2程序文件讲解.docx
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2程序文件讲解
程序文件
受控状态
分发编号
二○一一年月日发布实施
编号:
BZ/J-C
版次:
E/0
程序文件清单
附加说明:
公司共编制质量管理体系程序17个,经相关部门负责人审核,管理者代表批准后发布实施。
序号
文件名称
文件编号
版本/状态
页数
备注
1
文件控制程序
BZ/J-C-01
E版/0
3
2
记录控制程序
BZ/J-C-02
E版/0
8
3
管理评审控制程序
BZ/J-C-03
E版/0
11
4
人员培训控制程序
BZ/J-C-04
E版/0
15
5
与委托人和相关方有关过程控制程序
BZ/J-C-05
E版/0
18
6
人员采购控制程序
BZ/J-C-06
E版/0
22
7
监理服务控制程序
BZ/J-C-07
E版/0
25
8
内部审核控制程序
BZ/J-C-08
E版/0
30
9
不合格服务控制程序
BZ/J-C-09
E版/0
35
10
改进控制程序
BZ/J-C-10
E版/0
38
11
环境因素识别与评价控制程序
BZ/J-C-11
E版/0
42
12
危险源辨识、风险评价与控制程序
BZ/J-C-12
E版/0
47
13
法律、法规及其他要求控制程序
BZ/J-C-13
E版/0
53
14
应急准备和响应控制程序
BZ/J-C-14
E版/0
57
15
环境监测和测量控制程序
BZ/J-C-15
E版/0
64
16
职业健康安全监测和测量控制程序
BZ/J-C-16
E版/0
69
17
不符合、纠正和预防控制程序
BZ/J-C-17
E版/0
75
标准记录表格清单
序号
记录名称
记录编号
序号
记录名称
记录编号
1
收文记录
BZ/J-JL-01
24
项目部工作自检表
BZ/J-JL-24
2
发文记录
BZ/J-JL-02
25
工程技术部巡视检查表
BZ/J-JL-25
3
受控文件清单
BZ/J-JL-03
26
纠正和预防措施报告
BZ/J-JL-26
4
文件更改申请/通知书
BZ/J-JL-04
27
环境因素台帐
BZ/J-JL-27
5
文件作废、销毁记录
BZ/J-JL-05
28
重要环境因素清单
BZ/J-JL-28
6
记录控制清单
BZ/J-JL-06
29
危险源辨识和风险评价表
BZ/J-JL-29
7
委托人和相关方满意度调查表
BZ/J-JL-07
30
重大危险源清单
BZ/J-JL-30
8
工程质量回访记录
BZ/J-JL-08
9
年度培训计划表
BZ/J-JL-09
10
员工培训情况记录表
BZ/J-JL-10
11
招投标评审记录
BZ/J-JL-11
12
合同评审记录
BZ/J-JL-12
13
合同台帐表
BZ/J-JL-13
14
合同修改评审记录
BZ/J-JL-14
15
人员招聘计划表
BZ/J-JL-15
16
人员招聘面试表
BZ/J-JL-16
17
聘用人员一览表
BZ/J-JL-17
18
试用期考核表
BZ/J-JL-18
19
办公设施台帐
BZ/J-JL-19
20
检测设备台帐
BZ/J-JL-20
21
内审检查表
BZ/J-JL-21
22
内审不合格报告单
BZ/J-JL-22
23
不合格服务信息记录表
BZ/J-JL-23
编号:
BZ/J-C-01
版次:
E/0
程序文件
编制:
陈保余日期:
2011年月日
审核:
杨定明日期:
2011年月日
批准:
何芳志日期:
2011年月日
文件修改记录
修改状态
日期
修改原因及内容提要
修改人
审核人
批准人
编号:
BZ/J-C-01
版次:
E/0
文件控制程序
1目的
对公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关文件的编制、审批、标识、发放、使用、更改、保管进行控制,确保与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的部门都能得到相应文件的有效版本。
2适用范围
适用于公司与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件控制。
3职责
3.1经理负责《质量、环境和职业健康安全管理手册》的批准和控制;
3.2管理者代表负责《质量、环境和职业健康安全管理手册》的审核和《程序文件》的批准;
3.3办公室负责公司行政性文件的归档、保存、发放管理;
3.4经营部负责合同文件的归档、保存、发放管理;
3.5工程技术部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件归档、保存、发放,工程资料的归档、保存以及质量、环境和职业健康安全管理制度的管理;
3.6各有关部门负责主管文件的起草管理工作,并在执行过程中提出对质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书等的修改、补充意见;
3.7项目部负责项目规划和实施细则的编制,对本项目部的文件、资料进行管理。
4工作程序
4.1文件控制流程图(见附图)。
4.2文件的分类:
4.2.1内部文件:
《质量、环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《管理制度》以及各种记录等;
4.2.2外来文件:
技术文件、图纸、合同文件,包括上级指示、法律法规文件等。
4.3文件的编制
4.3.1《质量、环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《管理制度》由工程技术部组织,各职能部门参与编写。
4.3.2监理规划由总监理工程师负责编制;监理细则由专业监理工程师负责编制。
4.3.3记录控制执行《记录控制程序》的规定。
4.4文件的批准
4.4.1质量、环境和职业健康安全管理手册由经理批准;
4.4.2程序文件以及与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的作业指导书、管理方案、管理制度等文件由管理者代表批准;
4.4.3《监理规划》、《项目管理规划》由总工程师批准;
4.4.4《监理实施细则》由项目总监理工程师批准;
4.5所有与体系运行有关的文件均要进行登记、编号。
4.6文件的编号
《质量、环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《管理制度》、《管理方案》等的编号由工程技术部控制,其他文件编号分别由编制部门按下述规定控制。
文件的编码方法如下:
BZ/J:
北京市工程咨询公司北京北咨工程管理有限公司
质量、环境和职业健康安全管理手册:
BZ/J-S□/0
版别/修改状态
质量、环境和职业健康安全管理手册代号
程序文件:
BZ/J-C-01~18□/0
版别/修改状态
顺序号
程序文件代号
管理制度:
BZ/J-ZD-□□
顺序号
管理制度代号
作业指导书:
BZ/J-ZY-□□
顺序号
作业指导书代号
体系运行文件形成的记录:
BZ/J-JL-□□
顺序号
记录代号
项目管理服务实施过程中产生的各种记录依据《建设工程监理规范》、《建设工程项目管理规范》及行业规定编号。
4.7文件的标识
文件分为受控和非受控两种。
受控文件在封面或批准页加盖“受控”红色印章,非受控文件不加盖任何印章。
工程技术部负责建立公司“受控文件清单”目录,并保管文件“受控”章。
4.8密级
质量、环境和职业健康安全管理体系受控文件分为普通和机密两级。
涉及经营策略、监理大纲、项目管理规划大纲、技术绝密的为机密级,用“JM”表示。
4.9文件的发放
4.9.1质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、作业指导书、管理制度等由工程技术部发放;《监理规划》及其他对外文件由各主管部门发放,发放部门对文件均应作好收发文登记,在发放登记表上签字并注明日期,工作调离时,办理移交手续。
4.9.2发放范围
由文件产生和主管部门确定发放范围。
4.10使用范围
受控文件应在本公司范围内使用,投标时,若委托人需要,可向委托人提供一份非受控的《质量、环境和职业健康安全管理手册》,如未中标,相关项目部协助工程技术部收回。
4.11文件的更改、回收和处理
4.11.1文件需要修改时,由申请人填写“文件更改申请/通知单”交主管部门审核后,按原审批权限审批,工程技术部负责组织更改;
4.11.2项目管理规划由项目部负责修改,重新交工程技术部审批;
4.11.3更改文件采取划改、换页、换版等方法,视改动多少决定划改或换页并做出修改记录,并在修改状态栏用流水号注明,原状态为“0”;
4.11.4质量、环境和职业健康安全管理体系文件经过多次修改或质量、环境和职业健康安全管理体系组织结构、经营方针、策略发生变化后应换版重新印发;
4.11.5各归口部门在“文件更改申请/通知单”发出7天内,检查各资料员是否按要求对体系文件进行了更换;
4.11.6作废文件由文件管理员负责做好“作废”标识并定期进行销毁,如需保留需做好“资料保留”印章标识,并隔离存放;
4.11.7发出新版文件仍加盖受控章,按原发放范围发放签字。
4.12文字资料的保管
4.12.1持有人应妥善保管收到的文件、资料,控制在规定范围内使用并防止丢失和损坏。
4.12.2受控文件不准擅自复印,如需复印,必须按原审批权限批准,由工程技术部进行登记、加盖“受控”章发放。
4.12.3对用电子版保存的文件,如管理体系文件、收费系统等,应采用密码进行保护,限定查阅和使用范围,由有使用权的人员进行操作,确保文件的有效性。
4.13外来文件的控制
4.13.1识别:
a)为委托人和相关方提供服务所需的各类外来文件,如政府部门或上级管理机构发布的与质量、环境和职业健康安全管理有关的法律、法规及其他要求文件、条例、现行规范、规程、合同文件等,在使用前应由各主管部门组织评审后使用。
b)委托人提供的图纸、技术要求,详细的工作文件等,由项目部组织评审后使用。
4.13.2外来文件的控制和管理执行上述条款4.5~4.12规定。
4.14记录
本程序在质量、环境和职业健康安全管理体系运行中产生的记录,按《记录控制程序》的要求进行归档并保存。
5支持性文件
5.1《质量、环境和职业健康安全管理手册》
5.2《记录控制程序》
6标准表格
6.1收文记录
6.2发文记录
6.3受控文件清单
6.4文件更改申请/通知单
6.5文件作废、销毁记录
附图文件控制流程图
文件资料的分类
审批
使用
发放
阅批
标识
收集、登记
外来文件
复制
借阅
到期
销毁
保存
使用
归档
作废
更换、修改
发放
印制、校对
标识
编制
内部文件
合同文件
技术文件
其它文件
管理体系文件
文件资料借
阅、复制、
销毁申请单
请单
收文登记表
发文登记表
编号:
BZ/J-C-02
版次:
E/0
记录控制程序
1目的
保证记录准确完善,为项目管理服务质量符合要求以及质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行提供客观证据并实现可追溯性。
2适用范围
本程序适用于项目管理服务活动以及与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的记录的控制。
3职责
3.1工程技术部负责对本程序的管理。
3.2公司各部门负责本部门记录的收集、编目、查阅、归档。
3.3项目部负责本项目实施过程中项目管理服务活动形成的各种记录的收集、编目、查阅,竣工后交工程技术部归档。
4工作程序
4.1记录控制流程图(见附图)
4.2体系运行记录由要素主管部门制定和修改,编号办法执行《文件控制程序》。
4.3各部门及项目部应按规定要求填写各种记录。
4.4记录填写要求
4.4.1记录内容应完整、准确、有效、记录无缺页、漏项;
4.4.2记录要字迹完整,如有涂改视具体情况采取加盖修正章或按规定重写。
4.5记录的管理
4.5.1工程技术部负责建立体系运行文件的《记录控制清单》;
4.5.2记录管理人员负责审查资料的有效性,并编号和分类存档;
4.5.3各项目部应指定专人收集资料,并按期交项目负责人检查;
4.5.4记录未归档前,由项目部指定专人负责保管,项目部外部借阅需经项目负责人同意并办理手续;
4.5.5项目部的工程记录在项目竣工验收后两个月内向工程技术部移交归档;
4.5.6有关记录应按档案管理规定,作好防火、防虫、防潮、防霉工作;
4.5.7工程技术部编制检索工具,便于竣工档案的利用;
4.5.8各部门与质量、环境和职业健康安全管理体系活动有关的记录,应在每年二月份之前将上年度记录整理成册归档并保存;
4.5.9记录的保存期限,应符合记录控制清单和行业的规定,见技术部的《记录控制清单》,保存期满后要及时销毁。
各部门负责记录销毁清单,经管理者代表审批后实施销毁。
5支持性文件
5.1《文件控制程序》
5.2《质量、环境和职业健康安全管理手册》
6.标准表格
6.1记录控制清单
附图记录控制流程图
记录表格设计
标识
记录借阅、复制、销毁申请
处理
查阅、复制
保存、归档
填写
使用
审查
补填
审批
档案资料移交记录表
编号:
BZ/J-C-03
版次:
E/0
管理评审控制程序
1目的
通过管理评审,证实公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行的持续适宜性、充分性和有效性,定期掌握自身业务能力和项目管理水平与外部环境变化和社会需求的适应程度,以加强公司质量、环境和职业健康安全管理体系改进的力度。
2适用范围
本程序适用于对公司质量、环境和职业健康安全体系评审过程的控制。
3职责
3.1最高管理者主持管理评审,批准管理评审计划和报告。
3.2相关部门负责人参加管理评审,提交管理评审输入材料,涉及本部门改进措施组织实施。
3.3工程技术部负责评审的组织、协调工作,保存评审形成的资料。
跟踪管理评审措施所提问题的落实情况。
4工作程序
4.1管理评审控制流程图(见附图)
4.2评审准备
4.2.1管理评审一般每年进行一次,两次评审时间间隔不超过12个月。
出现下列情况之一时,应及时组织评审:
a)发生重大工程质量事故(一次经济损失10万元以上);
b)主要领导人及公司组织结构发生变动;
c)外部环境、国家政策法令、国家标准规范有重大变化时;
d)管理方针作重大修改时;
e)项目管理服务过程中发生环境违规受到上级环保部门处罚,对公司的环境管理造成严重影响时;
f)项目管理服务过程中发生职业健康安全违规,发生重大人员伤亡或设备安全事故,受到上级安全监督部门处罚,对公司的职业健康安全管理造成严重影响时;
4.2.2评审信息输入
a)工程技术部提供审核报告,包括内部审核、第二方审核、第三方认证审核的结果;
b)公司各部门或项目部提供预防信息和纠正措施实施情况、项目管理服务质量状况报告。
委托人和相关方满意和(或)不满意的信息(见8.2.1),包括与委托人和相关方沟通的结果(见7.2.3);
c)项目部和工程技术部提供委托人和相关方满意度调查结果和工程质量回访记录。
项目管理过程业绩的质量管理、环境绩效和职业健康安全绩效的符合性(含法律、法规遵守情况评价);
d)当委托人和相关方的期望、社会要求、新技术采用、新法规出台、市场战略以及环境条件变化时,由主管部门领导提供改进建议,并拟定为该次评审的内容;
e)对前次管理评审做出的预防和纠正措施实施情况的验证结果;
f)可能影响质量、环境和职业健康安全管理体系的内外部环境的变化;
g)改进的建议。
4.2.3评审计划和办法的拟定
工程技术部负责起草“管理评审计划”,经管理者代表审核,经理批准后,由工程技术部提前一周发至参加管理评审的部门及有关人员。
4.2.4管理评审由经理主持,管理者代表、各部门负责人、项目部负责人参加。
4.3评审实施
4.3.1由管理者代表向经理提出评审内容,并组织有关人员进行调研,准备专题文件和资料,并明确评审标准。
4.3.2评审会议时,管理者代表应向与会者汇报质量、环境和职业健康安全管理体系的运行情况及本次评审的议题。
4.3.3各部门就管理评审各项内容发表评审意见。
4.3.4经理根据评审会议的决议对质量、环境和职业健康安全管理体系需改进的部分组织有关部门进行研究、讨论,并责成制定和实施纠正和预防措施。
4.3.5工程技术部负责管理评审的会议记录,办公室负责评审的后勤保障。
4.4评审输出
4.4.1由管理者代表组织起草评审报告,内容应包括:
管理评审会议情况、管理体系综合评价、管理体系改进措施和经理对改进措施的审批意见等;
4.4.2经理审批评审报告后,由工程技术部发至参加管理评审人员、部门负责人和项目部负责人;
4.4.3质量、环境和职业健康安全管理体系需改进部分涉及的相关部门负责制定和实施纠正和预防措施;
4.4.4管理者代表对评审中的纠正、预防措施落实情况和效果进行检查验证。
4.5形成的记录由工程技术部收集后按《记录控制程序》归档保存。
5支持性文件
5.1《记录控制程序》
5.2《改进控制程序》
6标准表格
6.1委托人和相关方满意度调查表
6.2工程质量回访记录表
6.3纠正和预防措施报告
附图
管理评审控制流程图
拟定评审计划
信息收集、分析整理
管理评审会议记录
措施实施跟踪、效果验证
管理评审申请表
计划审批
评审准备
评审
报告审批
管理评审报告
纠正和预防措施报告
评审资料归档
编号:
BZ/J-C-04
版次:
E/0
人员培训管理程序
1目的
提高员工的整体素质以及技术水平和业务水平,确保项目管理服务质量要求、技术需要以及环境管理绩效和职业健康安全管理绩效的实现。
2适用范围
本程序适用于与项目管理服务质量、环境和职业健康安全管理工作有关的人员的培训工作。
3职责
3.1办公室负责制订和组织实施年度培训计划,并负责培训记录和档案管理。
3.2相关部门按培训计划要求配合计划的实施。
4工作程序
4.1人员培训管理流程图(见附图)。
4.2每年年初,办公室根据公司各岗位人员素质和各岗位实际工作情况,制订“年度培训计划”,拟出参加人员名单,送主管领导审定后,负责组织实施。
4.3培训分类
1)基础和上岗培训,针对新员工;
2)再提高培训,针对公司各职能部门;
3)资格考核培训,针对项目部负责人、专业工程师、造价管理人员等;
4)其他方面的培训:
与质量、环境和职业健康安全管理有关的法律、法规及其他要求培训(含应急知识培训)。
4.4培训方式
1)内部培训:
由办公室组织,工程技术部协助;
2)外部培训:
指政府有关部门要求的对专业人员进行的统一培训,公司为开展新业务、新知识、新技术而无法以内部培训方法解决必须外送有关人员进行的培训;
3)自学:
由办公室与有关部门协商后指定培训教材,员工自学。
4.5培训考核方式
为确保培训效果的有效性,办公室确定并组织每次培训的考核方式。
4.5.1内部培训考核方式
1)笔试
2)口试
4.5.2外部培训考核方式以考试成绩或培训合格证书考核,考核结果交办公室统一管理。
4.6培训的评价
办公室负责对全公司性或重要质量、环境和职业健康安全管理培训工作的有效性进行评价:
1)对公司内部培训工作有效性的评价,可以采取检查学员考试成绩或采用学员意见反馈的形式作出。
对有效性较差的培训工作,分析原因对责任人或组织给予批评、经济处罚。
2)对参加外部培训或自学,凡达不到合格要求的,不予报销学费、教材费。
4.7培训的记录与管理
4.7.1根据公司“年度培训计划”和考核成绩,办公室负责填写“员工培训情况记录表”。
4.7.2办公室验证员工取得的有关证书的原件,并存档保管,复印件交本人。
4.7.3本程序产生的所有与质量、环境和职业健康安全管理工作有关的培训记录,均应由办公室负责,并按《记录控制程序》归档保存。
5支持性文件
5.1《质量、环境和职业健康安全管理手册》
5.2《记录控制程序》
6标准表格
6.1年度培训计划表
6.2员工培训情况记录表
附图
人员培训管理流程图
报总经理审批
制订培训实施方案
有关部门会签
编制年度培训计划和追加培训计划
培训需求信息汇总、分析
需求信息的筛选
审批
实施培训计划
考核验收
检查培训效果
年度培训工作总结
归档
未批准
批准
未批准
批准
员工培训情况记录
编号:
BZ/J-C-05
版次:
E/0
与委托人和相关方有关过程控制程序
1目的
明确规定项目管理业务承接的方法、程序和责任,确保全面准确的理解委托人和相关方的要求与期望,完善业务承接工作;中标后,确保对与委托人和相关方有关过程实施管理,最终确保委托人和相关方持续满意。
2适用范围
该程序适用于公司承接的各种项目管理服务项目。
(工程分类见手册的附表一)
3职责
3.1经营部
3.1.1负责招标文件与工程项目有关资料的收集工作,并负责接受委托人对项目管理人员资格审查;
3.1.2组织项目部及有关部门参加与项目管理业务相关的确定即招标答疑质疑、现场调查以及总体策划等。
4工作程序
4.1与委托人和相关方有关过程控制流程图(见附图)
4.2业务范围
包括:
委托人委托的工程前期咨询;施工阶段管理;保修阶段管理。
4.3投标前标书评审
4.3.1接到招标通知后,由经营部负责取回标书,并向有关领导进行汇报;
4.3.2经营部组织有关部门及人员参加现场调查,对招标文件进行讨论。
经营部负责做好招标文件的招投标评审记录,报主管领导决定是否参与投标;
4.3.3主管领导组织研究报价策略,经营部负责编制商务标书,工程技术部负责编制《监理大纲》;
4.3.4投标书报主管领导审批后,由经营部汇总形成完整投标文件,经主管领导或其委托代理人签字盖章密封后按招标文件规定时间、
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