程序文件送审稿李.docx
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程序文件送审稿李
文件控制程序
ZBJT/CX-D-01
1目的
对质量、环境、职业健康安全管理体系文件进行控制,确保有关部门得到并使用文件的有效版本,防止使用失效或作废的文件。
2适用范围
与质量、环境、职业健康安全管理体系要求有关的文件(与管理活动有关的法律、法规和标准规范)控制。
3职责
3.1总经理批准《管理手册》和公司正式公文。
3.2管理者代表审核《管理手册》,批准《程序文件》。
3.3公司副总审核、批准所分管部门编制的相关文件。
3.4办公室负责文件的归口管理,编制、管理公司管理体系文件、公司管理文件。
3.5其它职能科室编制实施管理职责所需的文件,管理本部门使用的文件。
3.6项目部编制本部门所需的文件,管理本部门使用的文件。
4工作程序
4.1文件的分类
4.1.1管理方针和管理目标规定了公司的质量、环境、职业健康安全管理的宗旨、方向和阶段性目标。
4.1.2管理手册阐述公司质量、环境、职业健康安全管理体系的范围,表述体系涉及的过程之间的相互关系,是指导公司开展管理工作的基本文件。
4.1.3程序文件为了有效控制某项活动或过程而制定的规范化工作流程,公司根据需要编制了23个程序文件。
4.1.4记录记录是一种特殊形式的文件。
4.1.5过程控制文件
a)各部门制定的管理目标。
b)与体系的策划运行和工程项目有关的外来文件,如质量、环保、职业健康安全方面的法律法规、工程图纸、设计(变更)文件、合同(变更)、任务书、勘察文件、施工规范、检验试验标准、业主和监理等部门的相关文件等。
c)公司为完成施工、生产项目而编制的过程文件,如施工组织设计、质量管理实施计划、作业指导书、安全生产预案、管理方案、施工预算等相关文件。
d)公司使用或编制的管理性文件,如法律、法规、标准规范、部门规章、公司内部管理制度等。
4.2文件的编号
4.2.1各种文件采用以下方法进行编号:
(1)管理手册:
ZBJT/SC-A□(版次)-□□(年份)
(2)程序文件:
ZBJT/CX-A□(版次)-□□(顺序号)
(3)正式公文:
用发文单位代字、年份、序号编号,即中建集〔××××〕××号。
(4)部门文件:
部门代号-年份-序号
(5)记录:
部门代号-JL-A□(版次)-序号
4.2.2部门代号:
办公室-BG工会-GH信息中心-XX人力资源部-HR
审计监督科-SJ财务部-CW资金结算中心-ZJ工程技术部-GC
企业技术中心-QJ安全管理部-AQ市场经营部-SC成本部-CB
物资设备部-WS法务合约部-FH
4.2.3序号用001-999的三位数表示。
4.3文件的编写、评审与批准
4.3.1文件的编写与批准权限执行“3职责”条款。
4.3.2公司正式公文由职能部门起草,分管领导审核,总经理审批,办公室归口管理,具体执行《公文印信管理》。
4.3.3办公室编制的实施管理职责所需的文件(除管理手册和程序文件外),由办公室负责人审核,由管代批准,本部门内部使用的文件由负责人批准。
4.3.4职能部门编制的实施管理职责所需的文件,由部门负责人审核、分管领导批准,本部门内部使用的文件由部门负责人批准。
4.3.5分公司制定的内部使用的行政管理文件由部门负责人审批,项目部制定的需要向业主、监理、监督管理等外部单位报送的文件,按照外部单位的审批要求,由指定的部门或人员批准。
4.3.6管理体系运行所用的记录样表,由办公室负责编制,由管代审批,报办公室备案。
4.3.7文件用印执行公司《公文印信管理规定》。
4.4文件的发放
4.4.1各部门应建立本部门文件的收、发文记录。
4.4.2文件编制部门负责人规定发放范围,文件管理人员按分发范围发放,并填写发文登记。
(部分文件发放范围见《管理手册》附件5《文件获取范围表》)
4.4.3外来文件由签订或接收部门传递给使用该文件的部门。
4.4.4不得向外部人员提供公司的有效文件,确需提供时,应经分管领导批准,并办理文件借阅手续。
4.5文件的更改、作废与回收
4.5.1因机构变动、产品或工艺变化、法律法规和标准规范修订、工程变更、持续改进引起文件修改时,由编制部门修改,分管领导审批,用“文件更改通知单”通知使用部门。
4.5.2记录样表需要修改时,由编制部门修改,管代审批,编制部门用“文件更改通知单”通知使用部门,并报办公室备案。
4.5.3公司以及各部门编制的文件,经过多次更改或需进行大幅度修改时,应进行换版。
4.5.4需报送其它部门或外部单位的文件,文件更改、换版后,应及时按报送规定报送新文件。
4.5.5图纸、设计文件、合同等外部文件需要变更时,由使用该文件的部门与文件提供单位协商变更事宜。
4.5.6使用部门及时将作废文件撤出使用场所或加以标识,并做好记录。
4.6文件的管理与归档
4.6.1文件使用部门应安排专人负责文件日常管理,确保文件保持完整、清晰、易于识别。
4.6.2文件破损、丢失时,由使用部门向发文部门提出置换或补发书面申请,同时上交破损文件,丢失文件一旦找回,立即上交发文部门。
4.6.3各类文件内部借阅时,须按照《公文印信管理规定》的有关规定办理借阅手续。
人员调动时,应办理文件交接手续。
4.6.4作废文件因其它用途暂不销毁时,要做出标识。
对涉及公司管理运行的有效文件(如管理手册、程序文件等)作废时,由发文部门及时回收。
4.6.5各部门登记本部门使用的有效文件,建立有效文件清单。
4.6.6办公室检查各部门的文件管理情况,发现问题通知部门整改,文件管理检查可结合内审进行,也可专项检查。
4.6.7文件由各管理、使用部门分类保存,需要归档的文件按公司《档案管理办法》归档,并办理文件移交手续。
5相关文件
5.1《管理手册》
5.2《公文印信管理规定》
5.3《档案管理办法》
5.4《管理手册》
6记录
6.1文件签发单
6.2发文签收表
6.3发文登记
6.4收文登记
6.5文件更改通知单
6.6有效文件清单
6.7文件呈批阅办单
6.8文件借阅登记
6.9文件销毁记录
管理部门:
办公室
记录控制程序
ZBJT/CX-D-02
1目的
对质量、环境和职业健康安全记录予以控制,使记录能真实地反映工程质量、环境和职业健康安全绩效,为证实满足要求的程度和管理体系运行的有效性提供客观证据;同时记录还可为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施提供证据。
2适用范围
适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件中规定的各种记录的控制。
3职责
3.1办公室负责记录的归口管理。
3.2职能部门负责检查职责范围内体系各部门记录的整理、传递和管理。
3.3项目部资料员负责按照国家及当地的规定进行工程项目施工记录的整理、保管。
3.4体系各部门负责本部门形成的记录的收集、管理、入档。
4工作程序
4.1记录的编制
4.1.1记录的格式,根据需要可采用表格、文字资料、电子文档等形式。
表格形式的记录的样表,可采用以下几种:
a)业主、监理提供的样表;
b)国家标准、行业标准、上级有关部门规定的标准表格;
c)公司各职能部门根据需要制定的职责范围内的记录样表。
4.1.2记录的格式不得任意改变,修改执行《文件控制程序》中4.5条款。
4.2记录的分类
4.2.1工程质量记录
为证明工程满足质量要求的程度的依据。
4.2.2环境职业健康安全记录
为证明环境和职业健康安全管理绩效的记录。
4.2.3审核与评审结果的记录
为证明审核与评审的有效性和绩效提供客观证据。
4.3记录填写要求
4.3.1记录要及时填写,不得补记,填写内容应字迹清晰、完整、齐全、真实准确。
4.3.2签字应按规定签名,不得由他人代签,经授权或委托后可由被授权、被委托人代签。
4.3.3记录的填写份数由各部门根据实际需要确定,工程竣工资料份数以合同要求为准。
4.4记录的整理
4.4.1各部门资料员收集、整理记录并建立本部门的记录清单,为体系运行、经营管理、工程施工提供客观证据。
4.4.2分包工程的记录由分包方整理,项目部指定专人收集、汇总,作为工程资料的组成部分。
4.5记录的管理
4.5.1记录一般不宜借出,特殊情况需借阅时应由分管领导批准,办理借阅手续。
记录管理人员对归还的记录进行核对,确认无误才能注销借阅登记。
4.5.2记录的贮存可以采用纸张、磁盘、光盘或其它媒介,应便于存取和查找。
贮存环境应防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防强光、防高温、防有毒有害物质。
对贮存于计算机系统数据库内的记录,由相应职能部门提供应用软件和硬件更新,各类记录备份、数据库、单独的硬盘或光盘的拷贝、借阅和调用,必须征得主管部门的同意。
所有办公电脑由办公室统一安装杀毒软件并设置防火墙,严禁将公司秘密等级以上文件带离公司。
4.5.3工程施工过程记录在工程完成后,项目部要整理归档,按有关规定纳入工程档案资料,需交给顾客的记录随工程一起交给顾客。
4.5.4各部门不需归档的记录一般保存3年,超过保存期限的记录由部门负责人审批后销毁,并做好记录销毁登记。
4.5.5归档记录的保存、销毁执行《档案管理制度》。
4.5.6在记录形成、收集、组卷、登记、归档的过程中发生的传递,应办理传递手续。
当合同约定须将记录传递给顾客时,应由合同履行单位负责人批准方可传递。
4.6记录的检查
4.6.1各部门每半年至少自检一次记录控制情况。
4.6.2办公室每年检查一次体系各部门的记录的表样、清单的管理情况。
4.6.3其它职能部门负责检查职责范围内体系各部门记录的收集、传递和管理情况。
4.6.4各职能部门对体系各部门的记录管理情况的检查,可结合内审、业务检查进行,也可专项检查。
5相关文件
5.1《管理手册》
5.2《文件控制程序》
5.3《档案管理制度》
6记录
6.1记录清单
6.2文件资料借阅登记
6.3文件记录销毁登记表
管理部门:
办公室
管理评审控制程序
ZBJT/CX-D-03
1目的
系统评价质量、环境、职业健康安全管理体系的适宜性、充分性和有效性,提出并确定改进的建议,确保管理体系持续改进。
2适用范围
适用于对公司质量、环境、职业健康安全管理体系的管理评审。
3职责
3.1总经理主持管理评审,审批管理评审计划和评审决议。
3.2管理者代表报告体系运行情况,审核管理评审计划和评审决议。
3.3办公室组织管理评审,收集评审输入文件,验证评审决议。
3.4各部门提报本部门评审输入文件,落实评审决议。
4工作程序
4.1管理评审计划
4.1.1管理评审以会议、报告的形式进行,时间间隔一般不超过12个月。
有下列情况之一时可增加管理评审频次:
a)组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化;
b)发生重大质量、环境、安全事故或顾客、相关方有严重投诉或投拆连续发生时;
c)法律、法规、标准及其它要求发生变化;
d)市场需求发生重大变化;
e)有第二、第三方审核或法律、法规规定的审核要求;
f)管理体系审核中发现严重不合格时。
4.1.2办公室编制管理评审计划,主要内容包括:
a)评审时间;
b)评审目的;
c)参与评审部门、人员;
d)评审依据;
e)评审内容;
f)各部门需提报的评审输入文件。
4.2管理评审的准备
4.2.1参与人员
公司领导成员、体系部门负责人和内审员。
4.2.2办公室提前10个工作日通知参与部门提报管理评审的相关信息。
4.2.3办公室汇总提报信息,整理需评审的议题,撰写体系运行分析报告报管理者代表审核。
4.3管理评审输入
4.3.1评审输入内容
a)管理体系内部/外部审核的结果和合规性评价结果;
b)资源需求及满足要求的程度;
c)顾客的反馈、员工的意见或建议、相关方的反馈抱怨等,包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果;
d)体系运行的绩效即方针、目标、指标及管理方案完成情况和重要环境因素、重要危险源的控制情况;
e)产品的符合性和质量、环境、职业健康安全方面的业绩;
f)对不合格品及不符合项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监视结果;
g)对以往管理评审采取的跟踪措施的实施情况及有效性验证情况;
h)可能影响管理体系的各种变化,包括内、外环境的变化,如法律法规的变化,新技术、新工艺、新材料、新设备的应用等;
i)工程质量、三体系管理活动状况及发展趋势;
j)工程质量、三体系管理水平改进和提高的机会;
k)潜在问题的预测;
l)管理体系方针目标及其它改进建议。
4.3.2根据内审报告和管理体系实施情况,对体系的充分性进行评价。
4.3.3根据方针贯彻情况、目标实施情况、合同执行情况、顾客投拆情况,对管理体系的有效性进行评价。
4.3.4当顾客期望、社会要求、法律法规要求、市场战略和环境条件等发生变化后,根据管理体系是否需要补充和修改来评价体系的适宜性。
4.4管理评审输出
4.4.1管理评审的输出应包括以下内容:
a)管理体系有效性的改进,包括对方针、目标、管理方案、组织机构、过程控制等方面的评价;
b)工程质量、环境管理、职业健康安全管理改进措施;
c)管理体系各项活动配备资源的适宜性;
d)对管理体系的持续适宜性、充分性和有效性的总体评价。
4.4.2评审结束后,由办公室编写《管理评审报告》,经管理者代表审核,总经理批准,发至体系各部门并监督执行。
本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.4.3《管理评审报告》内容包括:
a)管理体系的适宜性、充分性、有效性的总体评价;
b)方针、目标改进的需求和体系运行情况;
c)增进相关方满意的决定和措施;
d)有关资源需求的决定和措施。
4.5实施和验证
办公室根据《纠正及预防措施控制程序》的规定,对《管理评审报告》提出问题的实施效果进行跟踪验证。
4.6如果评审结果引起文件更改,应执行《文件控制程序》。
4.7管理评审产生的相关记录由贯标办按《记录控制程序》的规定保存,包括管理评审计划、各部门管理体系运行情况报告、管理评审会议记录及管理评审报告等。
5相关文件
5.1《管理手册》
5.2《纠正及预防措施控制程序》
5.3《文件控制程序》
5.4《记录控制程序》
6记录
6.1《管理评审计划》
6.2《管理评审报告》
管理部门:
办公室
人力资源控制程序
ZBJT/CX-D-04
1目的
通过人员招聘、配置、培训、考核等环节的控制,确保人员能够胜任相应的岗位。
2适用范围
适用于公司人力资源管理全过程。
3职责
3.1总经理
批准岗位设置、员工任职条件、年度培训计划和考核方案,为培训提供资源支持,为员工教育创造良好的环境。
3.2分管领导
审核公司《岗位任职要求》、人员招聘、调配、培训、考核等人力资源管理有关事宜。
3.3人力资源部
管理、贯彻本程序,确保公司人力资源满足工作需要;组织编制《岗位任职要求》;制定公司年度培训计划并监督实施;负责岗前培训;组织公司员工内外部培训,评估培训效果;指导监督公司各部室、分公司绩效考核,汇总员工的绩效考核结果。
3.4体系各部门
提报本部门的培训计划,实施本部门人员考核,项目部负责施工人员入场培训。
4工作程序
4.1人力资源发展规划
4.1.1人力资源部根据公司核心竞争力和企业发展方向,制定人才队伍建设规划。
4.1.2人力资源部根据人才队伍建设和公司当前所需,制定培训开发规划。
4.2岗位任职要求
4.2.1人力资源部根据岗位性质,综合各部门意见,编制公司《岗位任职要求》,总经理批准后作为人员调配、任命、培训和考核的依据。
4.2.2岗位任职要求应包括受教育程度、专业技能、所接受的培训及所取得的岗位资格、能力、工作经历等。
4.2.3岗位人员均应符合所在岗位的任职要求,通过短期培训无法达到上述能力要求的,调整工作岗位。
4.3人员配置
4.3.1原有岗位空缺、需要增设岗位或在职人员不能胜任工作时,由所在部门提出配置申请。
4.3.2人力资源部根据岗位设置和任职能力要求,提出配置方案,包括岗位数量和拟定人选。
4.3.3配置方案、意见经分管领导审核、总经理批准后,人力资源部实施。
公司内部人员不能满足要求时,可向社会公开招聘。
4.4招聘
4.4.1人力资源部全面掌握公司人力资源基本状况,各部门根据人员变动情况随时向人力资源部报送人力资源基本信息,提出用工计划。
4.4.2人力资源部根据用工计划按《岗位职责》与《岗位任职要求》组织招聘。
4.5培训
4.5.1培训分类
培训应包括管理方针、目标和质量意识培训、相关法律法规和标准规范培训、企业管理制度培训、新员工岗前培训、专业技术人员继续教育、特殊工种、关键岗位人员培训,其中:
a)特殊工种包括:
焊工、电工、锅炉工、起重机操作工等;
b)关键岗位有项目经理、施工员、质检员、安全员、材料员、试验员、测量员、统计员、预算员等。
c)项目生产人员的安全培训由安全管理部负责组织实施,或授权项目部安全管理人员组织实施。
4.5.2培训计划
a)各部门依据工作需要和人员配备情况,于每年的12月份填报下一年度“培训需求计划”报人力资源部。
b)人力资源部根据各部门提出的培训需求计划,结合公司长期培训规划和年度工作需要,制定公司“年度培训计划”,报分管领导审核、总经理审批后,于每年初下发各部门。
c)各部门在工作过程中临时增加的培训,报人力资源部,由分管领导审核、总经理批准后实施。
4.5.3培训方式
a)内部培训,根据培训计划,在公司条件允许的情况下,尽可能采取内部培训方式,但必须满足培训质量要求。
b)外部培训,因师资教具等条件限制,对一些特殊工种和专业技术人员的培训,由人力资源部负责联系,采取集体报名,委托培训的方式。
4.5.4培训实施
a)人力资源部组织有关部门根据培训计划,安排各专业人员的培训时间、地点、教材、教员、授课内容、考核办法等事宜。
b)各部门应对临时用工进行入场前培训,着重提高临时工的技能水平、安全、质量、环保意识和劳动纪律,并做好记录。
c)对岗前培训有特别要求时,应严格按要求进行培训,并做好记录。
4.5.5培训效果验证
a)考试。
培训结束前应对培训人员进行考试,培训完毕后,人力资源部应根据考试成绩分析评估培训效果。
b)考核。
各部门对本部门培训人员进行考核评价并保留记录,以检验是否达到培训要求。
c)取证。
要求持证上岗的人员须取证。
d)跟踪检查。
对质量、环境、职业健康安全有重要影响的岗位人员,相关单位应建立培训档案,进行培训效果跟踪验证。
4.5.6培训台帐的设置
人力资源部按年度、分专业建立相应的员工培训台帐。
4.5.7培训记录
人力资源部按所培训的工种和等级分别建立培训档案,内容包括培训申报表、培训需求计划、考试试卷、证书登记表。
4.6考核
4.6.1各部门每月对本部门人员进行考核。
人力资源部监督检查。
4.6.2考核依据包括岗位职责、绩效考核管理办法、绩效考核实施细则、薪酬制度等现行有效制度。
考核方式分为月度绩效考核和年度绩效考核,考核内容分别为月度工作计划完成情况和年度工作目标达成情况,考核方法应尽可能地量化。
4.6.3考核方法
a)自我评价:
以自我打分的方式对工作数量、质量、时效性、成本等方面对本月业绩进行评价,对主动高效、严格认真、服务意识、团队协作、学习总结方面对本月工作表现进行评价。
b)直接上级评价:
以打分的方式对被考核人工作业绩和工作表现两个方面进行客观评价,与被考核者面谈获得共同认可的得分作为考核结果。
C)直接上级的上级审核:
直接上级的上级对下属分管的员工考核结果进行审核,审核结果作为被考核人的最终考核结果交人力资源部。
4.6.4考核结果
员工考核结果为百分制,凡有质量、环保、安全事故责任者考核结果不得超过90分,并取消参评先进资格。
考核结果作为工资发放、评先树优、职务任免、岗位调整等的重要依据。
4.7人力资源管理
4.7.1各部门建立本部门人员花名册,确保员工的资格满足要求。
对于使用一年以上、认为可以留用的临时用工,报人力资源部备案。
4.7.2人力资源部检查各部门的人力资源管理,重点是人员在岗情况、人员资格(按法律法规要求持证上岗的人员必须持证)、培训、用工合同等。
检查可结合内审进行,也可专项检查。
5相关文件
5.1《管理手册》
5.2《记录控制程序》
5.3《岗位任职要求》
6记录
6.1人员调配计划
6.2岗位人员花名册
6.3培训计划表
6.4培训审批表
6.5培训效果验证
6.6证书登记表
6.7培训台账
6.8考核测评表
管理部门:
人力资源部
基础设施控制程序
ZBJT/CX-D-05
1目的
使公司的基础设施始终处于受控状态,确保工程质量,降低环境负面影响,保证职业健康安全。
2适用范围
适用于对公司基础设施(如建筑物、工作场所、办公设备、机械设备、信息系统等)进行控制。
3职责
3.1物资设备部负责对实现工程(产品)施工(生产)符合性所需的设施(施工机械、周转料具)进行管理、控制。
3.2物资设备部负责对机械设备的报废和其档案管理进行管理、控制。
3.3工程技术部负责监视和测量设备的管理、控制。
3.4企业管理部负责公司办公信息系统的管理控制。
3.5办公室负责管理、维护除办公系统以外的其他办公设施设备。
3.6项目部负责机械设备的日常维护管理。
4工作程序
4.1设备购置
4.1.1项目部根据施工需要拟购置机械设备、料具时,提出书面购置申请,报物资设备部审核,经总经理批准后,由物资设备部购置。
4.1.2机械设备、料具的购置要考虑以下几个方面:
技术先进性、生产效率、耗能水平、安全环保性、适用性、可靠性、售后服务、价格等。
4.1.3设备交付时,物资设备部会同项目部开箱验收和安装调试。
按照合同核对设备名称、型号规格,清点主机、辅机、随机附件、工具和各种技术文件(出厂合格证、使用说明书、质量保证书等)。
验收不合格,由物资设备部负责联系退货、换货、索赔等事宜。
4.1.4对于特种机械设备(如塔吊、施工电梯、施工升降机等)进场安装前应送当地特种设备监督管理单进行性能检测,并出示检测报告。
物资设备部负责验检测报告的真实性,验收结果合格进行现场安装,否则进行大修处理或返厂检修。
4.1.5验收合格后,购置单位保留技术文件、合同复印件,建立机械设备档案,同时根据设备说明书及铭牌填写验收单,连同合同复印件和发票报公司财务部,财务部据此记账;将合同原件报公司物资设备部存档。
4.2设备租赁
4.2.1内部租赁。
公司总部及各分公司拥有部分专用机械设备,公司其它设备放在公司料具设备仓库,由公司统一使用,以内部租赁的方式向项目部提供服务。
4.2.2外部租赁。
内部机械设备不能满足需要时可租用外部机械。
(1)项目部租用对质量有重大影响的大型专用机械设备(如塔吊、施工电梯、施工升降机等),应编制需求计划报公司物资设备部,由物资设备部会同项目部验证设备的技术参数、性能和价格等,与租赁方签订设备租赁合同。
(2)外租设备必须签订租赁合同,其中包括环保、安全方面的内容。
操作手必须持证上岗。
4.3设备、料具使用管理
4.3.1自有设备日常管理
(1)持证上岗。
自觉执行国家地方的有关规定,设备操作手必须持证上岗。
(2)实行“三定制度”,即定人、定机、定岗位职责。
(3)按规程操作。
各类机械设备须有完善的安全操作规程,包含操作方法、步骤、安全要求等内容,并严格贯彻落实。
(4)实行例行保养。
设备操作手须认真做好机械运行前、运行中和运行后的例行保养,并做好保养记录。
(5)
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