会务策划方案.docx

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会务策划方案

博道

总负责人

:

朱宏亮

内场负责人:

马新兰

外场负责人:

马海生

会议时间

:

2015年1月8日-1月9日

会议地点

:

长春路-长福宫酒店

参加人员

:

博道东方全体员工及董事会部分人员

会务执行总监

阿斯

内场负责人

外场负责人

场外负责人

灯宾组音响组L）（2人）

!

签到组（（18人0

检动组（2人）

引水组水果达（1人）

物务组（41人）

茶展区（1人）

员：

负责准备总裁班所需相关物资，清单如下:

人员分工

1后

勤保

障专

内场负责人。

酒店方面：

会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水等；

内场负责人。

讲师方面：

讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白板、白

板笔、白板擦；

外场负责人。

会务服务方面：

签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到表，茶点，学员以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排；

内场负责人。

会场营销方面：

近期项目介绍、报名表、现场报名

优惠政策、公司展业手册、项目报名表等；

外场负责人。

组织布置会议室：

确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、

会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等

（2）签到人员：

负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的

签到，以及用餐情况统计和餐费的收取

【参考话术】

签到：

您好，请这边签一下到；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾；

您好，请问您是哪位介绍的的客户；

您好，请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了；

引位：

X总，您好，这是您的听课证和课件，请您佩戴好听课证，拿好您

的课件，里面请；

3）引座人员：

负责在教室门口检查听课证和具体的引位

【参考话术】

检查听课证：

您好/X总，听课证是您在课堂内身份的凭证，请您佩戴好之

后再进入课堂；

您好/X总，需要我帮您佩戴下么？

/需要我帮您拿一下您的

东西么？

具体的引位：

X总，这边请；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾…您这边请；

4）音控专员：

保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用；

准备好会务用相关音响资料，包括公司简介视频、讲师简介视

频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散

场音乐及视频并适时正常播放；

5）助教专员：

保证讲师的授课道具能正常使用（无线麦、白板、白板笔、白

板擦等）；

适时且及时帮讲师擦白板，换白板笔；跑脉；

每隔45分钟为讲师添一次茶水；

6）咨询专员，

公司近期项目的介绍和推进；

7）摄影摄像专员：

保证摄影机/摄像机的正常使用；

注意抓拍以下镜头：

学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾

镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头；注意要有全景也要有特写；

8）会场财务专员：

根据确定的会务流程，制定会务预算，申请专项会务费用；

负责会场财务管理，包括进账、消费情况的登记、零钱的准备等

9）会务总监：

负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组

织和协调；

做好突发事件的相关处理工作；

说明：

1）后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任；

2）引座人员与咨询人员可由相同人次担任；

3）在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下，音控专员可兼任摄像人员；

4）助教专员可由主持兼任。

岗位职责

一、大门口及停车场：

要求：

1、第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁，为客户指引到达酒店的路线，防止客户找不到酒店的具体位置。

2、每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆；除第二天外每天的到岗时间为会务组统一到岗时间，离岗时间为开课后30分钟；

二、迎送宾区：

要求：

1、热情、微笑、点头、大声向每位学友问好；站姿大方即可、不需弯腰鞠躬；早上：

早上好！

欢迎参会！

下午：

下午好！

欢迎参会！

中午下课：

谢谢参会！

午餐愉快！

晚上下课：

谢谢参会！

晚餐愉快！

2、到岗时间按会务组统一规定时间到岗，送宾到岗时间为老师下课前五分钟；晚课前到场时间为进场前40分钟。

三、餐厅协调：

1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。

2提醒餐厅人员提前做好准备，保证学员能够准时有秩序的用餐。

四、水果区：

准备：

水果区专组指示牌、果盘（向酒店借），水果，牙签，餐纸巾等要求：

1、下课前五分钟摆放好水果需备上牙签;

2、水果区工作人员需要配带手套

3、水果区要随时有人在场，保证水果的清洁安全；同时要及时清点水果数量，数量不足时及时向物品区负责人报备进行购买。

4、课程第一天中午统计好各家公司需要的果盘数量，保证在课程结束后做完所有的果盘。

五、茶水区

要求：

1、保持区域桌面的干净，整洁：

及时清理杂物，废物，避免脏乱；及时整理物品，使桌面整齐有序；及时更换热水，保证热水的供应；每天晚上课程结束后要及时清洗用具，如水壶、搅拌棒、勺子。

2、本区域人员在岗时要注意自身的洁净：

衣服、头发、手等。

3、及时清点饮品和糕点数量，在物品量很少，但还能支撑一段时间的时候，就向物品区的负责人报备，进行购买。

4、注意给学员倒水，应杯子从桌子上拿起来倒，并且手不要触碰杯口。

5、要明确：

牛奶在早晨供应量较大，咖啡在中午吃完饭后的一段时间需求量大。

6、下课前10分钟准备好所有饮用水；

7、每天晚上要把第二天早上的糕点准备好，并在上午课程结束后回收果篮（向会场服务人员借果篮，并做好登记）。

8、上课时至少有一个人留守岗位，如果发现有学友走来，要及时站立起来，热情的问好：

“您好，有什么可以帮助您的吗？

”或者“您好，请问您想喝点什么？

9、站立服务：

“您好，有什么可以帮助您的吗？

或者您好，您想喝点什么？

六、检票守门组注意：

守门人员可以分为两组；

要求：

1、面带微笑，认真检查学员研习证，和同仁工牌和服务，不符者不得入内，在学员没有走到门口前就要观察到他们有没有带学习证，真诚主动地和客户打招呼，及时提醒学员戴上学习证时要注意自己的用词和语气，比如“您好，我帮你带好你的学习证。

2、把控好同仁出入场，同仁出入会场不能太频繁，门开的守门同仁应对进出口的同仁进行登记：

3、守门人员不得远离大门一米之外不管是在门内或者门外都要保持自己的状态、坐姿、站姿；

4、守门人员维护好现场秩序，不得出现混乱现象保证门口的环境安静、不影响到学员上课；

5、在上课时间只开一个后门。

6、在三天课程结束时守门组的成员要负责则发放合影和回收硕习证。

及时将剩余合影交到物品处负责人处

七、跑麦

要求：

1、动作要迅速，反应要快，脚步要轻，敏感度高，兼顾全场。

2、半蹲、俯下身体轻步的跑到发言者身旁确定话筒打开后再交与发言人。

半蹲在发言人身旁，关注发言人的发言，并随时准备就收话筒，收回话筒后，第一时间将话筒关闭。

3、在学员发言的过程中，跑麦者看着对方，微笑着点头，给与鼓掌回应。

4、每半天的课程结束后需要收回麦克分，检查麦克分电量是否充足，及时更换。

5、上课提前在舞台前侧就位，时刻关注学员和老师的互动。

八、开灯关灯。

九、照相

要求：

1、妥善保管相机，及时给相机充电，保证课程中不出现相机没电状况；

2、照相要求（如果没有做到以下几点要求被会务组或者集团提出不符合要求，那么第一时间每人乐捐50元）

A从会场六个角度拍摄的全场大场景照片50张；

B个性学员的特写（大企业、知名企业、带病上课的等）

3、及时轻拍重点学员与老师的合影，及时抢拍重要学员特写。

4、抓拍同仁无状态、打盹、睡觉、坐姿不雅等等镜头。

5、每天晚上课程结束后，把当天的照片拷贝到电脑上。

6、负责将相机安全无误拿回到公司交给人力资源部。

7、每家公司在第三天下午课程开始前要到照相负责人那里拷贝照片。

8、课程结束后两天内把所有照片交到企划部。

十、物品区

要求：

1、做好同仁领取物品登记表，并详细记录，确保可回收物品不丢失；

2、随时和文字助理保持沟通联系，确保每个环节需要的物品准备无误。

3、和签到处负责人确认好每家公司到场客户数量，各家公司按数量领取讲义夹和研习证绳子。

十一、引位借及添撤位

要求：

1、引位人员做到热情、大方、精神饱满，面带笑容；

2、保证将准客户引到前排就坐；

3、引位人员能够将各地学员交叉排座，同一个公司的分开就坐，便于学员结交人脉；

4、以最快的速度为学员补充凳子；

5、及时发现空位迅速撤掉。

如何引位？

如何撤位？

如何尽量避免同一家企业坐在一起？

十二、站位组

要求：

1、标准站姿，不弓腰哈背，站岗时不依靠身边设施，如墙、桌子等；在一天上午为站岗，之后为坐岗（如果第一天上午表现不好三天都为站岗）。

要求同仁坐姿标准，不翘二郎腿、不依靠椅子、挺胸抬头、双手自然放在膝盖之处；

2、面带笑容注视客户，持高度的敏感度，观察上课期间客户的需求，以便随时服务；

3、不允许私自换岗、替岗、随意走动、接打电话；坐岗时不允许记笔记，或者做其它小动作，影响公司形象；

4、及时提醒接听手机的学友到场外接听，或者直接制止客户接听电话，但要注意方式和态度；

5、配合讲师、主持人把握四最原则：

微笑最灿烂、回答最大声、掌声最响亮、速度要最快；

6、课程期间学员不允许录音、录像、照相机其它任何方式的复制，坐岗人员发现这种情况要及时上前制止，特别是第二天晚上的课程。

十三、主持人

要求：

1、着套装、穿着得体、大方，状态一流，语言表达清晰、流利。

2、提前准备好主持词，经主持团负责人允许后方可上台主持。

3、提前测试好麦克风在音箱正前方是否会产生啸叫，出现一次乐捐20元。

注意：

1、和老师沟通每个环节成交重点，随时做好调整安排。

2.提前和老师助理沟通好课程开始时间，在上台之前要确保老师已经在门口。

3、如有新想需跟会务负责人沟通之后执行。

4、主持需要舞蹈配合要提前和舞蹈团负责人进行沟通。

5、主持人要充分调动起现场的气氛。

十四、音箱、空调（场内负责人负责）

要求：

1、提前检查音响设备的品质是否符合会议标准，课程期间与音响师傅保持沟通，每次上课前均需保证音响是否已开、音响师傅是否到位，不要耽误会场使用；按照老师要求调试音响，调试好后，保证在三天的过程中，音响效果不下降。

2、将投影仪、摄像师傅、助理等人用餐数量报到订餐组。

3、保证会场内空气流通、温度适宜，让学友真正能静下心投入到学习中。

十五、机动组服务：

要求：

1、每次下课之后收拾本组桌面和地面卫生、清楚杂物，把作业本及椅子摆放整齐，主持人提醒学员入场式，专组服务区负责人开始检查，并做好记录！

2、课程中间，更具课程进度需要，专组服务同仁在第一天开课时收取保密协议，在第二天晚上发放给执行大师的一份信。

3、每天晚上及时将糕点摆放在桌上，在上午课程结束之后回收的物品区。

无需挪动。

晚上课程结束的时候统一将打开的矿泉水全部换掉，并将矿泉水放整齐！

十六、舞蹈团

要求：

1、人员服装的统一、队形整齐有序、动作的统一、情绪的统一；在上台前统一练习两次，不符合标准的同仁不能上台。

2、每次由团长与主持人做好沟通，做好舞蹈的安排，与音响师做好配合，音乐提前准备、调试；

3、主持人上台前五分钟再舞台下集合，列好队形，主持人邀请，跑步上台；

4、活动期间要注意与学员的互动，表情、眼神、肢体语言的互动，带动整体会场气氛。

场内检查人工作职责：

检查场内所有岗位人员的会务执行情况。

检查到相关岗位和人员执行部到位时要及时指出并提醒改正，并在课后开会时做出公布和总结。

场外检查人工作职责：

检查场外所有岗位人员的会务执行情况。

检查关岗位和人员执行不到位时要及时指出并提醒改正，并在课后开会时做出公布和总结。

流程

1.引导停车

2.引导上六楼

3.引导签到

4．收钱、发放物品，并说明会场座位要安排情况

5．等待入场，音响、灯光、摄影等做好准备

6.入场，迎宾组和检票组交流，引位组引导入座

7.主持人上场，会议开始

8.中午午饭前，桌长明确吃饭地点，迎宾组在会议室门口和五楼餐厅门口引导

9.桌长收拾会议桌，打扫卫生，做好下午会议准备

10.检票组关闭会议室大门

11.各组就位，开门欢迎学员入场

12．主持人上场会议开始

13．下午课程结束后，桌长收拾会议桌

14．召开当天会务总结会议会后组织工作一会务工作总结

二整理签到表、训后小结表三市场部人员对重要客户的回访、挖掘销售机会四我们的工作原则：

1.大家务必按规定的时间准时到达会场。

2.在任何时候都保持专业的形象、热情的态度和微笑

3.不要擅自离岗，如果要离开岗位，请和会务总监请假。

4．当碰到任何问题时，请在第一时间进行解决，如果解决不了时请找会务总监沟通解决。

5.现场工作人员禁止玩手机或将手机挂在胸前。

6.工作人员要站好位，不要几个人挤在一堆，禁止几个人扎堆大声

讨论或喧哗

7.会议开始后，场内工作人员禁止随意走动，因为一个小小的走动

或动作，会影响到场内的客户听课。

8.无论是哪个岗位，要做就做最好。

赵菊春《总裁领导力》

日期

时间

序号

内容

负责人

场地

1月7日

上午

1

开场歌曲（嗨歌）（存在）

博道东方

长福宫酒

店（长春路

音箱、投影仪调试、条幅、白

板

资料准备到位、会场布置

酒店相关事项对接

1月8日

上

8:

30

全体工作人员到场

8:

30-9:

00

准备会（明确内场区域人员）

9:

00-9:

20

各项会务工作准备完毕、人员

到位

9:

20-9:

40

音响、投影仪调试及播放宣传

碟

9:

40-10:

10

接老师

南四巷89

号）

9:

20-10:

30

学员签到

内场入座引导

十

10:

30-10:

40

主持人开场

主持人

10:

40-10:

45

团队展示及授牌仪式

8:

45-10:

30

《总裁领导力》

赵菊春教

授

12:

30-12:

45

课休

主持人

课间活动

主持人

12:

45-13:

30

《总裁领导力》

赵菊春教

授

中

午

上午课程结束

刖

工作人员中餐

老师午餐及午休

长富宫酒

店（长春路

南四巷89

15:

10-15:

30

课前活动引导入座

15:

30-15:

45

主持人登场，茶艺展示

下

午

15:

45

接老师到会场

15:

45-17:

15

《总裁领导力》

赵菊春教授

17:

15-17:

30

课休、课间活动

主持人

17:

30-19:

00

《总裁领导力》

赵菊春教

授

课程结束

主持人

1月9日

上

午

8:

30

全体工作人员到场

8:

30-9:

00

各组召来现场服务会议

9:

00-9:

30

全体人员就位

9:

30-10:

30

内场入座引导

10:

30-10:

45

主持人开场及舞蹈

主持人

南四^巷

号）

10:

45-12:

00

《总裁领导力》

赵菊春教

授

12:

00-12:

15

课休

主持人

课前活动

主持人

12:

15-13:

30

《总裁领导力》

赵菊春教

授

午餐及午休

下

午

15:

10-15:

30

内场入座引导

15:

30

接老师到会议室

15:

30-15:

40

主持人和舞蹈展示

15:

40-16:

45

《总裁领导力》

赵菊春教

授

16:

45-17:

00

课休、课间活动

17:

00-17:

45

推课

黄忠院长

17:

45-18:

10

公司领导发言、结束

王建领总经

理

18:

00

讲师与嘉宾的送回

18:

00-

整理会场

行事准则

1上级负责人下达的命令，必须服从，坚决服从。

有什么问题，可以在会后讨论，或者在会议结束后找有关领导反映，一级对一级服从，一级对一级负责，决不能出现不服从或者耍脾气的情况出现，如有出现，会务组将严肃处理。

情况严重的上报有关领导，2参会同仁不得与客户发生摩擦，要耐心，仔细的回答客户任何问题，不能说不知道，不归我管等词，如果自己确实不知道是邀请客户稍等，同仁必须及时联系会务负责人解决问题，确保给客户一个满意的答复。

3参会同仁不得与本公司人员发生口角，如有音响会议的，将上报会务组做出严肃处理。

4仔细认真领会上级安培的任务，做好本职工作，严谨渎职，失职，擅自离岗等情况，如有发现，将上报会务组严肃处理。

5在任何情况下，参会同仁都需要严格要求自己，礼貌对人。

6严谨公物私用。

7有任何问题都要及时请示会务负责人，按级请示汇报。

、