会议接待方案.docx
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会议接待方案.docx
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会议接待方案
会议接待方案
篇一:
公司会议接待方案
XXXXXXXXX
接待方案
为了接待XXXX年X月X日,XXXXXXX一行到公司参观,为确保本次活动有序开展,特制定如下接待方案:
1.接待时间:
20XX-07-0414:
00--20XX-07-0510:
00
二、接待地点:
XXXX、XXXX、
三、接待对象:
XXXXXXXXX
四、参观路线及时间表:
20XX-07-0414:
00派车到XXXX→15:
00工厂参观→16:
00离开XX前往XX→16:
30XXXXX→16:
10XXXX沙盘讲解→16:
25XXXXX参观→17:
00离开XX→17:
30XXXX假日酒店→17:
35酒店会议室(项目讲解与政策沟通)→18:
00酒店晚宴→18:
30休息→次日9:
00送离XX,欢送
五、接待前准备工作安排:
1.成立接待小组
组长:
XXX(董事长)
副组长:
XXX(总经理)、XXX(副总经理)、XXX(总监)
成员:
XXX、XXX、XXX
参观团到其部门,由部门总监负责陪同讲解。
2.职责
2.1.XXXX
2.1.1XX行政部(XXX):
2.1.1.1负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。
a、在大门设置两名形象保安。
B、在行政大楼LEd更改欢迎字幕:
热烈欢迎XXXXXXXXXXX贵宾莅临参观考察
2.1.1.2XX厂(负责人:
XXXX):
a、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
c、负责参观路线
d、负责现场的讲解
2.1.1.3XXXXX(负责人:
XXX):
a、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
c、负责参观路线
d、负责现场的讲解
2.2.XXXX
2.2.1政部人事部(负责人:
XX)
2.1.1.1保洁(负责人:
XXX):
a保洁于X日下午开始对XXXX外进行清扫,尤其是地面的顽迹。
B4日早上8:
00上班,再次打扫确保XXXX外围,XX周围清洁卫生。
cXXXX室内清洁,洗手池外无水渍,卫生间无异味,纸巾完备。
dXXX室内及外围清洁,无白色垃圾。
2.1.1.2保安(负责:
XXX)
a保安于XXX(区域)安排两人、XXXX正门外两人、XXX正门外【XXX】、XXX【XXX】石凳外设置太阳伞。
安排四名形象保安穿保安工作装,戴白手套。
形象保安于4日14:
30分到位。
B4日早7:
30XXXX路口安排一名保安,放置锥形桶,禁止一切车辆进入XXXX外围。
在参观领导到来之前,打开通道,并行礼。
车辆过后,再将锥形桶复原,禁止非参观车辆进入XXXX外围。
c4日下午14:
30其他三名形象保安到指定位置,立军姿待命。
d4日下午14:
45XXX外保安将石凳搬开,打开一个通道,让参观车辆通行。
其余时间,禁止其他车辆进入。
E4日保安加强巡逻,防止一切车辆进入XXX、XXX间的广场停放。
F【XXX】负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间,在XXXX及XXX正大门安排形象保安。
尤其是要位置好当天机动车停放秩序,接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。
2.1.1.3【XXX】负责所有设备正常运转,完成时间4号上午12:
00.
2.1.1.4信息中心【XXX】负责XXXLEd显示屏欢迎词的更换,内容为:
XXXXXXXX欢迎您光临。
2.1.1.5XXX负责车辆的安排;
a7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到XXX接待客人。
并按参观流程,负责全程的接送工作。
B依维柯上准备视频资料(播放公司宣传片)。
c、每辆车上准备2件水。
2.2.2招商部(负责人:
XXX)
2.2.2.1XXX负责XXXX的现场维护及秩序。
2.2.2.2协调沙盘人员进行沙盘的讲解.
2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。
(会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置,LEd欢迎词的拟定,会场内适当的轻松盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观\统一.
2.2.2.4坐席上摆放参会者的姓名水牌.
2.2.2.5物料准备:
精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料,招商手册、手提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料.
2.2.2.5人员分工:
签到人员:
XXX,引领人员:
XX,主持人:
XX
2.2.2.6具体操作过程:
沙盘讲解,讲解人XX-----从XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场----参会者依次签到------XX引领已签到人员至会场就座----主持人XX暖场,X总致欢迎词并介绍XXXXXX整体规划-----主持人介绍XXX上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词-------公司安排车辆统一送参会者离场。
2.2.3XX部(负责人:
XXX)
2.2.3.1负责现场秩序维护及管理。
2.2.3.2负责参加路线的确定及讲解。
2.2.3.3准备矿泉水。
2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。
2.2.4XX部(负责人:
XXX)
2.2.4.1负责全程摄影拍照。
2.2.4.2负责全程串词及发言稿的拟定
1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】,在7月4日下午14:
00对整个接待现场进行最终检查。
2.陪同人员在7月4日14:
45,在XXXX大门口集合。
七、总结:
1.留下相关的联系方式。
2.将本次接待影像保留档案部。
篇二:
会议接待方案
会议接待方案-广东中旅
我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验,以自己票务方面独有的优势,使您的会议工作轻松便捷、有条不紊;使您可以更专心自己的工作,不必为会议的琐事而分心劳神,而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩,取得意想不到的收获!
会议策划简介:
1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。
2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备:
会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译:
各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及Vcd的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待程序:
1、我们倡导商务会议的全新概念,积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置,为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3-7优惠价格的预定服务,并完全考虑您的要求,为您推荐
适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员24小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站,我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。
8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。
会议接待内容
【接待类别】:
各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
【接待人数】:
不限。
【会议参考】:
(1)、会议酒店范围:
二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。
(2)、会议室范围:
根据需要可提供5人以上的会议室或报告大厅。
(3)、会议用餐范围:
25元/人/天--180元/人/天,多种标准供选择。
(4)、会议用车范围:
丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
(5)、会议接站及用车:
专车将全天接站,优惠价格提供会议期间用车服务。
(6)、会议票务:
免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。
(7)、旅游考察安排:
提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
(8)、会议娱乐及活动:
协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!
(9)、会议礼品:
向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。
备注:
以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商。
会议接待流程
一:
会议资料准备
1:
会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数印制。
2:
会议资料(主办单位提供)
3:
领导发言稿(主办单位提供)
4:
《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5:
项目执行情况资料(主办单位提供)
6:
展板所属图片(主办单位提供)
7:
广告牌高计稿
8:
欢迎布标、会议室布标
9:
会议礼品(按参会人数准备)
10:
会议代表证
11:
会议用餐券
二:
设备及设施准备
1:
投影仪、多媒体电脑一台
2:
广告牌按设计稿制作好,根据要求准备
3:
会议室一间(根据入会人数)
4:
车辆准备
5:
麦克风3只
6:
订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
7:
会议形式:
座谈及课桌形式
8:
照相机一台
9:
摄影机一台、由专业人员操作
三:
会前准备工作程序
1:
根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。
2:
据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3:
提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。
4:
提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。
5:
与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。
6:
成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。
7:
在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四:
会议其它费用开支预算
1:
代表证:
2元/张
2:
广告牌:
万通板,1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米,需用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元3:
展板:
根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。
4:
临时用车:
别克商务车,现在瑞风商务车,桑塔那,11座金杯车
5:
宴会标准(由贵公司订标准)
6:
水果
7:
纪念品
8:
资料打印、复印
9:
照相、摄像
10:
其它
五:
会场布置
1:
布标
2:
按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3:
设立会务人员发放会议用品及文件
4:
确定会场摄影点和时间
六:
人员安排
1:
根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2:
会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3:
摄影组:
根据会议需求安排摄影人员
4:
车辆小组:
根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。
此小组负责会议临时接待服务工作。
如:
专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。
5:
旅游接待小组:
根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务6:
生活小组:
此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务
七:
发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开据的正式发票及酒店的住宿发票。
八:
会议接站
篇三:
会议接待总方案
集团客户会议接待方案
第一部分:
会议类别第二部分:
会议物料配备第三部分:
会议各项预定标准第四部分:
会议操作工作流程第五部分:
接待工作操作执行第六部分:
《接待计划实施表》模板
第七部分:
短信发送模板
第一部分:
会议类别
第二部分:
会议物料配备
一、会议物料配备
(一)宣传物料布置清单1、机场接机物料布置
接机牌
接待区(接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌)机场贵宾室(欢迎牌易拉宝2个、引导牌)2、酒店物料
酒店外围布置(罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌)
酒店接待处(接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆)
会议室布置(会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪)
导示牌(会议室、会务组导示牌、方向导示牌等)
(二)嘉宾高级套房房间物料
房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产(馅饼、茯苓糕等)、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶,扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡(三)会议材料
会议材料准备(代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图)(四)会议辅助人员配备
客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐(五)车辆
车辆通行证、车上cd、饮用水(六)菜单
早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排(七)晚宴
餐厅布置(晚宴主题背景板、餐牌)节目表演(舞狮、提线木偶等厦门特色表演)灯光、音响、酒水饮料菜单、桌次安排、排桌座位表(八)会务组
办公设备(a3、a4打印机、复印机等)办公用品(笔、笔记本)设施(排插、无线网络等)
第三部分:
会议各项预定标准
一、车辆使用标准
二、酒店预定标准
三、房间安排标准
四、花果赠送标准
五、用餐标准
六、酒水配制标准
七、会场布置标准
八、会场服务标准
九、娱乐活动安排标准
十、礼品赠送标准
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