货代管理系统操作手册.docx
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货代管理系统操作手册.docx
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货代管理系统操作手册
北京络捷斯特科技发展有限公司
货代管理系统
操作手册
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描述
作者
1
引言
1.1编写目的
本操作手册主要是从系统功能、需求方面进行描述,阐述功能结构及其预期的输入和输出.本文档的预期读者是货代管理系统的设计人员、测试人员、验收人员、操作人员等等。
2功能概述
这一节将对系统各个部分的功能进行逐个的阐述,主要内容包括相应功能的基本描述、流程描述、相关说明等内容。
2.1系统登录和界面介绍
用户打开IE,输入货代管理系统地址后,系统会显示登录界面,在此界面登录人输入登录名和密码后,确认即可进入系统。
如下图
系统主界面包括工具栏,主菜单,导航栏,主工作页面,和状态栏几部分。
如图
系统会根据登录人的岗位不同显示不同的主菜单和导航栏,用户点击主菜单项,导航栏会根据菜单的不同改变.用户点击导航栏上的按钮,在主工作界面上就会显示信息内容。
系统的默认主工作界面上显示的是当前用户待审批的工作事项统计,待执行的业务统计和发给登录用户的消息通告.用户可以点击工具栏上的“查看最新”重新显示此页面.在ie的状态栏上会显示当前时间,登录人姓名、帐号,登录部门.
系统工具栏上包括隐藏导航,查看最新,修改密码,软件安装,在线帮助,签退几个功能链接。
●点击“隐藏导航”会将系统右侧的导航栏隐藏,从而使用户拥有更大的工作空间。
●点击“查看最新”可以重新显示系统的默认主工作页面
●点击“修改密码”会显示用户修改密码界面,用户输入新密码后点击确定,可以修改现有的密码。
●点击“切换系统”会显示“物流管理系统”、“货代管理系统”、“报关管理系统"和“平台系统"四个链接,平台系统只有系统管理员可以进入。
●点击“通讯录”会显示系统中,各机构的人员、岗位列表,供查看。
(该功能根据客户要求具体实施)
●点击“在线帮助"会显示系统的帮助,用户可以查看帮助更好的理解和操作系统。
●点击“签退”会退出系统,显示登录界面.
2.2通用界面和操作
1:
通用删除按钮
在上表中左边是表示删除的图标,点击图标,系统会做出删除的响应.
2:
通用选择对话框
系统中所有页面上标有“*”的字段,都表示此字段是必须填写的。
在此界面中点击
可以显示下面的选择对话框。
在此界面中输入筛选条件,点击
,可以显示筛选结果,点击
可以清空选项.
分别表示首页,前一页,下一页,末页和当前页/总页数.在页面中选择某条记录,点击【确定】系统将把选定的记录录入到界面上。
在上图中双击某条记录也能完成相同的功能。
3、通用列表
列表中表头的选择框是灰色的如
,表明此列表不能多选,否则表明可以多选
58206688
在输入框中输入数字,点击设置,会设置系统中所有列表每页显示的行数.
各按钮的意义如各按钮的描述。
点击
系统会显示打印界面。
点击
系统将会显示查询对话框,如下图。
在此处可以快速输入任意一个字段的信息,点击快速搜索,系统会搜索符合条件的记录.
在此界面中点击“高级”,系统会显示下图所示界面。
选择一个字段名、条件标示符并输入条件表达式内容,点击新增条件将条件添加到下面的列表中,在添加多个条件时,需要先确定各条件间的逻辑关系。
点击“重新设置”按钮可以重新添加条件,确定条件后点击“开始查询",系统会在列表中显示查询结果.
4、选择时间
系统中,点击需要录入时间的输入框,会弹出选择时间的对话框,如上图。
5、通用编辑操作
页面分为两大部分,第一部分是用于编辑信息的,第二部分显示已经编辑的结果列表。
选择【增加】,使【确定】按钮有效,在编辑信息部分输入内容,点击【确定】,在结果列表中将显示刚才编辑的内容。
在结果列表中点击要修改内容所在的行,在编辑信息部分将显示结果列表中此行的内容,点击【修改】,使【确定】按钮有效,在编辑信息部分修改信息内容.点击【确定】,完成修改。
在结果列表中点击某条记录右侧的
,可以删除此条记录。
注意:
上述编辑操作,只是在页面上编辑,信息并没有存到数据库中。
在编辑完所有内容后,要点击页面上的【提交】或【保存】按钮,将信息保存到数据库中。
6、批量增加与单行增加
上图中若勾选“批量”选项,再点击【添加货品】系统会显示下图所示的对话框。
上图中点击【选择】,系统会将【选择】所在记录添加到页面上,此时对话框不会消失,用户可以继续点击【选择】直到将需要的所有记录添加到页面上,最后点击【完成】关闭对话框。
若不勾选“批量"选项,点击【添加货品】,系统会直接添加一条记录在页面上,此时用户可以通过点击
按钮来添加信息内容.添加内容后,可以编辑可输入的字段,点击
可以删除所在行。
2.3我的工作台
“我的工作台”部分主要包括个人日记的功能。
2.3.1个人日记
2.3.1.1日记
“日记”模块用于记录用户的工作日程。
用户按如下顺序进入功能页面:
我的工作台-》个人日记-》日记,系统会显示当前月的日历,点击某一天,系统会弹出编辑对话框,输入标题和日容,点击“保存"系统会将信息保存到系统中.以后,用户可以通过页面上方的年和月选择框重新选择此日记查看或修改.
2.4销售管理
2.4.1销售订单管理
销售订单管理包括销售订单管理、订单审核两个模块。
2.4.1.1销售订单管理
当销售人员接到一份客户委托后,可以使用本模块录入订单信息。
用户选择【销售管理】-》【销售订单管理】-》【销售订单管理】,系统会显示已定义的订单列表页面,在此页面用户选择【新增】按钮,此时系统会显示订单的编辑的介面,在此页面中输入订单信息,具体操作请本文的“查看通用界面和操作"部分,以下不再赘述.
当我们的订单来源于外贸系统,也就是订单是从外贸系统委托货代进行操作的业务会自动出现在【销售管理】-》【销售订单管理】-》【销售订单管理】中.我们可以通过修改按钮来对这张单据进行操作,如图:
将按照合同号发指令到货代公司,去委托货代公司进行报关等操作。
在基本信息页面中需要注意系统会根据用户选择的“进出口”字段内容,执行相应进口或出口流程,而“报关要求”和“拖车方式"字段只有选择委托,系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。
基本信息页面:
费用信息页面
提单信息页面
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息,【提交】时将自动产生订单号。
用户可以从订单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,在订单列表页面中选择本订单,点击【提交审核】,订单将提交给高级管理人员进行审核.
2.4.1.2订单审核
用户选择【销售管理】-》【销售订单管理】-》【订单审核】,系统会显示在销售订单管理中提交的订单列表页面,在此页面用户选择【查看】按钮,此时系统会显示订单的详细信息.用户查看订单信息,衡量成本效益后,在列表页面点击【同意】则此订单将提交进入货代作业环节,用户点击【不同意】则此订单将驳回给销售人员,销售人员可以删除此订单,也可以和客户商议修改订单后重新提交。
订单审核详细信息页面同上文.
2.5货代作业管理
2.5.1出口作业管理
2.5.1.1订舱管理
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【订舱管理】,系统会显示销售部门提交的订单列表页面,在此页面选择一个订单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对订单进行具体内容的修改.
此页面包括“货代作业单”、“费用信息"、“提单信息”和“货物信息"四个标签页。
用户需要在这几个页面中补充作业细节信息,添加出口货品。
在“货代作业单”页面中需要注意“报关要求”和“拖车方式"字段只有选择委托,系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。
下面是货物信息页面标签页。
◆货物信息
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从订舱单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
当用户【查看】信息时,可以打印“订舱单".用户确认信息无误后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,订单将提交进入下一业务环节。
如果在“货代作业单”页面中“拖车方式"和“报关要求”字段选择的都是“委托”,作业单将进入拖车环节,如果选择的是“自托”和“委托”,则作业单将进入报关环节;如果选择的是“自托”和“自报",作业单将进入“补单”环节。
2.5.1.2做柜管理
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【做柜管理】,系统会显示提交的要进行做柜作业的作业单列表。
在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”和“拖车信息”四个标签页。
用户只可以编辑“拖车信息”页面中的内容并输入提单号.页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从订舱单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
当用户【查看】信息时,可以打印“装箱单”。
用户确认信息无误后,就可以在货代业务委托中委托堆场进行做柜:
如图进行委托
当我们在堆场管理中将货物进港后,即完成做柜操作后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,订单将提交进入下一业务环节。
2.5.1.3出口报关管理
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【出口报关管理】,系统会显示提交的要进行报关作业的作业单列表.在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息"、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”五个标签页。
如果本作业单没进行过做柜操作,系统将不显示“货柜信息”页面。
用户只可以编辑“报关信息"页面中的内容。
页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息.用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,就可以在货代业务委托中进行报关委托,如图所示:
当我们在报关系统中完成报关操作后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,作业单将提交进入下一业务环节。
2.5.1.4补单管理
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【补单管理】,系统会显示提交的要进行补单作业的作业单列表。
在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单的具体内容进行补充和修改。
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”五个标签页。
如果本作业单没进行过做柜操作和报关操作,系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息"页面.页面内容和上一模块相同。
这里不再显示。
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以补单作业列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作.当用户【查看】信息时,可以打印“提单"。
用户确认信息无误后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,作业单将提交进入下一业务环节.
2.5.1.5出口费用管理
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【出口费用管理】,系统会显示提交的要进行费用结算的作业单列表。
在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面.在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改.
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息"、“货柜信息"、“拖车信息"和“报关信息”五个标签页。
如果本作业单没进行过做柜操作和报关操作,系统将不显示“货柜信息"以及“报关信息”页面.用户只可以编辑“费用信息”页面中的内容。
页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息.用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,作业单业务将完成.用户可以在“出口作业查询"页面进行查询和打印等操作。
2.5.1.6出口作业查询
用户选择【货代作业管理】-》【出口作业管理】-》【出口作业查询】,系统会显示作业单查询页面,如下图,在此页面输入查询条件,点击【确定】,系统会显示查询结果,在查询结果上点击【明细】,系统会显示此作业单的详细信息页面.页面包括“货代作业单"、“费用信息"、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息"、“报关信息”以及“单据打印"几个个标签页。
如果本作业单没进行过做柜操作和报关操作,系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。
用户在“单据打印”可以进行订舱单打印,装箱单打印,提单打印几个操作。
页面如下:
查询界面:
明细信息-标签打印界面:
2.5.2进口作业管理
2.5.2.1换单管理
用户选择【货代作业管理】-》【进口口作业管理】-》【换单管理】,系统会显示销售部门提交的订单列表页面,在此页面选择一个订单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面.在此页面用户可以对订单进行具体内容的修改。
此页面包括“货代作业单"、“费用信息"、“提单信息"和“货物信息"四个标签页。
用户需要在这几个页面中补充作业细节信息,添加出口货品。
在“货代作业单”页面中需要注意“报关要求”和“拖车方式"字段只有选择委托,系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。
下面是货物信息页面标签页。
◆货物信息
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从提单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
当用户【查看】信息时,可以打印“提单”.用户确认信息无误后,并且用户所指定的船次至泊位到港(在船代系统中进行操作)后,货物进入堆场(在堆场系统中进行处理),然后在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,订单将提交进入下一业务环节。
如果在“货代作业单”页面中“拖车方式”和“报关要求”字段选择的都是“委托”,作业单将进入报关环节,如果选择的是“委托"和“自报",则作业单将进入提货环节;如果选择的是“自托”和“自报”,作业单将进入“进口费用结算”环节。
2.5.2.2进口报关管理
用户选择【货代作业管理】-》【进口作业管理】-》【进口报关管理】,系统会显示提交的要进行报关作业的作业单列表.在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。
页面包括“货代作业单"、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”和“报关信息”五个标签页.用户只可以编辑“报关信息"页面中的内容。
页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从作业单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,就可以在货代系统中的货代业务委托的模块下进行报关委托如图:
当我们在报关系统中报关完成后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,作业单将提交进入下一业务环节。
2.5.2.3提货管理
用户选择【货代作业管理】-》【进口作业管理】-》【提货管理】,系统会显示提交的要进行提货作业的作业单列表。
在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息"、“报关信息”和“拖车信息”六个标签页。
如果本作业单没进行过报关操作,系统将不显示“报关信息”页面.用户只可以编辑“拖车信息"页面中的内容.页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息.用户可以从提货单列表页面中再次选择本单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,在货代委托业务中进行堆场提货委托如图:
当货物出场后(在堆场系统中进行操作)在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,订单将提交进入下一业务环节。
2.5.2.4进口费用管理
用户选择【货代作业管理】-》【进口作业管理】-》【进口费用管理】,系统会显示提交的要进行费用结算的作业单列表。
在此页面选择一个作业单,然后点击【修改】按钮,此时系统会显示详细信息的编辑界面。
在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。
页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”六个标签页.如果本作业单没进行过报关操作和提货操作,系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。
用户只可以编辑“费用信息”页面中的内容。
页面如下:
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
用户确认信息无误后,在列表页面中选择本订单,点击【提交处理】,作业单业务将完成。
用户可以在“进口作业查询”页面进行查询和打印等操作。
2.5.2.5进口作业查询
用户选择【货代作业管理】-》【进口作业管理】-》【进口作业查询】,系统会显示作业单查询页面,如下图,在此页面输入查询条件,点击【确定】,系统会显示查询结果,在查询结果上点击【明细】,系统会显示此作业单的详细信息页面。
页面包括“货代作业单"、“费用信息"、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”、“报关信息"以及“单据打印"几个个标签页.如果本作业单没进行过报关操作和提货操作,系统将不显示“货柜信息"以及“报关信息"页面。
用户在“单据打印"可以进行提单打印操作。
页面如下:
查询界面:
明细信息-标签打印界面:
2.6系统管理
2.6.1基础管理
2.6.1.1集装箱货运站维护
用户选择【系统管理】-》【基础管理】-》【集装箱货运站维护】,系统会显示已定义的集装箱货运站列表页面,在此页面选择【新增】按钮,此时系统会显示集装箱货运站的编辑界面。
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息.用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
2.6.1.2客户工厂仓库维护
用户选择【系统管理】-》【基础管理】-》【客户工厂仓库维护】,系统会显示已定义的客户工厂仓库列表页面,在此页面选择【新增】按钮,此时系统会显示客户工厂仓库的编辑界面。
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息.用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
2.6.1.3拖车公司维护
用户选择【系统管理】-》【基础管理】-》【拖车公司维护】,系统会显示已定义的拖车公司列表页面,在此页面选择【新增】按钮,此时系统会显示合作伙伴的编辑界面。
用户编辑信息后,点击【提交】,保存信息。
用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。
3业务流程描述
3。
1出口业务流程
业务流程:
询价—-—报价—-—确认BOOKING---向船公司定舱—-—船公司放S/O--—拿S/O提柜---做柜--—还柜———报关———放行——-提供补料-——对单确认-—-开DEBITNOTE——-付款——-放单
(1)询价:
客户向货代公司销售人员询问价格航次等情况,销售人员根据经验解答相应问题,在系统中录入概要信息,信息主要包括:
公司名称/目的港/柜数目/柜型/品名/船次/价格。
提交给主管领导。
(2)领导核算成本效益报出价格,销售人员和客户协商后确认报价。
(3)向船公司定舱:
接到订单后后根据和客户谈好的情况向船公司安排舱位.
(3)船公司放S/O:
船公司确认有舱并放S/O(SHIPPINGORDER)给货代.S/O是提柜,装船的凭证。
(4)拿S/O提柜:
拿到S/O后根据S/O上面写的指示打单,并去指定地点提柜。
打单后才会产生柜号和封条号。
(封条其实就是个塑料和金属制成的锁头,是一次性的而非概念中的那种纸制贴上去的封条。
)有的船公司是不需要打单就可以根据S/O上面的显示直接去指定地点提柜。
此间会产生打单费,吊柜费,选重费等费用.
(5)做柜:
拖车拉了空柜去工厂装柜也叫做柜.
(6)还柜:
装完柜子,打上封条,拉回码头堆场,也可以叫还场.(空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费,船公司不同费用不同)。
(7)报关:
拖车过闸,开始报关了。
报关时间基本上一个工作日可以办完.如果碰到查柜,需要出查柜费.
(8)放行:
报关放行,等待安排装船。
(9)提供补料:
因为第一次的订单上面的内容只是大概,所以要确认最后提单上的详细内容,就要提供补料,补充订单信息内容。
(10)对单:
三方对单,确认货品无误。
货代和客人对,船公司和货代对.
(11)结算:
船公司和货代,货代和客户分别进行费用结算。
确认无误,按指定帐户付款,到帐后,给客户放提单,(如果是电放就电放,如果是到付,月结的情况按双方约定办理)。
3。
2进口业务流程
业务流程:
货主委托—报价-接受委托—索要单据-换单-报验—报关—提货—结算
(1)货主委托:
确认委托事项
(2)报价:
当货主预委托货代公司为其进口货办理代运业务后,根据货类、货量、货物流向、运输方式等核算出费用标准。
(3)接受委托:
双方确认费用等代理协议。
(4)索要单据:
业务谈妥后,向货主索要报关报验等所需全部单据,提单、发票、装箱单、合同、报关报验委托书,根据海关、商检对不同货物的监管要求,还需要货主提供如:
包装证明、许可证、原产地证、重量证明、品质证明、免税证明、机电证明、信用证付款凭单、进口代理协议等材料。
(5)换单:
到船公司或其代理处换取提货单。
(6)报验:
申请人按照法律、法规或规章的规定向检验检疫机构报请检验检疫工作的手续.
(7)报关:
进口货物的收货人或者他们的代理人在进口货物时,需要在海关规定的期限内,申请海关审查放行。
(8)提货:
海关放行后并交完港口箱站等所有费用,办完提货手续,接着就要安排发运工作。
(9)结算:
要按合同或传真确认的费用标准,及时与货主进行结算.
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