品味空间度企划案.docx
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品味空间度企划案
德阳开发区品味空间装饰有限公司(2014)企划草案
企
划
案
德阳开发区品味空间装饰有限公司(2014)企划草案
品味空间装饰有限公司(2014)年度企划草案
说明
本方案根据公司运作现状及实际情况编制作为新年度公司运作框架流程参考不作为最终执行方案
公司现状分析
公司定位:
有装修需求的客户
存在的问题:
部门设置不合理、部门分工不明确、岗位要求不明确、员工责权不明确、运作流程混乱、部门信息沟通链过长、部门之间信息传递混乱、单据审核不规范、奖惩制度不明确、岗位职能配备重叠、项目配备人员不清晰、工地项目管理方案不合理、施工人员责权不明确、材料商责权不明确、材料商奖惩制度不健全。
根据既有分析先做如下规划
部门设置
总经办
行政部财务部客服部
材料部
营销部设计部工程部
岗位设置
总经办:
总经理、执行总监
财务部:
财务总监、财务文员、出纳
行政部:
行政专员、前台、保洁
客服部:
信息专员
营销部:
营销总监、营销经理、营销专员、市场部经理、市场营销专员
设计部:
设计总监、设计部助理、设计经理、设计师
工程部:
工程总监、工程监事、工程监理、项目监理、项目监理员(项目经理、施工员、)
材料部:
材料部经理、材料文员、材料专员、
岗位责权
总经理:
监管公司日常运作、员工的人员部级岗位调动、享有公司发展方式及方向的最终决定权、拓展公司合作单位优化公司合作伙伴、优化公司员工结构(管理层结构)、对公司全局负责
执行总监:
、负责公司日常运作的监管、执行总经理对公司事务的审批结果、审批公司所有部门上报的申请材料、对公司具体执行方案的审批、大客户商务谈判、审批公司活动营销方案、
财务总监:
账务审核、财务报表编制、所有付款及收款单据审核、将审核结果报送总经办、对本部门工作人员工作的调动、对部门的状况负责、对公司的财务安全负责、直接对总经理负责
财务文员:
协助财务总监进行财务核算、财务报表编制、数据录入、数据导出、审核材料采购单并执行付款、审核外包人工验收单并执行付款、公司员工工资表编制、负责与各部门间的信息传递、直接对财务总监负责、
出纳:
负责公司所有的资金/现金管理、执行总经办的决审结果、执行付款和收款单据、现金日记账编制、向总经办报送每月的资金流水账、对公司资金安全负全责、直接对总经理负责
行政专员:
企业文化建设、负责公司所有员工的考勤、部级以下员工的招聘、新进员工的手续办理、办公设备/用品的采购、公司办公用品的保管及派发、对行政部所有员工的管理、对公司展厅及员工形象负责、对本部门运作状况负全责、直接对总经理负责、
前台:
客户的接待、对营销部相关工作人员的通知、对前台形象负责、公司及员工邮件的签收、参与谈单的外围服务、直接对行政专员负责、
保洁:
负责公司展厅的日常卫生保养、对行政专员负责
客服专员:
公司网络形象建设、网络平台的维护、接听客户咨询电话、网络咨询客户信息搜集、公司形象宣传、广告策划、对已签订合同的客户进行回访并做工地进展记录、将搜集的信息分别报送营销总监及工程总监、活动现场布局及详细方案策划、对公司品牌形象负责、直接对总经理负责
营销总监:
团队精神的培养、负责本部门日常业务的正常开展、对德阳市及周边业务的拓展、负责本部门所有员工的岗位调整及工作状态的调整、组织业务技能培训、大客户商务谈判、带领本部门完成月度及年度营销计划、对本部门员工的综合考评并报送总经办、起草营销方案并执行总经办决审结果、对本部门的运作状况负责、对公司的月度及年度业绩负责、直接对总经理负责
营销经理:
团队精神的培养、负责本部门日常业务的开展、本部成员工作状态的调整、对本部门的总业绩负责、对自己的销售业绩负责、直接对营销总监负责、
营销专员:
日常营销业务开展、客户关系维护、公司品牌形象维护、对各自的业绩负责、对营销经理负责、
市场部经理:
团队精神的培养、负责德阳市及周边现场业务的开展、协调本部门成员日常工作的开展、带领团队完成营销总监下达的月度及年度任务、起草市场营销方案报送总经办并执行总经办决审结果、协助信息专员做好品牌形象宣传、对本部门的运作状况负责、对本部门的总业绩负责、对自己的个人业绩负责、直接对营销总监负责
市场专员:
日常营销业务开展、客户关系维护、公司品牌形象维护、对各自的业绩负责、对市场部经理负责、
设计总监:
团队精神培养、想办法提高团队的工作激情、提高设计团队的工作能力、大客户商务谈判、带领本部门完成公司的月度年度业绩任务、对本部门员工的综合考评并报送总经办、起草活动方案并执行总经办决审结果、对本部门的运作状况负责、对公司月度年度业绩负责、直接对总经理负责、
设计部助理:
负责对设计部所有资料的收集整理及上传、客户建档、建立项目基本立项信息并上传、编制合同基本内容审核并上传、编制定金或合同收款单据并上传、负责与公司其他部门的信息传递、负责部门形象的维护、对设计所有资料的安全性准确性负责、直接对设计总监负责。
设计师:
日常业务开展、客户关系维护、公司品牌形象维护、对各自的业绩负责、对设设计经理负责、
工程总监:
团队精神的培养、负责本部门日常工作的正常开展、负责本部门所有员工的岗位调整及工作状态的调整、项目审批、审核材料采购预算及材料加工单预算、审核外包人工单、项目进度监控、项目经理考核、开拓项目施工团队、想办法提高本部所有成员的工作能力、项目问题处理方案编制、不在权利范围内的填写情况说明上报总经办、执行总经办的决审结果、对公司所有工程项目负责、对本部门的运作状况负责、对执行负责。
工程监事(成本):
项目成本核算、项目详细信息编制、项目分派编制、材料预算编制、外包人工合同编制、材料加工计划单编制、负责每个工地各个项目成本的原始编制及初审、对公司每个工地产生的成本负责、对项目信息安全性真实性准确性负责、对工程总监负责。
工程监理(进度):
负责项目任务进度计划的编制、项目进度确认、项目进度报表的填制、外包人工验收单编制、录入工期延误罚款单并确认执行、对公司所有工地进度负责、直接对工程总监负责。
项目监理(质量):
所有项目质量监控、收集外包人工验收单、审核外包人工验收单、收集工人罚款单、开据工人罚款单审核并执行、收集材料送货确认单、收集材料商罚款原始凭证并开据罚款单并审核传送至财务部、对公司所有工地的质量负责、直接对工程总监负责。
项目监理员(工期、质量现场监控):
所管辖工地项目的人工工期和材料质量的验收、签收材料验收单(商家送货员提供采购单)、填写工期验收原始单据、填写工地形象的监控报表原始单据、工地用料监控、执行成品保护、对工地项目的质量或工期负责、对工程监理和项目监理负责、
材料部经理:
团队精神的培养、负责本部门日常工作的正常开展、负责本部门所有员工的岗位调整及工作状态的调整、材料商报价审核并导入材料库、材料采购计划单审核、材料采购单审批、负责所有材料商的关系维护、对材料的材料信息安全负责、对工程总监负责、对执行总监负责。
材料文员:
协助材料部经理审核并导入材料信息、材料采购计划单编制、采购合同编制并、对材料信息的维护、安排材料上样、对公司展厅的材料负责、对材料部经理负责、
材料专员:
编制材料采购单并执行、编制付款单、将材料采购单打印并传真给材料商、提醒商家送货、负责与商家的信息沟通、对材料部经理负责、
项目经理(编外):
负责工地实际施工、工地施工人员调度、工地现场形象维护、上报施工人员名单、通知项目监理员进行分项验收、对工程质量负责、对项目进度负责、对工地形象负责、对项目监理员负责、
材料商(编外):
收到公司的材料采购单后立即进行备货确认,准时把符合质量标准的材料按照材料采购单上规定的送货时间将材料送到指定的工地现场,送货时必须带上至少二联材料销售单,待公司项目监理员验收签字后方可离开,公司将以项目监理员签字后的材料销售单作为付款依据。
未经项目监理员签字的销售单公司将不予付款。
运作流程
说明:
该运作流程只作为公司各部门各岗位工作衔接的大纲框架,具体的实施流程还需要各部门各工作岗位的工作人员作进一步的细化。
由于公司的性质为工程类企业,故运作流程将以项目进度的推进为主线、分别与材料采购线、财务核算线、业务拓展线及行政管理线交叉运作。
详细的运作流程图如下:
材料采购流程
工程流程
财务流程
客服流程
签订立定项协议(设计师、营销员)
设计助理处报备客户信息(营销员)
建立客户档案(设计助理)
编制收款单并审核(设计助理)
执行立项定金收款单并冲销(出纳)
签订合同(设计师、营销员)
到设计助理处进行合同报备(设计师)
编制合同款收款单并审核(设计助理)
执行合同收款单并冲销(出纳)
收集合同文件(设计助理)
编制项目基本信息和电子承包合同(设计助理)
编制收款单并审核(设计助理)
完善项目信息分派项目任务(项目监事)
材料预算单编制(项目监事)
外包人工合同编制(项目监事)
材料预算审核(工程总监)
外包人工合同审核(工程总监)
项目任务图编制(工程监理)
材料采购计划单编制(材料部助理)
通知项目经理、设计师、项目监理员
外包人工验收单编制(工程监事)
材料计划单审核(材料部经理)
进场开工(项目经理、设计师、项目监事)
外包分项人工验收(项目监理员)
编制材料采购合同(材料部助理)
项目进度填报、通知设计师催缴二期款(工程监理)
分项验收合格
编制二期款收款单(工程监理)
材料采购合同审核(材料部经理)
编制外包人工付款单(工程监理)
审核外包人工付款单(财务文员)
编制材料采购单(材料专员)
执行外包人工付款单并冲销(出纳)
材料采购单审核(材料部经理)
二期款收款单审核(财务文员)
材料采购单执行(材料专员)
材料商家送货(材料商)
工地现场材料验收(项目监理员)
执行二期款收款单并冲销(出纳)
编制材料付款单(材料专员)
材料付款单审核(财务文员)
执行材料付款单并冲销(出纳)
回访客户(客服专员)
处理问题(工程监理)
编制罚款单(工程总监)
审核罚款单(总经办)
执行罚款单并冲销(出纳)
完工综合验收(项目经理、项目监理员、客户)
编制管理费付款单(工程监理)
编制尾款收款单(工程监理)
审核管理费付款单、尾款收款单(财务文员)
执行管理费付款单、尾款收款单并冲销(出纳)
客服回访(客服专员)
岗位说明
营销人员:
遵守公司的营销原则,不私自承诺客户公司服务配置以外的东西,不见书面文件承诺客户的东西,公司一概不认,如有违反,将承担由此给公司带来的全部损失;保持良好的工作态度,不将生活情绪带入工作,如有违背将视情况给予相应的行政处罚;工作守时,不得在时间上对客户爽约,如由此给公司造成不良影响,将承担全部责任;维护公司形象,不得在公司以外人员面前诋毁公司,不得将公司的营销政策及公司经营情况等不对外公布的信息透露公司以外的人员,如有发现立即解雇。
奖励部分按照公司的业务奖励政策实施奖励。
设计人员:
遵守公司的营销原则,不私自承诺客户公司服务配置以外的东西,不见书面文件承诺客户的东西,公司一概不认,如有违反,将承担由此给公司带来的全部损失;谈单时遵守公司的形象规范,如有违反,行政部将视情况给予相应的罚款;保证设计方案及报价的准确性,做方案之前必须到工地现场测量建筑尺寸,设计/编制合格的方案及报价,如出现尺寸/价格少报的情况,将承担由此给公司带来的全部损失;在合同签订之日必须将相应的设计方案、报价表格、和主材配置单等相应材料的电子文档和纸质文档交予设计助理;工地开工日必须出席开工现场完成项目交底,如有违反,一次将给予100元业务罚款;在施工期间如有需要设计人员帮助的,必须配合工地现场对相应项目的施工协助;施工期间设计人员必须至少在工地现场约见客户3次及以上,并填写约见单让客户签字交予设计总监签字送到客服专员处报备,如有约见不满3次的,少一次处以100元业务罚款;保持良好的工作态度,不将生活情绪带入工作,如有违背将视情况给予相应的行政处罚;杜绝在外承接私单的行为,如有发现立即解雇。
奖励部分按照公司的业务奖励政策实施奖励。
设计助理:
准确及时地建立营销人员上交的客户信息档案并执行收款程序;准确及时地将设计师提交的项目资料整理并上传;如有数据错录或录入不及时给其他部门造成工作影响的据当事部门反应,将视情况处以20—100元的业务罚款。
以一个月为单位,如在一个月内没有被处以任何罚款的,公司将给予100元的行政奖励,在员工大会是由总经理亲自颁发。
工程监事(成本):
完善项目具体信息,核算编制所有项目的成本,保证项目预算的及时性和准确性;准确及时地编制材料采购预算单和人工成本预算单并执行审核传至材料部;如有数据错录或迟录的情况给相应部门造成工作影响的据当事部门向上级领导反应的情况,将视情况给予30—100元的业务罚款。
以一个月为单位,如在一个月内没有被处以任何罚款的,公司将给予100元的行政奖励,在员工大会是由总经理亲自颁发。
材料人员:
及时录入或修改材料库信息,保证材料库信息的准确性和实效性;及时编制审核材料采购的相关单据;公司有材料供应变更的需及时联系商家上样或下样;如有数据错录迟录或信息传达不到位,经上级领导裁定,将对相应工作岗位的人员视情况处以30—100元的业务罚款;在确定材料采购单后必须及时将相关材料采购单传真给商家,如因信息传送不及时影响相关岗位工作的,据当事岗位人员向上级领导的反应,将视情况处以20—100元的业务罚款;保证材料信息的安全性,不得跟材料部业务相关部门人员以外的人员透露公司不对外公布的材料信息,如发现违反立即解雇。
以一个月为单位,如在一个月内没有被处以任何罚款的,公司将给予100元的行政奖励,在员工大会是由总经理亲自颁发。
工程监理(工期):
根据设计师提供的开工计划及工程量编制工期形象进度表,并打印了交予相应的项目监理员;在项目施工过程中,催促项目监理员及时上交项目验收的相关单据,根据相关项目监理员上交的项目验收单及时准确地填制工程进度跟踪表;监控工程的施工进度,配合上级领导查询工地的进度情况;在工地单项目延期时根据对项目经理的约束条款编制相应的罚款单打印后交给上级领导审批并执行罚款通告,在罚款后马上确定下一个项目的延期天数并调整施工进度形象表;在工程施工过程中,根据施工进度及时通知项目经理催缴中期款;在工程完工时,及时填写完工通告表并通知项目经理催缴尾款;必须及时准确地完成以上每一项工作,如因其中一项工作对其他岗位人员的工作造成影响的,据当事岗位人员对情况的反应将视情况给予30—100元的业务罚款,如给公司造成经济损失的将被处以直接责任人罚款额度50%的罚款。
以一个月为单位,如在一个月内没有被处以任何罚款的,公司将给予100元的行政奖励,在员工大会是由总经理亲自颁发。
项目监理(质量):
及时催促相应项目监理员上交单项目的验收单据,根据项目监理员上交的相应工地的材料验收单及单项质量验收单审核无误后填写单项目材料付款单及外包人工付款单;施工过程中,如单项验收不合格,马上编制单项整改通知打印后交予上级领导签字同时将具体情况通报项目经理;在工地完工时编制完工结算通知表经上级领导审批后交予财务部进行财务审核;必须及时准确地录入或传递相关信息,如因没能及时准确地录入或传递相关信息而影响相关岗位人员工作的将处以30—100元的业务罚款,如给公司造成经济损失的将被处以直接责任人罚款额度50%的罚款。
以一个月为单位,如在一个月内没有被处以任何罚款的,公司将给予100元的行政奖励,在员工大会是由总经理亲自颁发。
项目监理员(现场):
该岗位承担着工地情况与公司的直接纽带;工地开工时参与现场的项目交底,如确有特殊情况不能到场的必须提前向工程监理提交书面请假单,否则一律视为缺勤,将一次处以固定100元的业务罚款;负责基础装修验收的监理员将在单项目开工前到场验收相关辅材并填制辅材验收单经项目经理签字后交予项目监理(质量),负责主材验收的监理员将在主材送到现场时对相关主材进行验收并在主材验收单上签字后交予项目监理(质量);如因材料质量问题或材料商问题需要单项延期的,立即填写单项目延期单签字后交予工程监理(工期);根据施工进度表当单项目完工后监理员将到现场进行单项完工验收,验收时检查单项工程的质量是否合格,合格后让单项负责人在验收单上签字自己同时签字并交予项目监理(质量),如不合格,现场给单项负责人说明情况要求整改并填写整改说明交予工程监理(工期)调整工程进度表,同时开据单项目延期罚款单交予工程监理(工期);如单项工程经检查合格,则将单项验收单签字之后交予工程监理(工期);所有项目完工后,填写完工通告交予表交予工程监理(工期);在工地施工过程中负责基础装修验收的项目监理员对工地卫生形象进行考评如未满足公司对工地形象的相关要求,立即填写工地形象罚款单签字后交予项目监理(质量),将对项目经理处以工程管理费5%的罚款;项目监理员必须按照公司的相关验收标准执行项目验收,如因相关资料上交不及时或不准确而影响相关岗位人员工作进度的,将视情况处以30—100元的业务罚款,如因项目监理员验收不仔细造成公司损失的,将处以公司损失的50%的罚款。
杜绝在外承接私单,一经发现立即解雇。
在工地完工结算后如没有任何工期和质量问题,公司将给予200元的行政奖励;如一个季度内没有被处以任何罚款的,公司将授予“金盾项目监理”称号,并给予1000元的行政奖励。
材料商(编外):
材料商必须提供符合质量、规格的合格产品给公司,如材料送到工地现场经公司的项目监理员验收不合格的应予以马上更换,如接到公司更换通知后在2天之内没有更换的,超出规定期限一天将处以该项材料款总额1%的罚款,如3天之内没有完成更换,将自动退货,公司将书面通知材料商收回相关材料;材料商在送货时必须按照公司材料采购单上填写的送货日期送货,送出之前通知材料单上填写的公司相关项目监理员到工地现场验收签字,送货时必须带上自己单位至少2联的材料销售单,经验收合格后务必要求公司的项目监理员在销售单上签字,公司结款时公司将依据公司项目监理员签字后的材料销售单结算相应的材料款;如未按照公司指定的时间送货,超出送货时间每天将处以该项材料款总额1%的罚款,如3天之内未完成送货,将自动退货,公司将发出书面通知材料商退订相应材料;如因公司项目监理员验收不仔细造成需要整改的,材料商有义务配合整改,并且需在3日之内完成,越期未整改越期每天处以当笔材料款总额1%的罚款;涉及安装的材料在工人安装完后务必要求公司项目监理员在材料销售单上签字,到公司结款时公司将以项目监理员签字的销售单为依据结算相应材料款;如因公司项目监理员不能准时到场验收对材料商造成的损失每次将给材料商提供100元的务工补偿;材料商不得发出诋毁公司形象的言论,一经发现立即终止合作协议。
如一个季度内未被给予任何罚款,经公司核实,将授予优秀合作伙伴称号,并给予1000—3000元行政奖励。
项目经理(编外):
必须按照公司编制的项目施工进度表进行人工调配,不得拖延工期,如有因人工调配不及时不合理导致单项工期超出单项目工程进度时间,每超出一天将处以100元的业务罚款;必须按照公司相关质量规定进行施工,不得偷工减料,不得敷衍了事,如因人员施工导致单项目验收不合格致使工期延误的,按照延误的工期处以每天100元的业务罚款;必须按照公司对工地形象的相关要求保持工地的卫生和整体形象,如经项目监理员检查不合格的,每次处以50元的行政罚款,如经项目监理证实脏乱差的工地,每次处以100元的行政罚款;必须按照公司的操作规范进行施工,如因施工人员操作不规范导致单项目返工,由此产生的所有费用由项目经理自行负责,公司可以提供材料,但是所产生的材料费用将直接从人工费中扣除,由此造成的单项目工期延误,将处以每天50元的业务罚款;工地的所有基础人工费只争对项目经理支付,具体由项目经理自行分配;在工地所有项目完工时,项目经理负责催缴尾款,项目管理费必须等客户缴纳尾款后公司才予以支付;施工时不得铺张浪费,如因施工人员铺张浪费,导致材料用量超出材料预算用量的5%,如有超出5%的经核实无误后,超出部分的材料费用将直接从人工费中扣除;保持良好的工作心态,禁止将生活情绪带入与客户的沟通当中,如有客户反应项目经理态度恶劣的,将一次性处以200元的行政罚款;杜绝将公司的材料私自外卖,一经发现,一次处以3000元的行政罚款。
必须维护公司的品牌形象,如有在外发出诋毁公司形象的言论,一经发现将处以500元的行政罚款;在客户完成所有结款后如该项目没有出现任何工期及质量问题,公司将给予项目经理300元的行政奖励;如有客户对工地评价较好并亲自到公司授予锦旗的,公司将给予项目经理1000元的行政奖励;如一个季度被处以任何罚款的项目经理,将被公司授予“金牌项目经理”的称号,享有优先承接大客户工地的特权,并一次性给予3000元的称号奖励。
考勤制度
说明:
为了保证公司工作正常开展,保证员工的工作状态,故制定如下考勤制度:
公司每周统一休假时间为周一,不得调休。
工作日期间不在岗一律按旷工处理。
不得迟到,不得早退。
请假需到行政部填报请假单并通过直属领导审批交到行政部备案方可请假。
如工作日内没有在岗并且没有填写请假单备份一律视作旷工。
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