财务管理制度.docx
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财务管理制度.docx
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财务管理制度
尚高实业有限公司
财务管理制度
为了规范财务核算程序,加强财务管理,降低经营成本,提高经营效益,促进公司发展,制定本制度。
1、销售及应收帐款管理制度
1.1目的:
规范产品销售流程,规避销售欠款风险,加快资金回笼,确保资金良性循环。
1.2内容:
产品销售流程管理/应收帐款管理/补货、退货、换货管理
1.3具体措施:
1.3.1产品销售流程管理
1.3.1.2产品销售分为国内销售、外贸销售、工程销售三个部分,国内销售由营销部负责管理,外贸销售由国际贸易部负责管理,工程销售由工程项目部负责管理。
1.3.1.2所有销售合同、协议(合约)均应以本公司名义对外签订,各销售部门均无权对外签订合同、协议。
1.3.1.3销售前台每日汇总国内客户常规货品订单,连同该客户汇款传真件/支票,送财务部往来会计核对签字,财务总监核准,报总经理签字同意后,方可通知生产部安排备货。
1.3.1.4销售前台接到国内客户的特殊规格订单,送生产部确认后,开出生产通知单,连同该客户汇款传真件/支票,送财务部往来会计核对,财务总监核准,报总经理签字,方可通知生产部安排生产。
1.3.1.5销售前台接到工程项目订单后,应即与工程部联系,由工程部按公司规定与客户签订工程协议,并将协议交一分财务部备案。
销售发货时,财务部根据工程协议上约定的付款条件签署送货单,办理工程款结算。
1.3.1.6国际业务部接到外贸订单后,送生产部确认,总经理批准,公司与对方客户签订供货合同。
供货合同交财务部一份,凭以核准发货数量和办理货款结算。
1.3.1.7产品发货时,由包装部按生产备货通知单到仓库领货,仓库开出产品出仓单并发货到包装部,包装部打包完毕后由生产部计划员开出送货单一式四联,一联随货同行交客户;一联交财务部记帐;一联交销售前台与客户对帐;一联交门卫验货放行后交财务部备查。
1.3.1.8材料、包装物、半成品的销售,由销售部经办,仓库开具出仓单,财务部核准价格收款后开出收款收据,门卫方可放行。
财务部根据出仓单核销库存数量,列作其他业务收入。
1.3.2应收帐款管理
1.3.2.1财务部每天编制销售及资金回笼日报表,准确反映应收帐款增减变化情况。
1.3.2.2销售部、工程部、国际贸易部根据财务部提供的应收帐款报表,及时催收货款。
每月底填制《销售及收款对帐单》,与财务部核对无误后,要求客户确认回传,留存备查。
1.3.2.3财务部与销售部、销售前台、国际贸易部密切配合,严格控制应收帐款数额,凡无授信额度的客户,须收到货款或汇款传真件,方可发货。
对有授信额度的客户如月结、未收款提前三天备货、货到收款等,财务部要及时通知销售前台和销售部催收到期货款,防止超过允许的应收续期。
1.3.2.4对既无授信条件又无汇款的客户,原则上不予发货。
特殊情况须总经理签批方可发货。
1.3.2.5对有铺底货款的客户,财务部要与销售前台核对铺底金额,防止应收超过铺底数额。
对铺底货款的确认条件是:
首期汇入货款5万元的,给予铺底货款1万元;首期汇入货款10万元的,给予铺底货款3万元;首期汇入货款20万元的,给予铺底货款10万元。
如不能首期一次性汇入的,可放宽到15天内到款有效,超过15天汇入的款项,不能计入铺底货款的计算额度,只能算作订单货款。
1.3.2.6给客户年终返利时,财务部应认真核对应返利客户的铺底货款,先用铺底货款抵减返利数额,铺底货款不足抵减返利的,方可补发货物。
1.3.2.6发给客户的样板货,销售前台须提供总经理签批的样板支持折扣价标准,财务部方可按折扣价入帐。
1.3.2.7客户要求换货的,可按换货管理程序先行发货,财务部登记该客户应收帐款,待退回对换的货物办理入库手续后,冲减该客户应收帐款。
1.3.2.8客户要求退货的,可按退货管理程序办理退货入仓,仓库填写入仓单(注明退货客户名称),总经理签字,财务部冲减该客户应收帐款。
1.3.2.9国外销售的应收帐款,国际贸易部要及时与财务部核对,通知外贸出口部门及时办理结算。
1.3.2.10营销部和财务部要密切注视应收帐款客户的经营变化情况,一旦发现客户经营不善,周转不灵,出现经营危机时,要及时向公司领导反映,以便采取应对措施,减少应收帐款损失。
1.3.2.11本公司应收帐款的坏帐准备提取比例为5%,采用备抵法核算。
2、采购及应付帐款管理制度
2.1目的:
规范物资采购程序,保证采购货物质量,合理调度资金,节约采购成本,保障生产供应。
2.2内容:
采购环节管理、应付帐款管理
2.3管理措施:
2..3.1采购环节管理
2.3.1.1供应部负责原材料/其他材料/办公用品等物资的采购。
2.3.1.2选择质优价廉的供应商,要采取货比三家的办法,了解供应商的品质管理情况和价格,评审选定。
2.3.1.3每种主要原材料须挑选2—3名供应商,防止供应商单一而随意抬价和缺货。
2.3.1.4主要原材料采购须签订购货合同,交财务部一份,以便财务部依据合同条款办理货款支付。
2.3.1.5供应部应每周与仓库、财务部核对应付货款,并随时与供应商核对确认。
2.3.1.6供应部每月底将下月采购计划交财务部,以便财务部编制下月资金使用计划。
2.3.2应付帐款管理
2.3.2.1仓库每天将采购货物入仓单(财务联)交财务部及时记帐,准确反映每一供应商的应付帐款情况。
2.3.2.2财务部每周编制应付帐款周报表,反映应付帐款增减变化情况。
每月填制应付帐款对帐单,与供应商核对无误后,按采购合同规定的付款期限编制应付帐款到期明细表,列明每一供应商货款到期支付时间,编制下月资金使用计划。
2.3.2.3若与供应商有对帐不符的,供应部、仓库、财务部要相互配合,先行内部核对清楚,然后与供应商核对,确保应付货款无误。
2.3.2.4供应商凭本公司仓库开出的收料单(客户联)办理货款结算,财务部将收料单(财务联)与供应商所持收料单(客户联)核对无误;同时与供应商送货清单核对无误后,办理付款手续。
3、存货管理制度
3.1目的:
规范仓库存货收发及物料领用、退库、产品销售等操作程序,减少积压浪费,加速存货周转,提高经营效益。
3.2适用范围:
本公司供应、生产、销售、仓库、管理部门。
3.3材料出入库管理
3.3.1根据本公司的特点,将材料分为玻璃、五金配件、工具备件、包装物、办公劳保用品五大类。
3.3.2仓库对材料进行分类编号,分类核算,定位存放,保证库存材料的安全和完整。
3.3.3本公司购进材料采用实际成本法进行核算,发出材料采用加权平均法进行核算。
3.3.4库存材料采用永续盘存制,每月底进行实地盘点,对盘盈盘亏的材料,由仓库填写盘点盈亏表,列明品名、数量、金额及盈亏原因,盘点人员、仓库主管、材料会计分别签名,财务总监确认,报总经理审批后处理。
3.3.5根据生产经营情况,核定各项材料的最高和最低储备定额,做到既不积压资金,又能保证生产的正常需要。
3.3.6采购的材料物资要及时办理入库手续,入库操作程序如下:
3.3.6.1采购人员提交供货商开出的送货清单,质检人员按送货清单检验每件实物是否符合本公司规定的质量要求,出具质量验收报告单。
3.3.6.2对检验不合格的物料,通知供应部办理退货或降价处理。
3.3.6.3对数量短少、品种规格不符、单价金额有误的物料,质检员和仓库及时通知供应部办理补货或更正手续。
3.3.6.4对检验合格的物料,由仓库开具材料入库单一式三联,分别交财务、供应商、仓库凭以记帐,仓库收货。
3.3.7各车间、部门领用物料时,要及时办理出库手续,操作程序如下:
3.3.7.1领用部门填写领料单,列明所需材料规格、单位、数量,生产用原材料领用单须经该部门/车间主管签字,非生产用物料领用单在30元以上的,须经该部门经理/厂长签字,交仓库凭以开出材料出仓单一式三联,(仓库、领用部门、财务各一联),仓库发货。
3..3.7.2领用的物料需退库或更换时,由仓库核准数量质量,填写红字材料出仓单一式三联,分别交仓库、领用部门、财务凭以记帐,办理退/换手续。
3.3.7.3月度终了,仓库按部门/车间分类汇总材料出仓数量金额,编制汇总表,报送财务部。
3.4产成品出入库管理
3.4.1仓库根据公司产品特点,将产成品分为玻璃化妆台(TAS系列和ADF系列)、淋浴房、马赛克、水龙头四大类。
3.4.2生产的完工产品入库时,仓库根据质检员提供的《产品检验合格单》开具产品入仓单一式三联,一联交生产部,一联交财务部,一联仓库记帐。
3.4.3销售产品时,按本制度1.3.1.7的规定办理。
3.4.4因发货短缺或质量问题/运输搬运破损等原因导致的退货、补货、换货,按如下程序办理:
3.4.4.1补货:
客户反馈发出货物缺少整件或配件的,由客服部通知包装部和仓库查对发货件数,同时责成就近业务员到现场核实确系少发后,销售前台开出补货通知单,领导签字批准,仓库和包装部方可办理补货手续。
领导签字批准的权限:
500元以内客服部经理签批;1000元以内营销总监签批;1000元及以上总经理签批。
3.4.4.2退货:
因质量问题或其他原因客户要求退货的,由客服部确认,领导签字批准,仓库办理退货入库手续。
领导签字批准的权限:
1000元以内客服部经理签批;2000元以内营销总监签批;2000元及以上总经理签批。
3.4.4.3换货:
因运输、搬运发生产品破损或质量问题,客户要求换货的,由客服部责成就近业务员到现场核实认可后,通知销售前台开出换货通知单,领导签字批准,仓库和包装车间方可办理换货手续。
领导签字批准的权限:
500元以内客服部经理签批;1000元以内营销总监签批;1000元及以上总经理签批。
3.4.4.5月度终了,仓库按品种分类编制产品出入仓汇总表,报财务部。
3.5半成品外发加工出入库管理制度
3.5.1半成品需外发加工时,由经办人持生产部开出的外发加工通知单到仓库领货,仓库凭生产部外加工通知单开出外加工出仓单一式四联(仓库/客户/门卫/回单各一联),办理半成品出库手续。
3.5.2半成品外发加工完工运回仓库时,仓库凭客户回单和加工结算单办理入库手续。
3.6物资出厂管理
3.6.1产品、材料、废品废料、采购不合格品、生产办公设备等物资出厂时,须办理有关放行出门手续:
3.6.2销售产品出门凭送货单放行;外发加工材料出门凭外发加工单放行;废品废料变卖凭财务收款收据放行;采购不合格品退货凭供应部证明单(加仓库签字)放行;二厂、工程部领用材料物品凭领料单放行;生产办公设备出门凭行政部证明单(加使用部门签字)放行。
特殊情况须总经理签字放行。
3.6.3未办放行手续擅自放行的,追究门卫及有关人员的责任。
3.7盘点与日常管理
3.7.1财务部指导仓库开单/记帐/对帐/盘点/报表等核算业务,定期抽查存货是否帐实相符。
3.7.2财务部每月底指导和监督仓库盘点,核实盘点盈亏情况。
3.7.3各车间/工段每月底(30日)须对在制品及未使用材料进行盘点,编制盘点表,于次月2日交财务部。
4、固定资产管理制度
4.1目的:
加强固定资产购入、保管、使用的管理,保证固定资产的安全和完整。
4.2范围:
在用未用的房屋建筑物、机器设备、交通运输设备、办公设备、办公家具、工具器具等。
4.3管理办法:
4.3.1本公司固定资产分为机器设备\运输设备\办公设备三大类,按实际成本计算,分部门分车间进行管理和核算。
4.3.2固定资产的折旧采用平均年限法。
4.3.3固定资产的申购,由各部门经理/厂长根据本部门生产、工作需要填写请购单,报总经理批准后方可购买。
4.3.4采购部门根据总经理批准的请购单,联系2-3家供货单位报价,将报价资料送总经理审定后购买。
4.3.5购入的固定资产,经使用部门检验合格后仓库开具入库单一式三联(供应、财务、仓库各一联)办理验收入库手续。
使用部门领用时,仓库开具出仓单一式三联(使用部门、仓库、财务各一联),办理领用交接手续。
4.3.6自制的固定资产完工交付使用时按实际成本入帐。
4.3.7财务部对固定资产建卡建帐,进行分类管理。
使用部门保管实物和卡片,卡片上注明该项固定资产的品名、规格、出厂日期、使用日期、使用部门、保管人、大修理记录、清理报废记录等,实行实物管理。
4.3.8固定资产的内部转移与外发维修:
4.3.8.1由于部门分设和工作划分等原因引起的固定资产在部门之间进行转移时,应在相关部门之间办理固定资产卡片交接手续,财务部同时在固定资产明细帐上变更使用部门。
4.3.8.2固定资产需发外进行修理时,使用部门应填写维修申请单,报总经理批准,行政部登记放行。
维修完毕回厂时,由行政部验收交使用部门。
4.3.9因人事变动导致固定资产使用、保管人员的变更,由行政部会同财务部、使用部门办理移交手续。
4.3.10固定资产由于超过使用年限或其他原因不能继续使用时,应由使用部门提出报废申请,行政部门安排有关技术人员作出鉴定,报总经理批准后作报废处理,财务部进行帐务调整。
4.3.11每年年底由财务部、行政部牵头,组织各部门进行一次固定资产盘点清理,对盘盈盘亏的固定资产,要填写固定资产盘点盈亏表,说明原因,报财务总监核准,总经理审批,方可进行帐务调整。
4.3.12各部门要制订固定资产使用、维护、保养制度,落实到使用保管责任人,由部门负责人监督执行,保证固定资产的安全、完整和正常使用。
5、生产成本管理制度
5.1目的:
控制消耗,降低成本,实现利润最大化。
5.2内容:
准确核算每一品种的生产成本,制订标准成本定额,实行目标成本管理。
5.3具体措施:
5.3.1本公司生产成本核算采用品种法,按月归集成本费用,核算产成品和在产品,在产品成本采用约当产量法。
5.3.2加强成本核算的基础统计工作,是保证成本数据准确的重要前提。
车间统计员要详细记录每一工序每一产品的物料消耗,每10天按不同规格品种汇总物料消耗统计表交财务部。
5.3.3按权责发生制原则计算产品成本。
本期支付应由本期和以后各期负担的费用,根据不同类别按不同标准如工时标准、定额标准、工资标准分配记入本期和以后各期。
本期尚未支付但应由本期负担的费用,预提记入本期。
5.3.4仓库须于每月底汇总车间领用的原材料、五金配件等物料,于下月2日前交财务部。
5.3.5以审核无误的原始凭证作为成本核算的依据,并按成本对象、成本项目和车间、部门进行分类核算。
5.3.6辅助生产成本的分配,采用一次交互分配法。
5.3.7根据历史成本资料和当前生产工艺消耗情况,确定每种产品的标准成本定额,制订每月成本目标,实行目标成本管理,考核车间实际成本消耗。
实际成本低于目标成本的部分,按比例给予奖励,实际成本高于目标成本的部分,按比例给予处罚,调动全员参与成本控制,降低生产成本的积极性。
6、费用管理制度
6.1目的:
合理控制费用支出,实现低费用高效率。
6.2内容:
制造费用、管理费用、销售费用的管理
6.3具体措施:
6.3.1制造费用的管理,应重点抓好生产管理人员定岗和工作效率,控制人工费用,充分利用现有生产设备能力,降低机物料消耗和修理费用,有效运转机器设备,降低水电费用,从而将制造费用控制在最佳状态。
6.3.2根据不同产品工艺流程的消耗比例,以生产工时为参数,合理分配制造费用。
6.3.3销售费用的管理,按照公司当年销售政策的规定实施控制,有计划地安排广告费用,严格管理补货、换货、退货,减少损失。
6.3.4管理费用的控制,要重点加强对变动费用如差旅费、应酬费、办公费、水电费的管理,核定各部门办公用品限额,行政部门每月按限额发放,实行定量控制。
核定设计开发费用定额,将设计成果与费用挂钩,实施奖罚,调动设计开发人员的积极性。
7、资金收支管理制度
7.1目的:
准确做好资金收支计划,有效使用资金,优化资金结构,防范财务支付危机,保证生产经营正常运转。
7.2内容:
资金收入计划、采购支付计划、工资计划、费用支出计划
7.3具体措施:
7.3.1资金收入计划的编制:
营销部、工程部、国际贸易部须于每月25日前提交下月销售计划,报总经理批准后,交财务部编制下月资金收入计划。
7.3.2采购支付计划的编制:
生产部每月25日须提交下月生产计划,交供应部计算材料采购数量,供应部须于每月28日前将下月的采购计划交财务部,财务部根据合同协议及与供应商约定的付款时间,安排支付计划。
7.3.3工资及费用计划由财务部负责制订。
7.3.4财总监每月底汇总各部门生产经营计划,综合平衡后编制下月资金收支计划,做好收支平衡调节,保证资金运作良性循环。
8、现金票据管理制度
8.1目的:
规范现金收支管理,保证现金票据有效安全使用。
8.2范围;支票、收据、发票管理;现金收支管理。
8.3支票、收据、发票管理:
8.3.1出纳收到客户的购货支票,应及时送存银行。
如是远期支票或远期银行汇票,则及时在票据备查薄中登记客户名称、票据号码、到期时间等,以便届时送存银行。
8.3.2出纳收到客户的电汇、信汇传真件,应及时登记备查薄,并通知往来会计登记在途货款,随时跟进到帐情况。
如在途货款三天内未到帐,应主动通知销售前台查询客户及对方汇出银行,敦促货款到帐。
8.3.3出纳到银行购买的空白支票,要建立使用登记薄,登记支票起讫号码,使用时按号注销。
使用完毕将登记薄交财务总监核对确认后,方可再次到银行购买支票。
8.3.4空白收款收据和发票交财务总监保管,出纳领用时登记起讫号码,在领用登记薄上签字,用完缴交存根时按号注销,主办会计每月记帐时分别汇总收据、发票号码及金额,报财务总监核准。
8.3.5支付供应商货款时,出纳应认真核对收料单、送货清单、发票/收据及供应、仓管、财务总监、总经理签字无误后,方可办理支付。
8.3.6因业务需要借出支票时,由用款部门经办人填写《用款申请单》,财务总监、总经理签字,出纳方可办理借出手续,同时在备查薄上详细登记借出日期、事由、支票号码、支票种类、使用限额、经办人签名,缴回存根或支票时办理注销手续。
8.3.7因支付采购货物需开出远期支票时,供应部应填写《用款申请单》,财务总监核准,总经理审批,出纳方可开出。
开出的远期支票,要在备查薄中详细记录开出支票日期、种类、号码、金额、收款人姓名、到期时间,收款人在支票存根上签收,方可交付支票给对方。
8.3.8对开出的远期支票,出纳要按到期时间核对银行帐户余额可否兑付,如不能按期承兑,要及时与供应商沟通,尽量取得供应商的理解,维护公司信誉。
8.4现金收支管理
8.4.1出纳收到现金时,应核对收款事项,若是客户货款,应及时与往来会计对帐,冲减应收帐款。
若是其他事项,应核对有无经办部门及人员签字的相关附件,确认款项数额无误后,办理收款开具收据或发票。
8.4.2出纳提取备用金时,应先填写《用款申请单》,财务总监签字,总经理审批,方可开出提款支票。
8.4.3公司内部人员报销费用时,出纳要核对单据是否齐全,手续是否完备,是否符合开支标准,方可支付。
8.4.4出纳保管的现金,要日清日结,每日盘点库存现金,保证帐实相符。
因保管不善或支付错误造成的现金短缺,由出纳个人赔偿。
8.4.5出纳须每日编制现金存款收支日报表,连同原始凭证交主办会计签收。
8.4.6出纳每月底与银行对帐,根据银行对帐单编制银行余额调节表报主办会计。
9、内部牵制制度
9.1目的:
加强内部监控,完善管理程序。
9.2内容:
财务人员操作牵制;一厂、二厂、仓库、食堂实物收发牵制;费用报销牵制
9.3管理措施:
9.3.1财务总监对各会计岗位进行管理和监督,对各车间部门的财产物资、资金使用、实物流转进行监控。
财务总监同时接受总经理领导和各部门负责人监督。
9.3.2主办会计不得办理属出纳工作范围的下列业务:
a)现金收付业务。
b)银行托收/承付/汇兑业务。
c)代记现金/银行存款日记帐和编制银行余额调节表。
d)开具收款收据/办理债务清偿。
e)有价证券/银行票据的保管。
9.3.3出纳不得办理下列业务:
a)填制现金/银行结算的记帐凭证。
b)现金收支和债权债务明细帐的登记。
c)收支业务稽核和会计档案的保管。
d)银行印鉴的保管。
9.3.4材料会计不得办理下列业务:
a)实物的收发/领退和保管。
b)填写收料单/领料单/入库单/出库单。
9.3.5仓库管理员填制的收料单,须有采购和质检人员签字确认;填制的领料单须有发料人/领料人签字确认;填制的入库单须有车间主管/质检/经办人签字确认;填制的出库单须有包装人员签字确认。
9.3.6一厂/二厂车间的产量、物料消耗统计日报表须有厂长签字,财务部方能确认。
9.3.7因业务需要对外的送礼、交际应酬、回扣、佣金等事项,必须符合公司规定的标准,至少有两人经办,方能认可。
9.3.8食堂采购人员不得办理实物的验收/复称手续,每月伙食帐须向财务部报送报表,接受检查和监督。
9.3.9凡涉及资金运用和实物使用等与财务核算和管理有关的事项。
均须执行有关财务管理制度,接受财务监督。
10、借支款项管理制度
10.1目的:
规范资金管理,确保借支款项按规定用途使用和及时结算清还。
10.2内容:
借支与结算归还。
10.3借支规定:
10.3.1不论何种原因借支,须由借支人填写借支单,注明借支原因及用途,部门负责人签字,总经理审批,出纳方可借出资金。
10.3.2借支数额的核定:
销售经理/业务员差旅费按公司规定;零星采购依据实际情况;其他业务借支以不超过借支人一个月工资额为限。
10.3.3公司原则上不同意个人借款,员工因特殊情况需借款时,必须报总经理批准,方可借支。
10.3.4需长期出差且次数较多者,可以申请借支一定的周转金。
周转金限额由公司根据出差地点及出差性质确定,原则上不超过该借款人一个月的工资额。
10.3.5前次借支款项尚未结算归还,又未能提供合理足够理由的,财务部可拒绝再次借支。
特殊情况须总经理批准方可再借。
10.4借支款的报帐及归还:
10.4.1借款人在完成公务后,应及时办理报帐手续,凭审批后的报销单证到财务部冲抵借款数额。
出纳退还借款单。
若系跨月报帐,借款单已于上月记帐,则抵减和结清借款后,由出纳开具收款收据一式三联,注明报帐或退还现金数额,一联交借款人,一联留存,一联冲抵上月记帐的个人借款额。
10.4.2借款人在报帐结算时未能结清借支款的,由出纳在发工资时扣还。
10.4.3周转金借款人应于每月底向财务部报帐和告知周转金使用动态。
借款人如离职或工作岗位变动而不需周转金的应及时归还,否则由财务部扣其工资。
11、财务报帐管理制度:
11.1目的:
规范报帐流程,明确审批环节,提高办事效率
11.2适用范围:
本公司一厂、二厂及各部门
11.3内容:
原材料、辅助材料、其他物料、设备、办公用品的采购支付及各项费用支出。
11.4管理措施:
11.4.1票据的粘贴和经费支出审批单的填写。
报帐人须将报帐的票据按财务部指定的要求粘贴完好,便于装订和查阅。
(具体操作由财务部指导),在粘贴完好的票据上签上经办人姓名。
填写的经费审批单格式如下:
尚高实业有限公司
经费支出审批单
报帐部门:
报帐日期:
年月日单位:
元
票据
日期
业务
事项
票据
金额
实报
金额
票据
张数
经办/报帐人签名
备注
合计
总经理:
财务总监:
出纳:
复核:
部门经理(厂长):
经办人将经费支出审批单粘贴于报帐票据的表面,作为报帐票据的汇总审批封面,在经办
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