行政管理制度1.docx
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行政管理制度1.docx
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行政管理制度1
行政管理制度
第一章总则
第一条为加强公司行政管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本制度。
第二条本制度包括印鉴使用管理、公文管理、公司行文及打印管理、办公用品管理、报刊资料管理、车辆及司机管理、通讯费用管理、差旅费管理、来宾接待管理、文明办公以及其他等。
第二章印鉴管理
第一条印鉴的种类:
1、公章:
公司向主管国家工商机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章。
2、合同章:
公司向主管国家工商机构登记的专为公司订立或修改合约的印章。
3、财务专用章:
公司向主管国家工商机构登记在金融机构备案的专用印章。
4、部门章:
有公司部门名称的印章。
是企业内部行文的专用章。
第二条印鉴形式:
公司在主管机构登记注册的印章按国家规定的统一标准。
第三条印鉴使用范围:
1、公司公章、合同章:
公司行文及特定业务用印。
2、公司财务专用章:
公司对相关单位专项业务用印。
3、部门章:
只限于公司内部行文使用。
第四条印鉴的监管:
1、公司公章、合同章的使用一律由总经理或总经理授权人签字许可后总经理秘书方可盖章。
2、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明、证明及对外开出的任何公文,应统一编号登记并存档,以备查询。
3、公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经分管领导签字方可开出。
持空白介绍信外出工作回来必须汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
4、财务专用章由财务部门经理核定后,指定监印人员监印。
5、部门章由各部门负责人监印。
6、监印人员不在时,应由代理人代为监印(书面授权),代理人应依前几款的规定签准。
第五印鉴的管理:
1、公司公章、合同章由总经理秘书负责管理并负完全责任。
2、财务专用章由财务总监管理并负完全责任。
3、部门章由部门负责人管理并负完全责任。
第六条印鉴制发的申请:
因业务需要、组织变更或印监磨损,由主办部门填具“印鉴制发申请表”(见附件一),按印鉴申请签准程式核准后送人事行政部办理。
第七条印鉴的废弃:
因为机构的撤并和变更,导致部分印鉴废弃时,应作如下处理:
1、印鉴管理员应定期清理废弃印鉴,将废弃印鉴汇总交公司人事行政部封存,封存时加盖公司行政章。
2、严重破损的印鉴应及时更换,严重破坏的印鉴销毁前应填写说明表,然后由人事行政部和总经理秘书进行销毁;并将说明表送人事行政部存档。
第八条印鉴的外借:
1、公司公章、合同章、财务专用章不得外借,需用时将文件定稿后带回公司盖章。
2、极特殊情况需外借,须填写《印鉴外借申请表》(见附件二),说明所借印鉴名称、理由、借出时间、归还日期,报总经理批准后,方能借出。
使用完毕后及时归还并汇报所盖文件名称、份数。
第三章公文管理
第一条公司公文实行统一管理。
行文的管理要做到规范、准确、及时、安全。
第二条行文要少而精,注重实际。
要深入实际,调查研究,实事求是,认真负责,力戒形式主义和文牍主义。
第三条公司红头文件,只适用于需遵照执行的制度、决定、决议、纪要、任命、对外公文等,其他文件一般用公司信笺印发。
各部(室)报送或下发红头文件需填写《发文审批表》(附件三)方可交人事行政部统一编号、打印、盖章、报送或下发。
第四条公文的种类和格式
1.公文的种类有“命令”、“决定”、“指示”、“议案”、“公告”、“通告”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”,公司公文常用的文种只是其中的一部分。
通知:
适用于印发规范性文件;转发上级部门或不相隶属部门的公文,批转下级部门的公文;要求下级部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
报告:
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。
请示:
适用于向上级机关请求、批准。
通报:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
批复:
适用于答复下级部门请示事项。
决定:
适用于对重要事项或重大行动作出安排。
函:
适用于不相隶属部门之间相互商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2.公文一般由发文单位、秘密等级、发文代字、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送(报)部门、印发时间、份数等部分组成。
(1)发文单位应当写全称或规范化简称。
(2)公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数由发文单位的主管领导根据文件内容确定
(3)发文字号应包括部门代字、年份、顺序号、一般置于公司名称之下。
公司现采用的文号为增辉(长)规字2007(000)
第五条公司发文一般包括拟搞、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、销毁等程序。
第六条收文处理
1、公司收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷归档和销毁等程序。
各部(室)收到的公文原则上交公司人事行政部统一签发、拆封、登记、编号、分发。
2、需要办理的公文,应根据文件内容,注请主管领导批示,或注请有关职能部门办理。
凡经注办的文件人事行政部要及时催办,避免漏办和延误。
3、承办部门在办文时要遵循以下原则:
凡属本部门的职权范围内可以答复的事项,应直接答复发文部门,同时抄送交办部门注销;凡涉及其他部门业务的事项,主办部门要主动会同有关部门协商办理;凡需报请公司领导审批的事项,应由主办部门提出处理意见,并代拟批复文稿,如文稿内容涉及其他部门,应与其协商取得一致意见,然后送请有关领导审批。
4、为了提高工作效率,公司各职能部门收到和业务部门的请示文件后须在七日内签署肯定或否定意见以及解决问题的办法,报公司领导审批后签发,凡超过七日视同同意,其责任由受文部门承担。
5、传阅文件,人事行政部要严格登记手续,填写《文件传阅表》(附件四)随时掌握文件去向,避免漏传、误传和延误。
6、对于传真收发的文件,人事行政部门须先登记再处理。
急件或涉及商业机密的传真应由专人单独处理,传真发完后需登记并注明发送时间和发送人。
第七条公文的打(复)印
1、人事行政部负责打(复)印以公司名义发出的文件和公司领导同意印发的会议纪要及其他的资料。
2、在公司以外地方打(复)印,须经部门负责人签字同意,否则不予报销。
不得打(复)印与工作无关的个人材料,打(复)印文件资料需登记,并列入部门费用,具体费用如下表:
纸型
打印(元/面)
复印(元/面)
A4
0.2
0.2
A3
0.3
0.3
B5
0.15
0.15
3、凡需复印盖有红色图章的图纸或技术文件等须经部门负责人批准,方可复印。
4、打(复)印人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印、传真的行文中的有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
5、公司集中办公场所,实行网络打印,除财务部、项目部、营销部可有单独打印机外,其它部门一律在前台打印。
6、除对外资料可单面打(复)印外,其它内部文件一律实行双面打(复)印。
第四章办公用品管理
第一条.办公用品购买计划
各部门于每月第一个工作日前将本部门所需的办公用品填写《办公用品申购表》(附件五)报人事行政部统一购买。
单价在1000元以上的物品需填写《办公用品大件采购申请单》(附件六)。
第二条.办公用品的购买
1、人事行政部指定专人制定每月办公用品采购计划及预算,经部门经理审批后将办公用品购回(需用部门可派人协助),并办理入库手续。
入库单一定要有验收人签字。
2、除正常配给的办公用品外,若因工作需要部门自行购买其它办公用品,需事先办理申请审批手续后方可购买,购买后应到人事行政部办理入库手续。
3、负责购买办公用品的人员要做到质优价谦、用品齐全、库存合理、开支适当、用品保管好。
第三条办公用品的领用及保管
1、各部门由专人根据办公用品请购计划领取办公用品,办理出库手续。
人事行政部在分发办公用品时要进行明细登记。
2、办公用品的保管:
领用人对于易耗办公用品要节约使用;对于非易耗办公用品要注意维护和保养,实行以旧换新的原则。
因人为原因造成办公用品的损坏,领用人负赔偿责任。
3、易耗办公用品和非易耗办公用品分类
易耗品包括:
稿纸、复写纸、信封、墨粉、墨盒、圆珠笔芯、铅笔、墨水、透明胶、双面胶、订书针、回形针、大头针、修正液、胶水、账本、电池等;
非易耗品包括:
打孔机、订书机、文件夹/架、裁纸刀、计算器、算盘、直尺、印泥等。
4、公司新聘人员的办公用品,人事行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单负责为其配备,以保证新聘人员的正常工作。
5、使用者调(离)职时必须将非易耗办公用品交人事行政部或移交他人保管。
6、人事行政部必须把办公用品的购买、配置、领用、修缮与保管等情况,用台帐形式记录下来并按部门将个人领用、借用、使用情况记入台帐。
第五章电脑管理
第一条建立电脑领用制度,谁使用、谁领用,专人专用专管。
第二条人事行政部对所购电脑统一编号、统一管理、统一建帐,统一调配。
第三条操作人员不得使用电脑从事与本职工作无关的事项,更不能用电脑玩游戏。
第四条为保证电脑正常运行,个人不得私自修改系统配置、拷贝系统使用软件,不得使用未经病毒检查的软盘,更不得私自拆卸和连接各种硬件设备。
第五条任何人员未经许可不得擅自动用他人的电脑设备。
第六条员工调(离)职时,应及时到人事行政部办理电脑的移交手续。
第六章报刊资料管理
第一条图书、报刊的种类具体为:
报刊:
指各种报纸和期刊(专业与非专业)。
图书:
指各种工具书和专业用书。
第二条各部门根据业务要求,提出相关图书、报刊订阅订购申请经分管副总经理审批后交人事行政部统一订购。
第三条人事行政部门负责图书、报刊的分类、登记、借阅和发送,并对公司报刊和工具用书编制目录以备查。
第四条员工借阅图书资料必须填写《借阅登记表》(附件七)后方可借阅。
第七章来宾接待管理
第一条为促进公共关系、扩大宣传,同时兼顾公司机密,所有来宾的接待工作由人事行政部门负责安排。
对于重要的接待工作,人事行政部应将具体的接待日程表书面通知相关接待部门。
1、一般接待:
凡来我公司联系一般公务,均由人事行政部确定的接待人员进行接洽,并询问事由,收看介绍信或证明等,再向有关部门和有关领导请示进行会晤事宜
2、业务单位的接待:
由相关业务部门负责人对口接待,如需统一安排的,由人事行政部统一协调。
3、高层次接待:
凡属政府官员,商谈重大经济合同的贵宾或非常重要的礼仪活动,高层次的接待由总经理或主管副总授意人事行政部统筹安排。
4、接待工作要求
(1)必须仪表端庄,说话和气,礼貌待人,讲普通话。
(2)做好接待登记或设立会客单。
(3)与客人交谈可介绍公司基本情况,发展趋势,战略目标,但不能涉及机密。
(4)器皿清洁,桌椅无灰,空气流通。
(5)迎进送出,树立公司良好形象。
5、接待规格
进餐:
1、以部门经理作陪招待餐控制在300元之内,特殊情况应先请示主管副总;
2、副总作陪的招待餐,具体标准由副总确定;
3、总经理作陪的招待餐,总经理授意人事行政部办理或总经理自行确定,标准由总经理自定;
第八章文明办公条例
第一条工作认真,不断寻求高效率。
1、每天早上清洁办公室卫生;
2、上班时间不得在办公室吃早餐、槟榔或零食,不得在办公场所及会议室吸烟(招待客人除外);
3、接听电话要迅速,语气要热情,坚持使用文明用语;
4、办公室必须保持安静,不得大声喧哗、争吵和打架、骂人;
5、上班不许闲聊,不许随意串岗,不准伏在办公桌上;不准在办公室内上网聊天,玩电游、打扑克或麻将;
6、不准带小孩进入办公室;
7、按时参加会议及培训;
8、密件、印章、票据等其他重要文件要随时锁好;不得随处丢放和谈论公司文件和机密资料。
9、办公室没人时,随手关门,关灯;下班要关好门窗,切断电源。
发现异常情况及时与人事行政部联系。
第二条保持良好的办公环境。
1、各部门要用整理、整顿、清扫、清洁、教养五个要点对办公场所进行整理。
2、办公用品放置整齐,要求办公场所不能有纸屑、杂物,办公桌面不能有灰尘。
3、办公桌上只能摆放:
电脑、电话、文件架(文件夹须放在文件架内)、水杯、办公文具、资料、台历。
不用的东西不要放在桌面上,下班要清理桌面。
4、椅子不坐要靠桌沿摆放整齐。
第三条言行得体,仪表大方
1、衣着整洁大方,在办公场所女性员工化装要淡雅,不得穿无袖衣、背心、拖鞋、超短裙;男性员工不得留胡须,不得穿拖鞋、背心、西装短裤.
2、对客人要礼貌、热情、耐心,相关工作部门要主动服务,不可有过激的言行,耐心听取客户投诉,找出事情原委,并迅速解决。
3、全体员工要和气相处、礼貌待人、团结协作、密切配合,努力维护公司荣誉。
第四条注意社会公德,讲究公共卫生。
严禁随地吐痰、乱扔果皮纸屑、烟头等杂物,严禁向窗外扔杂物、乱倒水;洗手间不能乱倒茶叶、乱倒污水,手纸入纸篓,便后及时冲水。
第五条爱护公共设施,保持安全门、通道、楼道畅通;
第六条对违反以上条款者参照《制度执行处罚细则》给予处罚。
第九章会议管理规定
第一条会议分类
*总经理办公会:
总经理召开的有关经营、管理的会议;
*公司大会:
全体员工大会(根据情况确定);
*专题会议:
有关人员参加的专项事务会议;
*部门会议:
由部门经理召开的本部门员工参加的会议;
*工作例会:
由各部门经理按时召开的工作会议。
第二条会议管理程序
会议类别
会议提出人
会议召集人
会议记录
会议室管理
到会责任人
总经理办公会
总经理
总经理秘书
总经理秘书
总经理秘书
总经理秘书
公司大会
总经理
行政专干
行政专干
行政专干
部门经理
部门会议
各部门
部门经理
部门指定
各部门指定
部门经理
专题会议
专题相关人员
行政专干或提出人指定
总经理秘书或提出人指定
同左
同左
工作例会
部门经理及以上
第三条会前准备
1、为更完善的作好会前准备,节约会议时间,召开部门经理级以上会议,一般须提前一天由会议召集人通知相关部门(包括会议时间、地点、议题);并落实会场。
2、会议开始前,由会议召集人做好会议签到;
3、与会人员应在会议开始前拟好个人提案,准备会议相关资料;
第四条会议要求及考核
1、与会人员严格遵守会议纪律,不讨论会议议题以外的话题,在规定的时间内进行会议讨论。
2、与会人员严格遵守会议时间,不得迟到、中途离席或无故缺席如有特殊情况,须提前告之会议组织部门同意方可。
3、为保证会议效果,会议开始后,所有通讯工具不得发出响声。
4、会议后,由会议召集人填好《会议签到表》交行政事务部执行并备案。
由会议记录部门负责会议纪要的整理,传达并跟进会议相关提案。
5、全体员工大会如特殊情况需请假,需报总经理批准。
6、其它会议如需请假,需提前半天请假。
第五条会议室管理
1、各部门用会议室,请提前与人事行政部(前台)申请,由人事行政部负责会议室使用的安排和协调;
2、人事行政部负责日常会议室的保洁工作;
3、会议室使用人(部门)负责当次会议室的清洁工作,在散会后立即做好会议室的清洁工作。
第十章车辆使用管理
第一条为切实加强公司机动车辆的管理和合理调度,确保车辆的安全和正常行驶,落实交通安全责任,做到“安全第一,预防为主”。
第二条公司现有车辆配备统一由人事行政部管理和调度,车辆的调度与管理具体为:
1、公司车辆由人事行政部门统一管理,并负责日常车辆的派遣调度及维护保养。
2、公司各部门用车需经本部门领导批准,提前通知人事行政部由人事行政部统一安排。
3、各部门如需用车,需填写《用车申请单》(附件八)由人事行政部统一协调派车;出长沙市用车,必须提前一天通知人事行政部,请示总经理批准后方可派车。
4、用车的费用包括出车的油耗、过路过桥费、停车费,油耗按1元/公里计算。
各部门用车的费用每次由用车人签字确认,每月人事行政部按月统计用车费用报财务。
5、车辆的管理使用原则:
分散使用、统一调配、宾客优先、急用优先、保证重点、兼顾一般。
6、车辆的年检、保险由人事行政部指定专人统一办理。
7、车辆实行专车专管,只能由该车负责人和该车司机开车,具体安排如下:
车牌
负责人
司机
如需交叉开,由人事行政部统一调配,司机不能私下交换钥匙或给没驾驶权的人开车。
8、司机负责做好日常性维护作业,作业中心内容包括清洁、补给和安全检查。
1)清洁,主要清洗外部的泥污,打扫和擦拭车厢,驾驶室及车厢内部,保持发动机、底盘各部无油垢、泥污,保持机油、空气、燃油滤清器械和蓄电池的清洁。
雨天放晴后,1.5小时内必须将车身清洗干净。
2)补给,每次出车前检查燃油、润滑油、冷却液、制动液、蓄电池的电解液和空调车的工质,视需要进行添加。
3)安全检查,主要内容是检查汽车各种电器设备(发电机、起动机、蓄电池、照明和信号、仪表设备)的技术状况,检查轮胎压力,外部损伤情况。
9、车辆的停放:
公司车辆出车归来后一律停放停车场或指定地点。
10、驾驶员的管理
1)驾驶人员应做到爱车、遵章、节油,谨慎驾驶,自觉遵守交通规则。
2)严禁无证开车、酒后开车,凡因违章、违规、肇事,当事人应负全部法律责任和经济责任。
3)落实车辆维护保养制度,专职司机对所负责保管的车辆做到勤检查、勤维护,不带故障出车。
4)公司车辆不可外借,如遇特殊情况,需经总经理批准后,方可外借。
第三条车辆报修程序。
车辆进修理厂前司机必须填写《车辆报修单》(附件九)(注明报修车辆、已行驶公里数、修理项目)作为报修和报帐的依据,“车辆报修单”经总经理审批有效。
第四条修理过程的监督。
1、修理厂列出所需换的汽车配件和修理工时清单,由驾驶员确认。
应本着节约的原则,能修复的配件决不能更换,不能扩大修理范围。
2、修理过程中,人事行政部负责人派出专人和司机一起对过程进行跟踪监督。
第五条修理后的出厂验收。
由驾驶员对修理后的车辆进行验收并对本次修理负责。
验收合格,由驾驶员在修理厂开出的修理费用清单上签字确认。
第六条所管车辆在行车过程中,与该相关的过路、过桥、停车、油票、材料票、维修发票等,必须如实填写,注明情况,有1-2名经手人或证明人,经主管部门登记签字,方可报帐。
第七条、交通事故的处理。
发生交通事故应立即通知人事行政部负责人,并与交警部门和保险公司取得联系。
肇事处罚如下:
根据交警部门裁定书,在保险公司赔偿后,驾驶员应承担以下比例的费用:
1)全部责任承担50%
2)主要责任30%
3)同等责任20%
4)次要责任10%
5)无责任不承担费用。
第十一章差旅费报销管理办法
第一条为了保证出差人员工作与生活的实际需要,结合公司的实际情况特制定本办法。
第二条差旅费报销范围
1、长沙市内的交通费、特殊情况下的“的士费”经部门负责人批准。
2、长沙市以外出差的各种车票、船票、飞机票,伙食补贴,住宿补贴。
第三条差旅费报销标准
1、总经理差旅费用实报实销,其他员工一概按公司出差报销标准执行。
2、“住宿补贴”凭住宿发票,按出差的自然天数减去返回公司的当天计算,“限额报销、超支不补”的报销办法。
“伙食补贴”按标准包干,“节约归己”的原则。
根据不同的职位而定,具体标准如下:
人员类别费用计算
普通员工
主管级员工
经理级员工
副总级员工
两项合计
住宿补贴
伙食补贴
80元/天
100元/天
140元/天
180元/天
住宿补贴
50元/天
60元/天
80元/天
100元/天
伙食补贴
30元/天
40元/天
60元/天
80元/天
3、交通工具标准:
人员类别
交通工具
普通职员
主管级职员
经理级职员
副总级职员
火车
硬座
硬卧
硬卧
软卧
轮船
三等仓
二等仓
头等仓
头等仓
飞机
不乘
不乘
可乘
可乘
4、出差人员在出差任务完成后,应立即返回公司,不得无故延长出差日期、绕道探亲、游览。
一经发现,除扣回所报差旅费外,公司还将作出严肃的处理。
第五十三条差旅费报销手续
1、凭部门负责人和人事行政部负责人签字的《出差申请单》到财务部审核做帐,由财务总监签字、超过一万元的需经总经理签字后方可报销。
2、“差旅费报销单”以及“原始凭证粘贴单”内各栏内容,必须逐栏认真、详细地填写清楚。
3、报销时,各种票据须粘贴牢固,排列整齐,票面价值醒目易见。
4、员工出差返回公司后,须在一周内到财务报帐。
否则,按其出差借款额扣5%的滞纳金。
第十二章档案管理制度
总则
第一条本制度所称档案,是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文件材料。
第二条公司人事行政部是公司的档案管理部门,负责档案的日常管理工作;公司各部门设兼职档案管理人员,负责文件材料的归档工作;公司投资控股、参股的公司需收集归档的文件材料,由公司派出的负责人收集档案资料移交公司人事行政部。
第三条归档的文件材料应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存。
文件材料整理符合规范。
保管
第四条人事行政部负责公司档案(不含人事、会计档案)的管理工作,有关部门和人员按规定向人事行政部移交。
第五条档案的接收和移出都必须手续完备,室存档案必须账物相符。
第六条采取有效措施对档案进行安全管理,严防档案泄密、丢失和损坏。
立卷归档
第七条归档范围:
凡记录反映公司职能活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。
包括:
1、上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、规章制度,各种标准、工作总结、报告等文件。
2、公司向上级机关的请示报告,对下属部门报告的批复。
3、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。
4、公司会议形成的纪要和决议(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩、以及内部规章制度)。
5、公司制订的计划、预决算、工作总结及统计资料。
6、重要的来信、来访及其处理结果。
7、外单位直接发送给公司的主、抄送函件。
8、公司各种活动中形成的具有保存价值的声像材料。
9、工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产的全过程材料。
10、会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。
11、公司注册成立、登记、变更的有关文件资料。
12、其他需要归档的文件材料。
第八条归档要求:
各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按下列要求整理组卷。
(见附件十)
1、在一个卷内要按问题或文件形成的时间排列。
2、整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十五年至五十年)、短期(十五年以下)三种。
3、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
全部案卷组成后,对案卷统一排列编写全档号。
然后逐卷登记,填写案卷目录,拟出案卷标题,装订。
第九条凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。
禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。
对不符合要求的要返工重制。
第十条每年五月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
并将档案目录制成电子文档。
借阅档案资料的范围权限及密极
第十一条依照国家保密工作的有关规定,公司将档案划分为:
“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”四个等级
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