18XX集团综合办公楼管理规定.docx
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18XX集团综合办公楼管理规定
XX集团办公楼管理规定
第一章总则
第一条为规范集团办公楼管理,树立集团良好形象,创造安全、舒适的工作环境,建立规范、高效的办公秩序,特制定本规定。
第二条集团总裁办公室是集团办公楼管理工作的主责部门,对办公楼内的安全、卫生及办公秩序进行规范管理和检查。
第二章文明办公管理
第三条办公楼每日开放时间为7:
00——23:
00。
除集团员工因加班经领导批准在办公楼内过夜外,其他人员特别是外来人员严禁夜间在办公楼内滞留。
第四条工作人员进入办公楼,应衣着整洁、举止端庄、精神饱满、态度热情、文明礼貌,言行举止要符合员工行为规范。
第五条保持办公场所安静,不得在办公区内大声喧哗、打闹。
第六条不得私自打开他人的办公电脑,集团以外人员禁止使用集团电脑等办公设备。
第七条合理使用空调,温度设置以舒适为宜,空调开启期间禁止打开门窗。
离开办公区域超过1小时应关闭空调。
人员下班离开时必须关闭空调。
第八条自觉爱护办公楼内公共设施,人为造成损坏或物品丢失的,由责任人负责恢复原状或视情况做出赔偿。
第九条墙面无乱贴乱挂,地面无纸屑等杂物,不把烟头、茶叶等杂物扔在洗手间马桶内。
第十条下班或因事离开办公室时要及时整理桌面文件及物品,将座椅摆放整齐,锁好抽屉和资料柜,关闭个人电脑,关窗锁门,防止浪费及安全事故发生。
第十一条严禁在办公区内做与工作无关的活动。
(一)严禁在上班时间串岗闲聊、上网聊天、打牌、玩游戏、吃零食等。
(二)禁用办公电话闲谈。
(三)严禁私拉乱接电线,严禁使用非正常配置的高功率电器。
(四)禁止在办公区域内吸烟。
第三章卫生管理
第十二条职责分工
集团办公楼卫生清洁分为三部分:
(一)楼内公共区域卫生和集团领导办公室卫生由凯旋物业专职保洁人员负责;
(二)二楼餐厅及三楼三个雅间的卫生由餐厅服务人员负责;
(三)办公区域内的地面和复印机、文件柜等公共办公设备的卫生由本部门卫生值班人员负责,办公桌桌面、电脑等个人使用的物品的卫生由员工个人负责。
各部门卫生值班人员负责监督和维护本部门卫生,总裁办公室负责监督办公楼内的保洁工作,并定期组织文明办公检查、考核和评比。
第十三条卫生要求
(一)各部门实行卫生值班制,值班表要上墙公示。
(二)每天上班前,专职保洁人员要打扫干净各自专管区域的卫生,每个员工都要认真整理个人的办公用品,办公桌上除电脑、打印机、文件架、文件资料、电话、台历、水杯等必需用品外,不得摆放与办公无关的物品,外出或下班均须保持办公区整洁。
(三)办公桌椅摆放端正,物品摆放整齐,办公桌、电脑、打印机等设备保养良好,外观整洁,无灰尘,办公区内无卫生死角。
(四)文明使用洗手间,保持盥洗台面清洁,严禁向盥洗池中倾倒茶叶及其他易造成下水道堵塞的废物残渣;反对不良入厕行为,严禁往小便池、抽水马桶内乱扔垃圾。
第四章安全管理
第十四条责任主体
入住集团办公楼内各单位负责人是本单位安全保卫工作的主责人,要定期对各自办公区域进行安全检查,及时排查并消除安全隐患。
第十五条监控管理
(一)监控设备要保持二十四小时开机,监控人员不得随意离开工作岗位,要严格遵守监控系统的操作规程,严禁随意调整监控目标。
对监控到的可疑情况,要及时上报总裁办公室主任并通知保安进行处理、跟踪,要完整保存监控资料。
(二)监控人员要客观、准确记录当班的监控情况,认真填写交接班记录,严格保守秘密,不得在监控室以外的场合议论监控录像内容。
(三)无关人员禁止进入监控室,需到监控室查询情况,应先填写申请表,经物业公司总经理或集团总裁办公室主任签字批准后方可查询。
第十六条值班管理
(一)值班保安每日22:
00-23:
00要对办公楼进行清查,其他时间不定期巡查。
对清查、巡查中发现的问题应及时采取合理措施,遇到重大问题不能处理的要及时汇报上级领导或报警,防止事态恶化。
(二)来访人员要履行登记手续,由前台工作人员查明来访人员身份及意图,征得受访人员同意后,方可进入办公楼。
办公楼内禁止推销人员及其他闲杂人员进入。
(三)个人快递应放置于门卫处,禁止带入办公区域。
第十七条消防安全管理
(一)严禁擅自移动、更替、封闭或损坏办公楼内安全标识及消防器材。
(二)严禁堵塞办公楼消防通道、楼梯、天台出口或其它安全疏散口。
(三)严禁携带易燃易爆等危险物品进入办公楼或在办公楼内存放汽油、液化石油气(餐厅除外)等易燃易爆物品。
(四)严禁在办公楼内焚烧纸张、将烟头及其它物品投向窗外。
(五)发现火情立即报警(火警电话号码:
119),在确保自身安全的情况下进行扑救(断电、使用灭火器等),人员应按楼道、走廊内消防安全疏散指示灯指示的方向从步梯疏散。
(六)各单位要经常对各自工作区域内的用电设备等进行检查,发现问题及时报修;凯旋物业每季度对办公楼用电设备及消防设施进行一次维护和检修,及时排除安全隐患。
第五章钥匙管理
第十八条钥匙分类
按工作需要将钥匙分为个人分管钥匙、专管钥匙和门禁卡。
个人分管钥匙是指员工所在办公区域的钥匙;专管钥匙是指办公楼内除办公区域外的其他场所(包括餐厅、监控室、机房、会议室、活动室、储藏室等)的钥匙;门禁卡是指进入楼层或其他特定场合所需要的ID卡。
第十九条管理主体
(一)所有钥匙按不同功能贴上标签,由总裁办公室固定资产管理员负责统一发放。
(二)个人分管钥匙和门禁卡由总裁办公室在员工入职时按工作需要,作为办公用具分配给员工使用,在员工离职时归还。
个人分管钥匙和门禁卡由个人随身携带,不准任意乱放,以防丢失或被无关人员使用。
(三)专管钥匙由总裁办根据员工岗位职责和各单位实际管理区域,交由相应人员和单位管理,确因工作需要借出时,要做好相应的记录。
第二十条纪律要求
所有钥匙使用者不得私配钥匙,因丢失或其他原因需重新补配钥匙或更换锁具时,须先向集团总裁办公室提出申请,获批准后方由总裁办公室进行配换,由此产生的费用由丢失钥匙的人员承担。
门禁卡丢失补办后,总裁办应及时对丢失的门禁卡进行授权清除,防止留下安全隐患。
重新发放和补配钥匙时,要做好相应的记录。
第六章前台管理
第二十一条前台是集团总裁办公室领导下的服务岗位,是集团对外展示的窗口,体现着集团的形象。
前台工作区要保持清洁、整齐。
第二十二条前台文员上班时间须着工装,服装要保持整洁,不得佩戴款式夸张的首饰。
第二十三条工作要求
(一)工作礼仪:
前台文员要仪表端庄、热情大方、待人礼貌、办事灵活高效,要有很强的责任心,熟悉集团的组织架构、经营理念、主要业务内容等,以便于回答相关人员的咨询,就坐时姿态要端正。
(二)来访接待:
客人来访时,应致以问候并引导至接待区就座,询问其来访目的并与集团受访人员取得联系,待确认后,做好来访登记,安排接洽事宜。
前台人员要坚守岗位,离开时须有人待岗。
(三)接打电话:
要在三声铃内接听电话,用语礼貌,对方讲述时要仔细聆听并记录要点。
(四)灵活妥善处理大堂内发生的问题,遇到重大突发事件无法处理时,要及时向主管领导或总裁办负责人汇报。
第七章餐厅管理
第二十四条就餐时间及纪律
(一)正常工作日的12:
00——12:
40。
(二)集团餐厅由总裁办公室指定专人管理,只对内部员工开放,外来人员因公务需要就餐时,须提前与餐厅管理人员联系,获得允许后,方可由相关部门工作人员陪同就餐,相关部门负责人应在外来人员就餐登记本上签字确认。
(三)员工就餐要文明礼貌,按秩序排队,自觉刷卡,注意节约,杜绝浪费;餐厅内严禁随地吐痰,不得大声喧哗;饭后要自觉清理桌面,保持环境清洁。
第二十五条对餐厅工作人员的要求
(一)餐厅工作人员必须持证上岗(等级证书及健康证),严格遵守公司的规章制度,搞好个人卫生,做到勤洗手、勤剪指甲,勤换、勤洗工作服,上班要着工装。
(二)严禁无关人员进入厨房操作间,使用炊事械具要严格遵守操作规程,易燃、易爆物品要按规定放置,下班前,关好门窗,检查各类电源开关、设备,防止意外事故发生。
(三)餐厅采购人员要严格遵守食堂采购流程,严禁采购腐烂、变质食物,防止食物中毒;做好成本预算,坚持逐日消耗登记,坚持计划用料,杜绝浪费,做到日清月结,账物相符。
集团总裁办公室做好监督,杜绝贪污浪费行为。
第二十六条餐厅卫生要求
(一)餐厅、厨房要保持清洁,随时进行清扫,每周进行一次彻底消毒,做到操作台、就餐桌椅、清洗池、地面及墙壁无油污,地面无积水;垃圾倾倒及时;无蚊蝇、蟑螂滋生;无腐烂、过期食品留存。
(二)保证消毒、防蝇和洗手设备正常运转,炊具、用具要严格消毒,放置有序。
食物的制作、存放要严格执行食品卫生标准。
第八章活动室管理
第二十七条本规定中活动室是指设在办公楼三楼的乒乓球室和桌球室,由集团总裁办公室负责管理与维护。
第二十八条使用要求
(一)活动室仅限集团内部员工使用,外来人员未经批准禁止使用。
(二)集团员工要自觉遵守工作纪律,工作时间不得入内进行健身活动。
(三)活动室开放时间
正常工作日的开放时间为12:
00-13:
30,18:
00-20:
30;
员工要在节假日进行锻炼或单位举行相关比赛,可提前与总裁办公室联系。
第二十九条设备管理
(一)员工在使用活动室的过程中要爱护娱乐器材和公共设施,严禁吸烟、随地吐痰和乱丢果皮、纸屑。
(二)活动结束后,要自觉将器材归位、摆放整齐,关闭电器及门窗,通知管理人员及时锁门。
第九章会议室管理
第三十条办公楼内共有10个会议室。
五层会议室由集团总裁办公室负责管理;其余各楼层会议室由该层所在单位共同使用、管理。
第三十一条使用要求
(一)因会议室数量有限,使用频繁,相关部门应及时沟通,做好协调。
在会议室使用发生冲突时,总裁办公室可进行统一协调。
(二)各单位使用会议室时,要爱惜会议设备及室内花木,保持会议室环境整洁,禁止在会议室吸烟、用餐。
(三)参会人员在会议结束后应自觉清理好个人面前的物品,座椅归位摆放整齐,会议组织人员应及时通知保洁人员进行清洁。
第十章IT设施设备、信息管理
第三十二条由集团总裁办公室信息管理员,对信息中心(指网络主机房和固定电话主机房)的环境卫生、机房设备、软件系统、数据信息及办公楼内网络设施设备进行维护和管理。
第三十三条安全管理
(一)信息中心为集团办公楼的机房重地,未经批准,严禁其他人员随意进入。
确因工作需要进入机房者,要向集团总裁办公室提出申请,获得批准后方可进入。
(二)机房内严禁吸烟、嬉戏和进行其他一切与工作无关的活动,保证机房安全,保持机房安静整洁。
第三十四条设备管理
(一)信息管理员要以高度的责任心管理好机房设备,认真维护保养,完整保存相关设备的驱动程序、保修卡及重要随机文件,并对运行中发生的故障、处理结果等做好详细登记。
(二)对各类硬件设备的添加、更换、报废,需按规定流程提出申请,获集团领导批准后方可进行;对相关系统的维护、配置的更改,须按规定进行详细登记和记录,对各类软件、现场资料进行整理、存档。
第三十五条数据管理
(一)信息管理员应对网络安全及其所涉及的各种账号资料严格保密,对网络数据流量情况进行监控,防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。
(二)信息管理员要严格按规章制度做好各种数据、文件的备份工作。
中心服务器数据库要定期进行备份、整理、存档,以备后查。
(三)各单位要建立日常备份机制,要求员工定期对个人分管业务的相关信息进行备份与检测;涉及集团经营、财务及其它保密性质的信息要设专人管理。
(四)为确保信息的安全性、可靠性,对重要信息载体可按集团档案管理制度归档管理。
第三十六条计算机网络管理
(一)员工要树立保密意识、法制意识、责任意识、自律意识,文明上网,严禁利用公司网络传播反动、暴力、色情等有损企业形象的不健康信息;严禁将集团及各系统数据、网络文档、光盘
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