最新员工出差管理制度.docx
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最新员工出差管理制度
员工出差管理制度
1、总则
1.1为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项,特制订本制度;
1.2本制度适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工,出差涉及事项均须按照本制度规定执行;
1.3本制度涉及审核批准的事项中,权责单位因故无法实施的,其指定代理人或指定授权人可代理实施,未经明确指定的人员确认无效;
2、出差类型:
2.1当日出差:
出差当日可能往返者。
2.1.1当日出差交通费凭乘车证明实数支给,乘坐出租车的需权责单位核准。
2.1.2当日出差人员不得在外住宿;但因实际需要,需在外住宿者,需事先呈报权责单位核准按远途出差办理。
2.1.3当日出差一般情况需要公司派公务车,事前须由行政中心审核批准,门卫做好车辆出入记录,司机做好油耗登记。
2.2远途出差:
出差必须在外住宿者,视出差行程、事情进展情况,应最少每两天向直接领导汇报一次,接收汇报领导需做好相应记录备查。
2.2.1远程出差交通费凭乘车证明实数支给。
2.1.2远途出差在其区域有公共汽车直达目的地的,须乘坐公共汽车,若因时间紧急或其他原因须经其直接上司批准后可乘坐出租车。
2.3经同意自备车辆出差者,公司予以适当补贴油费(0.7元/公里),不再另外报销交通费;
2.4出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外,以利用火车、公共汽车为原则;需利用航空交通工具出差的需经公司总裁批准。
3、出差签核程序
3.1营销业务人员申请出差
3.1.1出差人员应提前2-5日办理出差申请,填写《出差审批单》,并按以下核准权限逐级核准后方可执行:
3.1.2分公司经理/集团部门副总裁出差,报请公司总裁审批(可通过电话、邮件报请核准);
3.1.3分公司部门主管出差,报请分公司经理审核;超1日由行政副总裁批准。
3.1.4业务或其他人员出差,报请分公司经理/部门主管审批、超过1日则部门副总裁批准,超过5日以上则总裁批准。
3.2公司指派出差
3.2.1即由公司权责单位或分公司经理、部门主管根据业务及其他工作需要,指派其单位涉及岗位人员出差;
3.2.2指派出差均由指派人填写《外派单》,并按照本制度执行出差费用申请、核销事项;
3.3其他规定
3.3.1员工出差时限由审批权责单位或指派人员视情况需要事先予以核定。
3.3.2因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以通讯方式请示并经批准,出差后补办手续。
3.3.3出差员工(总裁及以上人员除外)在出差前须到行政中心办理考勤登记。
3.3.4出差期间因工作需要而延长出差时限的,须报请其所属权责单位审核批准;因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的,须及时通知权责单位并在出差结束后提供相关证明;经其调查确实后批准另给付出差旅费。
4、出差费用标准及相关规定:
4.1出差时间核算:
4.1.1出差当日12:
00以前出发按1天计算;
4.1.2出差当日12:
00以后出发按半天计算;
4.1.3出差当日12:
00以前返回按半天计算;
4.1.4出差当日12:
00以后返回按1天计算;
4.1.5此处涉及的时间以飞机、车船票等起/至时间提前/滞后2小时为准。
4.2出差费用标准
依《日常费用报销管理规定》执行。
5、出差费用预支、核销程序
5.1出差费用预支方式
5.1.1因公出差的员工需预支出差费用的,依《日常费用报销管理规定》文件中借款管理规定执行。
5.1.2出差人员亦可先行垫付出差费用,出差完毕后凭相关票据进行核销;
5.2出差费用核销程序
5.2.1核销规定
5.2.1.1住宿费用按标准报销,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。
5.2.2.2交际费用额度500元内分公司总经理核准,超500元由总裁或董事长核准,未经核准费用自理。
无交际费用票据需经总裁或董事长签字核销。
按《日常费用报销管理规定》执行。
5.2.2.3所有报销项目均需凭发票等有效票据报销;不得虚报、冒领,上述情形一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给以不同程度的处罚。
5.2.2.4当日出差者不报销住宿费(特殊情况需请示)。
5.2.2.5出差人员未经核准出差时间超过审批时间的,停留期间的涉及补贴、交通费按3折给付,特殊情况由总裁核准后予以全额报销。
5.2.2.6本制度中涉及报销的费用,如遇特殊情况超支须提交书面报告经总裁审核批准后方可报销;
5.2.2.7若出差应报销住宿费无相关凭证者,则按相应住宿费标准的50%支付。
5.2.2.8员工出差期间原则上不得报支加班费;节假日出差的,经其所属权责单位批准并由行政中心复核后,可酌情安排补休。
5.2.2核销程序
5.2.2.1员工须在出差结束后3个工作日之内完成差旅费的报销工作,并呈交一份《出差报告单》。
《出差报告单》所载记录需与出差在外时向直接领导汇报记录一致。
5.2.2.2从财务单位领取《报销单》后,依财务单位规定的标准粘贴相应的正式发票(补贴部份不需发票)。
5.2.2.3填好《报销单》的所有明细,出差人员签字后,呈报核决权限逐级核准:
5.2.3财务单位复核程序
5.2.3.1财务单位人员按照本制度规定,复核单据的规范情况,包括《出差申请单》、票据的张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等;
5.2.3.2经其复核确认后,予以办理涉及人员的出差费用报销事项;
5.2.3.3对于出差费用的超标部分不得报销;
5.2.3.4涉及超出规定时间进行费用报销的,出差费用按照标准的6折支付;
5.2.4出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明:
5.2.4.1出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作,其他人员仍须签字证明;
5.2.4.2《报销单》中的补贴金额由报销人根据“公司出差费用标准”中的标准分发补贴金额;
5.2.5出差期间发生的费用中,如有公司不予报销项的支出额,由出差人员(除董事长、总裁外)根据“公司出差费用标准”中的标准分摊;
5.2.6借款及报销原则为:
前款不清,后款不借。
6、交通安全
6.1出差按事情的缓急,路程的远近,出行的方便等因素,选择合适的出行方式,遵守公司出差财务报销制度,超标准需经上级领导批准。
订票可委托公司行政中心代订,也可自行订票,如有订票费应索取正式发票。
6.2请根据将要前往的目的地的天气情况添减衣物。
旅行途中切勿吃生食、生海鲜、已剥皮的水果;勿在路边无牌照摊档就餐,切勿暴饮暴食,应多喝开水,多吃蔬果类,少抽烟、少喝酒。
经常外出的应注意身体健康,需常备:
感冒药,创口贴,止泻药。
6.3搭乘飞机
6.3.1需提前2小时到达现场办理登机手续,飞机起飞前45分钟停止换登机牌,如订了机票就应当特别注意需提前出发前往机场,以免耽误登机。
(请尽早阅读乘机须知)
6.3.2如有工具需打包托运,如未能事先打包好,机场有提供打包服务的,建议将工具装在旅行包内托运。
6.3.3应注意飞行安全,扣好安全带,不带危险或易燃品,不在飞机升降期间使用移动电话等相关电子用品。
6.4搭乘火车:
6.4.1坐火车,须在车票发车时间前半小时到达车站,一般开车前5~15分钟停止检票。
6.4.2坐火车时应问清到达的时间,及时通知办事处人员或客户,如无人接车按事先确定线路前往,或与客户、办事处联系后确定路线。
6.5搭乘汽车
6.5.1坐长途汽车应尽可能去车站买票乘车,打车应尽可能坐正规出租公司的车,杜绝坐各类黑车、摩托车。
6.5.2坐车一定要索取正规车票,如实在没有也要取得能证明你坐过那车的凭证。
6.5.3长途汽车一般都会中途休息,下车前一定要问清楚停车休息的时间是多久,何时发车,记一下车牌;休息时间结束及时返回车上,注意不要上错车。
7、住宿安全
7.1如条件允许选住公司或各办事处的协议酒店,或全国连锁的一些商务快捷酒店,价格不贵,安全舒适,干净方便;或住一些地方办的正规宾馆;尽量不要住治安差、卫生条件无法保证的私人旅馆;另外入住前应先确认一下有无正规发票。
7.2出入酒店房间请随手关门,勿将衣物披在灯上或在床上抽烟,听到火警铃响,请由紧急出口迅速离开,切勿搭乘电梯。
7.3进入房间请保持您的房门始终上好保险锁。
当有访客敲门时,请使用保险锁开门,并确认访客身份,请在大堂会见您的来访者,尽量避免在房间会客。
7.4每次退房前,请检查您所携带的行李物品,特别注意您的证件和贵重财物。
8、客户现场的安全
8.1遵守所到处的安全规程,不要擅自操作对方的设备。
8.2检修设备尽可能断电再操作,特殊情况需带电检修的一定要注意安全,且要有客户处或业务人员陪同。
8.3检修完成如需测试设备,应尽可能让客户处的专业人员操作确认。
9、保证信息的通畅
9.1应确保手机始终处于开机状态,特殊情况除外(如:
乘飞机,进入地下室检修设备等)。
9.2出差时应保证手机内有足够的话费余额,并将电池板充满电,最好能同时携带备用电池板。
9.3出差行程、事情进展情况,应最少每两天向直接领导汇报一次。
10、其它注意事项
10.1出差途中尽量不与陌生人交谈,不要将行李物品交给陌生人看管,也不替陌生人看管行李物品。
10.2加强自我保护意识。
在公共场合要保持安定,不要大声说话、突出自己,不要参与别人的争吵;加强钱物保管。
不要随身带大量现款,也不要在旅馆等住处存放大量现金。
文件、钱包、身份证不要同时放在一起,要分开放;贵重背包做到包不离身,置于视线可及之处;贵重钱物不要放在易被刀子划开的塑料袋中。
10.3谨防上当受骗。
不要贪小便宜,在街上捡到东西要交警察处理,以防被敲诈、陷害。
10.4等车时要和其它乘客站在一起,不要太靠近地铁站台或马路,以保证安全。
如果是夜晚,一定要在灯光明亮和有人的地方等车。
10.5遵守交通法规,注意交通安全;请在搭乘交通工具前详细阅读相关的须知,如:
乘火车,飞机的须知。
10.6出差途中时刻谨记:
“便宜莫贪,热闹不看,任何与已无关的事不参与”。
10.7无论乘座何种交通工具出差,请随身携带身份证。
11、相关文件
请出差人员尽早阅读相关交通部门颁布的须知;如:
《铁路客运旅客须知》,《坐飞机须知》
12、附则
12.1本制度由公司行政中心负责解释。
12.2本制度的拟定、修改由行政中心负责,报公司总裁批准后执行,修改后亦同。
12.3本制度自颁布之日起实施。
13、附表
13.1出差审批单
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