合同管理手册.docx
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合同管理手册
合同管理手册
1.综述
本手册旨在规范合同管理中的各项具体工作,促进公司加强合同管理,以规避法律风险的发生,确保经济活动合法合规地开展。
本手册所称的“合同管理”是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
2.适用范围
适用于全公司。
3.主要职责分工
(1)各职能部门
各职能部门负责按照公司的规定对合同对方的资质、资信等情况进行调查,并对调查资料妥善保管;负责收集合同谈判相关资料,并组织进行合同谈判,对合同谈判中的关键信息进行记录;负责根据国家及公司的相关规定,合同谈判的内容拟定合同文本并递交至相关职能部门进行审核审批;负责对合同履行情况进行跟踪,发现问题及时向相关职能部门及领导汇报;参与承办合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。
(2)合同归口管理部门
负责建立和完善内部经济合同管理制度;负责参与重大合同的起草、谈判、审查和订立;负责管理合同专用章;负责参与或组织合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动;负责对合同进行登记和归档;负责检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应的控制措施,促进合同的有效履行。
(3)财务部
负责组织做好调查拟签约对象的资信情况;负责对合同中的结算条款进行审核;负责按照合同条款的规定组织做好协议款项的收付工作。
(4)法务部
负责做好所签署合同协议的规范性、合法性审核;负责监督、指导各职能部门起草及修订合同协议文本,负责参与重大合同协议的谈判;协助公司相关职能部门处理合同协议中的纠纷;协助各职能部门依法签订、变更和解除合同协议。
4.流程划分:
(1)合同订立:
涉及合同订立前调查、合同洽谈、合同文本拟定及会签、合同签署等。
(2)合同履行:
涉及合同履行情况监控、补充协议签订、合同登记保管等。
(3)合同纠纷处理:
涉及合同纠纷处理。
5.不相容职务分离表
业务环节
业务职能
合同协议拟定
合同协议审核
合同协议审批
合同协议订立
合同协议执行
合同协议监督
合同订立
合同协议拟定
X
合同协议审核
X
合同协议审批
X
合同协议订立
X
合同履行
合同协议执行
X
合同协议监督
X:
表示相互冲突的职务
6.控制矩阵
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
未明确合同订立的范围和条件,对应当订立合同的经济业务未订立合同,或者违规签订合同,导致公司经济利益遭受损失。
有效预防舞弊和防范腐败
合同归口管理部门建立健全合同内部管理制度,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁XX擅自以公司名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
合同归口管理部门
发生时
合同管理制度
权限审批表
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
对合同对方的资质审核不严格,对方当事人不具有相应的能力或资质,导致合同无效或引发潜在风险。
合理保证资产安全和使用有效
合同订立前,承办部门进行合同调查,了解合同对方的主体资格、资信情况、包括营业执照是否有效,拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内,对方是否具有履约能力等。
承办部门
发生时
合同管理制度
资信调查
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
洽谈方式选择不当,谈判团队经验不足,资料准备不完备,可能导致谈判过程中处于劣势,使公司经济利益受损。
合理保证资产安全和使用有效
承办部门根据市场实际情况选择恰当的洽谈方式,超过一定数额的物资采购项目和建设项目要在内部审计部门的监督下,严格按照招标程序进行公开招标。
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同须聘请外部专家参与合同的相关工作。
对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,须予以记录并妥善保存,建立严格的责任追究机制。
承办部门
发生时
合同管理制度
谈判记录
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
合同文本拟定不规范、未经适当审核或审核发现问题后没有给出恰当的修订意见,导致合同出现重大疏漏或产生舞弊,使得公司经济利益受损。
合理保证经营活动合法合规
公司对外发生的经济行为均应订立书面合同(即时结清除外)。
合同谈判后,业务承办部门根据协商谈判结果拟定合同。
国家、行业有合同示范文本的可优先选用。
有公司标准文本的必须使用标准文本。
重要合同或法律关系复杂的合同须由法律专业人士参与起草,保证合同内容和条款的完整准确。
由签约对方起草的合同,承办部门须认真审查,特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目,如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”,防止合同手续被篡改。
承办部门
发生时
合同管理制度
合同文本草案
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
合同文本拟定不规范、未经适当审核或审核发现问题后没有给出恰当的修订意见,导致合同出现重大疏漏或产生舞弊,使得公司经济利益受损。
有效预防舞弊和防范腐败
公司须建立合同会审制度,合同拟定完成后,对合同文本进行严格审核。
审核人员对合同文本的合法性、经济型、可行性和严密性等进行重点审核。
对影响重大和法律关系复杂的合同文本,承办部门组织财务、政策法规等部门进行审核。
承办部门
发生时
合同管理制度
合同会签单
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
未明确授权审批和签署权限,合同专用章保管不善,可能发生XX或超过权限签订合同的情形
合理保证经济活动合法合规
公司须严格划分各类合同的签署权限,对外正式订立的合同由公司法定代表人或其授权的代理人签名或加盖有关印章;授权签署合同的,签署授权委托书。
各职能部门或人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同,严禁超越权限签署合同。
承办部门
发生时
合同管理制度
授权委托书
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
未明确授权审批和签署权限,合同专用章保管不善,可能发生XX或超过权限签订合同的情形。
合理保证经济活动合法合规
合同归口管理部门制定合同专用章保管制度。
合同经编号、审批通过后,方可加盖合同专用章。
只有符合合同管理程序的合同文本才能加盖合同印章,印章管理人员做好使用记录。
合同归口管理部门
发生时
合同管理制度
印章使用登记
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同订立
未明确授权审批和签署权限,合同专用章保管不善,可能发生XX或超过权限签订合同的情形。
有效预防舞弊和防范腐败
避免防止已签署的合同被篡改,合同归口管理部门可在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制,防止对方单方面改动合同文本。
合同归口管理部门
发生时
合同管理制度
合同文本
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同履行
对合同履行缺乏有效的监控,未能及时发现已经或可能导致公司经济利益受到损失的情况,或未能采取有效措施弥补损失。
有效预防舞弊和防范腐败
公司对合同履行情况实施有效监控。
合同履行过程中,因对方或公司自身原因导致可能无法按时履行的,及时采取应对措施。
在合同履行过程中明确相关责任人,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,全面适当执行本公司义务,敦促对方积极执行合同,确保合同全面有效履行。
一旦发现有违约可能或违约行为的,及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低。
承办部门
每月
合同管理制度
合同台账(履约情况)
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同履行
合同生效后,对合同条款未明确约定的事项没有及时补充、变更协议,导致合同无法正常履行。
合理保证资产安全和使用有效
审计部建立履行监督核查制度,对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等按照国家有关规定进行审查。
承办部门在合同履行过程中发现的没有约定或约定不明确的内容,通过双方协商一致对原有合同进行补充。
对于显失公平、条款失误或存在欺诈行为的合同,以及客观原因导致公司利益受损的合同,公司按照规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。
审计部、承办部门
每季
合同管理制度
合同变更(解除)申请单补充协议
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同履行
未按照合同约定履行合同,如违反合同条款,或未按照合同规定的期限、金额和方式付款,可能导致公司经济利益遭受损失或面临诉讼风险。
合理保证财务信息真实完整
财务部对合同条款、履行情况和经审批的结算申请资料进行审核,审核完毕后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款。
未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务部在付款前向公司有关负责人报告。
财务部
每月
合同管理制度
付款申请单
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同履行
合同及相关资料的登记、流转和保管不善,导致合同及相关资料丢失,影响合同的正常履行和纠纷的有效处理。
合理保证资产安全和使用有效
公司建立合同登记的归档管理制度,合同归口管理部门加强对合同登记的管理,建立合同文本统一分类和连续编号制度,明确工作人员职责,明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。
与公司经济活动相关的合同须同时提交财务部作为账务处理的依据。
此外,公司可充分利用信息技术手段,建立合同管理信息系统,定期对合同进行详细统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。
合同归口管理部门
发生时
合同管理制度
合同台账
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同履行
未建立合同信息安全保密机制,致使合同订立与履行过程中涉及的公司机密、工作秘密或商业秘密泄露,导致公司利益遭受损失。
合理保证资产安全和使用有效
公司加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的公司机密、工作秘密或商业秘密。
合同归口管理部门
每日
合同管理制度
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同纠纷处理
未建立有效的合同纠纷处理机制,纠纷处理不当,可能损害公司利益、信誉和形象。
合理保证经济活动合法合规
公司加强对合同纠纷的管理,建立合同纠纷处理机制,合同过程中发生纠纷的,公司在规定时效内与对方协商谈判。
合同纠纷协商一致的,双方签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员须向公司有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
政策法规部门
发生时
合同管理制度
纠纷报告
流程名称
风险事件描述
对应目标
控制措施描述
责任部门
控制频率
对应制度
涉及文档
合同纠纷处理
未收集充分的对方违约行为的证据,导致公司在纠纷处置过程中处于不利地位。
合理保证经济活动合法合规
在纠纷发生时,公司有关部门须完整保留相关原始资料和证据,并及时向法务部出具纠纷情况说明,积极提供有关证据,协助案件处理。
政策法规部门
发生时
合同管理制度
纠纷处理资料
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