论秘书的人际关系协调.docx

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论秘书的人际关系协调

广西高等教育自学考试毕业论文

题目名称论秘书的人际关系协调

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论文完成时间年月日

论秘书的人际关系协调

摘要

随着社会的发展，人与人之间的关系变得越来越复杂和微妙，而现代秘书工作在工作中的枢纽地位，决定了现代秘书的复杂的多层次、多角度的人际关系。

因此，现代社会中秘书处理人际关系对于做好秘书工作来说也日益重要；为此，本文将从人际关系的定义、特征，从而引申出秘书在实际工作中处理好人际关系的重要性，并根据秘书人际交往的类型从方向上的划分：

上行交往、平行交往和下行交往，论述了秘书人员作为领导的参谋和助手，应该如何处理与领导的关系，以及秘书作为联系上下级的中心枢纽，应该如何处理好与同事职能部门的关系，以建立良好的交往环境和维护组织的团结。

[关键词]枢纽地位；定义；特征；重要性；人际交往的类型；中心枢纽

一、秘书的定义

“秘书”一词有不同的内涵，它既可指人，也可指物，还可以指机构或职务。

通常认为秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办公办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。

广义秘书的概念；"秘书是领导人的事务与信息助手。

"这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。

狭义秘书的概念。

"秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。

"这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通，又有差异。

主要强调了秘书是领导近身的直接助手，是直接为领导服务的人员这一含义。

秘书属于公司内勤工作人员，是和老板比较接近的人如果能有效处理老板交代安排的所有工作，自然会得到老板的器重，许多主管人选都是从秘书里产生的。

一般而言，秘书的晋升是比较缓慢的，但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的。

秘书经常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流，因此需要有很强的文字和口头表达能力，如果会一门外语，则会获得更多参与培训的机会，如果各方面表现优秀，尤其具备较强的组织管理、领导协调能力，则有机会晋升为行政经理，同时，秘书也可以向市场专员、人力资源助理、行政助理方向发展。

二、秘书的特征

目前对秘书工作的研究在学术上仁者见仁,智者见智,大家都可以充分自由地发表自己的不同见解,呈现百家争鸣的氛围。

另一方面,也说明作为新兴学科的秘书学,尚处在创造时期、幼年阶段。

迄今为止,对秘书工作的特征,尤其是它的基本特征的研究,还停留在较浅的认识水平上,缺乏从更深层次上对其特征尤其是基本特征给予理性的科学的抽象与概括。

因此,论者们或借他物之性为秘书工作立论;或凭借自己对秘书工作的经验、感受,捕捉住秘书活动的现象,为之定性;或者过份强调一面,而忽视其他方面,因而难免失之偏颇,难以形成令人信服的结论。

例如,不少论者认为,被动性是秘书工作的一种特性,甚至“独有的特性”。

其实,只要我们认真地深入探讨一番,就不难发现“被动性”之说,是缺少科学依据的,更非秘书工作的“独有特性”。

现在，通过总结可大概分为以下四点：

（一）从属性

秘书的协调无论是领导授权或是职责范围的主动协调，都要以领导的指示、意见、要求和用意为依据，反映领导意图，协调结果有利于领导实施管理。

（二）间接性

秘书不是领导，没有拍板定案的权力，也没有职能部门人物财方面的分配权，不能直接运用行政手段。

而只是在协调过程中发挥沟通、协商、疏导调节的作用，表现为一种认同疏导，顺势而行。

（三）服务性

秘书随领导活动而产生，随领导活动而发展。

服务服从于领导是秘书职业的最大原则，秘书无论是上下协调，还是左右协调，必须吃透领导意图，明确协调目标，体现为领导服务的原则。

（四）主动性

秘书的协调，特别是授权协调工作很被动，但秘书个人是主动的，秘书在协调时要善于在被动中求主动，眼观六路，耳听八方，善于发现苗头性问题和矛盾集中区，通过请示汇报搞好协调，借权而不越权，主动工作、被动服务。

三、秘书协调工作的原则及处理人际关系的方法

（一）、秘书沟通的分类

根据社会沟通的向度，我们可以将秘书沟通分为横向沟通和纵向沟通

1.横向沟通

横向沟通指的是同一权力层次上进行的沟通。

美国学者费尧（HenriFay01）最先提出其横向沟通理论，他发现许多组织内部同—级的功能单位的相互沟通，往往是一方向上层传递，到达最高层后再向下层传递，直至另一方。

他认为这种沟通方法既无效率又花时间，因而创立了横向沟通的概念，主张同一层级的功能单位之间有沟通的回路。

人们在习惯上都将组织内的横向沟通称为“费尧桥”。

对于企业内处于不同方面、扮演不同角色的单位和个人来说，横向沟通具有增进其相互问的了解，协调其相互问的活动，解决其相互间的问题或矛盾等方面的功能；对于企业内的纵向沟通来说，横向沟通是一种功能补充，它不仅减少了纵向沟通的环节，而且帮助消化纵向沟通所传递的朗。

总之，研究和促进企业内的横向沟通，对于企业的良性运行和协调发展具有重要意义。

由于我国整个社会中的横向沟通比较缺乏，因而企业中的横向沟通也比较缺乏。

具体表现为如下几个方面：

（1）.条条分割。

即企业内的不同职能部门或机构之间缺乏相互沟通。

企业内的多头决策、重复性的会议与文件都是由此而引起的。

（2）.块块分割。

即不同的生产单位之间也缺乏经常而必要的沟通。

加工厂里的车间乃至班组之间缺乏相互沟通，本来可以通过不问的生产单位之间的直接沟通就能解决的问题，硬是要通过上级领导出面的间接沟通来解决。

这种宁愿兜圈子，也不愿走“费尧桥”的现象比较普遍地存在于我们的企业之中。

这不仅浪费了人力、物力和财力，而且浪费了时间。

在现代化建设中，时间的浪费是最大的浪费。

（3）.是条块分割。

即企业的职能部门与基层生产单位之间也缺乏沟通。

如劳资部门要调入或调出某一职工，生产单位往往不知道，而生产单位奖励或惩罚某一职工，劳资部门往往也不知道。

这种互不知道必然使其相互之间产生隔阂甚至矛盾，必然影响企业管理效率的提高。

2.纵向沟通

纵向沟通是指不同层次或不同级别的人或集团间的沟通。

就信息传递的方向而言，纵向沟通主要有自上而下和自下而上两种，因此，我们称它为“双向链”。

企业内的纵向沟通主要是指上级与下级、组织领导与组织成员间的沟通。

从信息传递的方向看，纵向沟通又分为自上而下和自下而上两种形式。

我们可以详细地从以下三点进行分析论述：

（1）、在工作中秘书该如何处理好与领导的人际关系

秘书是领导工作中的辅助人员、参谋助手，与领导是领导与被领导、是服务与被服务、是上级与下级的工作关系。

秘书的重要职责是协助领导工作，当好参谋。

秘书要按领导的意图办事，不能越位，时刻要记得自已是谁，秘书就是秘书，任何时候都不能代替领导做决定。

四大名著《三国演义》中，曹操的主将杨修，从曹操发布的口令“鸡肋”中，揣出了曹操有撤军的意思，但未经过曹操允许，就先把军队撤退了，结果被曹操以动摇军心而杀之。

他们思维可谓佳也，而代替曹操做决定可谓蠢也。

在现在秘书中也常常会出现这种行为。

身为一名秘书，不符合自己职责的事，坚决不能做，这是维护领导的尊严、威信。

对于任何一个领导都人员来讲，他们能有这样的成就，必有自己过于他人的本领。

他们的为人处事与丰富的工作经验是值得我们去学习的，我们应该尊重也们。

尊重别人的同时，也是尊重我们自己。

而秘书在尊重领导和履行自己的职责的前提下并不等于奴性，不要对领导奴颜婢膝、百依百顺、点头哈腰、阿谀奉迎。

并不是所有的领导都是完美无暇的，因此，秘书在工作中不该惟命是从，而是要做领导的好帮手，协助领导出谋划策，解决问题，帮助领导做一些决定，心防领导在决定上发生错误。

秘书在给领导提出意见和方案时，要准确无误。

至于领导是否采纳你的意见，秘书决不能干扰领导做决定，领导是决策者，秘书无权要求领导者采纳自己的意见。

要想导接纳自己的观点，就要拿出足以说服领导的详细报告。

从而充分发挥自己的能力，以便更好的胜任本职工作。

（2）、在工作中秘书该如何处理好与同事的人际关系

秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：

真诚和人际相互作用。

真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。

秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：

忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故作姿态，举止特异。

秘书人员要和同事关系融洽还得做到以下十个方面。

（1）以诚待人：

以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。

（2）信守承诺：

说到做到，做事卖力，讲求效率。

（3）全神贯注：

集中注意力，积极参与集体活动组织。

（4）勤加浇灌：

把时间投资在培养人际关系上，在无求于人时，用电话、卡片、传真、电子邮件等与他人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。

（5）尊重对方：

别把人只视作工作上该联络的对象。

（6）赞美他人：

不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。

（7）时时感恩：

别忘了在他人的赞美和善意的批评之后说声谢谢！

（8）承担责任：

勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱。

（9）绝不居功更不抢功。

（10）不忘幽默：

保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！

（3）、在工作中秘书该如何处理好与外界的人际关系

秘书在积极处理与组织内部的关系的同时，不能忽视与组织外部的关系。

秘书在处理与外界的关系时，要注意以下几点：

第一注意目的。

与外界进行交往的时候，考虑问题一定要站在组织或者领导的角度。

第二注意身份。

秘书在涉及外界的人际关系时都是工作关系，而不是个人间的交往。

第三广结良缘。

这会使秘书的形象富有“亲和力”使秘书的工作保持通畅的状态，提高效能。

第四树立形象。

在交往中注重塑造和树立组织形象，提高所在组织的美誉度。

（二）秘书协调工作的原则可分为以下四点：

1、实事求是原则

即沟通工作要坚持从实际出发。

按规律办事。

在沟通协调工作中要坚持知实情、讲实话、办实事、求实效。

如向领导反映情况、汇报工作时，既不故意夸大，又不蓄意缩小。

2、以人为本原则

坚持以满足人的需要为根本，做到尊重人、理解人、关心人、爱护人、善待人。

要清楚地意识到自己的本职工作，做好对各级各部门的工作配合，只有把他们都服务好了，这个团体才会有条不絮的运行下去，各部门相互间才能更好的配合。

3、公平公正原则

只有维护公平和正义。

人们的心情才会舒畅，各方面的社会关系才能协调，人们的积极性、主动性、创造性才能充分发挥出来。

无论在什么时候都需要秉承公平公正的原则，这样才会赢得别人的尊重和配合。

4、求同存异原则

要允许各方保留不同点和差异，尊重个性和差异。

找准各方都认可且又事关全局的共同点，促使各方统一思想、达成共识。

在坚持原则的前提下，根据实际情况，灵活变通，妥善处理。

（三）秘书处理人际关系的方法可简单概述为以下三点：

1、加强情感投资

所谓感情投资，是指对人要倾注真挚的感情，舍得在密切感情方面花本钱、下功夫，以争取对方的欢心，从而建立起良好的的人际关系的方法。

秘书在运用感情投资法处理人际关系时，应注意以下几个方面：

首先，要有所区分。

第一，秘书人员要注重分清交往对方关系的基本属性以及对方关系的密切程度。

比如，秘书与领导的人际关系属于首属关系。

第二，秘书除了重视工作中的角色交往关系外，还应当重视日常生活中的情感交流，以便更加密切二者的联系。

其次，要抓住机会。

秘书人员要充分利用各种有力的时机进行感情联络。

比如，利用交往晋升、乔迁、结婚等时机表示祝贺，利用节假日进行问候，在对方遇到困难时及时伸出援助之手等，都是感情投资的有效方法。

2、注意换位思考

在人际交往中，人们习惯于从自己的立场和角度去看待自己和别人的行为，就可能带上片面性。

由于看问题的角度不同，交往中难免发生冲突和矛盾。

秘书人员运用换位思考法，应做到以下几点：

一方面要做到舍身处地替对方着想，将

心比心，宽容待人。

另一方面要做到以要求别人对待自己的方式去对待别人，“己所不欲，勿施于人”。

秘书人员运用换位思考的方法处理人际关系，可以使自己在待人接物中能够体验到他人在此情此景中的内心感受，从而学会以正确的方式有好的与别人交往，达到改善人际关系的目的。

3、坚持求同存异

认知趋同与否是影响秘书人际关系的主要因素之一。

在秘书处理人际关系的过程中，双方如果存在认知方面的趋同性，就容易产生认识上的共鸣，容易相互理解、支持与合作。

如果认知不统一，就容易产生矛盾，引起双方的摩擦和纠纷。

秘书在处理人际关系时，要做到：

一、必须正视差异性的存在，要看到没有差异性就没有世界。

二、对对方的差异应作客观的分析，不应过分强求一致，人们在个性特点方面的差异等都不应该成为对方建立良好人际关系的障碍。

三、要做到求大同、存小异，大事讲原则、小事讲风格。

求同存异应该成为秘书人员化解人际矛盾的基本方法。

五、结束语

综上所述,秘书人员在人际交往中，要善于灵活处理与领导、与同事、与下属之间的关系,这不仅仅关系到秘书个人工作的成败,也关系到整个秘书部门和组织的整体形象和最终利益。

我们每一位从事秘书工作的人员都应该清楚的认识到建立良好的人际关系的重要性,努力培养自己的交际技巧,提高自身的交际能力,从而在实际工作中为个人为组织建立起良好的人际关系网。

我想这是每一个成功秘书的“必修课”。

参考文献

[1]李兴桂.秘书[J].企业办公室秘书如何处理好人际关系.期刊论文.2006/02

[2]刘云峰.秘书之友[J].略谈女秘书处理人际关系的技巧.期刊论文.2002/05

[3]赵中利.《现代秘书心理学》[M]．北京高等教育出版社．2008年6月第2版

[4]胡鸿杰.《秘书学教程》[M]．中共中共党校出版社．2005年12月第1版

[5]陈露晓.《秘书基础》[M]．北京邮电大学出版社．2007年8月第1版

[6]陈荣.《秘书学》[M].中国物资出版社．1999年7月第1版

[7]范兰德.《轻松做秘书》[M].广东经济出版社.2003年9月第1版

致谢

本人的学位论文是在我的导师王东波老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。

他严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。

从课题的选择到项目的最终完成，王东波老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。

在此谨向王东波老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

在此，我还要感谢在一起愉快的度过大学生活的每个可爱的同学们和尊敬的老师们，正是由于你们的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本文的顺利完成。

在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入课题到论文的顺利完成，有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚的谢意!

谢谢你们!

毕业论文开题报告

姓名

准考证号

专业

秘书学

年级

指导教师

职称

副教授

题目

论秘书的人际关系协调

本选题的意义及国内研究现状（可加附页）

随着社会的发展，人与人之间的关系变得越来越复杂和微妙，而现代秘书工作在工作中的枢纽地位，决定了现代秘书的复杂的多层次、多角度的人际关系。

因此，现代社会中秘书处理人际关系对于做好秘书工作来说也日益重要。

本选题研究的主要内容及拟解决的主要问题

论秘书的人际关系协调在工作及同事相处中的作用，主要解决如何协调人际关系。

主要观点及创新点

主要观点：

第一沟通的重要作用有两方面，第二协调工作中的四个原则，第三从三个方面阐述如何处理人际关系。

创新点在于处理人际关系中加如情感的投资和尊重求同存异的个性。

主要参考文献（所列文献3—5篇以内）

一、[1]李兴桂.秘书[J].企业办公室秘书如何处理好人际关系.期刊论文.2006/02

二、[2]刘云峰.秘书之友[J].略谈女秘书处理人际关系的技巧.期刊论文.2002/05

三、[3]赵中利.《现代秘书心理学》[M]．北京高等教育出版社．2008年6月第2版

四、[4]胡鸿杰.《秘书学教程》[M]．中共中共党校出版社．2005年12月第1版

是否可以进行论文研究与撰写

指导教师签名：

年月日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

是否可以进行论文研究与撰写

指导小组组长签名：

（系公章）

年月日

毕业论文进展情况记录

准考证号专业　姓名

阶段

工作情况记录

指导教师签字

第一阶段

确定论文、查阅、搜集相关文献、资料，写开题报告

第二阶段

完成论文初稿

第三阶段

修改论文初稿

第四阶段

定稿并打印

广西财经学院毕业论文承诺书

一、本人在毕业论文（设计）撰写过程中遵守学校有关规定，恪守学术规范，毕业论文（设计）是在指导教师的指导下独立完成的；

二、毕业论文（设计）所使用的相关资料、数据、观点等均真实可靠，文中所有引用他人观点、材料、数据、图表均已注释说明来源；

三、毕业论文（设计）无抄袭、剽窃或不正当引用他人学术观点、思想、学术成果及伪造、篡改数据的情况；

四、本人知晓学校对毕业论文（设计）中的抄袭、剽窃、弄虚作假等违反学术规范的行为将被严肃处理，并可能导致开除学籍、取消学士学位资格或注销并被追回已发放毕业证书、学士学位证书的严重后果；

五、若在学校组织的毕业论文（设计）答辩中，被发现有抄袭、剽窃、弄虚作假等违反学术规范的行为，本人愿意接受学校按有关规定给予的处理，并承担相应的责任。

承诺人签名：

年月日

（签名日期为提交论文时间）