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标准编写的基本知识
标准编写的基本知识
一、基本要求
标准的编写应符合下列要求:
1)应符合国家的有关法律、法规、方针和政策;
2)管理方法先进、合理;
3)切实可行,适用性强;
4)本部门之间或与其它部门之间的规定要相互协调、统一,不能发生矛盾;
5)格式和表术规范化,内容的叙述正确无误,逻辑严谨,准确简明,不能模棱两可,使人产生误解。
二、标题
标题(管理标准的名称)是对管理标准内容的最精练的概括,它的命名要简练、确切、规范。
位于标题栏的下方中间,用2号字,加粗。
(其它用宋体,四号字;正文表格中的字可用宋体,五号字)
三、目的与范围
目的:
简要说明制定本管理标准的目的;
范围:
如需要限定管理标准的使用范围,可用以下典型用语:
“本标准适用于,,,也适用于,,。
”
“本标准不适用于,,”。
四、引用标准
为了避免重复、繁锁,大大减少编写的工作量和标准的篇幅,同时避免因重复带来的损失,保证标准之间的协调一致,可在标准中提及某项标
准的编号和名称,而不再提及其具体内容,这种方法叫做引用标准。
编写“引用标准”时,应掌握以下原则:
1)在编写标准时只作为参考资料的,不作为引用标准;
2)在编写标准的过程中已经将某标准的具体内容写到标准中去,则不再把该标准列到“引用标准”中去;
3)企业标准不但可以引用国家标准、行业标准、本地方标准、本企业标准以及有关法规、规范、规程,还可以直接引用国际标准、国外先进标准和国外先进企业标准,但应注意译文的正确性和权威性;
4)不能引用标准草案和内部发行的标准;
5)所引用标准必须是现行有效的标准;
6)所引用标准的编号、名称必须与被引用标准完全一致,不能简化、省略,标准名称不带书名号;
7)引用标准按先国内后国外、先上级后下级、先小号后大号的顺序排列。
例1
2.引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文在本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T230-1991金属洛氏硬度试验方法
GB/T699—1988优质碳素结构钢技术条件
五、职责与权限
简要说明与本管理标准有关人员的职责和权限。
六、管理的内容与方法
在本部分编写管理标准的具体内容。
七、释义
对一些专有名词或技术用语作出解释。
八、附则
对本标准的相关内容作出解释。
九、标准的编写格式
A)标准层次的划分
1)部分(英文:
Part;示例:
***.1)
部分就是系列标准中的分标准。
因其应用较少,在此不做介绍。
2)章(英文:
Clause;示例:
3)
章是标准的基本划分单元,是标准的第一层次,章的编号用阿拉伯数字从1开始顺序编写。
章均应有标题,标题与编号之间空一个字的间隔,并独占一行。
例2
1.目的与范围
2.引用标准
3.职责与权限
3)条(英文:
Subclause;示例:
3.1)
章以下有编号的层次都叫做“条”。
章可以细分为第一层次的条;第一层次的条可以细分为第二层次的条;第二层次的条可细分为第三层次的条,依次类推。
条的编号也用阿拉伯数字表示(见例3)。
每一个第一层次的条最好给出标题。
标题的位置与章相同。
其它层次的条是否给出标题,可根据具体情况确定。
但应注意,同一层次的条,有无标题应该一致。
例如,4.1有标题,那么4.2、4.3都应有标题;但不应因4.1有标题而要求5.1、5.2也必须有标题。
如果条不设标题,则在其编号后空一个字的间隔,直接书写内容。
例3
4.管理的内容与方法
4.1审核时间及次数
4.1.1常规的内部质量审核每半年进行一次(间隔不超过7个月)。
4.1.2在下列情况下,增加内部质量审核次数:
a)发生重大质量事故时;
b)顾客有重大投诉时;
c)第二、第三方审核前。
4.2内部质量审核准备
4.2.1管理者代表指定内部质量审核组长和内部质量审核员;
4.2.2质量部编制《年度内部审核计划》;
4.2.3内部质量审核人员要具有以下条件:
4)段(英文:
Pragraph;示例:
无编号)
段是章或条中不编号的层次。
就是平时所说的自然段。
5)附录(英文:
Annex;示例:
A)
附录是标准层次的一种表现形式,它分为“标准的附录”和“提示的附录”两种不同的形式。
因此次管理标准的编写中应用较少,故不做详细介绍。
6)篇(英文:
Piece;示例:
第一篇35KV电压等级)
篇是标准的特殊层次,适用于内容较多、篇幅较长的标准的编写。
篇用中文数字编号,例如,第一篇、第二篇,,。
篇是否设标题可根据具体情况而定,但有无标题各篇应一致。
篇的编号和标题之间空一字间隔,在版面上居中编排。
例4
4.管理的内容与方法
第一篇10KV电压等级
4.1性能参数
4.2技术要求
第二篇60KV电压等级
4.3性能参数
4.4技术要求
7)列项说明
列项说明是一种叙述方法。
有时,出于表达上的需要,对章或条的内容分行并列予以说明,这种方法叫列项说明。
在标准编写中,列项说明用破折号或英语小写字母加半圆括号引出,
如a)、b)、c)。
如果需进一步细化某项,还可用1)、2)、3)等(见例5)
列项说明可用一个完整的句子开头,后加一冒号(见例6);或用一个
句子的前半部分开头,没有冒号,而由列项说明的各项使句子完整(见例7)
-5-
a)
1)
2)
3)
b)
c)
例6
4.2在下列情况下,增加内部质量审核的次数:
a)发生重大质量事故时;
b)顾客有重大投诉时;
c)第二、第三方审核前。
例7
仪器中的振动可能产生于
――转动部件的不平衡;
仪器座的轻微变形;
――滚动轴承。
B)图和表的使用
1)图的使用
因图的使用在此次标准编写中应用较少,故不做详细介绍。
2)表的使用
表要有标题(表的编号和名称)、表头、表身和表注组成。
表一般排在有关条文的附近,并与条文的内容相互应。
若表较多,可集中排在条文之后。
除标准的附录中的表外,同一标准正文中的所有表,应当用阿拉伯数字从
1开始连续编号,只有一个表也应编为“表1”。
附录中的表应单独编号。
表的编号应位于表的上方居中编排。
表是否设名称,应根据具体情况而定。
但同一标准正文中的表,有无名称应当一致。
表的名称位于表的编号之后,中间空一个字的间隔。
如果表的内容较多,需转到下页时,应在表的上方居中重复该表的编号,
表示方法为“表1(续)”,最后一个续表的表示方法为“表1(完)”。
续表中也必须有表头。
表头的设计应简洁明了。
表头中各栏目使用的单位应符合《量和单位》国
家标准的规定,并标注在该栏目名称的下方;若表中各栏目的单位都相同,应将其单位符移到表框外,放在表的右上角。
表中的数值应整齐划一、准确无误。
数值在表中的编排应符合以下要求:
a)位置居中;
b)有效位数应一致;
c)小数点前后超过4位数(不含4位)时,每3位数空半格;
d)数值间有“〜”、“/”符号时,应以这些符号为准对齐;
e)表中相邻栏的数值相同时,一律写上数值,不得用“同上”、“同左”等字样;
f)表中如果没有数值或其它内容可填,应一律用“一”表示,表中不能出现空格;
g)表注(因不常用,故不做说明)。
C)公式的表达(略)
D)数值的表达
a)标准中的数值一般用阿拉伯数字书写,一律用正体印刷,当数值后带有
计量单位符号或其它符号时,必须用阿拉伯数字书写。
例如,“0.5mm”不能写作“零点五毫米”;“20%”不能写作“百分之二十”。
b)标准中若出现10以内的正整数,而其后不带计量单位符号或其它符号,
可用中文数词一、二、三等书写。
若等于或大于10,必须用阿拉伯数字书写。
例8
从15根钢管中抽,每根长5m
c)有效位数的区分方法(略)
d)标准中的数值要尽量用小数表示,避免用分数,纯小数的小数点前面定位用的“0”不能省略。
如果一定要用分数,分数线一般用“/”表示,避免用一表示。
e)标准中偏差范围和量值范围的表达应注意以下几点:
1)偏差范围
例9
温度写作20C士2C或(20士2)C,而不能写作20±2C;
尺寸写作50mr±0.5口“或(50士0.5)mm而不能写作50士0.5mm
2)量值范围
例10
角度写作45°〜50°或(45〜50)°,而不能写作45〜50°;
百分数写作5%〜10%或(5〜10)%,而不能写作5〜10%。
E)量和单位符的使用(略)
F)附录和注(略)
G)技术用语的表述
1)使用技术用语的要求
使用技术用语时应符合以下要求:
――用词应正确,不能模棱两可,不要使用笼统的、无法衡量的词语,例如:
“基本上、可能的、良好的,,”;
――语句要精练,凡能省略的应尽量省略;
――术语应统一,应与有关的术语标准协调一致,以免产生不同的理解;
表述极限值的用语应符合有关规定。
例如,在产品标准中规定质量指标时,可使用“大于”、“多于”、“高于”或“不大于”、“不多于”、“不高于”;
“少于”、“小于”或“不少于”、“不小于”等;
2)极限值用语的正确使用
在规定技术指标的偏差范围时,正确的表示方法为:
(80±0.1)mm,而不应为“80mm的偏差不大于士0.1mm”;
――对于要求达到的质量指标,应使用正面的、肯定的语句,而不使用否定的语句;
例11
“材料的力学性能应不低于表1的规定”,而不应写成“材料的力学性能不应低于表1的规定”。
――对于限定的质量指标或质量缺陷,应使用否定的语句,而不使用正面的、肯定的语句;
例12
“通风机的噪声不应大于85dB(A)”,而不应写成“通风机的噪声应不大于85dB(A)”。
H)标点符号和简化汉字的使用
1)标点符号的使用
标准中标点符号的使用应符合GB/T15834—1995《标点符号用法》的规定。
特别注意的是,列项说明的各项,除最后一项用句号终结外,前几项的未尾应使用分号。
(见例6,例7)
2)简化汉字的使用
标准中应使用简化汉字。
I)标准内容中引用标准的表述方法
关于引用标准,在第四部分已经作了介绍,这里仅介绍在标准正文中如何表述引用标准问题。
1)在标准正文中引用其它标准而不提及其章、条号时,由于在“引用标准”一章中,已经出现被引用标准的年代号,所以在标准正文中只引用其标准代号和顺序号,而不再写出其年代号。
例如:
“按GB/****规定执行”。
2)在标准正文中引用其它标准且提及其章、条号或其它要素时,在标准正文中不但引用其标准代号和顺序号,而且写出其年代号。
例如:
“应符合GB/****—1996中3.1.1规定”。
3)在标准正文中提及本标准自身的有关章、条、附录或图表时,可用以下形式表示:
――“按第三章”;
――“按3.1”;
――“按421的规定”;
――“见附录A;
――“图3中所示”等等。
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