Notes邮箱用户手册.docx
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Notes邮箱用户手册.docx
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Notes邮箱用户手册
Notes邮箱用户手册
Notes邮箱
使用手册
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Index
1)如何创建新邮件并创建附件,(Createnewmemoandattachment)
2)如何回复邮件?
(Reply)
3)如何回复邮件?
(ReplyAll)
4)如何作邮箱备份,(MailboxReplication)
5)如何对邮箱进行清理工作,(MailboxCleanUp)6)如何添加签名?
(AppendSignature)
7)如何设定“自动保存”?
(AutoSave)
8)如何修改邮件帐号的密码?
(Changepassword)9)如何设定阻挡垃圾邮件?
(Spamemailblock)10)如何使用Rules管理邮件,(Rules)
11)如何创建个人邮件组?
(Createpersonalemailgroup)12)如何创建目录,(Createfolder)
13)如何直接编辑邮件中的附件?
(EditAttachmentinthemail)14)如何将邮件标记为后续,(Followup)15)如何管理信箱空间
16)如何设置不在办公室时的邮件自动回复(Outofoffice)17)如何发送会议邀请(MeetingRequest)
18)如何修改Notes默认字体
19)如何设置自动转发
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返回页首1)如何创建新邮件并创建附件?
新建邮件,点击newmemo就可,
创建附件,首先需要在邮件内容区激活光标,点击如图所示回形针符号,附件大小不可以超过:
30MB
找到你所需要粘贴的附件,点击create就可,compress表示压缩的意思。
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也可以一次选择多个附件粘贴进来
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返回页首2)如何回复邮件?
(Reply)
进入某封邮件,邮件内容点击reply,就可回复此邮件。
Replywithhistory就是附加原文,replywithoutattachment就是附加原文但不带原文附件
Replywithinternet-stylehistory就是带原文internet页面样式
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返回页首3)如何回复邮件?
(ReplyAll)
要给邮件题头中所有人回复,就可选择replytoall,具体含义与以上相同
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返回页首4)如何做邮箱备份?
(Replication)在Notes中一个数据库允许在多个服务器或者工作站上有多个拷贝,称为复制。
这使得用户可以在不同的网络在不同的地点得到相同的信息。
如何对你的信箱作第一次复制呢?
1.选中信箱的图标
2.从菜单中选择File--Replication--NewReplica,然后出现下面的对话框:
3按照上面的对话框,作以下步骤:
对于Server,选择Local
输入要保存的文件名
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4.选择OK.
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5.在系统复制以后,你会在LotusNotes的桌面上看到下面的图标:
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在Workspace空白处单击点右键:
去掉StackReplicaIcons前面的钩,即可展开叠加的数据库:
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6.设置自动备份的时间,点开右下角的EditCurrent选项:
选Replication:
在Schedule:
ReplicationInterval前的框打上勾,即可在Replicatedailybetween里选择每日自动复制的时间段,例如9:
00-17:
00;在Repeatevery里根据自己的需要选择自动复制的间隔时间,例如120minutes;在Daysofweek里选择一周哪几天作自动复制,例如Mon,Tue,Wed,Thu,Fri.
设置完要记得点击Save&Close,自动复制的配置才能生效.
这样就完成了第一次的复制。
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为了能使本地邮箱有备份的目的,而避免因为复制删除在本地上的一些重要邮件,我们可以按照以下步骤来做:
1.选中在服务器上的信箱图标
2.选择菜单File--Replication--Settings,你将看到下面的对话框:
-选择SEND选项
-选中Donotsenddeletionsmadeinthisreplicatootherreplicas.
-点击OK
现在当你在服务器上删除一份邮件,通过复制以后,相同的邮件将仍然保留在你本地的信箱中。
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返回页首5)如何对数据库进行清理工作?
(MailfileCleanup)
由于邮箱容量的有限,我们就必须定期查看邮箱的容量,以便邮件的正常收发使用。
如何知道您的邮箱占用了多大的空间呢,
您可以打开您的邮箱,然后在菜单File,Database,properties中,点击如图所示的‘i’中将会看到占用容量(diskspace)及邮件封数(documents);其中“%used”表示压缩比,并不是指占用空间的百分比,这个数值如果是90%以上,则表示您的数据库不需要进行压缩了;
如何清理空间呢,
您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧,对于其他不需要的邮件,可以直接选中邮件,点击删除(delete),它们就将会暂存在trash回收箱中;如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件,请在“Trash”中选择需要恢复的邮件,点击restore;“Trash”中的按钮“Deleteselecteditem”意思是删除trash回收箱选定的邮件,“emptytrash”,指的是清空回收箱,“Blockmailfromsender”指的是阻止此发信人的邮件。
为什么我清理了空间,但是好像空间好像还这么大呢,
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-这里面是有窍门的,您可以点击“Size”字段,将空间的大小按照顺序排序,将所占空间大的邮件优先处理。
您如果清理的都是小的邮件,当然总是觉得作用不大哦。
清理了空间之后,空间显示会马上缩小吗,
不会,您需要打开您的邮箱,然后在菜单File,Database,properties中,点击如图所示的‘i’中,选择“Compact”(压缩),等待它压缩完(如果邮箱空间比较大,则所花的时间会较长),而且系统也会在每天凌晨的时候,对每一位用户的邮箱进行压缩工作。
压缩后,“i”中显示的DiskSpace就会是您邮箱的实际大小了。
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返回页首6)如何添加签名?
为了更方便地沟通信息,可以在notes中设置签名,打开邮箱,并选择邮箱中间工具栏中的tools—>preference,mail,signature,然后在文本框中填上自己的详细信息,并且勾上”automatically….”此项,
将会在每封发送邮件中,附加所填信息。
当然也可选择个性十足的html文件,此功能需要定制的文件。
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返回页首7)如何设定"自动保存"?
想必使用旧版本的Lotus的用户知道,在写了一长篇NewMemo后,突然LotusNotes退出了或者死机了,辛辛苦苦写的文档不见了~
在Lotusnotes7中,新增加了自动保存功能,可以设置自动保存,更加方便了长篇文档的编辑。
选择file,preference,userpreference,autosave选项,可以自己设置需要的自动保存时间。
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返回页首8)如何修改邮件帐号的密码?
在lotusnotes7版本中,修改用户密码与以前不同,需要从file,security,usersecurity进去修改,先输入一次原密码,然后点击changepassword更改密码,连续输入两次新密码确认就可。
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返回页首9)如何在Lotus7中设定阻挡垃圾邮件?
在新版nots中,可以直接阻止一些垃圾邮件,找到具体的发信人,然后选择从邮箱中间的工具条中的tools,blockmailfromsender进去选择OK就可。
另外还可以自建邮件规划,使用rule管理邮件,将在下一节介绍其使用。
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返回页首10)如何设定Rules管理邮件?
有另外一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法是创建邮件规则(Rules),方法是:
打开邮箱,点击Tools,Rules,当要创建新的规则时,只需点击newrule,
然后在createcondition中设置条件,如sender(发信人),subject(标题),body(正文),等等条件中选择包含或不包含的信息,并选择add,并选择相应的动作specifyactions,如movetofolder(移至文件夹),copytofoler(复制到文件夹),等等,确认选择的(select)文件夹,然后addaction,设置完成后,一定要启用规则(on)选中状态。
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返回页首11)如何创建个人邮件组?
为了更加方便地发送邮件,可以为经常发送的一组人员,创建邮件地址群组,创建方法如下,找到自己的本地地址本(也可以File,Database,Open,Local,names.nsf
Open打开),在workspace界面下,会以你的姓显示”x’addressbookonlocal”,双击进去后,
然后在左边中间找到groups,点击上边的newgroup,在出现的对话框中,填好组名,以及并依次选取具体的联系人,并确认保存及关闭(saveandclose)。
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返回页首12)如何创建目录?
为了方便众多邮件的管理,可以在notes中设置不同的文件夹,以用来存放不同类型的邮件。
点击邮件中间工具栏的folder,createfolder,就可创建新的文件夹。
如要删除多余的文件夹,则需要在action,folderoption,removefolderSeite29von44
另外在创建文件夹时,如果点击高级选项(advanced)时可以选取文件夹类型,是私有
(private)还是共享(shared),以便文件夹的安全共享使用。
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13)如何直接编辑邮件中的附件?
这是LotusNotes7新增加的一个好用的功能,在旧版本中,您是不可以在所收到的邮件中直接编辑附件并转发出去的,在7.0中,您将可以在Notes中直接编辑档案附件.
情况一.您需要将一个收到的附件修改后转发出去:
1.打开收到的邮件,选择“Forward”,在“To”中输入接收者的名字;
2.双击需要修改的附件;
3.出现“OpenAttachment”的窗口,“Open”表示直接打开;“Edit”表示编辑;
“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件;“Save”表示将这个文件保存在硬
盘或者公共盘;”Cancel”表示不打开附件
请选取“Edit”进行编辑;
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4.系统就会自动打开应用程序(比如:
Word,Excel),您可以对附件进行编辑,
编辑完后,请储存档案(在你编辑档案的应用程序中).
5.关闭编辑的应用程序,回到LotusNotes界面,
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6.然后可以选择Send,将邮件发送出去,此时,您的附件已经被您修改了。
情况二.您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑,然后在邮件中保存。
1.打开收到的邮件,双击需要修改的附件;
2.出现“OpenAttachment”的窗口,“Open”表示直接打开;“Edit”表示编辑;
“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件;“Save”表示将这个文件保存在硬
盘或者公共盘;”Cancel”表示不打开附件
请选取“Edit”进行编辑;
3.系统就会自动打开应用程序(比如:
Word,Excel),您可以对附件进行编辑,
编辑完后,请储存档案(在你编辑档案的应用程序中).
4.关闭编辑的应用程序,回到LotusNotes界面,选择“SaveandClose”
注意:
当你储存已编辑好的邮件附件,Notes将会以修改过的附件取代原来的附件.
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14)如何将邮件标记为后续,(Followup)我们可以使用图标来标记邮件,以指明需要对该邮件执行紧急、一般还是低优先级的操
作。
1.打开你的邮箱,选择一个或多个要执行后续操作的邮件,然后选择
Actions,Followup,AddorEditFlag
提示:
您还可以在阅读邮件时对打开的邮件进行标记。
2.选择下列优先级之一,从而指明后续操作的重要性。
选择的优先级类型邮件旁出现的相应标记
紧急优先级
一般优先级
低优先级
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输入完一个动作,然后选择followup的日期。
你也可以为邮件设定一个警示
通知(可选),当完成以上操作后,点击OK就已经完成了邮件的标记。
如果想删除标记,请点选已标示的邮件,然后按,然后从下拉菜单选择
“RemoveFlag”。
15)如何管理信箱空间
点中标明你信箱的图标击鼠标右键,选择DatabaseProperties..,然后出现下面的窗口:
选择“i",这样你就可以看到信箱的空间,如下所示为73MB。
你可以点击"%used",则实际的信箱空间=Size*%used。
如果%used小于95,的话,你可以通过"compact"来压缩信箱以减少信箱的空间。
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你可以看到在文件中有Size一栏。
点击size可以使文件按照文件大小排序。
如图2所示。
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根据文件的大小,你可以知道信箱的瓶颈。
对于大的文件,你应该考虑下载附件并删除这些文件或者把文件拷贝到本地。
如果邮件对于你来说是重要的而不能删除,但是同时你的信箱空间超过了50MB,你最好把信箱复制到本地。
16)如何设置不在办公室时的邮件自动回复(Outofoffice)
打开自己的服务器邮箱,点击Tool选项中的Outofoffice:
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即可设置不在办公室的时间段,设完后点击Enable即可:
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17)如何发送会议邀请(MeetingRequest)
先点击左边工具栏的Calendar(日历)图标:
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打开后,点击ScheduleaMeeting:
即可编辑发送一个会议请求(MeetingRequest):
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18)如何修改Notes默认字体
打开左上角File菜单里的Preference->UserPreference:
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打开DefaultFonts项:
即可修改字体:
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19)如何设置自动转发在邮箱界面选择Tools->MailRules菜单
点击newrules按钮
在规则定义窗口中定义
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选择AllDocument后点击ADD
选择All
Documen
t
选择sendcopyto和Full,在To框中输入准备转发的地址后点击AddAction
点击OK后确定
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