ERP系统在企业财务.docx

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ERP系统在企业财务

二、ERP系统在企业财务管理中的应用

（1）——内部财务控制

（一）采购管理

        采购管理系统主要包括供应商档案维护、供应商料件价格维护、采购进货、采购合同订单的变更处理、采购验收入库、采购退货、采购订单清单、采购进货清单、预计进货清单、供应商ABC表。

在本ERP采购系统中，采用了严密的取价控制，确保降低成本；采购变更单忠实的记录了采购过程中发生任何变动，使采购变更更加真实，杜绝管理真空；分批进货控制和质量检验方式的控管，确保采购的及时性和采购产品的质量，直接复制前置单据的功能，提升采购人员的工作效率。

（二）财务管理

        本ERP系统的财务管理中最突出的是严格两段式信用控制，坚决杜绝信用风险，又保持充分的弹性，还提供多级信用控制的功能。

能够实现由总公司控制、按照每个客户进行控管、按照客户的结账公司进行控管三种方式信用控制，并能灵活的指定每个控制点控制方式是警告单据录入者还是直接拒绝、或是不控管。

通过信用的控制，避免造成帐龄过长，或者坏帐的发生。

同时以往为系统两套应用系统的数据一致，财务人员对两套系统帐务数据主要通过导出EXCEL进行公式核对或者手工核对，工作量极大。

公司财务管理系统与ERP系统对账平台的开发是按照现代企业对于财务信息化平台的整体部署，通过财务管理系统与ERP系统两套应用系统互补实现所有财务业务处理，同时在财务管理与ERP之间建立了凭证核算、主数据等接口来完成双方数据互相传递，以实现两套应用系统之间的帐务数据保持一致。

（三）销售管理与库存管理

        在本ERP系统中，单据的业务流程更贴合实际；商品的在途管理使我们了解到商品现在的状态：

到货还是在途；在途的差异处理能够让我们很好的解决发货和到货数量不一致产生差异的后续问题，解决日常管理上的难点和盲点；灵活的商品促销变价管理能够满足我们组合商品促销、满额商品促销变价等一系列的商品促销变价管理，并且完全支持在不同门店或者客户、不同时间段内采用不同的促销变价政策满足销售环节多变的价格要求。

同时运用先进的WEB化物流管理理念及技术，集中统一管理各地仓库存货的进出状况，并提供商品的在途管理、差异处理、安全存量预警、出货信用控制；提供循环盘点并支持不停业盘点，保证盘点作业轻松自如；针对高层更提供库存ABC分析表和呆滞分析报表等管理报表。

（四）基础管理

        本系统权限明确，安全可靠：

系统中设定了多种权限控管机制，无论是从总部基本资料单据等建立的控管，还是到前台收银的相关作业，均有多级控管机制，严格区分责权，保证系统的安全使用与数据可靠性。

同时报表齐备，指导决策：

除了提供各种基础报表和对账报表外系统还提供了包括交易统计、进耗存统计分析、门店财务对帐、商品销售分析与排行榜销售状况统计分析等多种统计分析的报表，从多角度更为科学地进行统计分析，帮助企业进行决策指导。

三、ERP系统在企业财务管理中的应用

（2）——动态目标成本管理

        标准成本管理面向的是企业内部环境，很少考虑企业外部市场需求和同业竞争等外部生存环境，因此，它被视为是一种静态的目标成本管理模式。

（一）动态目标成本的形成原理

（1）在产品的开发设计阶段，成本企划通过对目标成本的“设定—分解—达成—再分解……”这样一个循环过程，通过多重循环挤压和逐层挤压来降低成本。

在分解和挤压过程中，需要运用ERP系统的成本卷积计算告诉设计者“设计方案是否可行”。

根据产品设计方案的产品结构信息和制造工艺信息，企业将BOM和Routing输入系统结合预计的采购件的标准成本、直接人工和制造费率等成本基础数据，运行成本模拟功能，检查模拟结果是否达到目标成本的要求。

如果达到，可以作为可选方案之一；如果不能达成则进行产品结构或制造工艺方案修改；如果有多个可选方案，则运用价值工程筛选最佳方案最佳方案的成本将作为动态目标成本，并转化为标准成本。

（2）针对客户对产品设计有特定需求的订单，通过成本模拟运算，如果目标成本无法达成，则放弃该订单。

（二）具体步骤

1、预测目标价格和销售量

        目标价格是根据市场可接受的价格范围、企业自身的竞争优势和企业的经营理念等因素来确定的。

在确定目标价格的同时，需要确定在这种价格下企业的预计销售量，因为销售量影响生产量，生产量影响作业量，作业量影响产品单位成本。

2、确定产品目标成本

        根据“目标成本=目售价-目标利润”的关系式确定目标成本。

在确定目标售价以后，目标成本可以与目标利润在一定程度上进行互动，这中间需要考虑期间费用的影响。

总之，要在保证企业盈利的前提下确定产品目标成本（指制造成本）。

3、价值工程及其在ERP中的转化

        价值工程就是要找到最佳的产品设计方案。

产品设计主要包括产品功能设计、结构设计和制造工艺设计个方面。

其中产品结构设计和制造工艺设计将转化为ERP中的物料清单和工艺路线，并据以计算产品的制造成本。

四、ERP系统在企业财务管理中的应用（3）——固定资产管理

        固定资产是企业赖以生存的物质基础，是企业产生效益的源泉，固定资产的结构、状况、管理水平等直接影响着企业的运营与发展。

（一）通过固定资产主数据提供详细的管理信息

    1、创建并维护完整的固定资产主数据，提供详细的固定资产管理信息

        ERP系统中引入了固定资产主数据的概念，每一项具体的固定资产都是一条固定资产主数据。

固定资产主数据囊括了其所有的管理信息，包括固定资产名称、规格型号、数量、计量单位、生产装置、成本中心（决定折旧费用的归属）、所在地点、经济用途（生产用非生产用、租出、未使用、不需用、融资租入等）、技术状态（设备运行情况）、资产类别、设计能力、主要技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等等。

    2、固定资产分类的功能

    3、通过固定资产折旧码保证折旧计提方法的正确性

        ERP系统中通过每条固定资产主数据——“折旧码”字段来确定不同的折旧方法，从而一一对应实施到具体的固定资产上，保证了折旧计提的正确性。

（二）固定资产管理与会计总账的自动集成

        固定资产管理人员在创建资产主数据选择不同的资产分类时，ERP系统通过后台配置的科目定位码将不同类别的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总账科目。

会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能轻松实现了总账科目金额的实时更新，真正实现固定资产管理系统与会计总账的自动集成。

（三）固定资产的日常业务及动态查询管理

1、固定资产购置费用的控制

        固定资产单位价值较大，如何才能保证固定资产购置费用控制在下达批准的预算范围内，符合固定资产内部控制和业务流程。

ERP系统提供了两种高效的控制手段，即投资订单功能和项目管理模块。

2、固定资产变动业务的操作

        在ERP系统中，资产管理人员能够方便地完成固定资产的变动业务处理，包括新增固定资产、报废固定资产、资产的合并拆分等。

既可以针对单条的固定资产主数据进行购置、部分报废、全部报废，将资产价值部分或全部传输到其他资产上，也可进行批量处理，一次性完成数条资产的价值变动，大大减轻了财务人员的工作量。

3、折旧计提及预测

        ERP系统能够根据维护好的固定资产的折旧码（即确定的折旧方法）和使用年限、资本化日期准确地计算出每条固定资产应计提的折旧。

资产管理人员月底运行计提折旧的事务代码，系统就会自动计提每条固定资产的折旧，并根据固定资产分类、成本中心生成折旧计提的会计凭证，大大提高了工作效率与工作的准确率。

4、固定资产变动的全方位多角度追踪查询功能

        固定资产管理在ERP系统中实现的目标是把传统的账务处理同发生账务的事务结合起来，不仅反应账务的原值、净值、累计折旧等资金现状，而且可以追踪查询到资金的来龙去脉，全方位反映固定资产资金的变动明细。

五、ERP系统在企业财务管理中的应用（4）——全面预算管理的融合与提升

（一）ERP与全面预算管理融合的理论基础

        首先，企业的主要目标是盈利，为达到这个目标需要通过预算分门别类、有层次地表达企业的各种目标，包括销售、生产、成本、费用收入和利润等，这些企业的总目标通过预算被分解成各级部门的具体目标，体现在ERP上就是一种“事先计划”。

其次，计划一经确定，就进入了实施阶段，管理工作的重心转入控制，即设法使经济活动按计划进行。

ERP能在事中实时监控整个过程。

控制过程包括经济活动状态的计量、实际状态和标准的比较，以及两者差异的确定和分析，并采取措施调整经济活动等。

（二）与全面预算管理融合：

产生整合效应

        1、从价值流方面来看ERP中融入全面预算信息，可以实现事前计划、事中控制、事后反馈三者的统一。

在ERP系统中，可以将企业的研究开发、设计、采购生产以及销售等职能看作一个价值链，产品通过整个过程的流动，体现出其附加价值。

价值链被视为一个整体管理者通过价值链控制着整个价值流的总成本。

价值流的体现主要通过管理会计来实现，通过管理会计模块，可以方便地查询企业的成本构成和各种影响因素，为管理人员提供分辨可降低成本的高价值活动。

        2、全面预算管理系统与ERP中其他子系统集成，形成了企业各种资源的信息集成系统。

ERP系统将企业的基本流程联结在一起，从来自顾客的订单进而控制和管理库存数量，直到在各种账表上记录，通过会计、制造或材料管理系统，ERP系统可以自动记录且执行计划并产生报表，使企业能即时掌握内部资源运转的信息。

ERP中要如同考虑设置生产计划员一样设立预算员，保障预算员的地位。

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完善与健全了考核管理体系。

在ERP系统中，建立了一套科学的考评指标体系，可以通过这套信息管理系统对每个部门、每个业务员进行销售量、销售额、回款情况、欠款情况、计划执行情况进行科学的统计分析，依据这些数据，对部门和员工进行考核。

使业绩考核真正起到了压力和激励的双重作用。

在手工模式下，如果票据丢失，会给客户带来损失，采用计算机管理后，只要客户及时挂失，就不会给客户带来损失，补票周期也从原来的半年，减少为1天。

这样一来，有效的保护了经销商，给他们带来了极大的方便，解除了他们的后顾之忧，增强了经销商对企业的信任感，充分体现了以一切以客户为中心的经营宗旨，巩固了现有客户群。

啤酒销售的季节性很强，淡旺季具有不同的销售策略。

在销售系统中，通过定量分析方法，确定淡旺季销售策略，同时维护了企业和经销商的利益。

票据挂失管理、以淡定旺的营销管理等功能模块的使用，极大地加强了对客户的服务，极大地强化了客户的满意与忠诚度。

据统计，自从使用计算机信息化管理以来，共处理各种挂失业务200余笔，累计挂失4万余箱，累计金额240余万元。

　　由于销售开票量非常大，品种又非常多，价格体系复杂，手工开票过程中出错频率很高。

经常出现品种、数量、价格等方面的错误，客户名称全部是缩写，很不容易管理。

　　采用计算机管理以后，为每一个用户，每一种产品、每一项销售管理政策都有一个唯一的编码，在开票的时候，只要输入客户的编码，系统就可以自动检索与这个客户定的合同，并自动查找相应的销售政策、销售价格等。

就可以确定这个客户可以卖那个品种的酒，什么价格，可以享受什么样的促销政策，避免了业务员开票的随意性，同时保护了客户和企业的利益。

这样，业务人员只要输入客户的编码和产品的数量，就可以得到许多的信息，如销售地区、销售日期、销售品种、销售数量、销售价格、销售费用、结算方式、产品批次等，可以对这些信息进行分析，提供各种分析数据。

　　手工开票每人一天最多可以处理200笔业务，但现在却可以轻松处理400笔业务。

包装结算财务管理人员从原的11人减少到现在的3人，仅取消使用内部支票一项每年就可以节省财务费用20多万元，同时还减少了银行中间业务费用。

使用系统后最多一天的开票量达到4000份，销售啤酒71万箱，约合12万吨，是手工操作最高值的2倍。

∙　　燕京啤酒集团下属公司有20多家，这20多家公司的管理水平与管理方法不尽相同，所以集团公司制定了“五统一”的原则，即：

“统一工艺管理、统一原材料采购、统一商标管理、统一商品定价，统一市场管理”。

要推行这“五统一”原则，没有信息系统的支持是不可能的，在推行过程中，信息化起了很大的作用。

我们把燕京总部的管理办法，管理思想，用计算机管理系统进行固化，并在各分公司推行，有效地实现了燕京管理思想的传播与管理方法克隆。

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∙ERP系统在企业财务管理中的应用

（1）

∙在财务管理日趋细化、企业对财务管理的要求日渐提升的今天，传统的财务管理系统已经难以适应当今的激烈竞争的社会。

从内部来说，随着社会消费水平的增长。

客户对于商品的选择从满足基本需求到追求个性化需求，为了适应这个需求趋势，企业同样要改变其生产模式，必须探求新的方法以解决新经济环境中提出的新问题。

ERP所提供的新的工作平台是应对这些挑战的必备条件之一，它能全盘掌握企业信息，并能清晰地提供决策所需资料的数据处理系统。

ERP在企业财务管理中的应用，将帮助企业的财务领导在理念、技术、方法的运用等多方面进行革新。

但是任何事物都有其两面性，ERP系统的运用自然有其优势，但是在运用过程中也应该注意相关问题。

　　一、ERP环境下财务管理系统与传统财务管理系统的差异以及存在的优势

　　ERP系统实现了企业物流、资金流以及信息流的综合集成管理，具有集成度高、信息处理及时等优点。

同传统的财务管理系统存在着诸多差异。

　　首先，会计科目不同。

在ERP系统中，会计科目由集团总部进行统一设置，分公司以及子公司无权进行修改，可以保证数据的准确性，财务数据是按业务发生的性质进行统一组织的，有利于系统编制合并报表。

对于往来类和成本费用类科目，可采用辅助核算模式，突破了传统财务管理系统设置多级明细科目的思路，更有利于进行数据集成控制。

　　其次，数据范围和采集方式不同。

由于实施了财务业务一体化，会计信息质量得到改善，信息集成不仅减少了数据的重复录入，更重要的是信息集成有效改善了会计信息质量，使会计信息的相关性提高了。

另外采集和处理的信息相当广泛，它不仅采集和处理财务信息，而且还采集和处理非财务信息，供各相关部门享用，数据的一致性可以消除数据的重复和冗余。

　　再次，会计凭证生成方式以及会计信息输出方式不同。

不同ERP系统中，业务部门完成诸如采购入库和销售等工作的同时，财务系统中会自动根据预先设置，生成相应的会计凭证，会计人员则可直接进行审核，如发现错误则通知业务人员进行修正。

这样可保证发生业务的同时，财务情况也能同时反应。

在会计信息输出过程中，它将大部分业务数据都是以原始的、未经处理的方式存放，大部分处理是记录业务的个体特征和属性，分类、汇总、余额计算都放在查询输入过程，可方便进行组合查询，准确生成所需财务报告数据，比传统的财务管理系统处理数据更为简单方便。

　　总之，ERP财务系统节约了会计凭证的生成时间，能及时查询和汇总子公司或分公司业务和财务信息;缩短了财务会计报表的生成时间，内部报表和分析报告形式更加多样化了；提高了会计信息的可靠性，一定程度上减少了舞弊行为。

同时，财务业务一体化，也为财务管理与控制的开展奠定了基础，能够将资金控制点设置到业务流程的各个环节，真正实现节约资金、提高资金利用效率。

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∙二、ERP环境下财务管理的应用应该注意的问题

　　ERP环境下的财务管理系统实现了企业物流、资金流以及信息流的综合集成管理，具有集成度高、信息处理及时等优点，但是ERP财务管理系统也有其自身的特点，因此财务人员在应用时也应该注意，保证ERP系统在企业中的良好运用：

　　1、要注意初始数据的正确性

　　ERP财务系统属于数据集成系统，具有正面的积极作用，信息处理及时、集成度高，减少了重复录入的工作量。

但是从另一方面来说，采用ERP系统下数据录入途径唯一，大部分财务数据直接来自于销售、采购、生产等业务子系统，财务人员无法控制原始数据的正确性，一旦原始数据出现错误，就将影响所有信息使用者。

（1）对于采购系统，ERP采购管理作为整个ERP的一部分，对外它联系各级供应商，对内它连接设计部门、生产部门和财务部门等，直接涉及物流、资金流以及信息流的传递，对公司整个管理起到了非常重要的作用。

采购部门的原始数据是否合理，直接影响着整个系统的运行，影响到成本的核算以及销售系统中应收应付工作，一个基本点出现错误，就会牵一发而动全身，直接影响着总账系统，报表系统，因此，采购系统的业务数据的准确性直接关系到以后财务数据的录入工作，需要密切注意，毕竟采购是整个系统的初始关键环节。

（2）对于成本控制系统，企业计算成本目前一般采用作业成本法进行计算，作业成本法的产生最初是为了提高制造费用向产品分配的精确性，因而作业成本核算的难点主要是制造费用分配到作业形成作业成本以及作业成本向目标产品的分配。

ERP系统中的作业成本计算并不那么简单，用信息系统来实现它是比较复杂的成本归集和分配的过程。

在ERP作业成本控制系统中，计算作业成本要输入某特定期间的资源成本、成本动因数量、产出量和其他数据。

资源成本的数据可以从ERP系统中的财务系统中取得，对于无法从财务系统中取得的数据可以手工输入，这样系统具有更大的灵活性。

　　成本动因是资源成本向作业，作业成本向成本目标分配的依据，所以成本动因数据的准确性直接关系到作业成本计算结果的准确性，因此，在ERP成本控制系统中，影响着整个企业的成本控制过程，初始数据是否合理直接影响着整个系统的财务数据是否正确，成本计算是否合理，也就影响着销售系统的运行，进而影响到总账系统、财务报表系统，因此，财务人员在输入或者调取数据时，一定要注意数据的准确性，尽量避免失误，保证整个ERP财务系统有效运行。

　　（3）对于销售系统，应付账款是企业处理从发票审核、批准，支付到检查和对账的业务，应付账款系统同ERP其他系统有着密切的联系，采购系统录入的采购发票可以传入应付账款管理子系统，通过应付账款子系统进行应付账款的核算，应收账款系统录入的销售发票和其他应收单据同样可以直接与应付账款管理子系统进行应付冲应收的核算，应付账管理子系统生成的往来账款凭证可以传递到总账系统。

现金管理系统与应付账款管理子系统中的应付票据可以进行相互传递。

从应付账款系统可以看出应付账款系统与各个系统等有着密切的联系。

同理，对于应收账款，销售系统录入的销售发票可以传入应收账款管理子系统；采购系统录入的采购发票可以直接与应收管理子系统进行应收冲应付的核算，应付系统录入的采购发票和其他应付单据同样可以直接与应收管理子系统进行应收冲应付的核算；应收管理子系统生成的往来款凭证可以传递到总账系统；现金管理系统与应收管理子系统中的应收票据可以进行相互传递。

销售系统中应收应付账款控制着企业的成本以及收入，是整个企业财务系统的核心环节，应收账款系统同应付账款密切相联系，同时它们同采购系统、总账系统、现金管理系统密切联系，构成一个完整的财务供应链体系，因此，如果初始环节的数据出现错误，就会使整个资金链条断裂，在运用过程中必须注意这样的问题。

　　为了保证财务初始数据的正确性，企业可以采用多种方式加以控制，可以加强内部各个部门的及时沟通，要关注数据的准确性问题，减少出差错的概率，要注意时刻保留纸质原始凭证，在对账过程中，要及时同原始凭证进行核对，要保证两套账本保持一致，最大限度的保证数据的准确性。

　　2、要注意整个企业内部财务控制的有效性

　　在传统的财务管理方式下，大多存在的是手工方式的财务控制行为，而目前的ERP财务系统改变了原有的财务运作模式，企业固有的财务控制流程必然随着ERP的引进而发生变化，如果在实施ERP系统的过程中没有充分考虑企业所需要的财务控制环节以及方法，就会不可避免的存在内部财务控制缺失的风险。

在原有的财务管理模式下，出纳只有权限查看与银行存款以及现金相关的账簿，毕竟都是原始记账凭证，只要有人进行管理，严格内部控制，就会使企业整个内部控制系统保持有效。

在ERP系统下，账簿查询仅仅是一个查询功能，在计算机操作环境下运行，输入不同的科目作为查询条件就可以查询到各个相关科目的账簿信息，如果在引进的过程中忽略或者系统不支持科目的数据权限控制，那么出纳就可以通过整个系统查询到其他会计科目的信息，在这种情况下，财务内部控制就会失效。

因此，在运用的过程中，必须密切关注这一内容，分析手工状态下的内部控制如何运行，然后财务部门要全面整理系统启用以前的内部财务控制制度，保证内部财务控制整体有效运行。

　　3、要注意财务人员分工以及权限的设置问题

　　ERP坏境下的财务管理系统要求对现有会计业务流程进行重组，是一种管理创新，同时它也对会计工作提出了新的要求。

首先，财务人员必须具有一定的电脑知识和操作能力才能胜任此项工作。

其次，在ERP环境下，财务人员的角色发生变化，在计算机操作系统下，会计人员直接处理的业务逐渐减少，但是需要接触到整个系统中的各个环节，要学会处理好整个系统，保证会计信息的准确性，另外，财务人员还需要利用整个系统进行财务分析。

在这种情况下，企业就要注意一系列问题，ERP系统改变了财务人员的工作与权限，这就有可能阻碍ERP的实施进程，对此，财务人员应该积极学习计算机操作系统，而不能对此有所抵触。

其次，企业加强财务人员的培训，掌握ERP系统的基本操作、运用技巧以及ERP理念的财务人员也很可能会流失，这部分掌握ERP系统的复合型人才的流失，短期内不会对企业产生重大的影响，但是对于培训费用来说对企业可是一笔很大的损失。

　　因此，企业必须密切注意这一点，在做好相关培训的同时，也要充分发挥他们的价值，要让财务人员的工作重心逐步转移，企业管理者要对分工的变化以及权限的配置问题同财务人员及时沟通，避免出现人才流失的情况。

企业管理人员要及时记录在ERP实施过程中所积累的经验知识，要及时存档管理，在人才出现大量流动时不令企业陷入被动的局面。

　　三、结论

　　通过ERP系统在财务管理中的应用为整个企业的财务管理带来了便利，ERP财务系统使企业的组织结构扁平，信息沟通更加合理，实施后的效果不仅体现在工作效率的提高，更多的是体现员工的意识理念上跟上了现代企业的管理模式，为企业升级发展奠定了坚实的基础。

但是任何事物都有其两面性，在ERP财务系统为企业带来便利的同时，我们也要密切注意应用过程中存在的问题，保证ERP财务系统发挥它的最大效用。