监理通信息系统应用管理办法参考模板.docx

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监理通信息系统应用管理办法参考模板

济南中建设计院有限公司

监理业务信息化管理办法

文件编号：

编制人：

批准人：

版本/版次：

生效日期：

2014年10月1日

-1-

文件更改页.................................................................................................................................................3

总则.........................................................................................................................................................4

第一章信息录入管理.................................................................................................................................5

第二章账号安全管理...............................................................................................................................12

第三章信息化绩效考核办法...................................................................................................................13

第四章附件...............................................................................................................................................14

-2-

文件更改页

版本生效日期更改描述更改人

A/02014-10-1

B/0

-3-

为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推

广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各

级人员遵照执行。

总则

1、企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由

各相关部门领导参加的信息化小组。

公司信息化主管部门：

合约部。

信息化推进

工作纳入公司周例会内容。

2、信息化推进包括三方面工作：

前期初始化（数据准备）、日常数据维护、应用推广。

数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。

3、企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将

分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。

4、企业信息化工作将纳入部门考核、员工考核、评优工作中，纳入个人和部门的工

作报告。

5、信息化推进主要岗位设置：

1）企业信息化负责人：

由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。

2）部门负责人：

对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务；

向分管领导和系统管理员及时反馈信息化改进意见。

3）关键用户：

主要的信息录入和软件操作人员，如部门资料员、项目部信息员。

4）系统管理员：

负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使

用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。

6、要求：

机关人员每天至少登录2次，项目部信息员每天至少登录2次，其它项目

部人员，每周至少登录3次。

机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数

据。

部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。

7、沟通机制：

部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统

管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位

统一回复。

-4-

第一章信息录入管理

一、经营管理信息录入

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

1客户管理客户信息经营部资料员经营部经理分管领导

2

投标评审

3投标信息

经营部资料员经营部经理

4投标管理投标结果

5竞争对手

分管领导6投标保证金台账经营部资料员经营部经理

7

合同登记经营部资料员经营部经理

8合同管理补充协议登记经营部资料员

经营部经理9合同移交经营部资料员

10资质管理

职称记录、员工获

奖、专业资质、

经营部资料员经营部经理分管领导

11公司证书公司证书经营部资料员经营部经理分管领导

说明：

1、经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由

系统管理员对经营部关键用户进行授权。

2、投标评审：

投标报名前完成录入。

3、投标结果：

投标结果公布后1周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮

件）给资料员；资料员根据“投标时间”，每月核对一次，主动补齐已过“投标时

间”的投标信息。

4、合同与投标项目的关联：

由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。

5、合同与监理项目的关联：

工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没

有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。

二、合约管理

-5-

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

1

合同开票

2监理费到账

经营部资料员合约部经理

3合约管理合同结算

4合同终止

分管领导5合同质保金台账经营部资料员合约部经理

6分支机构备案XXXX部经理

7项目备案XXX

备案管理

8合同移交XXX

XX部经理

说明：

1、合同开票：

合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登

记后，再给客户）；

2、监理费到账：

收到财务部通知后，完成录入。

3、开票记录、到账记录关联：

关注先到账后补发票记录。

4、部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否

一致，并做好数据维护。

三、项目管控

由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理。

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

1监理任务单

项目台账

2工程监理

经营部资料员合约部经理

3

项目信息上报

项目部总监或信

息员

相关领导回

复

分管领导

项目审批

4资料归档审核项目部信息员

5项目专项审批项目部信息员

总工办领导

6

项目进度一览自动汇总

项目报表

项目监理月报汇

7

自动汇总

总

-6-

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

危险性较大的分

8

部分项工程安全项目部信息员总工办领导

监控一览

项目管理

9

台账

监理工作检查台

账

工程部、总工办

项目总监

（监理）

10项目大事记项目部信息员

11

项目部组建工程部资料员工程部经理分管领导

12项目部撤销工程部资料员工程部经理分管领导

项目部管

13项目人员调拨工程部资料员工程部经理

理

14项目部考勤项目部资料员

项目部经理

（总监）

15

项目部成

本管理

数据导入与关账

处理

XXX

16

检测仪器

仪表

入库、调拨等工程部信息员工程部经理分管领导

说明：

1、监理任务单：

工程部将监理项目委托、通知项目总监等人员；

2、工程监理：

工程部资料员登记工程监理项目，负责工程和合同关联。

3、项目信息上报：

对现场重大信息提交上报，若执行，建议公司发布相关管理办法

（提供同行案例资料供参考）。

4、项目大事记：

项目重大历程碑信息，若执行，需要公司发布要求和提供范本。

5、项目部创建、撤销：

工程部资料员登记，提交审批。

6、项目人员调拨：

资料员接通知后，录入提交审批，调拨记录进入人员信息库，作

为项目成本和绩效计算的依据之一。

7、项目部成本管理：

数据导入与关账处理，由XXX部门负责。

四、工程监理--项目部信息录入

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

-7-

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

1

基本信息

2参建单位

基本信息

项目部信息员

项目部经理

（总监）

3实体概况

工程部资料

4项目简介

员

5

安全服务

危险性较大的工

程安全监控

XX

项目部经理

（总监）

6

超出一定规模工

程安全监控

XXX

项目部经理

（总监）

7质量控制质量不合格记录项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

8进度控制工程进度月报项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

9

工程变更项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

10工程签证项目部信息员

投资控制

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

11

计量支付项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

12

施工管理人员项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

13安全管理人员项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

资质管理

14特种作业人员项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

15

大型设备及安全

设施审查

项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

16

监理月报项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

沟通与汇

17专项审批项目部信息员

报

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

18项目信息上报项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

-8-

序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检查

19项目大事记项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

20

监理工作检查台

账

项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

21项目收尾竣工资料归档项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部经理

22

人员管理项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

人员管理

23权限管理项目部信息员

项目部经理

（总监）

工程部资料

员

说明：

1、业务管理模块中工程监理菜单中，项目总监/项目经理对项目部参与人员进行授

权，授权人员通过“我的项目”进入项目门户。

2、项目信息：

监理项目由合同生成后或登记后，由项目总监（总监代表）组织项

目部资料员完善；包括：

参建单位、实体概况等，实体概况信息可供项目综合查

询，方便获得项目业绩；

3、安全服务：

每月将危险性较大的分部分项工程处理情况做登记，提交上级部门。

4、质量不合格记录：

由项目信息员对现场发现的质量不合格记录做实时登记和问

题跟踪；

5、项目进度月报：

项目信息员每月月底完成录入；

6、投资管理—工程变更、工程签证：

项目信息员登记经确认的记录。

7、投资控制--计量支付：

为月度经营统计表统计数据，每月月底完成录入。

为保

证报表的及时更新，原则上先填写我司对所有参建单位月进度款审核的总额，待

业主审批后（一般为下月月中），再更新为实际拨付工程款项；

8、资质管理：

项目信息员及时登记参建单位相关人员及大型设备资质审查记录，

系统将自动给出有效期预警提醒（提前1个月）；

9、人员管理、权限管理：

对可进入项目信息的人员做授权，被授权人员可在“我

的项目”下进入本项目门户。

10、项目部人员：

查看人员进入项目部记录，数据来源人员调拨单，自动计算项目

-9-

部人月数。

11、监理月报：

每月X日前，按时提交监理月报；

12、监理工作检查台账：

对上级管理机构检查记录及时

13、专项审核：

向上级机构提交监理规划、监理细则、外部呈文等技术文件，提交

上级机构审核

14、项目信息上报：

项目现场重大事件需要及时上报，公司发布相关规定。

15、竣工资料归档：

项目部将竣工资料提交上级管理部门签收、确认。

要求：

项目部总监（经理）每月认真检查一下管辖项目的信息上报情况。

五、综合部信息录入内容

录入内容如下：

序号模块菜单录入人责任人督促检查

1

员工登记

2员工转正

人事管理

3人事异动

4离职管理

5

劳动合同

6劳动合同查询

劳动合同

7劳动合同借还台账

部门相关岗

位

部门经理分管领导

8员工天地

9

外部培训

10内部培训

培训管理

11培训记录统计

问卷调查

综合管理

常用网址

物资入库、物资调

物资管理员

拨、物资借用与归

还、物资维修、物资

清理、物资台账

物资管理员

综合部经

理

分管领导

车辆信息、车辆年

审、车辆保险、车辆

月度费用

综合部信息

员

综合部经

理

车辆管理分管领导

-10-

序号模块菜单录入人责任人督促检查

办公用品

办公用品档案、用户

入库、用品领用

综合部信息

员

综合部经

理

分管领导

劳保用品

劳保用品档案、劳保

入库、劳保领用

综合部信息

员

综合部经

理

分管领导

说明：

1、员工登记：

新员工入职，由部门信息员在员工登记处进行记录，分配系统用户账

号，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给用户分配角色和操作权限。

2、人事异动：

非项目部人员的转岗、转部门，在此启动审批流程，审批通过后，人

员的部门和岗位信息自动转变，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给

相关人员授权（改变相应权限）。

3、物资管理：

对物资入库、调拨、借用与归还、报废清理等做及时登记，可导出到

物资台账。

4、

六、文档中心

企业文档：

各部门资料库

项目文档：

自动汇总项目内的文档

七、检测仪器管理

录入内容如下：

序号模块菜单录入人责任人督促检查

1

仪器入库

2仪器调拨

3仪器借用与归还

检测仪器管理

4仪器年检

工程部资料

员

工程部经

理

分管领导

5仪器清理

6检测仪器台账

说明：

1、计量器具与仪器仪表设备，由工程部信息员即时登记，项目部人员可在项目管理

-11-

下查看本部门检测仪器领用台账。

第二章账号安全管理

第一条为了进一步规范我司信息系统用户的帐号管理，保障系统应用和数据的

安全，特制订本办法。

第二条创建与反馈

系统管理员进行帐号创建与授权处理。

系统登陆帐号及密码请查询各部门、各分公司下发的《系统用户名单表》。

第三条密码的修改与使用

一、密码的修改

用户收到个人账号和初始密码后，按帐号和初始密码登录进入系统，然后进行密

码的修改。

密码设置原则：

字母与数字相结合，且字符数至少在六位以上。

如发现密码被他人破解或修改，应及时通知系统管理员，以便采取相应的措施。

二、密码的使用

拥有系统帐号的用户应牢记自己的帐号和密码，并应不定期地修改自己的密码，

当忘记密码时需通知系统管理员进行密码重置。

严禁将自己的帐号和密码转让他人使

用。

第四条帐号变更及注销

当公司内人员工作调整、离职、换岗或期满，相关管理部门需及时通知设计技术

部，由系统管理员进行权限更改、系统帐号注销或冻结的操作。

第五条责任追究

一、如用户将自己的帐号和密码转交他人使用并因此造成损失，将提交行政人事

部按国家有关规定给予处罚。

二、如用户离职或换岗，相关部门未及时按要求进行用户注销或权限变更，因此

而造成损失，将追究相关部门责任人和本人责任，并按国家有关规定给予处罚。

第六条附则

一、本办法将在试行过程中不断加以完善。

本办法的修改、变更、解释权属设计

技术部。

二、本办法自发布之日起实施。

-12-

XX工程建设监理公司

XXXXX部X

2011年XX月XX日

第三章信息化绩效考核办法

略，

-13-

第四章附件

附件1：

公司各部、各分公司信息系统职责表

注：

表示某项工作的归口管理关系

表示各部门、各分公司信息系统职责；各部门、各分公司经理为责任人，根据职责分

工，安排具体录入人。

管

设计技术部责任人发展经营部责任人行政人事部责任人

理

设计技术部经理发展经营部经理行政人事部经理

员

负

责

系统管理公司投标

人事管理

管

理

培训记录合同登记

工作备份

、

检

工作备份资质管理

文件发布

查

、

文件发布工作备份维

护

文件发布

各分公司责任人招标代理部责任人造价咨询部责任人

分公司经理招标代理部经理招标代理部经理

分公司投标

合同收款

合同收款

合同收款

项目登记

项目登记

项目登记业务管理

项目责任人

业务管理项目经理/总监

工作备份

培训记录

工作备份

文件发布

项目信息工作备份

文件发布

附件2

工作备份

文件发布

-14-

各部、各分公司信息员负责督促、检查、执行

附件2：

项目监理/管理信息报告制度

提供参考资料

-15-