门店支出管理.docx

门店支出管理.docx

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门店支出管理

门店费用管理

1、资金管理制度

1、现金管理

门店现金设收支两条线的原则。

销售收入存入银行，现金按公司规定及时足额送存银行，保证现金安全。

小额费用支出使用备用金，大额支出申报Iris审批拨款，不得坐支货款。

库存现金定额核定为1000元。

2、银行存款管理（回款）

对于销售回款各店店长要及时汇入公司账户，每日日结后，货款多余1万元需当天将足额货款存入银行；货款少于1万元，可2天一次将足额货款存入银行，并保留银行回单，与费用支出单据一并提交。

2、备用金使用范围

备用金使用范围：

洁而亮、充巴士卡、公证手续费、快递单、门店配货调货物流费（小额）、螺丝灯管等以及其他急用材料费用。

3、费用支出项目汇总

店铺费用支出包含人员工资、奖金、办公费、运输费、水电费、银行刷卡手续费、电话费、租金、固定资产、低值易耗品购置、店面维修费等。

其中，店铺有权自行购买上述备用金使用范围内的支出项目，办公用品、日常用品以及店铺维修材料一般情况下需定时向公司申报，由公司统一购买并发放到各店铺中，店铺急用除外；店铺无权采购任何固定资产，若需采购需填写采购申请表上报审批后由公司购买发放。

（一）在店支出项目报销

在店支出项目：

备用金使用范围，通过备用金支付。

店铺日常报销项目：

支出项目

所属科目

灯管灯架

店铺维修材料

洁而亮

GeneralExpenses

充巴士卡

Trafficfee

公证手续费

OfficeExpenses

快递单

（送货给客户）thegoodsdeliveryfee

（采购货物）商品采购成本

（物资传递）Freight&Courier

送货车费

thegoodsdeliveryfee

车垃圾去扔（商品样本等）

Cleaning

店铺临时紧急采购报销项目（2天内要使用，其他情况为公司统一采购）：

支出项目

所属科目

办公用品：

A4纸等

OfficeExpenses

螺丝等五金材料

（店铺维修用）店铺维修材料

（安装商品用）costofsales

洗洁精、洁厕灵、纸巾等日用品

GeneralExpenses

电芯

（销售用）costofsales

1.领（付）款凭证（预支）

（1）使用情况：

用于预付账款，发票等单据未能及时到达的情况（先付款再到票）。

领（付）款凭证

年月日

店铺：

领款人

领款金额（大写）$

用途

领款人（签名）核准人（签章）

（2）填写说明：

①日期：

即具体申请日

②店铺：

向哪个店铺领款就写哪个店铺名称

③领款人：

谁领就写谁

④核准人：

该店铺店长

⑤领款金额（大写）：

（壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万）

⑥用途：

注明具体用处及用途

（3）填写要求：

①金额大小写统一；

②准确填写日期

③领款人本人签字

④核准人本人签字

⑤上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：

收到票据后，填写《报销单》，将《领（付）款凭证》标注“已报销”后与票据附在填写完整的《报销单》下面，完成该笔款项报销；报销人为该笔款项预领时的经办人；

2.报销单

（1）使用情况：

①款项之前已经预领，之后收到票据，须填写《报销单》附在票据上面（店铺预支）。

②用于店铺零星的费用报销（个人预先垫付）。

报销单

报销门店：

报销人：

年月日

发生日期

摘要内容

单据张数

金额

备注

月

日

合计（大写）

小写：

审核人

大额审核人

领款人

复核人

（2）填单说明：

以“陈叔报销一笔金额为100元的送货车费”为例

①日期：

以具体填单日为准

②发生日期：

以票据上的付款日期为准

③报销内容：

订单号XX送货车费（注明具体用处及用途）

④金额：

MOP$100.00

（3）填写要求:

①以报销人提供的原始凭证为依据；金额大小写统一，详细写明费用用途，报销金额不得大于原始凭证的金额；

②报销人签在“报销人签章处”，本人报销；

③门店的报销由店长审核，店长签名签在审核人处；超过500元的金额需要IRIS审批补充签名，否则不予报销；

④财务审核人签在“复核”处；

⑤上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：

（4）原始凭证的要求：

①凭证必须具备的基本内容齐全：

日期、支出摘要、金额；

②摘要和数字及其他项目填写正确，数量、单价、金额、合计填写正确，大小写金额相符；

③发生的经济业务与公司业务有关，标注用处；

④所有实物形态的采购需附采购清单，超市（商场）购物需附购物清单。

若有不符合实际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办人，要求予以补办或更正。

（5）单据装订要求：

①附件内容为支出的原始凭证；

②分类报销，一个类型的报销填写一张报销单，不同类型的报销分开填写

③正规票据与非正规票据分开填写报销单，粘贴时要分门别类

④粘贴时呈鱼鳞状粘贴，粘贴范围不要超过费用报销单范围，粘贴在报销单背面，从左至右粘贴。

尽量厚薄均匀，附件单据过多可分几份粘贴。

示例如下：

（6）凭证提交财务部复核归档周期为2周一次。

（7）

3.支出证明单

（1）

支出证明单

年月日

店铺：

经办人：

支出金额（大写）：

$

用途：

经办人：

证明人：

核准人：

使用情况：

一般只用于无单据或凭证的费用支出、特殊性支出。

（2）填写说明：

①经办本人签名；

②无单据或凭证的费用支出说明原因；

③需要证明人签名；

④特殊性支出可不详细说明，但必须财务总监或总经理核准；

⑤大小写金额统一。

4.申购单

如办公用品、日常用品及店铺维修材料，一般申报统一采购，由各店铺店长填写申购单，上报给公司统一采购。

固定资产的购置必须由公司采购发放，店铺无权自行采购。

申购单

申请门店

申请日期

要求到货日期

物品名称

规格型号

单位

数量

用途

申请人

核准人

经办人

验收签名

（1）店铺申购分为定期申购和不定期申购。

①定期采购：

店长定期盘点店铺物资，根据物资现状预估使用情况，统一每月15日上报申报单，由公司统一根据各店需求采购并发放。

②不定期采购：

临时发生的采购需求，非十分紧急或金额大于500元，需要向公司申请统一采购的，根据实际需求向公司提交申购单。

时间紧急可拍照提交，签名后补。

紧急且零星的费用则可由店铺自行采购，填写《报销单》与票据一并提交，如A4打印纸，店铺急用的维修材料等。

（2）填写要求：

①要求到货时间：

为该门店希望此申购物资能在要求的到货日期前到达，财务部能掌握该物资的采购紧急程度；

②物品名称、规格型号、单位、数量：

必须将物品的名称、规格型号单位及数量等基本采购信息填写清楚，以免造成采购错误；

③用途：

将采购该物资用途用处填写清楚，何种用途，以及店铺自用或是销售均填写清楚；

④申请人：

为各店店长；

⑤核准人：

财务总监

⑥经办人：

财务部同事或其他采购人员

⑦验收签名：

店长验收物资时必须做验收签名，完成整个申购流程。

以上签名均在签名后附上签名日期。

5.费用登记入账

店铺支付的支出费用由店长登记入账。

每日下班前完成当天的现金日记账，并将支出项目录进XERO系统，操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。

低于500元的小额费用由财务部员工审核，高于500元的费用由财务总监审核。

财务部员工于2个工作日内对店铺报销项目进行审核。

（2）在店非现金支出项目登记

在店非现金支出项目有：

水电费，店铺电话费，社保费，银行刷卡手续费等。

这些支出项目由公司支付，票据由店长整理收集登记。

其中银行刷卡手续费是银行自动扣除，因此只需要登记并录入系统即可。

水电费单及店铺电话费等费用，是先收到缴费通知单再由公司统一缴费，支付过程不需要经过店铺。

此类型费用的处理方式是店铺收到缴费通知书后，店长填写《用款申请表》，向公司提交申请表，由公司统一交费后，公司将缴费单据交回店铺后，店长将其与缴费通知书一起装订，并将此费用录入XERO，由财务部审核。

用款申请表

用款门店：

年月日

序号

通知日期

用款内容

金额

截止日期

备注

月

日

月

日

1

水费

2

电费

3

电话费

4

5

合计

（大写）万仟佰元角分

小写：

$

申请人

核准人

经办人

复核人

（3）非在店支出项目

1.非在店支出项目：

即由总部办公室统一采购发放的物资及月循环支出项目。

支出项目

所属科目

洗洁精

GeneralExpenses

洁厕灵

垃圾袋

清洁剂

纸巾

透明胶

维修计算机

OfficeExpenses

A4纸

快劳夹

笔

文件袋

墨盒

电芯

去办事的车费

Trafficfee

取锁口片车费

采购

锁口片加工

电箱及开关

①（店铺用）维修材料

②（销售安装用）costofsales

螺旋形23W节能灯泡6个

磨机夹板

水管钳

2寸固定轮

热熔胶枪

LED射灯

热溶胶棒条

五金

LED路灯

不锈钢镜钉

投光灯

螺丝

拉柳钉

防盗门扣

螺丝钉帽

镜灯

手扫漆

玻璃门锁

16合金法兰

批咀、钻咀

销售员工资

员工工资

安装人员工资

维修工资

（物资传递）快递费

F&C

调货各项运输杂费

XERO系统费（月循环）

Consulting&Accounting

2月份租金（月循环）

rent

高精内背胶

广告费

外幻灯片

与客户吃饭及其他娱乐活动

业务招待费

请员工吃饭等活动

福利费

该部分的支出费用由财务部同事登记入账。

2.统一采购

财务部作为物资采购中心，收到店铺提交的《申购单》后，汇总统计所需采购物资，2个工作日内进行采购，物资到达后按需分配，附上《申购单》交由到澳同事送递，门店店长领取物资时在《申购单》上进行验收签名，完成验收手续后《申购单》于下次费用单据一并交还。

财务部收到已完成的《申购单》后与该笔报销单及原始凭证一并装订。

3.费用报销

财务部不设备用金，报销人发生经济业务后，提交原始凭证进行报销申请，财务部登记报销清单，原始凭证审核要求与店铺一致，报销周期以一周为单位，每周一向财务总监提交上周报销单据进行审核结算，如财务总监未到场即顺延第二天。

4.登记入账

财务部经办的经济业务由财务部自行登记并录入XERO，录入操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。

因财务部支出均向财务总监报销并审核，因此系统中审核工作由财务主管审核即可。

财务部对已完成报销的支出项目需在两个工作日内完成登记入账。

5.凭证装订

完成报销手续后，装订原始凭证，与上文店铺装订原始凭证的要求一致。

6.归档

将店铺提交的凭证与财务部自行装订的凭证汇总，按店铺分类归档，装订成账本，以一年一家店铺为单位的档案盒进行归档。