通常都提供了自动完成最后一条分录金额的功能。
“=”
(二)凭证审核
为确保登记到账簿的每一笔经济业务的真实、正确和可靠,记账凭证必须要经过审核。
无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证,还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统,都经过了人工的操作处理,都需要经过审核后,才能作为正式凭证进行记账处理。
凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定,对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查,主要包括审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确、内容是否完整等,其目的是为了防止舞弊的产生。
在账务处理模块中,所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。
在这个过程中要注意如下问题:
①审核凭证与填制凭证不允许是同一个人,只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作;
②审核人员发现错误或有异议的凭证,不得直接进行修改,必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核;
③凭证审核签章后,不能直接对其进行修改和删除,必须取消审核后才能修改和删除;
④要取消原审核签章,即将该凭证变为未经审核的状态,则必须由审核人员自己进行。
记账凭证的审核可根据情形选择单张审核或是成批审核。
单张审核是由审核人员逐张检查记账凭证并逐张签审核章;而成批审核是由审核人员执行成批审核功能,由会计软件在后台自动审核所选全部未审核记账凭证,并成批签审核章。
(三)凭证的修改
如记账凭证发现有错误,应根据凭证的不同状态运用不同的更正方法予以修改。
在进行修改时,一般应在记账凭证的来源处由制单人员本人进行更正,即手工键盘录入的凭证应由制单人员本人在凭证模块进行修改,采用自动转账功能机制生成的凭证应由执行自动转账功能的操作员重新生成正确凭证,由其他子模块编制传来的凭证应返回由该模块的凭证生成编制人员重新修改编制。
1.凭证填制保存后未经审核等任何签章
在此种状态下,凭证上只有制单人员一人的签章,可由制单本人找到需要修改的凭证,将光标移到需要修改处进行修改并重新保存。
2.凭证保存后已有审核等签章但未记账
凭证保存后经过审核等操作员处理签章,此时凭证上有除制单人员外多个签章责任人,不能对错误凭证进行直接修改,应利用取消功能消除审核等操作员的签章后方可进行更正并重新保存。
3.凭证已记账
记账后发现凭证错误,不能修改凭证。
虽然会计软件一般都提供了取消审核记账等逆向操作功能,但对于此类差错不推荐采用这种方法进行更正。
为了给审计留下线索,提供审计轨迹,应采用冲销凭证或补充凭证的方法进行。
(四)查询凭证
在编制记账凭证过程中,可以通过查询功能,对凭证进行查看,以便随时了解经济业务的发生情况,保证凭证的正确性。
所有的记账凭证都将集中到凭证处理模块,所以在凭证模块不仅可以查询到凭证模块填制的凭证,也可以查询到模块生成的凭证。
(五)记账
记账是以会计凭证为依据,将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。
在手工方式下,记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附的原始凭证逐笔汇总登记有关的总账和明细账。
在电算化方式下,记账凭证经审核签字后,由有记账权限的操作人员发出记账指令,由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
记账一般采用向导方式,使记账过程更加明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不用人工干预。
记账操作每月可多次进行。
为了保障记账顺利,减少差错,在记账过程中需要注意以下的问题:
(1)在记账过程中,不得中断退出;
(2)上月未结账,本月不能记账;
(3)证记账后,发现错误,只能用冲销凭证法或补充凭证的方法进行修改。
记账后,如果确有特殊需要,可以利用系统提供的反记账功能恢复到记账前状态。
这一功能只有账套主管(电算主管)才有权执行。
(六)账簿查询
在会计核算软件中,会计账簿可随时根据需要生成以提供查询或者输出。
查询账簿,需要设定查询条件,查询的结果可以屏幕显示,也可以打印输出。
账簿查询主要包括基本会计核算账簿的查询输出,以及各种辅助核算账簿的查询输出。
其中,总账的查询可以由科目余额表代替。
需要注意的是,在电算化环境下,部分会计账簿的查询可以选择是否将未记账凭证数据计算在内。
利用此功能,会计人员可以在记账前得到会计账簿的预期数。
但是,现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。
三、结账
每月月底都要进行结账操作。
结账操作实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作。
在电算化方式下,结账操作与手工方式相比简单地多,结账是一种成批数据处理,每月只结账一次,主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化,均由计算机自动完成。
在结账前要进行下列检查:
(1)检查本月业务是否全部记账,有未记账凭证不能结账。
(2)月末结转必须全部生成并以记账,否则本月不能结账。
(3)检查上月是否结账,如果上月未结账,则本月不能结账。
(4)核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否已经一致,如果不一致,则不能结账。
(5)如果与其他子系统联合使用,则检查其他子系统是否已经结账,如果没有,则本月不能结账。
结账前要进行数据备份,结账后不得再录入本月凭证,并终止各账户的记账工作;计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额,并将余额结转至下月月初。
结账的时候要注意:
①各科目的摊、提、结转工作必须在结转前完成。
②结账只能由有结账权限的人进行。
③结账必须按月连续进行,如果上月未结账,则本月不能结账。
第三节 通用会计报表模块的基本操作
一、会计报表模块概述
(一)会计报表的结构
不同会计报表的格式和内容不相同,不同会计软件的报表模板也各有特点,但是就会计报表的框架结构来讲,一般由表头、表体和表尾几个部分组成。
1.表头
表头通常描述报表的名称、报表编号、编制单位、编制日期、货币计量单位等内容。
2.表体
表体是报表的主要部分,是由表样单元(项目及项目名称)和数据单元(报表数据)组成。
在报表编制过程中,表样单元输入的内容一般为文字,数据单元输入的内容为数字(数值),而且数字是通过预先定义好的取数公式自动计算生成。
3.表尾
表尾主要是指报表格式下方的说明及附注等,既包括文字说明,也包括部分数据。
如报表附注等补充资料及制表人、会计主管、单位负责人的签章等。
(二)会计报表数据来源
一般来说,报表各项目的数据主要来源于总分类账和明细账,有的也来源于其他已经编制生成的报表,还有的是根据本表表内项目汇总计算得来的,甚至有的来源于诸如工资、固定资产等其他会计核算子模块。
因此会计报表模块能与账务处理(总账)、工资、固定资产等子模块联用,通过报表取数公式从相应模块中提取所需数据并计算生成各种报表。
(三)报表模块的基本操作流程
不同的会计软件的报表处理模块的具体操作会有所不同,但是通常的报表处理流程包括启动并登陆报表模块、建立(或打开)报表、格式设计、处理数据、输出报表、保存报表并退出报表模块等基本过程。
二、报表的编制操作
(一)调用报表模板生成报表
调用模板编制并生成会计报表主要有以下几个操作步骤:
(1)启动并登录报表模块;
(2)新建空白报表进行报表;
(3)从菜单命令中调出报表模板操作界面;
(4)选择本单位所属行业、会计制度;
(5)选择将要编制生成的会计报表名称;
(6)所有选择设置完成后单击“确认”按钮;
(7)在弹出的提示对话框中回答“是”或“确定”,则当前空白表的格式就被模板自动覆盖。
如有需要,可做适当修改;
(8)计算生成所需会计报表;
(9)保存报表。
(二)自定义报表的编制
自定义报表编制的步骤是:
1.建立新的空白报表
2.新表格式化
格式化设置主要包括表头、表体、单元属性设置。
3.报表公式设置
报表公式的定义,主要包括取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。
(1)取数公式定义
报表取数公式定义是根据报表与账簿、报表内各项目、报表与报表、报表与其他系统之间的关系,将报表编制方法通过取数公式加以描述,是实现会计电算化自动
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会计继续教育 会计电算化 第二章 会计软件的操作要求 课件 会计 继续教育 电算化 第二 软件 操作 要求