第四章 常用法定公文写作.docx
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第四章常用法定公文写作
第四章常用法定公文写作(重点)
第一节 通知、通告与通报
一、通知、通告、通报的定义及区别
(一)通知、通告、通报的定义
1、通知
通知是批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员时使用的一种公文。
在法定公文中,通知是使用范围最广、使用频率最高的一个文种。
有以下四类:
①指示性通知
上级机关向下级机关布置工作,作出相应的指示。
如《国务院关于进一步规范彩票管理的通知》
②转文性通知
就是把现有的公文转给下级机关了解与执行。
也就是前面讲到的批转、转发和印发通知
③事务性通知
用来传达、安排事务性工作的一类通知。
包括:
会议通知、机构变更通知、人事调整通知、更改名称通知、启用印章通知等。
④任免通知
上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项。
如《关于香港特别行政区政府曾俊华等3人职务任免的通知》
2、通告
通告是向社会各有关方面应当遵守或者周知的事项时使用的公文文种。
它属于法规性、政策性、知照性的公布性下行文。
在以下两种情况下使用通告:
一是公布政策法令,二是向社会公众公布应遵守事项的具体事务
因此,分为两类:
①政策法规性通告
在一定范围内,针对某一方面问题公布政策法规性或规范性意见,并提出相应要求,使行政机关、单位和个人广为周知并强制遵守。
比如《国务院关于打击盗掘和走私文物活动的通告》
②周知性通告
向一定范围内群众公布应遵守事项的具体事务。
公布的是一般性的具体事务。
如《XX铁路新客站工程指挥部通告》(因为施工,某地方需要绕道等等)
3、通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的下行公文文种。
①表扬性通报
上级机关表彰先进集体或个人,介绍先进事迹。
如:
《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》
②批评性通报
上级机关批评犯有错误的单位或个人,揭露问题,总结教训。
如《国务院办公厅关于福建省人民政府违反规定征收基础设施建设附加费的通报》
③传达性通报
上级机关为使下级单位及时了解信息、积极开展工作,而向其传达重要精神和情况的通报。
如:
《国务院办公厅关于水利专项资金审计情况的通报》
(二)通知、通告、通报的区别
“三通辨异”
1、告知范围不同
通报和通知属于发文机关内部公文,面对发文单位管理范围内,一般都有受文机关,有些可能需要保密;通告则面向发文单位外社会公众。
2、告知内容不同
通报可用来表彰先进,批评错误;而通知、通告不具备这一功能。
通报一般是传达重要情况;通知即可以是带有指导意义的事项,也可以是日常事务。
通知可以用来转发、批转公文,发布规章制度,任免、聘用干部;通报和通告则无此功能。
通知事项一般需要贯彻执行,具有一定的约束力;而通告事项只需遵守和知晓即可。
3、告知时机不同
通告和通知的是“事项”,一般在事前或事初告知,两者的区别在于告知的范围有大小;通报告知的是“情况”,只有在事后才能告知。
4、写法不同
通告和通知叙述、说明即可;通报则叙议结合,以叙为主,陈述先进事迹或错误事实,传达有关情况,并辅以简要的分析议论。
二、通知、通告、通报的结构模式
(一)通知的结构模式
1、标题
①发文机关+事由+通知如:
《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》
②事由+通知如《关于召开全市森林仿火工作会议的通知》
③仅写“通知”两字
2、主送机关
通知一般必须规范地标识出主送机关。
3、正文
①指示性通知(发文缘由、通知事项、通知结尾)例文,教材第153页。
转折语:
“现就……通知如下:
”
②转文性通知
A 简式写法
只写一段,先写:
转文的原因、依据或目的。
常见的表述如:
“某机关同意《xxxx》”、“《xxxxx》已经某机关同意(批准)”、“《xxxxx》很重要(对……具有……意义)”等。
然后写转文的一般性要求。
如“现转发给你们,请认真贯彻执行”,“现转发给你们,请结合实际情况参照执行”等。
参照155页例文。
B繁式写法
在简式写法的基础上,再加两层意思:
一是,强调被转公文所涉及工作的重要性。
二是,对贯彻执行该文件提出更为具体的要求。
见教材第155页例文。
③事务性通知
通知的背景、根据及目的。
通知的事项。
通知的结尾。
一般用“特此通知”。
④任免通知
包括:
任免依据和任免事项。
简明扼要说明即可。
(二)通告的结构模式
1、标题
①发文机关+事由+文种
如《公安部关于严厉打击违反爆炸物品枪支弹药管理违法犯罪活动的通告》
②事由+通告
《关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场的通告》
③发文机关+通告
《中华人民共和国公安部通告》、《宿迁市交通局通告》
④只写文种“通告”
2、发文字号
采用期号、刊号
在公报、公告、通告中运用得多
第三号 用汉字
3、正文
①发布通告的缘由。
写明目的、根据、背景等。
然后用“为……,特通告如下”或者“根据……,决定……,现将有关事宜通告如下”引出通告事项。
见教材例文130页。
②通告事项。
首先,要条理清楚;其次,内容明确具体;再次,措施务必全面周详。
4、结尾。
一、专用尾语。
另起一行,前空两格,以“特此通告”作结;二是说明式或要求式尾语。
如“本通告自发布之日起实施”
(三)通报的结构模式
1、标题
①发文机关+事由+通报 《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》
②事由+通报 《关于2000年全国公有住房租金改革情况的通报》
2、主送机关。
通报通常需要有主送机关。
如果通过媒体发布,则可以省略主送机关。
3、正文
①表扬性通报(表彰缘由、表彰决定、希望号召)见159页例文。
②批评性通报(主要错误事实、错误性质及严重危害、处理决定、普遍性要求)
③传达性通报(通报缘由、通报传达的情况、下一步工作的意见和要求)
课堂练习题:
《民政部关于调整设市标准的意见》,要发给各省、市、区人民政府执行
1、最后的惯用语是什么?
“以上意见如无不妥,请批转各省、市、区人民政府遵照执行。
”
2、民政部根据什么规定来行文的?
《国务院办公厅关于实施<国家行文机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》第四条“政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应报本级政府批转或由本级政府办公厅转发。
”
3、此文的收文单位如何办理?
国务院审批批转或由国务院办公厅转发(文中需说明:
经国务院同意)。
4、收文单位处理该文的标题是什么?
国务院办公厅关于转发民政部调整设市标准意见的通知
这实质上是抬升意志的体现,把民政部意见抬升为国务院意见,然后下发给各省、市、区人民政府。
三、通知、通告、通报写作的注意事项
(一)通知的注意事项
1、要切实掌握通知的用法
要认真了解通知的用途和分类
2、要确实掌握每类通知的写法
(二)通告的注意事项
1、制发主体必须是对社会各有关方面事务具有相关决定权或执行权的有关部门,尤其是各级人民政府的各职能部门。
比如,税务部门发布与税务相关的通告,公安部门发布收缴非法枪支的通告。
2、发布事项必须是对社会某一方面工作的决定与安排。
一篇公告只能公布一个事项。
范围明确,对象确定。
不能把几个方面写入一篇通告。
3、发布的目的和要求必须是明确
通告对于有关方面、有关人员的要求,或是知晓前提下的遵守执行,或是单一的知晓即可。
需要遵守执行《关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场的通告》,只需要知晓的《中国人民银行关于发行新版人民币的通告》
(三)通报的注意事项
1、以具体事实为基础
通报尤其注重材料的真实性和叙述的实事求是。
2、以典型事例为题材
需要抓典型事例,这种事例具有两个特征:
一是,普遍性或者倾向性。
反映普遍现象或者某种倾向。
二是,典型性和代表性。
生动形象给阅读者留下深刻印象。
3、以教育指导为目的
学习先进经验;吸取失败教训;了解工作全局的进展,注意容易出现的问题。
4、以及时有效为要求
典型事例必须出自当前工作,给人以现实感、新鲜感和触动感。
不能等到时过境迁,再报道。
第二节 请示与批复
一、请示的定义与特点
(一)定义
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。
注意:
一方面:
请示需要上级机关批复,所以一些属于自己权限范围内可以解决和处理的问题、情况,不应以请示的公文形式上报,以免增加不必要的办事环节。
另一方面:
对于一些重大工作和问题,或是工作中出现的新问题、新情况需要慎重处理时,一定要向上级机关和业务主管部门请示,不可以越权办理,以免犯错。
特别注意:
请示的对应文种是批复。
(二)请示格式上的特点
1、请示的眉首部分
天头大于平行文、下行文,约为80MM
如果有签发人,要注明签发人姓名
2、请示的主体部分
不采用文种式。
多为完整式或准齐式。
事由的动词不能重复,不能使用与“请”或“示”意思相关的词,比如申请、要求、希望等。
附注处要标联系人姓名和电话
选准唯一的主送机关
3、请示的版记部分
抄送机关:
允许有抄送机关,除主送机关以外,可以抄送上级,不抄送下级,一般情况也不抄送平级。
多数请示的版记,只有主题词、印发机关、印发时间。
请示一般印8份,3份留存,5份发送。
所以在请示中一般不写印发份数。
(三)请示遵循的原则和处理要求
1、一文一事、一事一中心
但批复可以剥离请示,也可以合并请示。
比如:
请示进口仪器设备
批复剥离:
从指标、经费等方面分类批复
比如:
一、二、三、四、五分厂同请示一个事情
若一、三、五同意,二、四反对
那么,可以合并同意,不能合并反对,即矛盾不公开原则
所以,要写三份批复
2、只写一个主送机关,不能越级
3、除负责人交办的事项外,不得以机关名义向上级机关的负责人报送请示、意见、报告。
防止出现横传(接力传),即在领导之间传阅,不经过办公厅。
注意:
政策性请示:
妥否,请批示
事项性请示:
妥否,请批准
妥否,请批复 都可用
(四)结构模式
1、标题:
不采用文种式。
多为完整式或准齐式。
事由的动词不能重复,不能使用与“请”或“示”意思相关的词,比如申请、要求、希望等。
2、正文
请示缘由:
这是请示的关键环节,直接关系到请示目的能否得以顺利实现。
要写明请示的原因、背景、依据等。
采用叙事和说理相结合的表达方式。
请示事项:
一要明确,到底请求什么。
二是具体。
如请求批驳资金,到底需要数额多少。
3、尾部
妥否,请批示。
妥否,请批准。
妥否,请批复。
二、请示、报告的区别
(一)行文目的不同
请示要求上级给以答复,报告则主要下情上呈,不要求批复。
(二)行文时间不同
请示必须在事前行文,待上级批准之后,才能按上级的要求进行工作或处理问题,不可“先斩后奏”。
报告则可以根据实际情况随时行文。
事前、事中、事后都可。
(三)行文内容不同
请示主要写带有迫切性的,需上级机关指示、批准的事项。
报告主要着眼于汇报工作、反映情况、答复询问。
三、批复写作的特点及注意事项
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文
(一)特点
1、专一性
专门针对请示。
属于被动行文,现有请示,才有批复。
2、指示性
要对请示中的具体问题进行答复,而且往往要求下级机关将执行情况上报,以便检查了解。
因此,从行文效能上看,具有指示性。
3、政策性
批复的本身往往体现了上级机关的政策精神。
(二)结构
1、标题
①单介词结构 XXX关于(同意)XXXX的批复 《国务院关于组建中国南方电网有限责任公司有关问题的批复》
双介词结构XXX关于(同意)XXX给XXXX的批复《国务院关于同意成立长江委员会给湖北省人民政府的批复》一般跨地区采用这种结构
②事由部分
关于(同意)+词组(动宾词组或主谓词组)
比如:
关于同意设立江苏省泰州市的批复 (动宾)
关于同意江苏省设立泰州市的批复 (主谓)
一般用动宾词组
③标题中不再引用“请示”的标题。
《关于同意XXXXX请示的批复》错误
④正文中如果明确“同意”,则在标题中加“同意”
正文中如果不明确,则标题中不加同意。
(原则同意。
有同意的地方,也有不同意的地方)
⑤标题中的事由必须涵盖所有正文信息
《XXX关于成立文学研究所等问题的批复》
2、发文字号
①X字[XXXX]X号
可以将文种嵌入:
苏政办复[2008]3号
②X函[XXXX]X号
用“函”的情况:
河流治理、省界区划、城市定位(政治文化中心)等
3、主送机关
应为请示单位
但批复可以剥离请示,也可以合并请示。
(前面讲过)
比如:
请示进口仪器设备
批复剥离:
从指标、经费等方面分类批复
比如:
一、二、三、四、五分厂同请示一个事情
若一、三、五同意,二、四反对
那么,可以合并同意,不能合并反对,即矛盾不公开原则
所以,要写三份批复
4、正文
①引语:
即批复开始的第一段或第一句话,是批复的根据。
通常要写清楚两方面:
一是,下级机关请示的问题或发文字号,“收到……”(开头用收到)“……收悉”(结尾用收悉)。
注意不用“……已收悉”。
二是,简要引出应有的答复性文字。
“现将有关事项,批复如下”,“经研究,同意……”、“经研究,答复如下”
注意:
A对对方称谓不用贵校、贵局,公文中一般不用“贵”(太委婉)
直接用你局、你厅、你办、你县、你单位
B引据要先引标题,后引发文字号(决议、决定无发文字号)
如教材第149页。
②主体
可以简要说明同意或不同意
也可以说明同意或不同意之后,阐述不同意的理由或者指出保证批复事项完成的措施,或如何防止某些问题的出现。
见教材例文149页。
注意:
可以用原则同意,不能用基本同意。
请示有字数要求
批复无字数要求
1、结尾
“此复”
“特此批复”
“特此函复”
也可以什么都不写
附注:
报告的定义和特点
(一)定义
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一种公文。
根据报告的作用,报告可以分为:
汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告
(二)特点
1、内容的综合性
报告是法定公文中综合性最强的,报告的内容可以是一文一事,也可以一文数事。
涉及面广,一般篇幅也比较长。
比如:
政府工作报告
2、时间的不确定性
报告不受时间限制,事前可以报告计划和设想;事中可以报告进展情况;事后可以报告已完结的事项。
行文可根据实际情况随时进行。
3、行文的单向性
报告是上行文,一般不需要上级机关答复,属于单向行文。
4、写法的陈述性
报告一般叙述清楚即可,不需要做理论阐述或者议论。
5、沟通性
报告对下级机关来说,是“下情上传“的主要手段,以取得领导的理解、支持和指导。
对于上级来说,可以及时了解下级情况,作出准确的决策。
(三)结构模式
1、标题
通常用完整式
也可以用事由+报告 如《关于开展强化免疫活动、消灭脊髓灰质炎的报告》
建议使用完整式
2、正文
报告引据:
用简要话语交代全文的主要内容或基本情况。
也可以陈述有关的背景和缘由。
然后用过渡语“现将有关情况报告如下”、“为此,特做如下报告”开启下文。
报告事项:
可以具体分析问题产生的原因,提出解决的措施等。
具体来说,报告主体的常用写法有:
总结式写法(四段式):
① 情况
② 做法(实)、体会(虚)
③ 不足(虚)
④ 努力的方向、打算、建议
认识式写法:
以认识、观点、规律来安排结构
认识:
1、2、3、4
指导式写法:
建议:
1、2、3、4
3、结尾:
“以上报告如无不妥,请指示”,“特此报告”等。
(四)其他注意点
1、不能用文学的笔法来叙述事实
如心理描写、人物描写等
2、要用第三人称的叙述视角
3、报告中的事实经常切割使用
比如:
仿腐倡廉
要严查:
举事实的一个角度
要严防:
举事实的另一个角度
4、点与面的恰到好处
不铺排例子,只举一个例子即可,不要用“再如……”、“又如……”铺排。
第三节 函与纪要
一、函的适用范围
函是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的文种。
函是平行文,有来函和复函两种。
(一)用于不相隶属机关
1、同一行政区域内的不相隶属关系
比如:
省政府下属各地级市之间,省政府下属各委办局之间。
宿迁学院下属各系之间。
2、不同行政区域内的不相隶属关系
①不同行政区域间级别相同,如安徽省政府和江苏省政府
②不同行政区域间级别不同,如安徽省政府和江苏省教育厅
总而言之,只要是双方或多方在行政或组织上没有领导与被领导的关系,业务上没有指导与被指导的关系,不管级别大小,都是不相隶属关系。
注意:
业务上的指导与被指导关系,是指整体业务,而非个别业务。
比如,宿迁学院要砍一棵古数名木,要向宿迁市园林局请示,但文种用“函”。
因为这只是个别业务的指导关系,是临时的,而非整体业务。
(二)有时也用于有隶属关系的上下级机关之间
1、上级机关向下级机关询问有关情况
上级机关对下级机关用“函”
下级机关回复上级机关用“报告”
“函来报告往”
2、上级机关向下级机关催办有关事宜
“函”—“报告”
比如:
要求下级呈报相关报表和材料
如果是无隶属关系的上下级之间
上级用:
“函”
下级答复询问也用“函”
“函来函往”
二、函的写作要领
(一)结构
1、标题
《国务院关于XXXXXXX的函》
①如果是复函,最好在标题中写明“复”字
②函的标题可加入,如商洽、协调、请求批准等词。
如:
关于请求……的函
2、发文字号
含有文种“函”
国办函[2008]3号
3、主送机关
多数情况下,只有一个主送机关,因为函往往是两个单位之间的商洽,但有时也有多个。
4、正文
①缘由
比如商洽函,写明为什么要提出商洽。
询问函,写明为什么要询问。
答复函,写明对方来函收悉,并简要复述对方所询问题或所提要求。
②事项
比如,商洽函,写明商洽事项等
③希望、请求等
5、惯用语
商洽函:
请予接洽
问答函:
请函复、盼复
请批函:
我单位原则同意,现予上报,请审批。
还有:
特此函商、特此函询、特此函告、特此函复
(二)注意点
1、用语贯通
如果正文中:
函复如下
那么最后要用:
特此函复
2、一文一事
3、文字
口气、姿态方面要强调平等沟通,即使是请求审批的函,也要在措辞上体现平等。
不可用口语,更不可用献媚的口吻。
4、公函中不用此致、敬礼
三、纪要的写作特点及注意事项
纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种公文。
在行文关系上,可以采用转发、印发或直接发出的形式,发给下级贯彻执行;也可以报送上级,向上级作出反映,还可以发给平级机关,类似公函,使对方知晓、沟通情况。
(一)写作模式
1、标题
①机关名称+会议名称+文种如《宿迁市人民政府现场办公会议纪要》
②会议名称+文种 《全国农村工作会议纪要》
③正、副标题 《以十六大精神为指导,开创冬季工作新局面——XX地区县、市长办公会议纪要》
2、正文
采用总分式
①总述:
全文的前沿、导语,即会议概况。
交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、结果以及对会议的总体评价。
然后用“现纪要如下”开启下文。
②分述:
写会议讨论的情况和结果。
一些简单的、小型的会议纪要,可以不写讨论情况,直接写出决议事项。
大型的会议纪要,一般均不应省去会议讨论情况。
A分类式。
按内容加以归类。
每一类都有一个小中心,以数字或小标题标明。
较大的会议均采用这种形式。
如《全国农村工作会议纪要》“关于农业产生责任制”、“关于改善农村商品流通”、“关于农业科学技术”等等。
例文也是如此,教材117页。
B发言记录式。
按会议上的发言顺序,将每个发言人的主要意见归纳整理出来。
一些讨论会、座谈会的纪要,常采用这种写法。
如《XX学院思想政治教育座谈会议纪要》“一、XX副院长传达了胡锦涛同志关于思想政治工作的讲话,分析了当前的思想状况。
二,XX同志说:
党的十一届三中全会以后……。
三……”
C综合式。
将前两种形式综合在一起。
3、结尾
一是,提出希望、号召,希望或号召有关单位和人员为实现会议的目标和任务而努力奋斗。
二是,交待会议的有关事项,如,对什么文件进行修改等。
也可以不用结尾,自然结束。
(二)注意事项
1、明确会议宗旨,突出中心
必须抓住会议集中解决的几个主要问题,形成纪要的中心,切不可面面俱到。
(一次会议,在讨论过程中会产生几种不同意见,不能把这些意见都写入会议纪要。
要集中反映符合会议要求的多数人的意见,在此基础上,吸收少数人的正确意见。
对反映会议中心议题的正确意见,可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法。
2、讲究用语,注意条理
要考虑到行文方向,向上行文“会议讨论了”“会议考虑”等,向下行文“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
3、忠实于会议精神,做好记录
要依据会议的实际内容做记录,不要随心所欲地增减或更改内容,也不要添枝加叶。
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