通用功能说明供应宝.docx
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通用功能说明供应宝.docx
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通用功能说明供应宝
供应宝TMSupplyExpress
深圳市利基鸿业科技有限公司
2009年4月
目录
手册内容说明2
手册结构2
说明2
阅读对象3
界面通用操作4
通用功能说明4
1、新建、保存、发送4
2、查询7
3、刷新9
4、打印预览和打印9
5、导入和导出11
通用列信息15
1、字段解释15
2、自定义显示16
3、筛选和排序17
分页和状态栏18
通用业务操作19
采购管理19
1、采购管理说明19
2、业务单据通用操作19
财务管理29
1、财务管理说明29
2、财务单据通用操作29
查询分析44
1、日销售数据查询44
2、日库存数据查询48
单据统计49
1、单据发送情况统计49
2、单据生成情况统计51
3、单据异常情况统计53
手册内容说明
手册结构
本手册针对用户如何使用供应宝SupplyExpress的通用的业务操作进行了详细的介绍,请认真阅读其中的内容。
下表是本手册详细结构:
章节
描述
第一章手册内容说明
介绍本手册的结构及内容
第二章阅读对象
本手册的阅读对象及方法
第三章界面通用操作
介绍业务单据界面的通用操作
第四章通用业务操作
介绍通用的业务操作
说明
本手册是对供应宝业务通用操作的介绍,第四章通用业务操作主要介绍通用的业务(财务)单据流转、数据查询分析、单据统计等,单据界面的详细操作在第三章界面通用操作里举例介绍。
阅读对象
供应宝通用业务手册面对的阅读对象主要是业务人员、财务的对账结算人员。
您可以按顺序阅读每一章,或利用目录寻找您需要的主题,也可以查找索引中的词汇直接获得需要的信息。
下表可以指导您使用本手册:
如果您
请您阅读
要学习使用供应宝
本手册全部内容
要学习使用供应宝界面操作
第三章界面通用操作
要学习通用业务操作
第四章通用业务操作
界面通用操作
通用功能说明
通用功能介绍的是:
业务使用人员在使用供应宝进行业务操作时,相关的通用的功能操作。
这些通用的功能操作是一般的业务单据操作都可用到的。
1、新建、保存、发送
以新建促销申请单为例,促销申请单由上游供应商发起,在此直接在供应宝系统中新建单据。
首先进入促销申请单主界面,位置:
业务区——供应链管理——采购管理——促销申请单。
如下图:
图2.1.1促销申请单-主界面
点击【新建】按钮,弹出下拉菜单后点“新建空白单据”:
图2.1.2促销申请单-新建单据∕单据明细界面
依次填入相关信息,有
或
的地方可以点击
或
选择相关信息,如可以点击接收机构后的
可以选择接收机构:
图2.1.3促销申请单-新建单据∕单据明细界面/选择接收机构
接收机构信息填完之后,可按实际情况依次填入其他信息,该促销申请单填完之后如下图:
图2.1.4促销申请单-新建单据∕单据明细界面
其中,需要增加或者减少商品只需要点
或者
即可;
如果需要立即发送点击【发送】按钮;或者点击【保存】按钮暂时保存该单据可下次再发送,此时因为没有发送,所以发送状态为未发送,需要发送时可以双击该单据信息,重新出现图2.1.4的界面,只是此时已自动生成单据编号,然后再点击【发送】按钮发送单据;还可以点击【打印预览】按钮进行预览,点击【打印】按钮进行打印(“预览”和“打印”操作在后面详细介绍),点击【退出】按钮取消该单据。
附加说明:
在图2.1.4的明细界面,点击【保存】按钮保存该单据之后,可点击【下一张】、【上一张】按钮,直接在此明细界面查看主界面的其它单据详细信息,并且在显示其它单据详细信息的时候,主界面对应的单据索引信息会被选中即显示蓝色。
界面如下:
图2.1.5促销申请单-新建单据∕单据明细界面
当然,如果【下一张】、【上一张】按钮为灰色时不可点击,表示已经是第一张或最后一张;如果主界面只有一条单据索引信息,则此两按钮同时为灰色。
另外,新建促销申请单等单据可以有个快捷的方式,例如系统上以前有促销申请单,需要再建立类似内容的促销申请单时只需按以前的模式新建即可,操作步骤为:
先选择一个以前有的单据(点击那个单据行信息,变成蓝色即选中),再点击【新建】,再选择“复制选定的单据”,即可出现促销申请单界面,此时单据信息均存在,只需按需要改动信息,然后保存或者发送即可。
2、查询
查询以促销申请单为例,进入促销申请单主界面后,提供用户查询单据信息的功能可以通过点击【查询】按钮实现,可以设置查询条件查询相关的单据信息。
具体操作如下:
点击【查询】按钮,设置查询条件,结果如下界面:
图2.1.6促销申请单-单据查询∕单据明细界面
如上所示设置好查询条件,点击该界面的【查询】按钮,结果为:
图2.1.7促销申请单-单据查询
可以看到3条信息,受理状态是“已查看”,发送状态是“成功送达”,发送机构名称是“第一连锁超市”,这都与图2.1.6设置的查询条件相吻合。
另外:
在促销申请单的主界面,点击列显示信息可以按照该列的名称信息排序,如在“发送时间”处点击鼠标左键,则所有的促销申请单均会按照发送时间进行排序后显示,以便查看;也可以点击
后面的
直接查询对应时间的促销申请单。
3、刷新
在促销申请单主界面,如果刚进行了查询操作或者认为有信息没显示完全的情况下,可以进行刷新操作,以便可以查看到该界面上的所有相关信息。
在图2.1.7的查询操作结束后点击【刷新】按钮,结果如下:
图2.1.8促销申请单-单据刷新
现在此界面可以看到5条信息,比图2.1.7查询结果的界面多出了一些信息,即刷新之后就会显示该界面的所有单据信息。
或者当刚进行发送操作后,再进行刷新操作,此时会发现发送状态已发生改变,由刷新前的“正在发送中”变为“成功送达”。
或者,在业务区导航栏窗口一直没有关闭的时候,而这时新收到该单据则点击【刷新】即可全部显示。
4、打印预览和打印
在新建单据界面或主界面都可以对单据进行预览,以查看单据的详细信息或打印的效果。
以促销申请单为例:
※方式一:
进入促销申请单主界面,选择需要打印预览的单据信息,即点击
,状态为变为
(单击单据信息行变为蓝色也可),再点击【预览】;
※方式二:
鼠标双击打开该单据,然后在打开的新界面上方再点击【打印预览】,结果如下:
图2.1.9促销申请单-单据预览
说明:
v如果没选择需要预览的单据信息,直接点击【预览】则会出现“请选择需要预览的单据”的提示对话框;
v在预览界面,可以自行设置预览比例、页面宽度及整页预览、双页预览,如果预览的单据信息有多页时,还可以通过点击
、
进行上一页、下一页预览,点击
、
是进行第一页、最后一页预览。
v预览界面其他按钮如
分别可以对预览的文件进行操作,其中:
点击
可以查找预览的文本内容,点击
可以进行页面设置,点击
关闭预览界面,点击
可以选择打印机打印文件。
v若想将预览的文件,或者将该单据信息原格式保存到电脑里,则可以点击
,则出现保存界面,如下图选择想保存的路径、文件格式(需要命文件名):
图2.1.10促销申请单-单据预览-保存文件
然后点击【保存】即可,则在桌面上就可以看到名为“促销申请单1”的Excel文件。
同样的,选择其他格式(保存类型)即可保存为图片等格式的文件。
5、导入和导出
导入和导出以订货通知单为例。
订货通知单,执行的是商品的采购进货业务。
本功能由下游销售商发起(即一般情况是下游销售商执行导入操作,上游供应商接收订单,可进行导出操作),是销售商MIS订货系统的延伸,数据来源为销售商MIS系统,可定时自动导入或手工导入。
※手工导入,首先进入订货通知单主界面:
图2.1.11订货通知单-主界面
导入订货通知单,点击【导入】按钮,进入单据导入界面,选择文件格式,点击
选择要导入的订货通知单主表文件和明细文件:
图2.1.12订货通知单-导入订货通知单界面
选择好要导入的文件之后,点击【查看数据】按钮可预览即将要导入的数据,点击图2.1.12界面的【导入】按钮执行导入。
※导出,导出订货通知单,在订货通知单主界面,先点击
选择需要导出的单据,再点击【导出】按钮,进入单据导出界面,填写导入方案,分别从主表数据列和明细表数据列选择要导出的数据列(其中
,
,
,
分别是用于右移,左移,上移,下移数据列),并给导出的主表和明细表命名,选择保存路径和导出的文件格式,如下图:
图2.1.13订货通知单-导出订货通知单界面
说明:
v导出某种形式的单据可以对其保存导出方案,命名方案并选择需要导出的数据列信息后点击【增加】即可保存该单据的导出方案,再次导出该单据时只需要在方案列表里选择方案即可。
v选择数据列显示信息时可以使用鼠标左键和shift键组合选择,快捷方便。
v该导出操作,导出后的单据文件分主表和明细表,是2个文件,可对导出的数据做任意修改和处理;若想保存为一个文件,则可以参考“打印预览和打印”模块里的“保存”操作。
v该操作最后以点击【导出】按钮或【关闭】按钮结束,前者将导出数据,后者将取消导出,导出的数据文件将保存在开始选择的保存路径目录下。
通用列信息
1、字段解释
在单据主界面,单据索引信息的数据列都有对应的字段名称,各字段名称包含有对应的含义。
1)受理状态
受理状态有“已查看”和“未查看”。
如果用户双击并查看了该单据,则该单据的受理状态为“已查看”,否则为“未查看”,并且未查看时该单据信息显示的颜色为粗体。
2)发送状态
发送状态有“未发送”、“进入发送队列”、“成功送达”、“正在发送中”、“已发送”等。
如果只新建了单据但是没发送,则显示“未发送”;如果点击了发送,在刷新或重新进入该界面之前显示“进入发送队列”,在服务器接收处理数据的过程中状态为“正在发送中”,在单据成功发出之后状态为“已发送”,成功送达到合作机构时状态为“成功送达”。
3)处理状态
处理状态反应的是该单据的处理结果,包括“未处理”和“已处理”,如果对此单据进行反馈,则发送成功后显示“已处理”,若没有反馈则仍显示“未处理”。
4)发送机构ID
发送该单据的机构代号称为发送机构ID,用来记录发送该单据机构的信息。
发送机构一般是登陆该平台的用户所在的机构。
5)发送机构名称
发送机构名称用来记录发送该单据的实际机构名称,与发送机构ID对应。
6)单据编号
每新建一个单据都会有一个编号,用来表示该单据的代号信息,该种单据的每一个单据均有唯一的编号。
7)发送时间
发送时间是记录一个单据是什么时候发送的信息。
8)接收时间
接收时间是记录一个单据是什么时候接收的信息。
9)接收机构ID
接收该单据的机构代号称为接收机构ID,用来记录接收该单据机构的信息。
接收机构一般是使用该平台的用户的合作伙伴。
10)接收机构名称
接收机构名称用来记录接收该单据的实际机构名称,与接收机构ID对应。
2、自定义显示
在单据主界面,列显示信息默认显示的是单据的通用信息,如“受理状态”、“处理状态”等等。
用户可以自己更改或者灵活设置想要显示的单据信息。
以订货通知单为例,修改方式如下:
v进入订货通知单主界面,如下图所示的地方点击鼠标右键:
图2.2.1订货通知单-列显示信息设置a
v点击右键后再点击【设置列显示信息】,出现设置界面,再选择信息如下图:
图2.2.2订货通知单-列显示信息设置b
v点击【上移】,若想在第一列显示订货日期,则上移到顶部,然后点击确定,则在订货通知单主界面,可以看到订货日期,如下图:
图2.2.3订货通知单-列显示信息设置c
v如上图所示,列显示信息设置完成,这样则可以进入订货通知单的单据主界面就可以看到是什么时间的订单。
3、筛选和排序
以订货通知单为例,在订货通知单的主界面,鼠标左键点击列显示信息可以按照该列的名称信息排序,如在“订货日期”处点击鼠标左键,则所有的订货通知单均会按照发送时间进行排序后显示,以便查看;也可以点击
后面的
快捷的查询当前页的对应时间的订货通知单。
分页和状态栏
单据主界面,在各单据主界面的下方的状态栏会有单据总数统计,在各单据主界面右上方会有分页显示和查询的功能。
如下图所示:
图2.3.1订货通知单-单据主界面
分页:
依次点击
,可查询并显示“第一页”、“上一页”、“下一页”、“最后一页”、“第152页”的单据。
需要说明的是,如果单据信息只有一页时,各按钮均为灰色不可点击,“当前页”里显示为1;如果有多页,点击【首页】后则【上页】为灰色不可点击,点击【尾页】后则【下页】为灰色不可点击。
状态栏:
状态栏里“总记录数”统计的是当前该种单据的总数量,“当前页记录数”统计的是当前该种单据本页显示的数量。
通用业务操作
采购管理
1、采购管理说明
供应宝系统采购管理模块主要进行供应链采购业务。
在采购管理模块,下游销售商可以下订单和退货单给上游供应商,上游供应商可以发送促销申请、促销协议、调价申请、新品推荐等单据给下游销售商,但部分单据需要相关的合作机构审核和反馈。
通过采购管理模块可以完成日常的供应链采购业务。
2、业务单据通用操作
1)订货通知单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——订货通知单
v订货通知单,执行的是商品的采购进货业务。
本功能由下游销售商发起,是销售商MIS订货系统的延伸,数据来源为销售商MIS系统,可定时自动导入或手工导入。
销售商将需要订购的商品资料通过供应宝平台及时传送给上游供应商,并由上游供应商反馈送货安排。
本单据为业务通知单据,不作为最终凭证。
v进入订货通知单主界面,双击打开订货通知单,界面如下:
图4.1.1订货通知单
v下游销售商为发送方,上游供应商为接收方。
只允许进行一次反馈,流转不支持多次往返,如需针对具体订货内容进行商讨,请使用供应宝的即时通讯功能。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统
未发送
未处理
发送单据
进入发送队列
未处理
单据成功发出
已发送
未处理
成功送达
未处理
接收到单据
未发送
未处理
修改单据,填写反馈信息
未发送
已处理
发送反馈
进入发送队列
已处理
反馈成功发出
已发送
已处理
接收到反馈
成功送达
已处理
成功送达
已处理
v下游销售商发送订单后,上游供应商收到订单,若非下游销售商需要上游供应商反馈,则上游供应商只需要直接打印出来送货即可。
v订货通知单只支持一份单据一个送货地,如果单据包含多个送货地,则必须在导入供应宝系统时进行分单。
2)退货通知单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——退货通知单
v退货通知单,执行的是商品的采购退货业务。
本功能由下游销售商发起,是销售商MIS订货系统的延伸,数据来源为销售商MIS系统,可定时自动导入或手工导入。
销售商将需要退货的商品资料通过供应宝平台及时传送给上游供应商,并由上游供应商反馈退货安排。
本单据为业务通知单据,不作为最终凭证。
v进入退货通知单主界面,双击打开退货通知单,界面如下:
图4.1.2退货通知单
v退货通知单,下游销售商为发送方,上游供应商为接收方。
只允许进行一次反馈,流转不支持多次往返,如需针对具体退货内容进行商讨,请使用供应宝的即时通讯功能。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统
未发送
未处理
发送单据
进入发送队列
未处理
单据成功发出
已发送
未处理
成功送达
未处理
接收到单据
未发送
未处理
填写反馈信息
未发送
已处理
发送反馈
进入发送队列
已处理
反馈成功发出
已发送
已处理
接收到反馈
成功送达
已处理
成功送达
已处理
v退货通知单只支持一份单据一个送货地,如果单据包含多个送货地,则必须在导入供应宝系统时进行分单。
v退货通知单默认明细界面,未显示退货价,如销售商与供应商在退货时已约定退货价,则需要修改单据明细界面,显示退货价格。
v上游供应商收到下游销售商发的退货通知单后,可以按下游销售商的实际情况,若需要反馈则可以填写反馈意见再发送回下游销售商。
3)促销申请单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——促销申请单
v促销申请单,用于安排商品或品牌的促销活动方案(如DM促销、店内促销、单品促销等)。
本功能由上游供应商发起,可由业务系统导入或直接在供应宝系统中新建单据。
发送方将促销活动方案发送到接收方,并由接收方反馈意见。
本单据为业务申请单据,不作为最终凭证。
v基本操作:
上游供应商进入促销申请单界面——点击【新建】——输入单据信息——点击【发送】(或者先点击【保存】,下次再发送)。
v进入促销申请单主界面,新建促销申请单,输入相关信息后保存或发送即可,界面如下:
图4.1.3促销申请单
v促销申请单,上游供应商发起,下游销售商为接收方。
只允许进行一次反馈,流转不支持多次往返,如需针对具体促销活动内容进行商讨,请使用供应宝的即时通讯功能。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统∕新建单据
未发送
未处理
发送单据
进入发送队列
未处理
单据成功发出
已发送
未处理
接收到单据
未发送
未处理
状态返回
成功送达
未处理
填写反馈信息
未发送
已处理
发送反馈
进入发送队列
已处理
反馈成功发出
已发送
已处理
接收到反馈
成功送达
已处理
状态返回
成功送达
未处理
v在店内促销、品牌促销等不涉及具体商品的促销活动中,允许不填写促销申请单表体中的促销商品数据。
4)促销协议单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——促销协议单
v促销协议,用于传送促销活动的协议内容。
本功能由上游供应商发起,可由业务系统导入或直接在供应宝系统中新建单据,并将促销活动的协议发送到接收方,不需要进行反馈。
v基本操作:
上游供应商进入促销协议单界面——点击【新建】——输入单据信息——点击【发送】(或者先点击【保存】,下次再发送)。
v进入促销协议单主界面,新建促销协议单,输入相关信息后保存或发送即可,界面如下:
图4.1.4促销协议单
v协议内容:
促销协议的详细条款,可自由填写协议内容。
v促销协议单,上游供应商发起,下游销售商为接收方。
本单据不需要进行反馈。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统∕新建单据
未发送
发送单据
进入发送队列
单据成功发出
已发送
接收到单据
未发送
状态返回
成功送达
5)调价申请单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——调价申请单
v调价申请单,商品价格(供应商出货价)调整的申请单据,促销活动中的调价不在本单据处理范围之内。
本功能由上游供应商发起,可由业务系统导入或直接在供应宝系统中新建单据。
供应商将准备调价的商品资料通过供应宝系统传送给销售商,销售商查看后反馈意见。
本单据为业务通知单据,不作为最终凭证。
v基本操作:
上游供应商进入调价申请单界面——点击【新建】——输入单据信息——点击【发送】(或者先点击【保存】,下次再发送)。
v进入调价申请单主界面,新建调价申请单,输入相关信息后保存或发送即可,界面如下:
图4.1.5调价申请单
v数据说明:
开始日期:
新价格开始执行的日期。
原进价:
调价商品调价前执行的供应商出货价。
新进价:
调价商品调价后的供应商出货价。
v调价申请单,上游供应商为发送方,下游销售商为接收方。
只允许进行一次反馈,不支持多次往返,如需针对具体调价内容进行商讨,请使用供应宝的即时通讯功能。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统∕新建单据
未发送
未处理
发送单据
进入发送队列
未处理
单据成功发出
已发送
未处理
接收到单据
未发送
未处理
成功送达
未处理
填写反馈信息
未发送
已处理
发送反馈
进入发送队列
已处理
反馈成功发出
已发送
已处理
接收到反馈
成功送达
已处理
成功送达
已处理
6)新品推荐单
v位置:
供应宝主程序——供应链管理——采购管理——新品推荐单
v新品推荐单,用于商品资料的传送。
本功能由上游供应商发起,可由业务系统导入或直接在供应宝系统中新建单据。
供应商将本公司经营的商品资料发送给销售商,销售商查看后反馈意见。
本单据为资料传递单据,不作为最终凭证。
v基本操作:
上游供应商进入调价申请单界面——点击【新建】——输入单据信息——点击【发送】(或者先点击【保存】,下次再发送)。
v进入新品推荐单主界面,新建新品推荐单,输入相关信息后保存或发送即可,界面如下:
图4.1.6新品推荐单
v新品推荐单,上游供应商为发送方,下游销售商为接收方。
只允许进行一次反馈,不支持多次往返,如需针对具体调价内容进行商讨,请使用供应宝的即时通讯功能。
(注:
蓝色正体字表示销售商发起流转过程,黑色斜体字表示供应商发起流转过程)
销售商
供应商
动作
发送状态
处理状态
动作
发送状态
处理状态
单据导入供应宝系统∕新建单据
未发送
未处理
发送单据
进入发送队列
未处理
单据成功发出
已发送
未处理
接收到单据
未发送
未处理
成功送达
未处理
填写反馈信息
未发送
已处理
发送反馈
进入发送队列
已处理
反馈成功发出
已发送
已处理
接收到反馈
成功送达
已处理
成功送达
已处理
财务管理
1、财务管理说
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