会计电算化教案.docx
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会计电算化教案.docx
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会计电算化教案
模块一了解会计电算化
简单介绍课程内容和特点,说明考核方法和学习要求。
1、课程内容
随着计算机在企业管理和会计信息处理中的普遍应用,会计工作正经历着从手工会计到会计电算化再到网络会计的发展过程。
2、课程特点
理论性和实用性都很强,学习内容多,且有一定的难度。
3、考核评价方法
4、学习要求
提前预习
上课听讲兼做笔记
积极思考、踊跃发言、当堂消化
练习过程认真仔细,善于分析问题,解决问题
1.1会计电算化的概念及其特征
1.1.1会计电算化的相关概念
注意理解以下概念:
1.会计电算化
2.会计信息化
3.会计软件
4.会计信息系统
5.ERP和ERP系统
6.XBRL
(1)XBRL的作用与优势
(2)我国XBRL的发展历程
1.1.2会计电算化的特征
1.人机结合
2.会计核算自动化、集中化
3.数据处理及时准确
4.内部控制多样化
1.2会计软件的配备方式及其功能模块
1.2.1会计软件的配备方式
1.购买通用会计软件
2.自行开发
3.委托外部单位开发
4.企业与外部单位联合开发
1.2.2会计软件的功能模块
1.账务处理模块
2.固定资产管理模块
3.工资管理模块
4.应收、应付管理模块
5.成本管理模块
6.报表管理模块
7.存货核算模块
8.财务分析模块
9.预算管理模块
10.项目管理模块
11.其他管理模块
1.2.3会计软件各模块的数据传递
会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体,为实现相应功能,相关模块之间相互依赖,互通数据。
1.3企业会计信息化工作规范
1.3.1会计软件和服务的规范
主要内容包括15个方面。
1.3.2企业会计信息化的工作规范
1.会计信息化建设
2.信息化条件下的会计资料管理
3.会计信息化的监督管理
1.4会计软件的运行环境
1.4.1会计软件的硬件环境
1.硬件设备
(1)输入设备。
(2)处理设备。
(3)存储设备。
(4)输出设备。
2.硬件结构
(1)单机结构。
(2)多机松散结构。
(3)多用户结构。
(4)微机局域网络。
①客户机/服务器(C/S)结构。
②浏览器/服务器(B/S)结构
1.4.2会计软件的软件环境
1.软件的类型
(1)系统软件。
①操作系统。
②数据库管理系统
③支撑软件。
④语言处理程序。
(2)应用软件。
2.安装会计软件的前期准备
1.4.3会计软件的网络环境
1.计算机网络的概念与功能
(1)资源共享。
(2)数据通信。
(3)分布处理。
2.计算机网络的分类
(1)局域网(LAN)。
(2)城域网(MAN)。
(3)广域网(WAN)。
3.会计信息系统的网络组成部分
(1)服务器。
(2)客户机。
(3)网络连接设备。
1.4.4会计软件的安全
1.安全使用会计软件的基本要求
(1)严格管理账套使用权限。
(2)定期打印备份重要的账簿和报表数据。
(3)严格管理软件版本升级。
2.计算机病毒的防范
(1)计算机病毒的特点。
(2)计算机病毒的类型。
(3)导致病毒感染的人为因素。
(4)感染计算机病毒的主要症状。
(5)防范计算机病毒的措施。
(6)计算机病毒的检测与清除。
3.计算机黑客的防范
模块二系统管理
2.1认知系统管理
1.系统管理的主要功能
(1)对账套的管理
(2)对年度账的管理
(3)对用户及其功能权限的管理
(4)设置自动备份计划
(5)对系统运行进行实时监控
(6)对系统运行的异常状况进行及时的清除
2.系统管理模块的使用者
系统管理员与账套主管的分工权限对比表
项目
系统管理员(admin)
账套主管
系统操作
设置账套和年度账备份计划;升级SQL数据库
设置年度账备份计划;升级SQL数据库
账套管理
建立、引入、删除、输出
修改
年度账管理
不能操作
建立、清空、引入、删除、输出
权限
增加、注销、修改、删除用户和角色;设置账套主管及其他用户权限
设置账套主管及其他权限操作
安全管理
阅读上机日志、清除异常任务、清除单据锁定
不承担
企业应用平台
不可登录
可登录,拥有全部业务权限
2.2启动注册系统管理
以系统管理员的身份注册登录系统管理。
操作步骤说明及演示
提醒:
系统管理员和账套主管都可以注册登录系统管理。
但若要修改账套,则必须以账套主管的身份登录。
2.3账套管理
2.3.1建立账套
按资料创建一个企业账套
操作步骤说明及演示,学生同步练习。
操作注意事项:
启用会计期间的统一、会计科目编码的补充设置、可以在创建账套时启用系统,但不能随意启用系统,根据教学需要,只能先启用总账系统。
2.3.2修改账套
账套的修改必须在设置了账套主管后,由账套主管操作完成。
账套号、账套路径、启用账套会计年度、企业类型、行业性质在账套创建后不能再被修改。
分类编码方案一旦被启用,也不能再修改。
2.3.3输出账套
只有系统管理员和账套主管才有权进行操作。
在实训中输出账套应由系统管理员“admin”进行。
操作步骤说明及演示,学生同步练习。
注意事项:
先建文件夹,再执行【账套】/【输出】命令,每次备份文件放在各自的独立的文件夹里。
操作完成后要注意检查备份结果。
2.3.4引入账套
在实验室环境下,如果计算机安装有还原软件,则每次实训上机时,需通过账套引入,将有关实验数据引入系统。
操作步骤说明及演示,学生同步练习。
2.4用户管理
2.4.1设置用户
一般由系统管理员进行用户的设置。
操作步骤说明及演示,学生同步练习。
2.4.2设置用户权限
操作员设置完毕后,必须对操作员的操作权限进行设置,以实现合理的岗位分工。
用友ERP-U8对操作员的权限管理可以分为3个层次。
第一,功能级权限管理。
第二,数据级权限管理。
第三,金额级权限管理。
操作步骤说明及演示,学生同步练习。
1.设置账套主管的权限
2.设置一般操作员的功能权限
3.设置操作员的数据级权限
2.5系统安全管理
2.5.1系统的运行管理
1.系统运行监控
(1)通过系统管理窗口监控。
(2)通过上机日志监控。
2.清除系统运行异常
3.清除单据锁定
2.5.2系统的数据管理
1.设置账套自动备份计划
2.系统数据升级
模块三设置基础档案
简单复习上一节课学习内容。
3.1启用系统
1.登录企业应用平台
用友ERP-U8企业应用平台是连通用友ERP-U8各子系统的通道,也是企业数据资源的共享和管理平台。
2.启用系统
注意事项:
系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间。
系统的启用时间在系统未正式使用前可做修改,系统一旦使用后则不能再修改启用日期。
3.2设置基础档案
在ERP的前期准备阶段,企业应根据启用系统的情况,事先做好基础档案的准备工作。
3.2.1设置部门档案
例:
建立上海市AAA公司的部门档案。
部门编码为1;部门名称为办公室;成立日期为2019年9月1日。
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.2设置人员档案
部门档案是设置人员档案的前提条件,在建立人员档案时,先要对人员进行分类设置,然后才能录入人员档案。
例:
建立上海市AAA公司的人员类别。
类别编码为001;类别名称为高层经理。
例:
建立上海市AAA公司的人员档案
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.3设置计量单位
计量单位主要用于对应存货的实物计量。
设置计量单位首先要设置好计量单位组,然后在组下再增加具体的计量单位资料。
例:
设置上海市AAA公司的计量单位。
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.4设置结算方式
在业务发生和核算时录入结算方式,可提高与银行对账的效率,对加强资金管理有着显著的作用。
例:
设置结算方式。
结算方式编码为201;名称为现金支票。
现金支票需进行票据管理。
说明:
票据管理是为便于出纳员加强支票管理而设置的功能。
如果在总账系统中需要对支票进行登记管理,那么在结算方式设置中也应对支票类结算方式选定【是否票据管理】单选框。
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.5设置外币及汇率
对于有外币业务的用户来说,必须在系统中设置外币及其汇率。
外币的核算有固定汇率法和浮动汇率法两种。
例:
设置上海市AAA公司的外币及汇率。
币名为美元;币符为USD;固定汇率核算。
1美元=7.1625元人民币。
操作步骤演示,学生同步练习。
注意事项:
在录入汇率值时,必须将光标定位在汇率值所在单元格之外,该数据才能保存。
3.2.6设置客户和供应商档案
如果企业的客户数量较少,一般不需要对客户进行分类管理,可以直接设置相关客户档案;如果企业的客户规模庞大,为了更有效地对客户进行管理和分析,一般需按一定的标准对客户进行分类,如按区域、按消费级别、按职业等都是常见的有助于对客户进行业务管理的分类方法。
例:
建立上海市AAA公司客户档案。
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.7设置存货档案
存货档案主要用于设置企业在生产经营中涉及的各类存货信息,如果需启用供应链的采购管理系统,在存货档案中应建立与“运费”有关的存货档案。
例:
设置上海市AAA公司存货档案。
、
操作步骤演示,学生同步练习。
注意事项:
存货属性决定了存货的性质和用途,必须选择,否则存货信息无法被调用。
注意,产成品存货、运费存货与面料存货的属性是不同的。
在【成本】标签下,可设置存货的计价方式,缺省选择“全月平均”;若前面已经有新增记录,则计价方式与前面新增记录相同。
3.2.8设置会计科目
1.增设会计科目
例:
增设会计科目。
科目编码为100201;科目名称为中行人民币户;该账户需设置日记账和银行账。
操作步骤演示,学生同步练习。
注意事项:
增设会计科目时,要遵循先建上级科目再建下级科目的原则。
涉及数量核算、外币核算、辅助核算、日记账、银行账的科目,必须勾选相关选项。
2.成批复制会计科目
例:
将会计科目“1402,在途物资”的明细账成批复制为“1403,原材料”科目的明细账。
3.删除会计科目
例:
删除会计科目“1003,存放中央银行款项”。
操作步骤演示,学生同步练习。
4.修改会计科目
例:
会计科目“1121,应收票据”需设置“客户往来”辅助核算,无受控系统。
操作步骤演示,学生同步练习。
注意事项:
如果科目已有余额数据,必须先将科目余额清零,再对科目进行修改,否则会导致对账不平。
会计科目如果已设有下级明细科目,则其编码不能被修改。
只有删除其下级明细科目编码后,才能修改本级科目的编码。
会计科目如果已被输入凭证并记账,将不能再被修改。
5.指定会计科目
在出纳员登录总账系统进行有关出纳管理的操作之前,必须先在系统中指定现金、银行存款总账科目,这是出纳员进行出纳管理的前提条件。
例:
在系统中指定出纳会计科目。
现金总账科目为“1001,库存现金”;银行总账科目为“1002,银行存款”。
操作步骤演示,学生同步练习。
3.2.9设置项目核算目录
项目辅助核算的应用范围比较广泛,如在建工程、合同项目、产品成本等,都可以通过建立项目辅助核算,达到对该类项目的分类管理。
例:
建立上海市AAA公司项目核算。
注意事项:
1、操作易失误的步骤
2、只有设置了“项目核算”的会计科目才能显示于待选的核算科目列表框中。
3、在【项目目录维护】窗口,如果在操作过程中多增设了一行,无法正常删除或退出时,可按键盘上的“Esc”键还原。
3.2.10设置凭证类别
例:
设置上海市AAA公司凭证类别。
操作步骤演示,学生同步练习。
模块四总账账务核算
4.1认知总账账务核算
电算化会计的账务核算处理包括三方面内容:
系统初始设置、日常账务处理和期末处理。
讲解账务核算处理的基本流程。
总账系统简介。
总账系统是用友财务软件的核心,是计算机财务核算体系中最为重要的内容。
讲解总账系统与其他系统的关系。
4.2总账系统初始化
4.2.1设置总账系统参数
设置总账系统参数的目的是为总账系统配置相应的系统控制功能。
参数设置后一般不能随意更改。
操作步骤演示,学生同步练习。
4.2.2录入期初余额
1.录入一般会计科目的期初余额
一般会计科目是指未设置辅助核算、数量核算和外币核算的会计科目。
非末级科目在系统中期初余额数据栏为灰底,不可直接录入科目余额,系统将根据其下级明细科目的余额自动汇总计算;末级科目的期初余额栏为白底,可以直接在期初余额栏中输入;借贷方累计发生额直接输入汇总数。
2.录入设有外币核算、数量核算和辅助核算的科目期初余额
如果会计科目涉及外币核算,系统在本币期初余额栏下增设有外币期初余额栏,直接在外币栏中输入外币期初余额即可。
与此类似,如果会计科目涉及数量核算,系统在该科目期初余额栏下增设有数量期初余额栏,也可直接输入。
如果会计科目涉及辅助核算,则系统会要求输入辅助账下的各项目余额。
3.对账
为了验证期初余额是否已准确输入,可以通过对账检查上下级科目之间是否符合平衡关系。
4.试算平衡
期初余额完成输入后必须进行试算平衡测试,以检查各级科目之间是否符合平衡关系。
注意事项:
如果总账系统试算不平衡,可以填制凭证但不能记账。
有凭证已经记账后不能再对期初余额进行修改。
学生根据提供的企业案例资料,完成总账系统的初始化设置。
4.3凭证处理
4.3.1填制凭证
1.填制涉及银行存款业务的记账凭证
由于银行存款业务涉及具体结算方式的确定和支票登记的管理,所以在填制凭证时,不是简单地输入借贷分录就能完成凭证的填制工作,在输入会计分录的同时,还需同步录入结算方式,以便进行银行对账,设置了支票控制的用户,还需进行支票登记。
例:
2019年9月1日,财务部林梅从银行提取现金3000元备用。
附单据数为1张;结算方式为现金支票;票号为10001。
会计分录如下。
借:
库存现金/人民币3000
贷:
银行存款/中行人民币户3000
2.填制涉及辅助核算业务的记账凭证
出于核算和业务管理的需要,一般用户会利用系统的辅助核算功能对一些会计科目设置辅助核算。
这就要求操作员在填制凭证时,必须把科目的辅助核算信息同时录入到系统中。
例:
采购部业务员陈炎向兴盛公司购进面料002共4000米,单价45元/米,增值税率为13%,开出三个月无息商业承兑汇票一张,票号为333,附单据为3张。
会计分录如下。
借:
原材料/面料002180000
应交税费/应交增值税/进项税额23400
贷:
应付票据(兴盛公司)203400
3.填制涉及外币核算业务的记账凭证
【例4-5】开出现金支票从中国银行美元户提取现金5000美元,支票号为2002。
本月初的市场汇率为1美元=7.1625元人民币,附单据1张。
会计分录如下。
借:
库存现金/美元(5000美元)
(5000×7.1625)35812.50
贷:
银行存款/中行美元户(5000美元)
(5000×7.1625)35812.50
学生根据提供的企业案例资料,完成日常经济业务凭证的填制。
4.3.2修改凭证
1.修改未经审核的记账凭证
在输入的会计凭证尚未被审核前,凭证的修改可以直接由操作员自行完成。
2.修改已经审核但未记账的凭证
已经通过审核但尚未记账的错误凭证,不能直接由操作员完成修改,在程序上必须先由审核员对错误凭证取消审核,然后再由操作员按上述“未经审核的凭证修改”的方法,在【填制凭证】窗口中修改。
3.修改已记账的凭证
4-7制作红字冲销凭证
如果发现已记账的凭证有错误,不允许直接修改原凭证内容。
修改可分为两种:
一种是“补充登记法”,这种方法一般适用于会计科目正确但输入金额小于实际金额的情况,在做法上只需计算出少计的金额另补一张凭证即可;另一种处理方法是“红字冲销法”,即先填制一张与原来错误凭证内容一样的“红字”凭证,与原来的错误凭证相抵消,然后再根据实际业务情况填制一张正确的凭证。
注意事项:
在教学中,也可通过取消记账再取消审核的方式,将已记账凭证恢复到未记账未审核的状态,再对凭证进行修改。
4.3.3删除凭证
在凭证被审核后,只能先取消审核,然后才能删除该凭证;已记账的凭证,则需取消记账、取消审核,然后再删除该凭证。
由于凭证被删除后,留在系统中的凭证可能会存在断号,这不利于以后对凭证的保存和管理,所以在凭证被删除后,一般都需要对系统中的凭证号进行重新编排整理。
4.3.4审核凭证
凭证的审核是指由具有审核权限的操作员对制单人填制的凭证从业务内容的真实性、会计分录的合理性和数据的准确性等方面进行的检查,目的是避免手工操作中可能出现的错误,并通过审核防止舞弊行为的发生。
注意事项:
填制凭证的操作员和凭证的审核员不能是同一人。
学生对前期已录入的凭证进行审核。
4.3.5查询凭证
在日常账务处理过程中,常常需要查询会计凭证的处理状况,以了解已记账凭证或未记账凭证的情况。
用友总账系统有专门的查询凭证功能,通过设置查询条件,即可查询到有关凭证,并可调阅凭证内容。
注意事项:
在【查询凭证】窗口可以查看、修改、作废和冲销凭证,但作废凭证仍需在【填制凭证】窗口进行整理才能被彻底删除。
4.4记账
记账,就是登记账簿,通常也被称为登账或过账,是指将已审核的记账凭证逐笔登记到各类账簿,并按期计算出各科目的发生额和余额的过程。
在进行记账前,用户首先要检验上月是否结账,如果上月未结账,则本月不能进行记账处理,在第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统也不允许记账;其次要对已输入的凭证进行审核,凭证未经审核不能进行记账处理。
学生对前期已录入的凭证进行记账。
4.5查询账簿
在电算化会计中,填制凭证是唯一的数据入口,从输入会计凭证到输出会计报表,一切中间过程都由计算机代为处理,账簿管理的内涵已不是手工会计中逐笔登记会计业务、逐笔核对和手工计算的概念,电算化会计中账簿管理的主要内容是根据各种需要查询账簿数据,以及从系统中输出打印有关账页,尤其是依靠系统强大的账簿查询功能,能够随时满足用户的多种查询需要。
1.查询总分类账及余额表
复习总分类账、余额表概念。
讲解查询方法
2.查询明细账
复习明细账概念。
讲解设置和查询多栏式明细账的方法。
3.部门辅助账
说明部门辅助账的概念。
讲解部门收支分析的设置和操作方法。
4.个人往来辅助账
说明个人往来辅助账的概念。
讲解个人往来清理的设置和操作方法。
4.6出纳管理
4.6.1出纳签字
在电算化会计中,凭证的审核不仅包括一般所指的审核员对凭证的审核,还包括出纳员对有现金和银行存款科目发生额的收付款凭证的签字审核。
注意事项:
如果在总账系统的选项设置中勾选了“出纳凭证必须经由出纳签字”,则收付款凭证必须有出纳签字后才能记账。
在实训中为避免操作过于繁复,该选项建议不勾选。
4.6.2支票管理
支票管理是出纳人员工作的重要内容。
通过建立支票领用登记簿来登记支票的领用情况,包括支票领用人、领用日期、支票用途和是否报销等内容。
4.6.3银行对账
银行对账是指期末将银行的对账单与企业的银行账进行核对,以检查账款是否相符,这是企业财务管理的一项重要工作。
系统可根据输入的银行对账单与总账中的银行日记账数据进行自动核对,并生成银行存款余额调节表。
1.录入期初未达账项
2.录入银行对账单
3.银行对账
4.编制银行存款余额调节表
学生根据提供的案例资料录入银行对账单,并生成银行存款余额调节表。
4.7期末处理
4.7.1定义转账凭证
定义转账凭证是将有关凭证的摘要、会计科目、借贷方向和金额公式输入系统。
自动转账一次定义后基本不需改动,以后每月可直接调用,可起到事半功倍的作用。
1.设置自定义转账
自定义转账是指用户根据企业的实际业务情况和成本计算的需要,对费用分摊、税金计算结转和辅助核算结转所进行的转账定义。
具体包括以下内容。
费用分摊:
对已生成的费用进行费用分摊,如制造费用的期末分摊。
费用提取:
定期计提有关费用,如提取借款利息、摊销无形资产等。
税金计算:
对当期业务发生所形成的各种应交税金进行计算结转,如增值税、所得税、城建税、教育费附加等的计算与结转。
辅助核算:
对部门、个人往来、客户和供应商往来等各种辅助核算进行结转。
2.设置对应结转
对应结转主要用于两个科目之间的转账定义。
它比较适用于科目之间存在明确的对应结转关系,并且两个科目都设置了一致的辅助核算或者都没有辅助核算,如制造费用结转、本年利润结转和利润分配明细账结转等。
3.设置销售成本结转
销售成本结转的全称是全月平均法销售成本结转,是将月末商品(或产成品)销售数量乘以库存商品(或产成品)的平均单价计算出各类商品的销售成本并进行结转。
设置销售成本结转,要求库存商品(产成品)科目、商品(产品)销售收入科目和商品(产品)销售成本科目具有相同的明细科目结构,库存商品科目和商品销售收入科目下的所有明细科目必须都有数量核算,辅助核算类型要一致,并且不能带有往来辅助核算。
如果上述条件不能满足,可通过自定义转账进行结转。
4.设置汇兑损益结转
汇兑损益结转主要用于期末自动计算外币账户的汇兑损益,并在转账生成中自动生成汇兑损益结转凭证,汇兑损益只处理以下外币账户:
外汇存款户、外币现金、外币结算的各项债权和债务,但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。
5.设置期间损益结转
期间损益结转用于期末将损益类科目的余额结转到本年利润科目中,从而及时反映企业的经营成果,期间损益科目主要包括主营业务收入、主营业务成本、营业外收支以及对销售费用、管理费用、财务费用等期间费用的结转。
6.设置费用摊销和预提凭证
费用摊销和预提凭证用于期末进行费用的摊销和预提核算,也可利用自定义转账凭证功能进行相关凭证的设置。
使用该功能设置凭证时,可根据摊销期和预提期进行费用总金额和总期数的界定,能更准确地与实际业务情况相匹配。
学生根据提供的案例资料,设置期末转账凭证。
4.7.2生成转账凭证
在执行月末自动转账时,必须遵循这样一个原则,即转账业务相互之间无关联性时可以同时转账并生成记账凭证,有前后关联性的转账业务则应严格按顺序结转。
这是因为自动转账功能生成的会计凭证中的借贷金额来源于已记账的账簿数据,执行转账功能后生成的仅仅是会计凭证,还未经审核记账,如果将前后相关的转账业务同时结转,会直接导致后续转账业务从账簿上获取的数据不完整、不准确。
分别演示以下凭证生成方法。
1.生成自定义转账凭证、对应结转凭证、费用摊销和预提凭证
2.生成汇兑损益结转凭证
3.生成销售成本结转凭证
4.生成期间损益结转凭证
特别提醒:
应按实训案例提供的生成凭证顺序进行业务处理,不能按教材凭证生成方法介绍的前后顺序。
4.7.3结账
1.对账
对账是对账簿数据进行核对,以检查记账是否正确以及账簿是否平衡,主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。
2.结账
总账系统的结账是当月期末处理的最后一项操作,结账只能在每月月底进行一次,且必须按月连续进行。
在进行期末结账前,必须将本月所有未记账凭证进行记账,否则系统会拒绝结账;结账完成后,不能再输入当月的记账凭证,该月也不能再记账。
结账后本月各账户的期末余额将结转为下月的月初余额,如果是年度结账,则12月末各账户的期末余额将结转为下
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