合同管理制度.docx
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合同管理制度.docx
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合同管理制度
合同管理制度
一、目的
为规范集团公司合同管理,防范与控制合同风险,维护企业的合法权益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于集团公司范围内所有建筑施工合同、内部承包合同、劳务分包合同、专业分包合同、材料采购合同及其他经营性合同、协议等。
三、职责划分
集团公司常务副总主管建筑施工合同的洽商、谈判、评审与签订,最终报企业法定代表人签署意见。
集团公司各职能部门均不能直接对外签订合同。
具体职责划分如下:
(一)工程管理中心职责
1、负责组织合同评审、合同洽商、谈判与签订;负责对建设方及承包人进行资信考察、了解。
2、负责各类合同档案的保管、使用、管理工作。
3、负责监督、检查各分公司(项目部)合同履约情况。
4、要求各分公司、各项目部及时提供与合同履约相关的文件资料,以备核查,要求并监督各分公司、各项目部建立合同资料保管台账。
5、负责集团公司合同专用章的保管;负责合同文本、法人授权委托书的签发和管理工作。
6、参与各类合同纠纷的调查处理,协助公司领导及项目经理处理与合同相关的事务。
7、负责本制度的监督执行。
(二)分公司经理职责
1、严格执行集团公司《印章管理制度》,安排专人保管好分公司印章。
2、负责本分公司承揽的工程合同的洽商、谈判及合同起草工作,连同《合同审批表》一并向集团公司提交、审议,经集团公司会审同意后方可签字盖章。
3、负责检查、督促所属各项目部履行施工合同。
4、负责督促项目经理在签订《内部承包合同》的同时,必须签订《安全生产责任书》;
5、负责督促项目部建立合同档案保管台账。
6、督促项目部按时填报生产报表。
7、参与所属项目部各类合同纠纷的调查处理。
(三)项目经理职责
1、负责本项目部专业分包合同、劳务分包合同、材料采购合同、设备租赁合同的洽谈、签订工作。
2、负责所属建筑施工合同、专业分包合同的具体执行;履行《建筑施工合同》中规定的职责,监督、检查工程进度、工程质量、安全生产及成本控制。
3、负责组织本项目部相关人员熟悉和掌握合同的关键条款、重点内容。
4、负责督促所属人员建立合同保管台账,保存好各类合同及相关资料。
指定专人收集、保存与合同有关的协议、函件、设计变更、签证手续、索赔依据等。
(四)集团公司工程管理中心、各分公司经理、各项目经理必须严格执行施工合同,逐级负责,由此给集团公司造成经济损失的应追究责任。
四、合同的签订
(一)建筑施工合同签订程序
1、工程中标后,工程管理中心依据收到的中标通知书、中标预算、答疑资料、图纸、意向协议、来往函件及其它有关规定和要求,草拟施工合同文本;
2、合同会签:
工程管理中心组织有关部门对拟好的合同文本进行评审,达成一致意见后,与发包方进行洽谈。
评审结果记录在《合同评审审批表》上。
3、合同洽谈:
就会签的合同文本内容和条款与发包方进行洽谈、协商
4、合同修订:
经洽谈、协商,达成一致意见后,对合同文本个别条款进行更改、修订;
5、合同成文:
修订的合同文本经发包方确认无误后形成正式合同文本,由双方法定代表人或委托代理人签字并加盖双方法人印章,合同生效。
6、合同交底:
由工程管理中心组织分公司、项目部及相关职能部门参加,介绍合同的主要条款及目标,并填写《施工合同交底内容表》,各部门留存一份。
7、订立合同前,应对对方的主体资格、资信能力、履约能力进行考察、了解,不得与不能独立承担民事责任的组织或个人签订合同。
8、签订合同前要重点审查业主的项目立项文件、招标文件,以确定业主的主体资格;审查其项目资金落实情况及业主以往合同履约情况,以确定业主的履约能力。
9、签字盖章前,要对合同文本逐一进行审查,审查的主要内容有:
A:
合同文本中是否有违反法律法规的条款;
B:
合同条款是否完备、内容是否详尽、文词表述是否准确;
C:
合同工期、工程质量和合同价款等条款是否合理、合规。
D:
合同中须注明“工程款必须汇入集团公司指定账号内”字样,并将账号及开户行填入合同。
(详细内容见合同评审审批表)
12、按规定须经有关部门批准才能签定的合同必须经相关部门批准后才能签订。
(二)内部承包合同的签订
1、签订内部承包合同前,应对项目承包人的综合素质、管理能力、经济实力等方面进行考察。
项目承包人应当按照集团公司的规定提交保证金或担保人,没有按照要求提供保证金、担保人的一律不得签订《内部承包合同》。
2、项目承包人在签订《内部承包合同》的同时,须按照集团公司统一要求签订《项目承包责任书》,明确双方的权利、责任和义务,以保证全面履行承包合同。
(三)劳务分包、专业分包合同的签订
1、签订劳务分包、专业分包合同之前,项目经理要对承包人的资格、资信进行考察,重点审查承包人的营业执照、经营范围、资质等级、履约能力、技术实力和实际业绩,并要求承包人提供以下证件:
A:
有效的企业法人营业执照、资质证书;
B:
施工许可证、安全资格证书、劳务队伍资格证书;
C:
法定代表人身份证明书或法人授权委托书。
2、如有必要,应在具备分包条件的承包企业中进行招投标,通过招投标形式,最终确定承包单位(或承包商)。
3、劳务(专业)分包队伍中标后,在征得业主同意(若建筑施工合同有此约定)后,由分公司(项目部)与分包方签订劳务分包、专业分包合同,并报集团公司备案。
(四)《安全生产责任书》的签订
在签订劳务分包、专业分包合同的同时,分公司(项目部)必须与分包商签订安全生产责任书,明确双方安全责任和义务,督促并检查分包商必须给全体施工作业人员上工伤保险。
(五)材料(设备)采购合同的签订
具体实施办法见集团公司制定的《材料采购管理办法》。
(六)其他经济合同的签订
其他经济合同由主办人员与对方当事人商谈后拟定合同草案,经分公司经理签字后报集团公司审核,经批准后方可签订。
(七)以上各类合同在正式签订前,应一律报经集团公司法务部核准。
五、合同履行及管理
(一)合同签订后,由承接该工程的项目部负责合同的具体实施,工程管理中心负责监督合同的履行情况。
各相关部门负责施工方案审核、资金调配、材料供应、大型机械设备的配备。
各方都必须保证合同履行,服从合同工期的要求;
(二)施工项目部需要向集团公司申请工程款的,必须按照《工程款审批表》执行,未经公司董事长/总经理审批,财务部门不得拨付工程款;
(三)合同履行的检查
集团公司责成工程管理中心每月对各分公司、各项目部合同履约情况(质量、工期、进度、安全生产、文明施工等)进行监督检查;对检查的中发现的重大问题将进行处罚并限期整改;并将检查结果作为对分公司经理、项目经理考核的依据。
(四)各分公司、项目部应按照合同约定全面履行自己的责任和义务,并随时督促对方及时履行应承担的责任和义务。
合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台帐。
(五)有关合同履行中的补充协议、书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分,项目部经办人员应及时整理、妥善保管。
向对方交付重要资料时,应由对方当事人出具收条。
(六)对方在合同履行过程中出现违约情况或违反合同的干扰事件,相关分公司(项目部)应及时查明原因,通过取证,及时向对方提出索赔并出具“关于对方违约的书面报告”。
(七)当接到对方的索赔信函后,应认真研究并及时处理,给予解释或提出反索赔。
公司员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对账单、索赔信函等确认类文书上签字盖章,确须签字确认的,须经主管领导或工程管理中心同意后方可签字确认。
(八)在履行合同过程中,项目部经办人员若发现并有确凿证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即中止履行,并以书面形式将情况和处理意见及时报给集团公司工程管理中心。
1、经营状况严重恶化;
2、转移财产,抽逃资金,以逃避债务;
3、丧失商业信誉:
4、丧失履行债务的能力;
5、债权债务发生重大变化;
(九)在重大、复杂合同的履行过程中,项目部经办人员应定期与对方对帐,确认双方债权债务。
六、合同的日常管理
(一)各类合同由集团公司工程管理中心统一管理;合同签订后一周内,各项目部应将合同原件交工程管理中心登记归档。
公司各部门及各项目部因工作需要借阅合同的,须经主管领导批准并履行借用手续。
需要复印合同的必须事先征得主管领导批准。
(二)集团公司的空白合同、合同专用章、授权委托书等由工程管理中心责成专人管理。
一旦发生遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明作废。
(三)已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对账单等资料应由工程管理中心集中统一登记造册,建立档案,分类保管。
(四)工程管理中心合同管理员、项目部合同经办人员发生岗位变动或与本公司终止劳动关系的,在离职前应把经管的合同及相关资料向接管人办理移交手续。
移交完毕、确认没有任何疏漏后,方可办理离职手续。
(五)各分公司经理、项目经理不得越权签订担保、抵押性质的合同;不得授权非本集团公司人员进行合同签订工作;
七、合同的变更与解除
(一)在合同履行期间需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议。
在新协议未达成前,原合同仍然有效。
本方项目部需要变更或终止合同的,须经集团公司主管领导批准,并以书面形式通知对方。
对方提出变更或终止合同的,本方项目部在收到对方提交的解除或变更合同通知书后,应及时报送工程管理中心,经公司主管领导研究后在规定的期限内做出书面答复。
(二)有下列情形之一的,本方项目部可以提出中止或解除合同。
1、因不可抗力原因致使合同不能履行或部分条款不能履行的;
2、在履行期限届满之前,对方明确表示或者以自己的行为表明不能履行主要债务的;
3、对方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行的;
4、对方迟延履行债务或有其他违约行为致使不能实现合同目的的;
5、法律法规规定的其他情形。
(三)对发包方、设计方、监理方提出的设计变更、洽商变更,由公司主管领导组织项目经理、技术负责人及有关人员进行会审,确认能够满足变更要求后,方可同意办理变更签证。
(四)项目经理根据实际情况提出的设计变更、洽商变更或合同变更,经发包方签证同意后,可不再进行评审:
项目部应建立设计变更、洽商变更台账和经济事项变更台账,并分别将变更记录在项目部内部传递,根据变更内容对施工生产做出相应部署。
(五)任何人不得以集团公司名义擅自变更或解除合同,若确需变更或解除时,由合同经办人查明原因,提出意见,经集团公司总经理审查核准后签发解除合同的告知函;若对方没有违约,应同对方协商,达成一致意见后,双方签署变更合同的书面协议。
(六)合同变更必须由原合同起草部门负责更改,经公司主管领导审核后,办理变更手续,同时做好变更文件的整理、存档工作。
(七)对特殊情况下的合同中止(包括停建、缓建),必须及时收集因中止合同给本公司带来经济损失的证据和资料,及时追究对方的违约责任。
(八)合同中止后,项目部应做好终止记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,做好工程款结算工作,办理解除合同的手续。
合同资料移交公司工程管理中心保存。
八、合同纠纷的处理和诉讼
(一)在履行合同过程中,双方发生纠纷时,应首先按照实事求是的原则,平等协商解决。
(二)双方在一定期限内无法就纠纷处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决时,项目部经办人员应及时书面报告集团公司主管领导。
(三)对方当事人涉嫌合同诈骗的,应立即报告集团公司主管领导,由主管领导责成公司法务部依法起诉。
(四)公司决定采用诉讼或者仲裁形式处理的合同纠纷,以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的,相关项目部应及时将合同纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团公司,由集团公司责成法务部专业人员办理。
(五)涉及诉讼或应诉的案件,一律由集团公司法务部负责承办、处理。
法务部承办人怠于处理合同纠纷及相关经济纠纷,致使集团公司账户被冻结或产生其它影响的,将追究直接责任人的责任。
九、奖励与处罚
(一)公司工程管理中心及相关人员、相关项目部应严格遵守本制度,在签订合同、履行合同过程中,切实维护公司的整体利益。
(二)对在签订合同、履行合同过程中发现重大问题并积极采取补救措施、使本公司避免了重大经济损失,或在经济纠纷处理过程中积极采取措施、主动应对,避免或挽回了重大经济损失的人员予以奖励。
视贡献大小分别奖励1000---10000元。
(三)出现下列情况之一,集团公司将进行处罚:
1、分公司(项目部)未按照规定,将合同提交集团公司评审而直接签订合同的,发现一次,处罚直接责任人10000元;
2、工程管理中心或项目部没有建立合同保管台账或管理混乱的,处罚工程管理中心负责人或分公司经理1000元;
3、分公司(项目部)没有按时提交合同原件的,处罚分公司经理200元;
4、为他人提供盖章的空白合同,擅自出具授权委托书的,擅自委托公司以外人员签订合同的,处罚直接责任人10000元;
5、应当签订书面合同而未签订书面合同的,处罚直接责任人5000元;
6、发生经济纠纷后处理不及时或处置不当,致使集团公司账户被冻结的,视具体情况处罚直接责任人1000--20000元;
7、其他违反本制度行为的,根据情节轻重进行处罚。
十、附则.
(一)本制度从2014年6月1日起执行;
(二)本制度实行之前,原有一些相关规定与本制度有冲突的,以本制度为准。
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