SAP发票校验技能.docx
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SAP发票校验技能.docx
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SAP发票校验技能
发票校验是MM模块中采购流程的一步,一般企业在做发票校验时,都是基于收货的发票校验,下面介绍一下MIRO的一些操作技巧;
一、MIRO抬头数据
1、基本数据
发票日期:
一般是指凭证日期,对应FI中的凭证日期;
过账日期:
发票和FI凭证的过账日期;这两个日期都可以作为付款条件的计算日期;
金额、税额:
这个是指实际发票的金额和税额,税额可以手工输入,也可以自动计算;
计算税额:
如果勾选,那就可以让系统自动计算税额,一般不勾选,因为发票总有些税额差异;
税率:
发票的税率,可以让系统按公司代码默认一个税率,用事务码SM30维护表V_169V_ST,定义一个默认的税率;
比如大多数发票都是17%的增值税,可以默认J1税率;
还有一种税务默认方法,是针对集团层的,按照事务类型,如果在公司代码下面没有默认,那就用事务类型的默认税码,事务码OBZT;
上图中 交易 有4个选项;
选项
名称
备注
空白
所有事务相关
下面三个选项都包括
MMIV
发票校验
后勤发票校验,对应事务码MIRO
FIAP
FI发票收据
FI发票输入,对应事务码FB60
FIAR
FI支出发票
FI发票输入,对应事务码FB70
参照:
这个参数一般是用来输入实际增值税发票的号码,系统还有一个重复发票号码的校验功能,用来核对是否对同一张增值税发票做了重复校验;
要启用这个功能,用事务码SM30维护表V_169P_DC,定义双重发票校验的设定参数:
可以把公司代码、参照、发票日期等参数一起用来判定重复发票的依据,也可以设定期中的一个参数;
然后在供应商主数据中启用双重发票校验功能;
2、支付款项
基线日期:
这个是根据付款条件计算的默认值;
付款条件:
付款条件可以用事务码OBB8定义,具体里面的参数在FI模块中介绍过了,下面主要说一下,发票校验时,付款条件是如何默认带出的,如下表:
选项
事务类型
默认付款条件
PO参考
货物/服务项目+计划交货成本
第一个PO对应的付款条件,一般是从供应商的采购组织主数据中带出
货物/服务项目
计划交货成本
运费供应商的公司代码主数据
PO不参考
发票/后续事项
开票方公司代码主数据
贷项/后续事项
无建议,但可以在发票参考号中设定
到期日、折扣:
都是从付款条件计算得到的;
固定:
是对现金折扣的固定;
付款方式、付款冻结:
都可以从付款条件中带出,也可以在这里修改;
发票参考号:
这个是应用与贷项发票或者后续发票,维护原来的发票号码,这样可以和原发票一起计算到期日;如果这里不维护发票参考号,那贷项凭证的到期日就是基线日期;如果想让贷项凭证的付款条件起作用,那就需要在发票参考号上维护V;
开户行:
供应商主数据中带过来的;
3、细节
未计划的交货费:
就是未计划的运费,运费分两种,一种是计划内运费,一种是计划外运费,两种运费的处理方式是不一样的;
凭证类型:
FI凭证类型;
分配、抬头文本:
对应到FI凭证中的分配、抬头文本;
发票方:
PO凭证中的出票方,对应PO中的下图:
4、税收
这个是计算税额的,如果PO行项目存在多个税率,可以在这里调整每个税率的税额;
5、金额分摊
这个可以对发票金额设定多个付款方式和付款条件,有点类似分期付款;
二、MIRO项目数据
MIRO发票校验,可以参照PO,也可以过账到单独的总账科目和物料上,这个可以用事务码SM30维护表TCULIV,激活总账科目和物料视图;
上图勾选上,发票校验才会有相应的视图,这两个视图的发票校验与FB60差不多;
在PO参考中,一般都是选择采购订单/计划协议,也可以选择交货单或者提单,交货单用于供应商的发货单,而提单是用于国际贸易业务的提单,可以在MIGO收货时输入:
这样在MIRO校验时,可以把交货单或者提单作为选择的条件;
在PO参考中,还可以选择是否要校验交货成本:
上图1,是选择物料校验,还是交货成本校验,有3个选项:
选项
名称
备注
1
货物/服务项目
物料或者服务项目本身
2
计划交货成本
计划内运费
3
货物/服务项目+计划交货成本
两者
按交货单或者提单选择参考PO项目,无法选出交货成本的项目;
上图2,是行项目的屏幕格式,就是可以查看哪些字段,其实就是行想项目中的表格格式,这个MIRO没有表控制技术,只有几个预选择的行格式;
三、两个用户参数
这里介绍一下发票校验时两个用户参数,这两个参数对用户操作来说,还是挺有用的;
1、IVAMOUNTADJUST
这个参数是控制当发票校验数量变更时,金额是否相应的自动更改;比如下图:
如果在用户参数中设定为:
注意参数值为大写的X;
那发票校验数量改为2时,金额自动变成25,不需要手工调整;
如果没有这个用户参数,那金额还是37.5;
2、IVFIDISPLAY
这个参数是控制发票校验过账时,是否要把发票凭证和会计凭证一起显示,这个有什么用的呢?
比如财务人员处理发票校验(很多情况下是财务人员在操作),那发票过账后,要把会计凭证记录下来,这时候就需要用到这个参数了;
如上图,IVFIDISPLAY已经在用户参数中设定为X,那发票过账时,在左下角会显示发票凭证和财务凭证:
如果参数不勾选,那会计凭证号码就没有了;
四、收货冲销忽略发票校验的处理
有时候我们在基于收货的发票校验后,需要对某项收货做冲销处理;系统默认的设定是,必须先冲销了发票校验,然后再冲销收货的;但有时候我们也可以不冲销发票校验,直接做收货冲销;这个主要是用于临时调整库存,收货冲销后,马上就会做收货处理,并且和发票校验能对应起来,这样就省了一道发票校验冲销的步骤了;用这个操作要慎重,不小心就可能发票校验和收货对应不起来了,一般用于顾问操作,关键用户或者最终用户不建议这个操作;
事务码OMBZ,可以设定哪些移动类型可以这样操作:
上图,都是一些冲销的移动类型,勾选上,就表示这个移动类型可以不按发票校验收货冲销了;
如果对移动类型勾选上,你就可以直接对已经发票校验完的PO做收货冲销了,不需要先冲销发票。
五、外币PO的发票校验
如果是外币的PO,那发票校验时可能存在汇率差异,这个汇率差异系统用多中处理方式;
1、PO中的汇率
我们先看看PO中的外币设定,在PO抬头的交付/开票 页面:
在PO中货币、汇率是可以修改的,这个汇率是直接带到MIGO收货中,这个汇率默认是去M的汇率类型;
固定汇率:
如果勾选了,那发票校验时,就按这个汇率来做发票校验,不会有汇率差异;
2、发票校验的汇率
在MIRO发票校验时,发票抬头的细节页面:
上图标红色的是发票校验时的汇率,默认是从凭证类型设定的汇率类型中取值;就是RE凭证类型中设定的默认汇率类型,如果空白,就取M汇率;当然用户可以根据实际汇率来修改;如果PO勾选了固定汇率,那这个发票汇率无法修改;
3、汇率差异的处理
如果发票校验的汇率与PO的汇率存在差异,那在SAP中有不同的过账方式,对应如下表:
序号
选项
库存数
差异过账处理
1
PO中有科目分配
/
直接过账到对应的科目分配中;
2
库存物料V单价
库存数能覆盖发票校验数
库存科目
3
库存物料V单价
库存数不足
按不同的方式处理
4
库存物料S单价
/
前面第1、2种业务过账比较简单,也很好理解,下面重点介绍一下第3、4种方式,其实它们的过账方式是一样的。
其过账方式是在后台配置的,用事务码SM30维护表V_169P_PK,定义汇率差异的处理方式:
上图就是根据不同的公司代码,配置不同的汇率差异处理方式;
激活:
有3个选项;
选项
名称
备注
空白
GR 和IR 之间的汇率差异
只有汇率差异
X
IR 和假定汇率之间的汇率差异
先计算汇率差异,剩余为价格差异
N
没有汇率差异,只有价格差异
只有价格差异
ERT:
如果激活那参数选了X,那这里就要再指定一个汇率类型,作为计算汇率差异的依据;
也就是说,第3、4种方式是把总的差异在汇率差异和价格差异之间做分配,两个差异的过账方式也是不一样的;
汇率差异对应在OBYC的KDM事务中设定科目,如下图:
价格差异对应在OBYC的PRD事务中设定科目,如下图:
4、前台操作测试
针对上图的过账方式,创建一个PO,对应的汇率类型为USD:
RMB=6.26;发票校验时的汇率是6.4;假设Z汇率为6.31;PO订单不含税金额为2USD;收货过账,再发票校验,模拟的FI凭证为:
上图是美元货币的FI凭证,这个对应的差异科目都是零美元;再看看人民币的凭证:
这里面有3个汇率,一个是PO的汇率6.26,发票的汇率6.4,假定的汇率6.31;PO价格为2USD,对应的计算公式如下:
总差异 = (6.4–6.26) × 2=0.28;
汇率差异 = (6.4–6.31) × 2=0.18;
价格差异 = 0.28 - 0.18=0.10;
以上就是汇率差异的计算方式,其实应用的意义不是很大;
11、LA:
这个是对框架订单的总金额检查,
当发票校验的总金额超过PO金额时,可以设定一个容差,在这个容差范围内允许过账;如下图为LA容差的设定:
创建一个框架PO,如下图:
PO总金额为1000,框架PO不需要收货,然后发票校验;
当发票金额为1050时,如下图:
发票在LA容差范围之内,校验通过;
当发票金额为1051时,不在LA容差范围内,会报出下图信息:
发票校验时,会出具警告信息(这个可以定制成错误信息)
12、LD:
这个是对框架订单的时间检查,比如说框架订单有效期从2014.10.01-2014.10.05,那如果过账时间不在这个期限范围内,就可以设定一个容差,在这个容差范围内允许过账,例如LD可以设定如下图:
注意,这个价值是指天数,如果过账日期在有效期之前,那就用起始日期减去过账日期;如果过账日期在有限期之后,那就用截至日期减去过账日期,如果计算的日期在容差范围之内,就允许过账;
创建一个框架PO,如下图:
假设发票校验的日期是2014.10.07,如下图:
发票校验日期在LD容差范围之内,允许发票校验,无消息发出;
假设发票校验的日期是2014.10.08,如下图:
发票校验日期不在LD容差范围之内,系统发出一个警告信息,查看警告信息的内容:
13、ST:
日期偏差的值范围;这个容差挺有意思的,也只有德国佬能想出来;怎么计算的呢?
值范围 = (PO计划交货日期-发票校验输入日期)× 行项目金额
注意是系统输入日期,这个是没办法更改的;这个值范围就是要设定的容差,只有一个上限,这是控制什么呢?
就是控制发票不能提早输入后,提前付款了;
假设ST设定的容差为:
创建一个PO,假设PO的计划交货日期为2014.10.13,如下图:
MIGO收货后,用MIRO发票校验,假设当期日期为2014.10.11,如下图:
计算一下值范围:
35.6 × (2014.10.13 - 2014.10.11)=71.2;
值范围大于设定的ST容差,所有过账会冻结发票,如下图:
假设计划交货日期改成2014.10.12呢,那值范围就是35.6了,在ST容差范围之内了,系统会允许过账的,如下图:
14、VP:
移动平均价差异;
这个是当物料以V单价核算时,如果发票校验导致的物料价格变动,这里可以设定一个百分比的容差;超过这个容差,就冻结发票;但这个容差,我没有测试出结果来;
15、随机冻结
随机冻结就是按照一定的概率来冻结发票,要设定对发票校验的随机冻结,需要设定两个参数;事务码M30维护表V_169P_S,设置随机冻结:
按公司代码设定临界值和百分比;
临界值:
就是随机冻结发票的临界金额,和百分比一起使用;
百分比:
随机冻结的概率;按照临界值、百分比和发票金额,计算的冻结概率如下表:
临界值
百分比
发票金额
冻结概率
10000
20%
1000
2.00%
10000
20%
2000
4.00%
10000
20%
5000
10.00%
10000
20%
8000
16.00%
10000
20%
10000
20.00%
10000
20%
12000
20.00%
计算公式为:
当发票金额小于等于临界值,冻结概率 = 发票金额 / 临界值 ×百分比;
当发票金额大于临界值, 冻结概率 = 百分比;
另外,还要用事务码M30维护表V_169P_SA,激活公司代码的随机冻结;
以上就是所有的发票校验容差,期中能经常使用的就是PP、DQ、BD等几个,其他的不怎么会使用;容差冻结发票过账,也可以用事务码OMRM把消息类型改一下,直接就不让发票过账了;
当发票过账冻结后,如果想继续付款,那就用事务码MRBR去解冻发票,一张发票可能存在多个冻结类型;如果付款,需要把所有的冻结点都解冻了;
资产订单收货
在SAP系统中,对固定资产采购订单进行收货后,看了一下物料凭证,结果没有发现相应的会计凭证。
其他类型的采购订单进行收货的时候,都是有相应的会计凭证产生的,为何固定资产采购没有呢?
我对采购订单进行了分析,发现标签“交货”下,标识“未估价的收货”已经勾选。
该标识指定不对该项目收货进行评估。
若不对包括该物料的收货进行评估,可设置标识,在收货时,就不会产生会计凭证。
在发票验证时,将继续进行采购订单项目进行评估。
这个标识既可以在采购订单中进行手工设置,也可以在后台配置“IMG-采购-帐务分配-维护账户分配类别”中进行设定。
针对不同的账户分配类别可以定义是否进行“未估价的收货”。
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