机构知识库的政策功能和支撑机制分析.docx
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机构知识库的政策功能和支撑机制分析
机构知识库的政策、功能和支撑机制分析
张晓林
【内容提要】基于知识库对知识资产、知识传播和知识能力进行有效管理的目标,分析机构知识库覆盖的作品性质,提出相应的存缴、组织、传播、保存以及扩展服务功能要求,阐述传播保护和权益管理政策,并提出相应支撑机制。
【关键词】机构知识库/知识管理/开放获取/长期保护/权益管理
机构知识库(InstitutionalRepositories,IR)作为机构知识管理的重要部分,正日益成为研究型图书馆的重要职责之一[1]。
但是,IR不仅是技术平台建设,更多地涉及复杂的目标、政策、功能和支撑机制。
本文结合国家科学图书馆的实际需要,提出机构知识库建设的相关政策与机制的基本分析。
1 机构知识库目标分析
机构知识库是机构知识管理的重要机制[2-3]。
根据定位的不同,机构知识库的建设目标可以分为三个层次[4-5]:
●机构知识资产管理。
主要任务和目标是对本机构已经形成的显性的知识产品本身的收集、组织和长期保存。
●机构知识传播管理。
主要目标扩展到知识内容在内外传播,将知识资产转化为生产力,关注对显性或隐性知识的及时捕获、转化、传播以及对知识内容传播状况的审计,支持机构最大限度利用自己所产生的知识内容。
●机构知识能力管理。
主要目标进一步扩展到对机构的知识需求分析(“需要什么知识”,例如可存储关于需求的知识,结合领域或任务知识地图的对照分析)、知识能力分析(“拥有什么知识”,可按主题和时间构造机构知识地图)、知识关系分析(“机构内外知识内容间存在什么关系、如何利用这些关系产生新知识或新能力的关系”,例如知识合作关系分析)、知识资产应用分析(“拥有的知识是否得到利用”,可按浏览检索、或应用程度分析)、知识需求与知识能力匹配分析(“需要与拥有的差距”,可进行领域知识地图与机构知识地图的对照分析)、知识能力竞争力分析(与竞争对手知识地图的对照分析)等,支持对真实知识状态及知识缺陷的鉴别,促进机构提升自身的知识能力。
机构知识库建设应从发展机构知识能力出发,保证实现对本机构知识资产的收集和长期保存,积极建设对知识内容进行捕获、转化、传播、利用和审计的能力,逐步建设包括知识内容分析、关系分析和能力审计在内的能力。
2 知识内容类型
机构知识库覆盖的知识内容,一般指本机构成员学生和合作者产生的知识内容。
2.1 作者范围
●机构成员作品。
即本机构员工、学生及直接合作者所创作的知识内容,其中直接合作者指在本机构资助下或以机构名义参与有关工作的其他人员,例如项目聘任人员、委托研究人员、参加本机构资助项目的合作研究人员等。
●其他合作者作品。
例如本机构牵头合作项目的参加者、本机构主办承办会议的参加者等生产的知识内容。
●合作作品。
本机构作者与其他作者合作产生的知识内容,包括在合作课题中、或在合作者机构支持课题中产生的知识内容。
●本机构出版物。
例如学术期刊、专著或其他出版物,其中包含机构成员和非机构成员的作品。
2.2 内容形式
●“文献型”作品,例如文件、论文、报告、图书等文献。
●“非文献型”知识产品,例如PPT、图片、课件、音视频资料、软件等多媒体或复合文献。
●“数据型”知识内容,包括数据库、数据集等。
●“隐性”知识内容,即那些隐藏在个人或部门的工作流程、方法、习惯等中的知识,尚未转化为正式资料,但可记录和转化成为显性、公共的知识。
●个人知识内容,属于机构成员的但对本机构学术、专业、管理等有关的内容,可记录、收集和转化成为显性、公共的知识。
2.3 内容性质
具有普遍科学意义的知识内容(论文、科研报告、专著等);有竞争意义的知识内容(例如涉及竞争性产品、方法、技术等);内部管理性质的知识内容(例如内部工作计划、预算、评价、规范、程序等);带有个人私密信息的知识内容(例如应聘招聘、学位学习和答辩成绩、课题申请人信息等)。
2.4 发布形式
正式发布或发表的作品,例如已发布的各种正式文件、在期刊和论文集上发表的论文等;“相对公开使用”但尚未发表的作品,例如已在学术会议、课题网站、个人博客、社区论坛、公开讲座等上发布,或已在一定范围“交付使用”(例如呈交、批准、通过等)且无专门传播限制的报告、论文、演示文档、访谈等;未公开发布或发表的内容,指已经完成但尚未发表或发布的作品,也可指相应的初稿、讨论稿、征求意见稿等,或个人认为有意义的已经形成文字或其他媒体表现形式的知识内容。
2.5 权属性质
根据著作权法及其实施条例等[6],知识内容区分为:
2.5.1 法人作品 由机构(法人或非法人组织,下同)主持,代表本机构意志创作,并由本机构承担责任的作品,本机构视为作者,例如机构的文件、工作报告、年度报告、工作规范等。
法人作品的著作权属于法人。
2.5.2 职务作品 机构成员根据机构下达的指示创作与本机构工作业务有关的作品是职务作品,尤其是利用机构专门提供的物质技术条件来创作,并由机构承担责任的工程设计图、产品设计图、地图、计算机软件、数据集等作品,由机构组织人员进行创作,提供创作条件并承担责任的百科全书、辞书、教材、大型摄影画册等编辑作品,或者法律、行政法规规定或合同约定著作权由机构享有的职务作品。
对于职务作品,作者只享有署名权,著作权的其他权利由本机构享有。
2.5.3 其他职务作品 机构成员在机构物质技术条件支持下、为完成机构工作任务所创作的其他作品(例如学位论文和课题研究报告),除合同另有规定者外,著作权由作者享有,但机构有权在其业务范围内优先使用。
2.5.4 课题作品 由机构成员在机构或公共经费支持下承担课题所完成的学术论文、科研报告、专著等作品,除合同另有约定外,著作权属于作者。
但作品中涉及到的工程设计、产品设计图纸及其说明、计算机软件、地图等作品,如果是利用本机构的物质条件创作、并由本机构承担责任的,其著作权归属本机构。
2.5.5 机构出版的汇集作品 机构出版的学术刊物、会议录、汇编文集和其他汇编性质的作品,属于机构主持、由机构承担管理责任的作品。
除合同另有规定者,其中完全属于机构业务工作、在机构提供物质技术条件下产生的内容,应视同作者仅享有署名权的职务作品;由机构成员创作、属于作者完成机构工作任务或在机构课题支持下完成的作品,属于作者享有著作权的职务作品或课题作品。
2.5.6 其他作品 机构成员利用其他条件所完成的学术论文、科研报告、专著等作品,除法律、合同另有约定外,著作权属于作者。
3 服务功能设计
机构知识库应在快速实现强大的机构知识资产管理的同时,积极试验、不断充实知识传播管理和知识能力管理的相应功能。
3.1 收集
应建立相关制度、方法和技术支持高效方便的收集。
●在制度上,要确定什么人的什么作品在什么时间以什么方式进行存缴[7-8]。
应规定(Require,下同)立即存缴法人作品;应规定机构成员(含直接合作者,下同)立即存缴正式发表的职务作品和课题作品(包括合作作品),并建立相应的保障激励制度(例如作为评价依据)以及必要的传播保护政策;应规定机构成员立即存缴“相对公开使用”的职务作品和课题作品(包括合作作品),并建立相应的激励与约束制度(作为评价依据、优先权属证据和知识能力证据)以及必要的传播保护政策;应规定立即存缴以机构及所属部门名义出版的汇集作品,但其中由非机构成员完成的非合作作品,应由作者选择传播方式;应要求(Request,下同)机构成员及时存缴其他作品,并建立相应的鼓励制度(作为优先权属证据和知识能力证据)以及相应的传播保护政策;应鼓励(Recommend,下同)其他合作者及时存缴已发表的和“相对公开使用”的作品,并建立相应的激励与约束制度以及必要的传播保护政策;应逐步建立对隐性知识进行记录、收集和转化的机制,同时建立相应的鉴别、权属管理、传播管理和鼓励政策;应通过多种服务鼓励存缴(例如提供浏览统计证明);可建立集中授权机制,例如机构成员授权机构对自己正式发表或“相对公开使用”的作品进行收集和存缴。
●在方法上,应建立可非常方便使用的存缴接口,支持连续上载、批量上载,应建立从其他内容系统(学位论文系统、期刊编辑出版系统、ARP系统、学术会议平台、研究生教育管理系统等)获得作品或元数据的接口;应逐步建立自动抽取元数据的方法;应逐步建立对非数字作品进行数字化、转换、封装和载入的方法,应逐步建立对隐性知识进行记录、收集、转化、鉴别及权属管理的方法。
●在技术上,应支持机构成员以常见格式上载作品;应提供将常见格式转换为保存格式的机制;应建立将用户格式转换为可保护的传播格式的方便机制;应提供将用户格式和保存格式、传播格式链接的内部机制。
3.2 组织
应建立相关技术手段来支持灵活多样的内容组织。
●从内容组织角度,应支持按照个人、部门(年级)、课题(课程)、领域、主题、类型、出版或发布渠道等多个维度关联组织所收集的作品;应支持同一内容的多类相关作品(例如某一学位论文与其他论文、数据集、软件等)的关联组织;应支持同一人员、部门或课题内容多个作品的逻辑组织;应支持多个个人、部门和课题间通过合作作者、合作单位、资助单位、资助课题或项目等的关联组织。
可建立具有灵活关联标引功能的元数据格式,并在标引和检索时提供相应功能。
●应逐步支持利用复合对象格式来关联或封装相互关联的多个作品。
先期可将一般对象格式作为长期复合对象格式的一个可扩展的特例格式。
3.3 传播
促进知识内容传播是机构知识库的重要任务,需要建立积极的传播政策、必要的传播保护机制和灵活多样的传播技术。
传播政策应综合考虑促进机构知识能力发展、保障公众获取和保护作者权益的需要,规定什么人的什么作品在存缴后什么时间以什么形式传播。
对于具有普遍科学意义的知识内容,应尽量采用开放获取方式广泛传播;对于具有竞争意义的知识内容,可以有合理的传播保护措施,但应避免对没有实质竞争意义的知识内容过分保护,避免对已经失去竞争意义的知识内容继续保护,而且应树立和宣传“传播就是竞争”(获得优先权属证明)的意识;对于具有内部管理性质的知识内容,如果包含具有普遍意义的学术或技术知识和可以提供广泛借鉴的战略、政策、制度、方法,只要不影响竞争和不涉及个人隐私,应尽量广泛传播,而且公共机构有义务公开自己的战略、政策、制度和方法,保证透明性和可公共问责;对于涉及个人隐私的内容,则应采取有效的保护措施。
从传播科学、服务公众、宣传机构、提高可公共问责性角度,应规定机构成员已公开发表的职务作品和课题作品在存缴时立即实行开放获取;应规定机构成员“相对公开使用”的职务作品和课题作品在存缴后立即实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取(保护期内也可向指定范围开放传播);应规定机构出版的汇集作品在存缴后立即实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取(其中由非机构成员完成的非合作作品,应事先征得作者同意);应鼓励机构成员的其他作品尽可能实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取;应鼓励其他合作者已公开发表或“相对公开使用”作品尽量尽早实行开放获取。
无论作品是否有传播保护措施,除非有法定保密要求,应全面开放所有保存作品的元数据。
应提供多种形式的检索浏览能力,包括对个人、部门、课题、类型等不同维度的集成浏览能力,提供利用各种关系关联检索的能力。
应提供机构知识库元数据开放收割接口[9]和开放检索接口,支持第三方对机构知识内容的揭示和对可开放获取内容的检索,建立帮助获得非开放获取内容的获取机制及咨询服务。
3.4 长期保存
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 机构 知识库 政策 功能 支撑 机制 分析