31全宗卷整理方法及示例.docx

31全宗卷整理方法及示例.docx

《31全宗卷整理方法及示例.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《31全宗卷整理方法及示例.docx（30页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

31全宗卷整理方法及示例

3-1全宗卷整理方法及示例

【档案目标管理指导文本第三批:

档案编研资料（3-1）】

全宗卷整理方法及示例

云浮市档案局监督指导科

2007年9月

—1—

一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。

苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。

这一综合体包括机关（企业、团体、个人）档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。

全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。

fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд（档案全宗）。

中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。

在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。

“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。

全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。

形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。

确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。

立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。

一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗:

?

可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文;?

是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;?

设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。

立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。

补充:

1.整个宗族。

2.机关）企业）事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。

—2—

全宗卷是档案馆,室,在管理某一全宗过程中形成的～定义能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案

卷。

包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档内容

案管理新技术应用等方面的材料。

全宗卷就是档案之档案。

简言

换言之～就是管理档案形成的档案。

—3—

件号全宗卷名称备注1全宗指南档案利用2大事记档案利用3组织沿革档案利用4档案管理制度汇编档案整理5档案移交、接收文据档案收集6历年立卷说明、归档说明档案整理7档案机构文件,成立档案室、档案工作领导小组、档案鉴定

鉴定小组的通知,、销毁请示、批复、分析报告等

8档案销毁清册,如有～归入全宗卷,档案鉴定9温湿度记录簿,已记录满的才归全宗卷～未记录满档案保管

的暂不归入全宗卷,

10库藏档案状况检查记录,已记录满的才归全宗卷～档案保管

未记录满的暂不归入全宗卷,

11档案库房防虫药物投放更换记录,已记录满的才归档案保管

全宗卷～未记录满的暂不归入全宗卷,

档案管理台帐,含档案数量、设备设施、档案人员档案统计12情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表

等,、年报表、或上报有关报表

13档案利用效果登记簿,已记录满的才归全宗卷～未档案利用

记录满的暂不归入全宗卷,

14档案利用实例档案利用15基础数字汇编档案利用16档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录档案管理

等新技术应用

注:

以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接

续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。

—4—

中华人民共和国行业标准

全宗卷规范DA/T12,1994

（1995年6月12日国家档案局批准1995年10月1日实施）

1主题内容与适用范围

1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下1

统称档案室）。

2引用标准

DA/T1-92档案工作基本术语

GB9705-88文书档案案卷格式

3全宗卷编制原则

3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

3.2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

4全宗卷的主要内容

4.1档案收集:

档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

4.2档案整理:

整理工作方案、分类方案,注:

即档案管理制度汇编,、案卷目录说明,注:

即立卷说明、归档说明,、整理工作小结等。

—5—

4.3档案鉴定:

鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4.4档案保管:

档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等,注:

包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本,。

4.5档案统计:

档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表,注:

即档案管理统计台帐,等。

4.6档案利用:

全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例,注:

即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编,等。

4.7档案管理新技术的应用:

缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料,注:

即档案管理软件使用说明书等,。

5全宗卷的整理

5.1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。

5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

5.3卷内文件材料按问题—时间进行系统排列，排列顺序为:

全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。

其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,注:

也可以用297mm×210mm即A4型规格,，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。

5.5卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、

—6—

40mm的规格（见图2）。

卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（图3）。

6全宗卷的管理

6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。

全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如:

50,1、50,2。

卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。

6.2馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。

6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。

6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。

附加说明:

本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。

本标准起草单位:

湖北省档案馆。

本标准起草人:

孙振涛葛成芬冯玉江吕炎生

注:

文中括注并加下划线部分为云浮市档案局添加。

—7—

—8—

—9—

—10—

全宗卷案卷目录（示例）

全宗卷案卷目录

全宗号:

4

页卷内备件号

题名时间责任者目录档案档案数页次注室编馆编

政协云浮市《中国人民政治协商会议云浮市委2007128委综合档案员会全宗指南》10室（1994—2006）17

政协云浮市《中国人民政治协商会议云浮市委2007286委综合档案员会大事记》10室（1994—2006）17

政协云浮市《中国人民政治协商会议云浮市委2007343委综合档案员会组织沿革》10室（1994—2006）17

政协云浮市《中国人民政治协商会议云浮市委20074128委综合档案员会档案管理制度汇编》10室17

政协云浮市中国人民政治协商会议云浮市委2007561委综合档案员会文书档案10室立卷说明（1994—2004）、归档说明17

（2005—2006）

政协云浮市中国人民政治协商会议云浮市委2007611委综合档案员会成立档案机构有关文件10室17

政协云浮市《档案库房温湿度记录本》（199420077171委综合档案年12月1日—2005年12月31日）10室17

政协云浮市中国人民政治协商会议云浮市委200785委综合档案员档案管理台帐（1994—2006）10室17

政协云浮市《档案利用效果登记簿》（1994—2007942委综合档案2006）10室17

政协云浮市《档案利用实例》（1994—2006）20071012委综合档案10室17

—11—

全宗卷案卷目录（示例）

全宗卷案卷目录

全宗号:

4

页卷内备件号

题名时间责任者目录档案档案数页次注室编馆编

政协云浮市《基础数字汇编》（1994—2006）20071176委综合档案10室17

政协云浮市DARMS文件档案资料综合管理系20071239委综合档案统使用指南10室17

政协云浮市档案（资料）进馆登记表2007131委综合档案10室17

—12—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

41

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》

（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—13—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编14档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮《中国人民政治协商会议云浮市委20071市委综合员会全宗指南》（1994—2006）-8-/1档案室3028

—14—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

42

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》

（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—15—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编24档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮《中国人民政治协商会议云浮市委20071市委综合员会大事记》（1994—2006）-9-/1档案室186

—16—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

43

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》

（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—17—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编34档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮《中国人民政治协商会议云浮市委20071市委综合员会组织沿革》（1994—2006）-7-/1档案室2143

—18—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

44

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—19—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编44档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮《中国人民政治协商会议云浮市委20071市委综合员会档案管理制度汇编》（1994—-8-/1档案室2006）30128

—20—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

45

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案

立卷说明（1994—2004）、归档说明（2005—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—21—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编54档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注

号

政协云浮政协云浮市委员会1994年度文书1995市委综合档案立卷说明-5-11档案室8

政协云浮政协云浮市委员会1995年度文书19962市委综合档案立卷说明-5-5档案室8

政协云浮政协云浮市委员会1996年度文书19973市委综合档案立卷说明-5-9档案室8

政协云浮政协云浮市委员会1997年度文书19984市委综合档案立卷说明-5-14档案室8

政协云浮政协云浮市委员会1998年度文书19995市委综合档案立卷说明-5-19档案室8

政协云浮政协云浮市委员会1999年度文书20006市委综合档案立卷说明-5-23档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2000年度文书20017市委综合档案立卷说明-5-27档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2001年度文书20028市委综合档案立卷说明-5-32档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2002年度文书20039市委综合档案立卷说明-5-37档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2003年度文书200410市委综合档案立卷说明-5-43档案室8

—22—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编54档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮政协云浮市委员会2004年度文书2005市委综合档案立卷说明-5-4711档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2005年度文书200612市委综合档案归档说明-5-54档案室8

政协云浮政协云浮市委员会2006年度文书20075713市委综合档案归档说明-5-/档案室861

—23—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

46

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—24—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编64档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注

号

政协云浮关于成立综合档案室的通知2002市委办公-8-11室30

政协云浮关于成立档案工作领导小组的通知200223市委办公-8-室30

政协云浮关于成立档案鉴定工作小组的通知20023市委办公5-8-室30

政协云浮9关于调整档案鉴定工作小组的通知20064市委办公/-8-室1130

—25—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

47

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《档案库房温湿度记录本》

（1994年12月1日—2005年12月31日）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—26—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编74档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮档案库房温湿度记录本（1994年121997市委综合月1日—1996年12月31日）-12-11档案室31

政协云浮档案库房温湿度记录本（1997年11999市委综合月1日—1999年12月31日）-12-432档案室31

政协云浮档案库房温湿度记录本（2000年12002市委综合月1日—2002年12月31日）-12-853档案室31

政协云浮档案库房温湿度记录本（2003年12005127市委综合月1日—2005年12月31日）-12-/4档案室31171

—27—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

48

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐

（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—28—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编84档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注

号

政协云浮综合档案室存档案数量统计台帐2007市委综合（1994-2006）-8-11档案室30

政协云浮档案室设备设施统计台帐200722市委综合（1994-2006）-8-档案室30

政协云浮档案人员情况统计台帐200733市委综合（1994-2006）-8-档案室30

政协云浮档案人员名册（1994-2006）200744市委综合-8-档案室30

政协云浮5档案室档案、图书资料利用情况20075市委综合/统计台帐（1994-2006）-8-档案室530

—29—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

49

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《档案利用效果登记簿》（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—30—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编94档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮档案利用效果登记簿（1994—2006）20071市委综合-8-/1档案室3042

—31—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

410

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《档案利用实例》（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—32—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编104档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮档案利用实例（1994—2006）20071市委综合-8-/1档案室3012

—33—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

411

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

《基础数字汇编》（1994—2006）

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—34—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编114档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮《基础数字汇编》（1994—2006）20071市委综合-8-/1档案室3076

—35—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

412

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

DARMS文件档案资料综合管理系统使用指南

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—36—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编124档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

市档案局DARMS文件档案资料综合管理系20041监督指导统使用指南-2-/1科3039

—37—

全宗卷封面（示例）

全宗号件号

413

全宗名称

中国人民

政治协商会议

全宗卷文件题名

档案（资料）进馆登记表

时间:

2007年10月17日

责任者:

中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室

—38—

全宗卷卷内文件目录（示例）

件号全宗号全宗卷卷内文件目录档案室编134档案馆编

顺

序文号责任者题名日期页号备注号

政协云浮档案（资料）进馆登记表20071市委、市-8-/1档案馆271

—39—

全宗卷档案盒盒面及脊背填盖方法（示例）

脊背填盖（示例）盒面填盖（示例）

全宗号4

全宗卷

全宗名称

4,1

4,2中国人民政治协商会议云浮市委员会

4,3

4,4

4,5

编制日期:

2007年10月17日

—40—

全宗卷档案盒盒面及脊背填盖方法（示例）

脊背填盖（示例）盒面填盖（示例）

全宗号4

全宗卷

全宗名称

4,6

4,7中国人民政治协商会议云浮市委员会

4,8

4,9

编制日期:

2007年10月17日

—41—

全宗卷档案盒盒面及脊背填盖