行政管理制度.docx

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行政管理制度

行政管理制度

2012年1月26日

规规矩矩的放羊，干不过耍猴儿的。

以平常的心，看待已发生的事。

用人标准：

1、仪容仪表；

2、个人修养与工作态度；

3、求职动机与工作期望；

4、考察能力：

语言表达能力、逻辑思维能力、社交能力、自我控制能力、协调及组织能力、抗干扰能力、镇静能力、容纳能力、岗位胜任能力；

5、责任心、忠诚度、时间观念和制度观念；

6、执行力；执行力包含怎样做完一件事的方法，企业目标分解力、时间规划力、标准设定力、过程控制力与结果评估力，职业执行（做事）技能。

个人素质内涵

包含多个方面，包括学习能力、总结能力、学识经验、进取精神、社交能力、责任心、自我控制、成就动机、灵活性、创造性潜力、管理潜力、工作态度、诚实水平等等。

关键是根据自身特点发挥自己的特长，同时要有过硬扎实基本功的真才实学。

专业技能强、上进、好学、有职业操守；真诚、敬业、守时；有团队合作意识、良好的沟通能力和亲和力；善于学习，积极主动解决困难的态度和能力；良好组织能力和协调管理能力，等等

素质决定能力

执行有三个核心流程：

一是人员流程，旨在战略和运营之间建立联系；二是战略流程，是要将人员与运营结合起来；三是运营流程，就是在战略和人员之间建立联系。

执行不是简单的“做事情”，是一整套具体的行为和技术，人员、战略和商业运营三者之间，需要被综合而不是各自独立地加以考虑。

知人善任，适合做事的人做事，适合执行的人执行。

如果管理人员把某个任务的完成标准、时间都明确了，在执行的过程中进行检查和协助，而还是完不成任务的话，只能说把任务没有交代给真正有能力去完成这件事的人或者说他应该找更合适的人来做了，所以执行的效果关键还是看我们的管理人员是不是有计划（时间规划、完成标准）、有组织（找合适的人干活）、有领导（协助、激励）还有控制。

岗位胜任的五个指标：

一是习惯找方法；二是具有结果意识；三是有创新思维，四是能自动自发做事情，五是具有忠诚和负责任的品格。

胜任能力考核，包括态度、知识、专业技能等等，考核一个人的业绩目标达成情况，同时考察其能力发展目标达成情况，业绩考核目标与能力发展目标设置协调一致、相互促进，保证企业业绩长久持续的实现，员工个人能力不断提高。

对待工作要有责任心。

工作就是责任，态度决定一切。

责任心是胜任岗位的基础，也是我们做好本职工作的前提。

要勤学习，勤思考，勤实践。

学习是获得知识的基本途径，是前进的基础，是创新的动力。

实现由学习创新、思维创新到工作创新的飞跃。

“实践、认识，再实践、再认识”胜任不是天生的，而是后天经验积淀所铸就的能力。

努力不一定成功，但不努力一定失败。

面对任何困难，一定要迎难而上。

关键指标：

1．心理调适力：

善于排解情绪，使心理保持平衡协调的人格要素。

2．成就意志力：

强调过程，长期关注已定目标，注意力集中及坚韧不拔意志力的人格要素。

3．思考创新力：

思维活跃，善于发散性思考，富于想象的人格要素。

4．沟通协调力：

指人际交往的主动性、热情待人，冷静处事的人格要素。

5．组织领导力：

指有较强的道德感、责任心和影响力，能带领团队完成既定组织任务的人格要素。

6．适应成长力：

指在新的工作环境中，善于较快适应环境并获得成长的人格因素。

企业管理岗位胜任力常模构建的主要内容

根据岗位胜任力要求，建立最佳胜任力模型。

通过对被测者的实测，采集到每个被测者关键指标（心理调适力、成就意志力、思考创新力、沟通协调力、组织领导力、适应成长力）得出最终的管理岗位胜任力匹配度（matchdgree,简称md）。

根据专业测评人员长期对企业管理人员的测评结果及经验积累，其匹配度值（简称md）与选拔规模型企业管理人才的参考标准如下：

（1）有发展胜任高级管理岗位的潜力：

md≥77%;

（2）有发展胜任部门负责人的潜力：

77%＞md≥73%;

（3）有发展胜任基层管理岗位的潜力：

73%＞md≥68%;

（4）缺乏胜任管理岗位的潜力：

md＜68%

另外在测评人员时，我们需要考虑该被测人员的好印象倾向、内外向度及适应与焦虑情况是否有异常状况。

1）心理调适力76%：

善于排解情绪，使心理保持平衡协调的人格要素。

（2）成就意志力73%：

强调过程，长期关注已定目标，注意力集中及坚韧不拔意志力的人格要素。

（3）思考创新力79%：

思维活跃，善于发散性思考，富于想象的人格要素。

（4）沟通协调力82%：

指人际交往的主动性、热情待人，冷静处事的人格要素。

（5）组织领导力68%：

指有较强的道德感、责任心，能带领团队团结向上的人格要素。

（6）适应成长力74%：

指在新的工作环境中，善于较快适应环境并获得成长的人格因素。

胜任力评价：

该被测者岗位匹配度为75%，有发展胜任部门负责人的潜力。

人格分析：

被测者为情感外倾型。

主要特点是情感在人际交往中占主导地位，善于与人交往，喜欢保持一种广泛的人际交往和联系，将主要精力和注意力用于外部世界。

热情，活泼，善于表达，适应性强，追求一种人生的价值观。

思想开放，善于吸取他人意见和新的信息，不墨守成现，善于谋划，富有创新意识。

主要不足为组织领导力有待提高。

职位的适应性：

鉴于上述人格特征、能力和主要优缺点，此被测者较好适合培训主管一职的要求。

用人原则

1、寻找合适的人：

量才为用，量职聘才。

最好的人不一定是企业最需要的人，只有适合企业的人才能为企业创造最高的价值。

做好规划，明确岗位职责与任职要求，从而使参加面试的各级人员在面试过程中都能了解公司的真正需求，更好的实现所招聘人员与职位的匹配。

2、用严格的标准找人：

宁缺毋滥，层层把关。

在整个招聘过程中，将会有人力资源部招聘负责人、直线业务主管或相关业务同事进行面试、复试，最后由人力资源部门汇总作出聘用决策。

3、多渠道找人；五剑合璧，内外兼修。

专场招聘、网络招聘、校园招聘、内部推荐以及猎聘是招聘人才的五剑合璧。

4、勇担责任，主动暴露问题。

就是员工勇于承担责任，同时敢于主动暴露问题，尽快将问题解决，就事论事，不回避、不逃避，勇于面对现实和困难，直面挑战，带领团队中其他成员实现逆境突围。

5、专心工作。

聚焦80%的时间和精力从事自己最核心的、本职的工作，这也是最能体现员工个人的价值和能力、为企业或单位创造更大效益的标志。

每个员工都有会各种繁琐的杂事，但是作为一名好员工，使用“20/80”原则，将你宝贵的时间和精力聚焦到你最核心的、最本职的工作上面去，只有这样，你才能创造出真正大的价值和效用，为企业多做贡献，变相的也验证了自己的价值。

6、高绩效原则。

必胜的决心；良好的执行能力；团队精神。

远见卓识：

对技术和公司的前景有所了解，对未来有憧憬；活力：

要有创造力，并且灵活地适应各种变化，具有凝聚力，带领团队共同进步；行动力：

不能光说不做，要行动迅速、有步骤、有条理、有系统性；果断：

有判断力、是非分明、敢于并且作出正确的决定；道德：

品行端正、诚实、值得信任、尊重他人、具有合作精神。

7、用人之长。

智足以揽人才而起企业。

管理要用人之长，就必须能容忍他人的短处，一方面是可以激励人才的职业发展，另一方面则可以保证组织的运作效率。

用人之长是为了充分发挥人才优势，使职员各尽其责、各尽其能。

用人之长，天下无不用之人，用人之短，天下无可用之人。

8、以事业留人、以感情留人、以待遇留人。

9、对不适合本企业的人，果断辞退。

行政管理制度

（一）总则

第一条.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

（二）档案管理

第三条.归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条.档案的借阅与索取：

1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第六条.档案的销毁：

1.任何个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（三）印鉴管理

第七条.公司印鉴由总经理办公室主任负责管控。

第八条.公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

第九条.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条.公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批准方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（四）公文打印管理

第十二条.公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

第十三条.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑操作人员打印。

第十四条.公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

（五）办公及劳保用品的管理

第十五条.办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后，负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。

由部室主任签字领回；

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字；

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条.劳保用品的购发：

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

（六）库房管理

第十七条.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条.物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条.库房物资一般不准外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条.严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条.库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（七）报刊及邮发管理

第二十四条.报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。

有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条.任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

（八）附则

第二十七条.公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

（一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

（二）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

（三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

第二十八条.本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

第二十九条.负责质量管理的管控。

第三十条.本规定解释权归总经理办公室。

第三十一条.本规定从发布之日起生效。

行政办公室流程

负责做好公司人事、劳资、文档、培训及宣传、后勤等方面的工作,为公司的管理运作提供有力的保障。

一、负责起草公司工作计划、年度工作总结和处理各类文件,做好公司方针、政策的宣传工作。

二、主管公司电脑网络和硬件的日常维护及公司有关软件系统的开发应用。

三、负责公司行政方面规章制度的制订、执行和检查落实,组织、落实公司岗位责任制并对岗位责任制的执行情况进行监督、检查。

四、不断提高办事效率和服务水平,为现场生产提供优质的后勤服务。

五、做好公司接待工作以及调研和信访工作。

深入了解现场情况及职工的实际情况,做好公司各种事务的协调。

六、负责员工的招聘、选拔、任用的考察工作,建立人事档案。

七、管理公司办公用品及固定资产,合理调配使用,防止资源浪费。

八、组织公司职工的业务、技能培训及文化教育;协助各科室开展其他有关业务的培训;协助公司开展职工的政治思想教育。

九、参与编制公司年度经营目标计划，参与制订各部门年度经营目标计划，并实施监督。

十、组织企业经营管理类规章制度的编制和修订，并对执行情况进行检查。

十一、参与公司发展战略规划的制定，重大投资活动的分析、研究。

十二、组织企业经营管理、主要经济指标的统计和分析。

十三、负责制订公司的工作计划和年度工作总结。

十四、负责公司总经理联络事务和总经理会议文件的编制。

十五、负责协调、处理公司与上级有关单位、政府有关部门和机构的关系。

十六、负责现代管理理念、方法、标准在企业的推广工作。

十七、负责公司的培训，制订年度培训计划和组织实施。

十八、完成领导交办的其他工作

工资管理流程

1、办公室根据员工出勤情况及社会保险扣减情况提交财务编制全公司工资汇总表；

2、财务根据考勤编制《工资汇总表》经办公室主任审核后，交由财务、总经理签字；

3、总经理签字后《工资汇总表》送出纳发放工资，员工领取工资。

4、《工资汇总表》，《考勤、社会保险扣减工资月报表》

5、对工资汇总表的审核，确保工资汇总表准确。

工资类支出审批

行政部工作流程

一、办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要,向本部门兼职内勤提出申请,由内勤统一向行政部签字领取.

2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买.

3、员工离职时,应认真清点办公用品,到行政部填写交接清单并签字.

二、复印

1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责,未经行政部确认,各部门不得私自拿到公司外复印.

2、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符,除责成其重新填写外,将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚.

3、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件,行政部一经发现,有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚.

三、传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司具体收件人,以便行政部及时分发.

2、行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认.

四、信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责.收发业务范围包括:

文件,邮件,报刊,挂号,电报的发送,登记,以及特殊文件资料的递送.

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿,发文登记.

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取.

4、对贵重物品,汇款,邮包,要进行专门登记,并及时通知个人签字领取.

5、对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移.

五、名片管理

1、公司名片格式统一化,由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务.

2、印制名片申请者填写名片印刷申请单,经部门领导签字后交由行政部负责印制.

3、名片印制前需确认名片职务,职称,部门是否相符,姓名,联系办法等需确认无误.

4、公务,客户名片须在公司内作为共享资源.

5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取.

七、公司设备申请流程

为加强我公司固定资产管理,规范管理工作程序,提高资产的使用效率,杜绝浪费;参照《行政事业单位国有资产管理办法》（国管财字【2000】32号）规定,结合我公司实际情况,特制定我公司设备申请流程:

（一）原则:

讲究计划性和成本效益,以物质资源供给的有序性,保证公司职能的按计划完成:

1、配发过程中,是否供应,供应多少,要以客观需要为依据,而不是单纯的级别;

2、要考虑实际可能的收益（对工作的推动）而不是不计工本,,不问效果,一定要保证重点,分清缓急,把有限的资源用在"刀刃"上;

3、要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产）,注意提高资金的有效利用率.

（二）、具体流程:

1.各部门根据各自工作的实际情况和预算计划,提出切实可行的申请要求（内容具体翔实,理由充分）,经部门经理和分管副总签字同意后,抄送给行政部.

2.行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实,并对各部门要求从真正的客观需求出发,遵循设备申请原则,提出解决建议和意见（调拨或购买）.

3.如果采取"调拨"程序,行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施;

4.如果采取"购买"程序,行政部将参照"江苏×大×××软件股份有限公司财务审批流程暂行规定"（苏股财字〖02〗第003号）有关规定具体执行.

5.采购由行政部统一申请费用,组织购买,费用摊销,过程遵循"价廉物美"的原则,在满足各部门需求的基础上,注意设备的性能价格比,多压价比价,厉行节约.设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查;固定资产登记后,由各部门登记领用,责任到人.

6.所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库,并在部门设备管理员处登记.

八、会议管理

1.公司行政部统一管理会议制度,所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案.如有必要由行政部发出会议通知确认.

2.会议承办人需提交会议时间,会议地点,所需准备等（见附表3）,便于行政部配合工作.会前由行政部派人做好会场布置及设备调试.

3.除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政部整理,立卷,存档.

4.会议结束后由行政部派人清理会场,查收设备.

5.会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次.

九、车辆管理

1.公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用,公司人员如要用车,请遵循以下管理条例:

2.公司车辆由行政部门负责管理,分别按车号设册登记管理.

3.公司车辆的使用实行"出车单"制度.员工应认真填写"派车单",交由所在部门一级部门经理签字.若有预计用车需要,应提前2—3天向行政部门提交"派车单"申请.

4."出车单"经行政部汇总后,由经理负责车辆统一调度.

5.车辆使用完毕,使用人员,驾驶人员须填写"车辆使用实际情况记录单",交行政部备案.

6.行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次,以防浪费,如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理.

十、设备维修流程

1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;

2.部门设备管理员初步检查后,填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象）,部门经理批准后送交行政部;

3.行政部设备管理员根据编号,联系厂商,组织及时维修;

4.通过暂借,调拨等方式,将暂时不用的设备给报修者使用;

5.机器设备维修完毕,行政部登记备案,发还给报修者使用。

人力资源管理流程

1、根据企业人员编制及各部门实际情况，审核用人汇总情况，提出需补充人员计划，上报总经理批准。

2、根据招聘条件和要求对应聘者的材料进行筛选，基本符合条件的，由安排时间通知应聘者面试。

3、通知应聘者持下列证件：

身份证（或户口证明）、学历证书、职称证，填写《入职申请表》，并对所持证件进行审核。

4、对面试基本合格者，推荐给用人部门经理，对应聘者进行业务技能考核。

考核合格者送行政办公室主任审批，不合格者不予以考虑，将其材料收录在未录取人员档案中。

5、负责将审核合格的应聘者资料报总经理审批。

8经批准后，由办公室通知应聘者，特殊岗位到公司指定的卫生防疫站进行体检，外地人员需办理《暂住证》，并通知报到日期。

招聘流程

1、各个部门根据需要向行政部递交需求人员申请单

2、公司是否已批准新增职位及人数

3、根据需求制定招聘计划

4、根据部门递交的需求人员申请单，确定招聘的职位名称和名额

5、根据公司用人标准，对应聘人员有个基本要求和条件的限制

6、制定和发布资料，准备通知单和公司宣传资料，申请办理日期

7、联系人才市场或人才网站，安排面试时间、场地和面试方式

8、根据应聘人员的综合考评，最后决定录用人员

9、安排培训

10、安排试用期，签订试用期合同，清楚说明试用期的期限及其他要求等

11、试用期满，根据试用期的表现，综合考评择优录取为正式员工，归为正式员工档案库。

第一步：

规划与招聘

人力规划→招聘计划→实施招聘→内部招聘→外部招聘→面试→录用→入职手续办理→签订劳动合同→购买社保→

第二步：

培训与定级

新员培训→考勤（请假）管理→转正→工资定级→

第三步：

考核与变动

绩效考核→绩效面谈→调动管理→工资调级→

第四步：

收尾管理

离职管理→退休管理→人事档案管理

行政人事管理工作业务流程　　

一、业务联系会

　　1．参人人员：

行政管理部全体人员

　　2．会议组织：

行政管理部

　　3．议题：

（1）传达公司精神

（2）听取行政工作汇报

　　（3）收集各部在工作中存在的问题

　　（4）简评各部全面目标管理检查结果和整改意见

　　（5）根据公司近期工作目标计划安排部署业务联系会、休会期间的工作

　　（6）专项工作的安排布置

　　4．会议时间：

半月一次，周六上午十点

　　5．形成会议纪要上报总经理及总经理办公会

　　二、公司工作例会

　　1．职能部门和行政部自行组织

　　2．原则上每周组织一次

　　3．参会人员：

职能部门全体人员行政部

　　4．议题：

（1）传达公司精神

（2）听取工作汇报

　　（3）收集工作中存在的问题

　　（4）简评全面目标管理检查结果和整改意见

　　（5）根据公司近期工作目标计划和本单位工作实际，安排部署工作

　　5．形成会议纪要上报行政部

　　三、办公秩序管理

　　1．办公秩序管理由行政部负责实施

　　2．本部包括办公桌椅、文档资料摆放、接听电话、着装、评议规范、接待访客、工作状态

　　四、考勤、批假

　　1．本部考勤由行政部负责管理