外贸高手客户成交技巧.docx
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外贸高手客户成交技巧.docx
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外贸高手客户成交技巧
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很多sales朋友常常抱怨,开发信效果很差,100封里面好几十封退信,剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回一句“No,thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。
可以试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,从google和各种黄页搜索到客人信息,一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?
我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,后来做sales和salesmanager,PAtodirector,一直到现在做buyer,中间换了几份工作,也经历过大部分朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间,没日没夜地发推销信,找新客人,无休止地报价,但效果甚微。
后来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当初的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?
即使不说成交率,回复率也大大高过我们?
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学过外贸函电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的,不是老掉牙过时的东西,就是和现实基本脱节的。
很多老师一辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?
真正的好的email,必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!
即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。
我觉得,你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。
到那一天,你随便写一封邮件,当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手,你就出师了!
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误,大家可以看看,对比一下自己,其中的几条是自己也会有的?
接下来再讨论开发信怎么写。
呵呵。
1)邮件写得过长。
客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?
而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。
换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的rightperson,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。
这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
2)没有明确的主题。
一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。
这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。
至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。
有些人写邮件会这样设置主题:
“wearethemanufactureroflights”,又或者“needcooperation”,或者“Guangdong***tradingcompanyltd”,或者“pricelistforlights-Guangdong***tradingcompanyltd”等等,一看就知道是推销信。
当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。
所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?
就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd,目前公司最大的客人是美国的HomeDepot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!
如果我要写一封开发信给美国的ABCinc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re:
ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”
其中,ABCinc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;HomeDepotvendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。
这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,homedepot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?
他打开邮件的概率会非常非常大!
再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!
只要关键词输入homedepot,保证一下子就找到。
3)长篇大论的公司或工厂介绍。
我现在做buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。
贸易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。
我经常会收到类似的邮件:
“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得ISO9001:
2000质量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问,那是不是完全不写呢?
我的回答是,也不一定,要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写:
WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!
简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。
做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。
4)爱炫耀英文水平。
以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。
如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客人会对你印象好么?
丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。
外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。
谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!
举个例子吧,我以前招助理的时候,会考他们的email水平,我把中文意思告诉他们,然后让他们用英文来模拟一封邮件。
内容很简单,写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是PP,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的:
DearMike,
ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?
I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?
We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
Bestregards,
Jenny
这封邮件写得好么?
老实说还可以,虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也都是挺简单的,不难懂。
但是不是有点啰嗦?
如果能简单一点,是不是更好?
我们看看第二位应聘者写的email:
DearMike,
Howareyou?
Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.
Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!
Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!
We'lldoproductionasap.
Thankyouinadvance!
Kindregards,
Tommy
这封呢?
我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和被动语态结合,“We”只出现了一次,不算太枯燥。
内容也稍微简单了一点,点到位了。
最重要的是,他把purchasetherawmaterial去掉了,直接用“We'lldotheproductionasap.”这样更简洁,毕竟你要生产,能不采购原材料么?
所以这是废话。
缺点是,我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写:
HiMike,
Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.
Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.
Thanksandbestregards,
C 几句话点到主题,表达清楚就可以了。
能用一句话表达的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。
写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态!
等到你重新检查的时候,发现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”吧~~
只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封好的email了。
5)喜欢用奇奇怪怪的字体。
很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。
经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。
欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:
Arial,Verdana,Calibri,Timesnewroman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。
一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。
至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。
一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。
比如有个客人的邮件如下:
DearC,
PleasehelptosendthesamplestomyHKofficeBEFORETHISWEEKEND.
Thanks.
Rio
这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!
可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。
6)主动语态用得太多。
英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。
相反要多用被动语态。
比如说,我们明天会寄你样品。
中国人喜欢说We'llsendyouthesamplestomorrow.这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。
他们通常会这样写:
Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态,人称就没有了。
7)经常会问一些毫无意义的话。
比如Doyouwantourproducts?
这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。
如果客人说No,你怎么回复?
那就没下文了哦。
而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。
但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。
还有诸如Doyouinterestedinourproducts?
Areyousourcingfor*****?
Howisyourbusinessrecently?
Wouldyouliketocooperatewithus?
这些都是毫无意义的话。
开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。
只要清楚表述出这3点,就完全足够了。
其他的东西可以以后慢慢谈。
8)喜欢用附件和图片。
附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。
很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。
只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。
即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。
我一般会这样写:
Item:
Solarlanternwithsofthandle
ModelNo.:
HBC-294847/KT
Description:
.................(把详细的规格写清楚)
Package:
colorbox
MOQ:
1,000pcs
Pcs/ctn:
20pcs/ctn
Ctnsize:
50*40*60cm
GW/NW:
20kg/18kg
Q'ty/20':
....pcs;Q'ty/40':
...pcs
Loadingport:
Shenzhen
Paymentterms:
T/T,L/C,D/P,etc.
Validtime:
60days
FOBShenzhen:
USD2.39/pc
CIFValencia:
USD2.45/pc
以上是我随便写的,只是想说明一点,报价单少用,尽量用文字描述清楚,然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。
这样做的好处是,避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。
其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。
如果客人要你报很多款产品,没法全部在邮件里写清楚的时候,那就只能用word或excel做报价单了,但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式,这样就不容易改。
因为很多老外比较懒,你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他,他只要删掉其中price这栏,就会把它转给别的供应商报价。
9)喜欢插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!
最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
10)语气过于生硬。
其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。
看一句话“Plsgivemereplytoday.”这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者noproblem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?
如果改成"Couldyoupleasehelptogivemereplytoday?
"用的是疑问句,加上could,help这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。
这样不是更好么?
所以"please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了
所以在我看来,新手最容易犯的就是以上的10个错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。
朋友们可以自己对照一下,看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯的,或者是没有意识到的。
如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有,那恭喜您了,这篇帖子不适合您,但是也请您有空的话在这里多指点一下大家,让各位朋友也包括我多学习学习。
这些只是我个人的一点点经验,自然希望大家的指正。
呵呵,坦白说,我以前的email写得并不好,后来有个比较热心的老外指点过我一些,然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句,尽管还是有这样那样的缺点,但比一开始已经好很多了。
不怕大家笑话,我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看:
DearKatherine:
ThisisCfromDEFCo.Ltd.inShenzhen.Verygladtowritetoyouhere!
It'smypleasuretobeonserviceofyouifpossible!
Firstly,letmeintroducemycompanyinshort.We're...........(长篇大论的公司介绍,写了整整两大段,这边就不贴了)
Ourproductsareverypopularinbothglobalmarketanddomesticmarket.Welcometovisitourcompanyifyouhavetime!
We'llarrangethecartopickyouupfromtheairport.It'sconvenienttoourcompany,just50kilometers!
Ourgoalis......(这边是写公司的宗旨,什么质量第一,服务优良之类的,总之都是些废话)
Enclosedourpricequotationsheetforyourreference.Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourinterest.Ifso,I'llbehappytosendyousamplesforevaluation!
Wesincerelyhopetoestablishbusinessrelationshipwithyouresteemedcompany!
AndIalsohopetobeyourfriendinprivate!
Ifanyquestions,pleasecontactmefreely!
Thankyou!
Lookingforwardtoyourearlyreply!
Yourssincerely,
C
DEFCo.Ltd.
****Road,***city,***province,China
Tel:
***
Fax:
***
Email:
***
Website:
***
够震撼吧?
我现在自己看看都想笑。
这就是学校里外贸函电学出来的东西呢,实际应用中实在惨不忍睹,甚至还要教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期,我的妈呀,现在哪有老外这样写的,只有以前用手写的时候貌似才有。
接下来给大家分享一封老外写的email开发信,大家看看:
Heyguy,
XYZtradinghere,exportingLANTERNSwithgoodqualityandlowpriceinUS.
Callme,let'stalkdetails.
Rgds,
Rick
Cellphone:
*** 这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。
别人也是做trading的,怎么就写的和我们不一样呢?
有些人会说,哎呀,老外比较懒惰。
没错,很多老外是很懒,但是你明知道他很懒,你还长篇大论的,你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么?
懒是一方面,这点没错,老外通常没有中国人勤奋,但是反过来看,他们往往是言简意赅,只说最重要的话,一句废话都没
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