天津财经大学珠江学院.docx
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天津财经大学珠江学院.docx
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天津财经大学珠江学院
天津财经大学珠江学院
兼职档案员培训材料
天津财经大学珠江学院院办公室
2014年11月
第一部分天津财经大学珠江学院兼职档案员职责4
第二部分天津财经大学珠江学院档案实体分类方案5
第一章 编制说明5
第二章 主表7
第三部分天津财经大学珠江学院文书立卷归档程序与要求11
一、档案材料的收集11
二、档案材料的鉴定:
12
三、分类整理12
四、立卷组合(组卷)13
五、卷内文件排列13
六、拟写案卷题名14
七、卷内文件编号14
八、装订15
九、编制案卷目录16
十、移交归档16
第四部分天津财经大学珠江学院档案归档范围及保管期限17
一、党群类档案归档范围及保管期限17
二、行政类档案归档范围及保管期限20
三、教学类档案归档范围及保管期限25
四、科研类档案归档范围及保管期限28
五、基本建设类档案归档范围及保管期限29
六、仪器设备类档案归档范围及保管期限32
七、出版类档案归档范围及保管期限33
八、外事类档案归档范围及保管期限34
九、财会类档案归档范围及保管期限35
十、声像类档案归档范围及保管期限36
十一、实物类档案归档范围及保管期限37
十二、各系部归档范围及保管期限38
第五部分天津财经大学珠江学院档案借阅程序39
第一部分天津财经大学珠江学院兼职档案员职责
一、兼职档案员必须热爱档案工作,努力学习档案业务和现代化管理知识,熟悉档案业务规范及有关规章制度,不断提高档案业务和现代化管理水平;
二、努力保证本部门档案的完整与安全,特别是尚未立卷的档案材料的完整性;
三、熟悉有关档案工作的规章制度,负责并认真做好档案材料的收集、整理、预立卷、立卷和归档移交等工作,并按时将本部门上年度档案材料及时移交学院综合档案室;
四、认真仔细地与档案室办理交接手续,交接收据一式两份,必须妥善保管,以便今后的档案查阅利用;
五、积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,保证文件材料的安全和保密,不准随意摘抄、传播密级档案内容,不得私自复印、留存存档资料;
六、积极参加学院召开或组织的有关档案工作的会议与培训;
七、认真完成学院档案部门委托办理的其它有关任务。
第二部分天津财经大学珠江学院档案实体分类方案
第一章 编制说明
一、编制目的和原则
为了适应我院档案工作日益发展的需要,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强档案工作的科学管理,促进档案业务建设的不断深化,充分发挥档案的利用价值,更好地为学院和现代化建设事业服务,我们依据国家教委、教办(1993)429号文件发布的《高等学校档案实体分类法》,结合我院档案工作的实际,制定本《分类方案》。
二、类目设置及标识
类目设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为影响,在较长时间内不随意改动。
根据分类原则,我院档案设置十一个类目。
(一)一级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位,根据我院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,依据《分类法》的分类原则,设置十一个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:
一级类目的标识,采用阿拉伯数字1、2、……标识。
1、党群
2、行政
3、教学
4、科研
5、基本建设
6、仪器设备
7、出版物
8、外事
9、财会
10、声像
11、实物
(二)二级类目的设置及标识
一级类目和二级类目之间用“.”连接。
如行政为第二大类,其二级类目依次为2.1、2.2、2.3、2.4……。
三、档号的编制和标识
(一)档号是存取档案的代号,排架的依据。
它反映我院档案的分类体系和物理位置,档号要有唯一性、合理性、稳定性,即同一档案部门内容不能有重号,适应计算机管理,具有排架、检索双向功能。
(二)档号的结构与标识
1、档号包括全宗号、分类号、案卷号、件(页)号四个部分。
我院设1个全宗,由一位阿拉伯数字组成;分类号是档号的主体,由一级类目或一二级类目组成。
2、档号的标识,档号=全宗号+分类号+案卷号+件(页)号。
目前,我院使用的全宗号为1。
全宗号、分类号、案卷号、件(页)号之间用“-”连接,类目之间用“.”连接。
如1-1.1-4-2表示党群类党务综合类目中4号案卷的第2份文件。
(三)档案的实体排架
依据《分类法》规定,结合我院的现状,我院档案实体排架采用类目——年代纵向排列的方法。
第二章 主表
1、党群类:
主要包括我院党群部门在工作中形成的文件。
1.1党务综合(分党委、总支、直属支部综合材料入此)
1.2工会
1.3团委
1.4组织
2、行政类:
主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。
2.1行政综合(学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此)
2.2人事(师资培养材料入此)
2.3安全
2.4学生、武装
2.5毕业生
2.6总务
2.7档案、图书、文博
3、教学类:
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的材料。
3.1 综合教学(教学管理、教学大纲、专业设置、招生、学籍、奖惩等入此)
3.2 本科生教育(录取通知书、学生登记表)
3.3 本科学生成绩
3.4 本科学位
3.5 试题、试卷
4、科研类:
主要包括科学研究管理和科学研究实践活动过程中形成的文件材料。
4.1 科研成果
4.2 科研立项
5、基本建设类:
主要包括我院基本建设管理和建设项目活动中形成的材料。
具体范围为综合(建设项目、建设经费批复、预决算)和建筑工程项目(工程设计、施工竣工材料)。
5.1 综合
5.2【按单项工程设置类目】
6、仪器设备类:
主要包括价值十万元以上的仪器、设备,其申请购置、开箱验收、安装、调试、报废等各环节形成的文件材料。
6.1 综合
6.2【按仪器设备种类或型号设置类目】
7、出版物类:
出版档案为学院编辑出版的出版物。
7.1综合
7.2报纸
7.3刊物
7.4书稿
7.5音像
8、外事类:
主要包括学院教职工出访及参加国际合作与会议,外国专家、学者或留学生来校材料。
具体范围包括:
出访材料、来校材料、国际合作与会议、外国留学生工作等。
8.1 外事
8.2 留学生
9、财会类:
主要包括学院财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
具体保存财务工作中形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资清册、年终决算以及其他财务核算等日常工作中形成的材料。
9.1 综合
9.2会计报表
9.3会计帐簿
9.4会计凭证
9.5工资清册
10、声像类:
主要包括我院教学、科研、党政工团等方面的重大活动所形成的录像带、录音带、照片、光盘和幻灯片等。
10.1 照片
10.2 录像
10.3 光盘
11、实物类:
主要包括我院教学、科研、党政工团等方面重大活动所形成的有价值的证书、字画、印章、牌匾、书籍、工艺美术品等。
11.1 证书
11.2 字画
11.3 印章、牌匾
11.4 书籍
11.5 工艺美术品
第三部分天津财经大学珠江学院文书立卷归档程序与要求
为加强我院文书立卷归档工作的标准化和规范化,便于专兼职档案人员具体操作,提高工作效率和案卷质量,根据《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案工作规范》等相关要求,特编写本程序与要求。
一、档案材料的收集
(一)归档范围的确定
1.确定原则
(1)归档的党、政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
(2)归档的党、政文件材料必须反映学院党、政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。
(3)归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。
2.归档内容和重点
(1)归档内容包括党群、行政、教学、人事、科研、基建、设备、出版、外事、财会、实物等类别,具体范围附后。
(2)归档的重点以学院形成的不同载体形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。
其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。
上级来文中,应以针对学院的指令性、指导性文件为主。
3.不归档的文件材料
(1)上级机关普发供参阅、不办的文件材料;
(2)上级机关发来供工作参考的文件;
(3)上级机关征求意见未定稿的文件;
(4)重份文件;
(5)无查考利用价值的事务性、临时性文件;
(6)未经会议讨论,未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字后的定稿除外);
(7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
(8)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性、建设性的人民来信;
(9)学院内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
(10)学院负责人兼任外机关职务形成的、无关的文件材料;
(11)为参考目的从各方面收集的文件材料;
(12)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
(以上某些方面如果需要,也可以选择作资料暂存)
二、档案材料的鉴定:
1.依据归档范围中的类目名称,认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全。
2.核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料,以及文件形成日期、印章、发文稿纸等是否完整、准确。
3.检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别,发现问题,及时处理。
4.剔除无需归档的文件材料,主要是:
重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿,上级机关普发供参阅、不办的文件材料,机关内部互相抄送的文件以及不应履行公文的行文、介绍信等。
三、分类整理
1.分年度:
将文件按形成或针对的年度分开。
一般文件归入形成年;跨年度的请示与批复归入批复年,没有批复的归入请示年;跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件归入会议开幕年;跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料,归入结束年。
2.分机构:
将文件按发文机关或承办部门分开。
上级普发性文件与针对本学院的文件亦应分开,普发性文件按发文机关或问题归类,针对性文件(如批复、答复、通知等)与本学院上报的相关文件放在一起立卷。
3.分问题:
将同一机构形成或承办的文件按其内容涉及的不同问题分开。
“问题”可粗可细,视归档文件多少而定,但不能跨学院档案实体分类方案中的最下位类(二级类目)。
4.分期限:
将不同保管期限(永久、长期、短期)的文件分开,若成套性较强的文件不宜分开时,其保管期限一律从长。
5.分密级:
密级分绝密、机密、秘密,绝密文件应分开单独组卷。
四、立卷组合(组卷)
1.党群、行政、外事、教学等以及其它各类档案中的综合管理性文件,以问题为主,兼顾作者、时间、文种等特征组卷。
2.科研、基建、设备等专业性成套文件材料分别按项目、阶段等组卷。
3.会议文件按会议的届次组合,根据材料数量,一会组一卷或数卷。
4.统计报表、名册、简报、学籍卡、出版物等一般按名称一册为一卷。
5.组卷要力求不跨实体分类法的最下位类,问题相对集中,年代不混,保管期限相同,并注意与上年度分类组卷方法协调一致。
五、卷内文件排列
1.卷内文件一般按重要程度或时间顺序排列。
2.密不可分的文件应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后。
重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。
3.会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。
4.科研项目材料按申请准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列。
5.基建工程项目按依据性材料、基础性材料、设计材料、施工材料、竣工材料排列。
六、拟写案卷题名
1.案卷题名是指一个案卷的名称或题目,要求以简练、准确的文字,概括揭示卷内文件的内容与成分。
2.案卷题名的构成形式主要有:
(1)责任者+关于+问题+文种(最常用的一种)
一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。
例:
教育部、天津市教委关于招生工作的通知、意见
(2)责任者+时间+问题+文种
年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式。
例:
天津财经大学珠江学院2008年工作计划、总结
(3)院系名称+届+专业名称+材料名称
学籍、学位档案案卷多采用此形式。
例:
天津财经大学珠江学院2008届会计学专业本科学生学籍卡、成绩表。
(4)项目名称+阶段名称+文种
例:
天津财经大学珠江学院日新楼竣工验收通知、报告、会议记录
3.案卷标题不是一个完整的句子,而是偏正词组,所以末尾一般不用句号,题名中若出现多个责任者或文种时,并列的成分中间可用顿号。
七、卷内文件编号
(一)编页号或件号
1.成卷装订的案卷在有文字一面非装订线一侧的下角用打上页号;空白页面不编号。
2.一张纸上贴有若干张小纸,每张小纸也算一页;一张大纸若折叠成几张,仍按一页计算。
3.页号尽量不漏不重,若万一编错不要乱涂,需在备考表中说明。
4.书籍、杂志等能利用原有页号的,可不再编号,按“件”对待。
5.声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。
(二)打印卷内文件目录
1.序号:
按照卷内文件排列的先后顺序,一份文件编一个顺序号。
2.文件编号:
填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。
3.责任者:
填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者(落款)。
4.文件材料题名:
即文件标题,一般照实抄录,但没有标题或标题不能反映文件内容的,应重拟标题且外加“[]”号。
会议记录要填写每次会议的议题。
5.日期:
填写文件的形成日期,没有日期的要予以考证。
6.页次:
卷内每份文件起始之页的编号,最后一份文件应填起止页号。
(三)填写卷内备考表
1.盒内文件情况说明:
由立卷人填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。
案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。
2.整理人:
由组成本卷的责任者签名,一般由立卷部门兼职档案员签字负责,不得由临时工或实习学生代签。
3.检查人:
由立卷部门分管档案工作负责人签名,侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。
4.立卷时间:
填写立卷整理完毕的具体日期。
为便于计算机按立卷单位批量检索,同一立卷单位同一归档批次的案卷可填写同一立卷时间。
(四)填写案卷封面(加以纸条,放在第一页前,以便专业档案人员检查、加工)
1.填写内容包括案卷标题、归档部门、起止日期、保管期限、密级等项,没有“密级”的应划斜杠。
2.填写案卷封面需用碳素墨水钢笔逐项书写,要求字迹工整、清晰、美观大方。
八、装订
1.案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等)。
2.文件没留装订线的要贴补加边,破损的要裱糊好,幅面较大的要折叠。
3.将卷内文件目录放卷首、备考表置卷末,左、下取齐,用三孔一线法(孔距八公分)装订牢固,注意不倒置、不散页、不压字。
九、编制案卷目录
1.先将案卷分为外来文件与本校文件(上级针对本校的文件与本校有关的文件放在一起)两部分,再按保管期限(永久-长期—短期)结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。
若有补归以前年度的案卷,应按归档年度顺序依次排在最前面。
3.依次填写(打印)案卷目录。
十、移交归档
1、归档文件材料用纸规格要求统一,一律使用16开或A4型。
2、手工书写的材料不得使用圆珠笔、铅笔书写,一律使用不褪色的碳素(蓝黑)墨水书写。
3、案卷封面标题确切,文字简明,无错填漏填项目。
4、分类清楚,组卷合理,卷内文件排列有序。
卷内目录、备考表的各填写项均按规定填写,卷内文件编号无错、漏现象。
5、归档文件材料应归原件。
若不能归原件,则可归一份复印件(复印件上必须加盖立卷单位红章),并注明原件出处。
6、文件材料的形成时间(年、月、日)、签字、盖章等手续必须完整。
7、移交手续:
移交档案时,交接双方当面检查,档案部门根据有关标准进行验收,不符合要求者,档案部门有权退回,限期改正好后重交。
经验收合格后办理移交手续。
移交时填写《档案交接收据》,一式两份,双方各执一份备查。
第四部分天津财经大学珠江学院档案归档范围及保管期限
一、党群类档案归档范围及保管期限
部门:
院办公室
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关党的建设的文件材料(针对学院的)
永久
2
中共中央、中央办公厅、市委、市委办公厅、市教卫工委等普发文件
资料
3
(1)
(2)
(3)
学院党代会文件材料
关于召开党代会的请示及批复;大会计划、通知、工作报告、议程、大会记录;大会通过的文件、决议、总结;领导人讲话稿及其照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等
大会发言、代表提案及办理情况;会议纪要、简报;会议情况、会议收到的重要贺信、贺电等
讨论未通过的文件;小组会议记录;参考文件;会议筹备工作计划、总结;工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
永久
永久
短期
4
学院党委会、常委会、党委扩大会、书记、院长联席会会议记录、纪要、决议、决定及会议讨论通过的文件
永久
5
院党委工作规划、计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
6
院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
7
以院党委名义召开的各种工作会议的会议记录、会议通过的文件、典型交流材料及声像材料
永久
8
党和国家领导人、地方党政领导人及上级机关领导人来院视察、检查、调查工作时的报告、讲话、题词及声像材料
永久
9
院党委负责人在院内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿及声像材料
永久
10
党委领导人与上级领导人有关学院工作的重要来往信件
永久
11
院党委工作简报、情况交流、情况反映、大事记等
永久
12
院党群系统启用印章的文件、通知及印模
长期
13
院党群系统重要统计材料、及各类规章制度
长期
14
院党委各部、委、基层党委、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
15
院党委保密、秘书工作的有关材料
长期
16
重要的群众来信来访及处理材料
长期
17
基层党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、
长期
18
经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
党群系统、基层党委、总支人员奖励材料
长期
19
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报(针对学院的)
永久
20
学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
永久
21
学院组织工作有关规章制度
永久
22
上级、学院落实干部政策的有关材料
永久
23
学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
24
(1)
(2)
(3)
上级、学院关于干部任免、调动、离休的决定、通知及呈报表
院级领导干部任免的通知
学院干部任免的通知
关于干部调动和离休的报告、决定
永久
永久
永久
25
基层党委、总支、支部换届选举结果的报告、审批材料
永久
26
各基层党委、总支、支部委员名册
永久
27
党员名册
永久
28
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
永久
29
发展新党员、预备党员转正的名册
评选先进党支部、先进集体、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单
学院出席全国、市党代会名单及登记表
永久
长期
永久
部门:
工会
序号
类目名称
保管期限
1
上级工会文件(针对学院的)
永久
2
学院工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、各类统计报表
永久
3
(1)
(2)
(3)
教职工代表大会有关文件
教职工代表大会的通知、名单、工作报告、领导人讲话、大会发言稿、讨论通过的文件、决议、后选人情况介绍、选举结果、上级批复、会议纪要、简报、重要声像材料
重要的贺信、贺电、提案
会议参考文件、会议筹备工作文件
永久
长期
短期
4
工会表彰先进集体、个人的事迹材料、名单
长期
5
学院出席全国、市教职工代表大会代表名单、发言材料
永久
6
有关劳动争议的材料
长期
7
基层工会干部名册
长期
8
会员名册
长期
9
学院关于妇女工作的文件材料
长期
10
工会组织的各类活动、基学功大赛的计划、总结及获奖者名单
长期
部门:
团委(学工部)
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于团委工作的文件(针对学院的)
永久
2
学院团委工作计划、总结、报告、规章制度
永久
3
(1)
(2)
(3)
学院团代会、学代会文件材料
团代会、学代会的各项通知、候选人名单、工作报告、议程、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件、上级批复、声像材料
重要的贺信、贺电、提案、会议文件汇编
会议参考文件、会议筹备工作计划、总结、会议证
永久
永久
长期
短期
4
学院团组织、专职团干部统计报表
永久
5
团委组织学生参与的各类社团活动、社会实践、勤工俭学活动材料
长期
6
团委组织的典型调查材料、宣传报道材料
长期
7
学院各种学生社团组织名称、名单、章程
长期
8
表彰团员、学生先进集体和个人事迹材料及名单
长期
9
团员受纪律处分及撤消处分的决定
长期
10
团员入团、退团名册
长期
11
团委工作会议记录
长期
12
团委、学生会编辑的刊物
长期
13
院研究生会干部任免及有关材料
长期
二、行政类档案归档范围及保管期限
部门:
院办公室
序号
类目名称
保管期限
1
(1)
(2)
上级有关高校行政管理的文件
针对学院的
国务院、国务院办公厅、市政府、市政府办公厅、教育部、市教委等普发文件
永久
资料
2
学院制发的各类规章制度
永久
3
学院教育事业发展规划、计划及上级批复
永久
4
学院年度、学期工作计划、报告、总结
永久
5
院务委员会、院长办公会、院长书记碰头会议记录纪要
永久
6
学院召开的各类重要会议、座谈会文件等形成的记录、报告提纲、讲话稿、声像材料
永久
7
学院向上级的请示及其批复
永久
8
学院各单位的请示及学院的批复
永久
9
有关全院性工作的调查材料和经验总结
永久
10
学院统计年报表及统计资料汇编
永久
11
启用印章的文件及印模
永久
12
学院组织沿革、简介
永久
13
(1)
(2)
院庆工作材料
院庆活动的公告、通知、计划、日程、各项重要活动的文件材料、声像材料
上级领导、校友、友好单位对我院的题字、题词、赠送的礼品清册及礼品实物、签到簿
永久
永久
14
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