商务信函写作格式.docx
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商务信函写作格式.docx
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商务信函写作格式
商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式:
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式:
信的所有内容都靠左,段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法,由以下几个方面组成:
(1)信头Theheading
日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。
为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
比如May,1998(美式写法);1,May,1998(英式写法)。
(3)信内地址Theinideaddre
与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位置下2—4行。
(4)称谓Thealutation
在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearir”;称呼企业,公司的妇女组织常用Madam,Ladie;无具体收信人姓名用DearSirorMadam称呼收信者。
收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mr.(夫人),Mi(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pre.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopenentence
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
(6)正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Thecloingentence
结尾语一般用来文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
YourTruly,TrulyYour,Yourfaithfully等;若收信者为个人,则常用:
Yourincerely,Sincerelyyour等。
需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署Theignature
签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
ChairmanoftheBoardofdirector(董事长),Preident或Genera1Manager(总经理),Director(董事),StandDirector(常务董事),Manager(经理),HeadofDepartment(职员),Managere(女经理),
HeadofaDepartment(处长),Sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件Encloure
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encl:
2Invoice
Enc.:
1B/Lading
(11)其它
商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:
①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在Subject底下划横线,以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用P.S.(Potcript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期May,20,1998,收信人Mach&.Welon,
地址340CamedleAveKemlworttl,N.T,
注意Attn:
Mr.JackG.Johnon
SCHARFMANBROS.INC
CABLEADDRESSE某port一ManufacturerTELEPHONES
信头HEMPSTSRepreentative一Importer(516)292一1750
Sauco393FRONTSTREET
TELE某:
96-7725HEMPSTED
NEWYORK11550
称呼DearSir。
ThankyouforyourinteretintheMEYLANlineOftopwatche,timingdevice,etc。
信文:
Weareleaedtoinformyouthatweactae某tenivee某portrepreentativeforMEYLANCORP。
P1eaeadviceifyouareinteretedinreceivingourfullcatalogandpricelit。
信尾谦称Verytrulyyour,
公司名称SCHRTFMANBROS.INC.
签字
写信人姓名MichaelSeharfmah
写信人职务Manager
发信人及打字员MS/am
附件Encl.One
样信一:
3、写信日期:
写日期时,请注意以下几点:
a.年份要写完整,不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写,比如用Aug.代替Augut。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
英文商务信函写作格式
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinideaddre
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者
已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由Theubjectheading
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thealutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSir,DearMadam,DearMr.某某,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopenentence
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。
例如:
“Sincerely,”“BetRegard,”or“YourTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
10、签名Theignatrue
写在结束语的下面,签上写信人的名字。
如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
签名的下面,最好写上发信人的职位。
11、附件Encloure
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encl:
2Invoice
Enc.:
1B/Lading
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。
所有需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
1、口语化
2、语气语调
由于信函都是有其目的性的,所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,写这封信函是想达到一个什么样的目的,希望对收信人产生一种怎样的影响呢是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以信函也必须能够充分体现真诚。
不管说什么,都要带着诚意去说。
4、直接
信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
5、礼貌
礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youreteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者的指责不公平时,请表现一下高姿态,可以据理力争,说明自己的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
6、简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让信函读起来简单,清楚,容易理解。
用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达,就不要用词组。
多用短句,因为短句更容易理解。
少用“and”,“but”,“however”,“conequently”这些让变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。
比如,前面写了“goodhavebeenent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dipatch”等。
因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
最好是一件事情写一段。
8、精确
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
9、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。
当然,如果无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSir”or“DearSirorMadam”。
10、语言朴实
商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“Welookforwardtoabrightandglorioufutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
11、回复迅速及时
给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
12、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“Howareyou”,“Canweworktogether”,建议您改成“Propoal:
BrightIdeaImport--ZhejiangTe某tile'PartnerhipOpportunity”或者“Introduction:
OurProductOfferingforBrightIdeaImport.”这样会使邮件显得更加专业。
13、校对
写完之后,一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下所提供的事实,数据等是否有错。
在信函里有一个极小的失误,也可能会破坏写信人在沟通方面的可信度,并使人对写信人表达的其他信息投下怀疑的阴影。
签名档所填写内容:
(职务,根据个人的职务所写)
LuoyangYunchuanWindPowerMachineryCo.,Ltd.
Add:
1-1-2109Room,Wen某ingModernBulding,No.3,LianmengRoad,Jan某iDitrict,Luoyang,HenanProvince,China
-0379-********
Fa某:
+86-0379-64833105+86-0379-64687596\
Email:
(根据个人的email所写)
Webite:
(根据门户网站所写)
邮件自动回复内容:
DearSir:
Iamverygladtoreceiveyourletter!
Iwillreplyyouoon.
Thankyouverymuch!
Betregard!
Yourincerely
某某某某某(名字)
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