行政管理规章制度流程及管理表单.docx

行政管理规章制度流程及管理表单.docx

《行政管理规章制度流程及管理表单.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政管理规章制度流程及管理表单.docx（55页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

行政管理规章制度流程及管理表单

文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）

行政管理规章制度流程及管理表单

执行部门

档案编号

文件编号

编制人

审批人

修改资料

编制时间

审批时间

修改时间

第一章总裁办规章制度

1．1前台礼仪规范

第1章总则

第1条目的

为规范前台接待的职业形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。

第2条适用范围

本规范适用于前台接待礼仪管理。

第2章仪容规范

第3条要求员工头发梳理整齐，面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。

第4条员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。

第3章电话接听礼仪规范

第5条电话接听

1.接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。

接起电话首先要说“您好，×××（公司名称，如果公司名称较长，应用简称）”，如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

对知道分机号码或者转至具体人员的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。

第6条代接电话

1.代接电话时，对方如有留言，应用纸笔记录。

2.电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止因记录错误或者偏差而带来的误会。

第7条做好电话记录

前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下六点内容：

何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。

第8条礼貌挂断电话

通话完毕后，可以询问对方：

“还有什么事吗”既表示尊重对方，也是提醒对方。

谈话结束时，要表示感谢，并让对方先挂断电话。

第4章来访接待礼仪规范

第9条接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。

第10条客人到来进行来访登记后，要立即通知被访者，如需前台接待人员引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势。

第11条为来访人员安排接待地点时，应遵循以下原则。

1.对于普通来宾，主动指引要访部门接待。

2.对于面试人员，在会议室允许的条件下，尽量安排在会议室内接待。

第12条预约人员到达后，若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时，一定要说明理由与等待时间。

第13条如果预约来访人员要找的负责人不在，要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。

请来访人员留下电话、地址

第14条未进行预约人员来访时，应首先明确对方姓名，婉转询问对方来意。

前台人员经过初步判断后，并不能直接回答“在”或“不在”，而应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员进行沟通，最后决定是否安排被访者进行接待。

1．2行政会议管理制度

1．2．1会议管理制度

第1章总则

第1条目的

为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。

第2条适用范围

公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。

第2章会议组织

第3条公司级会议，是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。

第4条专业会议，是指公司的技术、业务综合会议，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织召开。

第5条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。

第3章会议安排

第6条为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。

第7条凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报总裁办汇总，并由公司总裁办统一安排方可召开。

第8条总裁办每周六应召开全公司例会。

第9条对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司总裁办，并经公司相关领导同意。

第10条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。

第12条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总裁办有权拒绝安排。

第13条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门会议不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

第4章会场纪律

第14条开会前10分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。

第15条会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。

第16条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因（特殊情况可以采取口头形式请假），得到组织部门批准后才能请假。

第17条会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。

第5章会议室管理

第18条会议室由总裁办指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向总裁办提出申请，由总裁办统筹安排。

第20条会议室的卫生由总裁办安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。

第21条会议室电子设备的管理、使用和维护由总裁办陈飞负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。

1．3文件收发管理规范

1．3．1收文管理规范

第1条为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。

第2条收文范围

1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。

2.公司内部公文。

第3条收文承办、催办

1.承办人员应按要求办理。

急件应马上处理，小时内予以答复；一般要办理的文件，天应办理完毕，最迟不能超过天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知行政部。

2.已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回档案室。

3.收文的催办由行政部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件、会议下达任务，要定期进行跟踪检查。

4.收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还资料室。

第4条收文整理归档

档案管理人员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。

第5条收文保密工作

1.各部门文管人员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。

2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究责任人的责任。

1．3．2发文操作规范

第1条为规范公司发文管理，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。

第2条总裁办统一负责公司文件的审核、发布工作。

第3条文稿起草

1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。

2.文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门负责人签字后送总裁办审阅后发布。

第4条签发

文稿核校无误后，送分管副总和总经理签发。

对于一般性业务文件，可由发文部门分管副总签发；涉及公司重要事项的发文由董事长/总经理签发。

1．4员工出差管理规定

1．4．1员工出差管理制度

第1章总则

第1条目的

为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。

第2章出差程序与审核

第3条出差程序

1．员工出差前应填写“出差申请单”，出差期限由遣派主管视情况需要限定日期，予以核定。

如遇特殊情形事前无法及时办理，亦应在出差完毕后尽快补办手续。

2．拟出差人员将填写好的“出差申请表”送总裁办留存、记录考勤。

3．拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”，可向财务部暂借相当数额的差旅费。

待出差结束后7日内结清暂借款项，超过7日，财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报销时再行核付。

第4条出差的审核

1．当日出差：

如果出差当日可能往返，一般由部门经理核准。

2．远途出差：

__2__日内由部门经理核准，_3_日以上由主管副总核准，部门经理以上人员一律由主管副总核准。

第3章出差费用报销规定

第5条住宿费、午餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，午餐费、交通费、交际费不得重复报销。

第6条差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，否则一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚。

第7条不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行，其他费用标准不变。

第8条特殊情况汇报主管副总后由董事长/总经理审批。

第9条出差当日返回的不报销住宿费

1．4．2出差报销管理制度

第1章总则

第1条目的

为规范员工出差报销管理工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。

第2条适用范围

公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。

第2章差旅费报销管理

第3条交通费报销

1．出差人员乘坐汽车、飞机、火车，原则上应出具运输部门的车船发票。

2．对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。

3．如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。

4．出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。

第4条住宿费报销

1．出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理人员150元/天，中层管理人员120元/天，基层人员100元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。

2．由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。

第5条其他费用

1．出差人员的伙食补助费补助20元/天。

2．市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。

可发给午餐补助费15元/天。

第6条外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。

第3章差旅费报销有关注意事项

第7条凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。

未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。

第8条车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。

第9条出差人员应在回公司后____天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。

第10条出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。

1．5印照使用与保管制度

1．5．1印章保管使用制度

第1章总则

第1条目的

为保障公司的合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家的相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第2条适用范围

公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。

第3条印章的种类

1.正式印章，是指公司章、董事会章、以及公司所属分支机构印章。

2.专用印章，是指公司财务专用章、人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。

3.人名用章，是指公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。

第2章印章的使用管理

第4条印章使用范围

1.公章的使用范围如下。

（1）发送正式公文、电函、传真件等。

（2）用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。

（3）签订重要业务合同、协议等。

（4）颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。

（5）需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。

2.各职能部门印章使用范围如下。

（1）在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。

（2）用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。

第5条印章使用申请

1.使用公司章时应当填写“公司印章使用申请单”，详细写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交给印章管理人。

2.使用部门印章和分公司印章时，需在“申请单”上填写用章理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交给印章管理人。

第6条公司印章原则上由印章管理人掌握。

印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单”上是否有批准人的印章。

第7条代理实施用印的人要在事后将用印依据和“用印申请单”交印章管理人审查。

同时用印依据及“用印申请单”上应有代理人印章。

第8条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。

第9条常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写“申请单”的手续。

印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。

第3章印章的保管

第10条公司印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。

第11条启用正式印章、人事专用章前，有关部门应将印章保管人员的名单报公司主管部门备案。

在印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知公司主管部门。

第12条印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。

单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录。

第13条印章保管人员必须认真负责，遵守纪律，秉公办事。

印章保管人员如果出现以下行为，将视情节严重程度给予处分，触犯法律的将移交司法机关处理：

1.因保管不善造成印章丢失的；

2.把关不严，用印后造成重大错误和损失等不良后果的；

3.私自留存、使用应予销毁或上交的印章的；

4.非法使用印章的。

1．5．2证照保管使用规定

第1条为加强对公司和分公司证照的管理，确保证照的安全和正常使用，特制定本规定。

第2条公司所有的证照管理工作均须参照本规定执行。

第3条证照管理部门

总裁办是公司证照管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销，以及证照的保管、登记、备案等工作。

第4条证照的使用

1．使用证照的正、副本原件或复印件时，必须填写“用证、照审批单”，经部门负责人签字后、交由行政部相关负责人、公司主管领导审批，审批通过后方可借用。

2．借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整，使用完毕后要及时送还。

3．使用、借用复印件时，无需留存的须将复印件归还行政部。

4．各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行担保。

第5条证照的保管

1．证照保管人需提醒主管领导安排相关人员及时验证。

不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人承担。

2．证照保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，除应立即向主管领导报告外，还应与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

3．证照保管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。

1．6车辆管理制度

1．6．1车辆使用管理制度

第一章总则

第1条为了统一管理集团公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，合理控制经费支出，特制订本制度。

第2条本制度所说集团公司车辆是指集团公司的专车、及公务用车辆。

专车系指集团公司为部分指定人员或单位、部门专配车辆。

公务车系指除上述专车以外的所有车辆。

集团公司所有车辆由集团总裁办统一管理，并由机械设备管理专员负责。

第二章车辆管理

第3条总裁办机械设备管理专员---景航负责所有车辆管理工作，包括维修保养，车辆年检及证照管理，投保、续保。

总裁办主任---丁莉负责车辆调派、费用预算、核准、及司机管理，并向集团行政人力副总经理负责。

第4条集团公司总裁办根据实际工作需要及其它特定原因对现有司机进行车辆安排，各控股公司、项目部依据业务开展情况，合理安排司机及车辆，车辆费用执行集团公司统一标准。

第5条集团公司所有车辆原则上必须由公司专职司机（含专车使用人）驾驶，未经批准擅自将车辆交由其他人员驾驶（处理），所发生的一切不安全责任事故由司机自行承担、解决，并接受集团公司奖惩管理制度中的相对应的处罚条款。

公司其它持有驾照人员驾驶公司车辆公出或私用必须按规定填写《车辆使用申请单》（附件1），经批准后方可使用。

专职司机应每天对公司车辆进行全面里外卫生清洁及安全检查，确保行车安全。

第7条车辆钥匙由总裁办统一保管，根据出车情况将钥匙、派车单一起交由司机，出车返回公司立即将车辆钥匙上交总裁办主任；车辆行驶证，由司机负责保管，如司机出差或休假，需将车辆行驶证交由总裁办主任保管（项目部使用的车辆交由项目经理保管）；总裁办统一按车牌号建立车辆档案管理，相关资料、保险单、开支费用保管并存入车辆档案。

第8条每车设定使用《车辆行驶记录表》（附件3），各车司机行车、收车前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，收车后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细（过路费）等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对。

第9条车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所-----办公楼下停车库，并锁好车门并检查，将钥匙交回总裁办主任保管。

每车设置《车辆加油记录表》（附件5），经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时，凭公司配备的加油卡加油，同时在《车辆加油记录表》上作好记录以备查。

第10条总裁办主任每月不定期抽查一次，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应通报司机并对相关责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分，并停职。

第11条接到派车单后迅速到达，进行启动热车、预定行驶路线等出车前准备工作，10分钟内出发，超出规定时间用车人员可向总裁办投诉，给司机予警告处分，同时用车人员在派车完成后立即出发，根据车辆油耗实际情况，驾驶司机须在当天下班前加满油，做好第二天出车用油准备工作（司机出车后返回公司下班后除外）长途出车例外。

第三章车辆使用

第11条车辆使用范围

（1）集团公司总部员工、各控股公司、项目部员工在本地或长途外出办事、联系业务、接送。

（2）集团公司总部、各控股公司、项目部需要接送的宾客。

（3）指定专车专用。

（4）集团公司临时性车辆统一的调度决定。

第12条车辆使用程序

（1）车辆使用实行派车制度。

①属个人使用的专车由使用人自行驾驶，一般不纳入调派。

②公务用车，使用人向总裁办提出申请并填写《车辆使用申请单》，说明用车事由、地点、时间等，部门经理签字后交总裁办负责人审批调派。

总裁办主任依业务重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机联系，不按规定办理申请者，不派车。

③车辆使用申请要求：

A:

先天下午16时至17时为申请次日用车派车单时间;周六申请下周一用车派车单。

违反者不予派车。

B:

集体活动用车2天前申请，以便统一合理安排。

C:

紧急事务另行对待，按照急事急办原则，由总裁办主任灵活安排。

事毕用车人和驾驶司机共同完成用车手续。

由总裁办主任将《车辆调派单》（见附件2）交与司机，司机根据《车辆调派单》予以出车。

⑤严禁司机擅自出车，擅自出车一次罚款500元。

并出具罚款单，严重者集团公司按照员工解辞管理制度辞退。

（2）司机按用车人员的目的地行车。

行车前需选择好最佳路线。

对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。

（3）用车完毕，司机填写用车实际情况记录。

使用人用车完毕在《车辆行驶记录本》上签字确认。

第13条车辆驾驶人员必须持有国家相关部门颁发的驾照，熟悉并严格遵守交通法规，并经常组织学习新的国家、地区相关道路法规。

第14条驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。

如发现故障、配件失窃等现象，应立即机械设备管理专员---景航报告，由机械设备管理专员---景航形成书面报告汇报总裁办主任核实，并上报集团行政人力副总经理。

隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。

第15条驾驶员不得擅自将公用车开回家，或做私用，一经发现，除负担产生费用还要接受最低罚款50元（视情节严重性而定其他金额罚款），确实需要用车的需向集团公司总裁办主任申请，经批准后方可使用。

第16条车辆外出应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。

任意放置车辆造成违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人员承担一切所产生的经济后果。

车辆外出在指定位置、停车场或者适当的合法位置停放时，发生的损毁、失窃，应及时联系保险部门或者公安机关报案，并及时向集团公司总裁办报告。

第17条驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，经常性保持车辆里外卫生干净，做好车内（包括空调）的清洁工作，车内不能有杂物、异味。

每天早晨8:

30由总裁办专人负责车辆卫生检查，针对存在问题强调二次检查无整改者罚款50元/次，领导上下车应主动上前。

第四章维修保养

第18条车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照车辆年度使用预算执行。

第19条车辆维修、保养、加油程序

（1）司机发现车辆故障或者需要保养时，应先填写《车辆维修保养申请单》（附件4）向总裁办提交车

辆保养维修申请、申报维修保养的项目，总裁办会同相关人员进行确认核实后，由行政人力副总经理批准后予以送达指定维修厂检修。

（2）维修结束，提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。

送修人对费用的真实性负责。

（3）车辆的维修保养应在指定厂家完成，违反者维修保养费用一律由送修人承担。

（4）简单、易维修的，自行维修，报销购买材料和零件的费用。

（5）车辆于行驶过程中发生故障不能再行驶的，可根据实际情况判断是否进行急救救援或者修理，并及时向集团公司总裁办主任汇报并协商处理方案。

（6）由于司机操作不当或者违规操作、或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障，所产生的费用由驾驶人和机械设备管理专员承担。

（7）集团公司总裁办下辖行政部每月负责统一购买专用油料，并分配到各车辆油卡上。

车辆统一采用油卡加油，非特殊情况严禁现金加油。

特殊情况（加油卡损坏、加油点网络中断等）下需现金加油者，向集团公司总裁办主任说明原因，得到批准后方可加油。

每次加油时，司机需填写《车辆加油记录本》（见附件5），以备报销时核对。

7、集团公司总裁办对车辆每天早晨进行检查，内容包括：

本制度执行情况、车内外卫生、检查不合格者，批评教育，3次以上不合格者，发现一次对司机或设备机械管理专员处50～200元不同程度的罚款（视情节严重情况而定），屡教不改者，按照集团公司《员工解辞管理办法》辞退。

第五章车辆保险

第20条集团公司所有车辆，确定承险保险公司。

第21条集团公司所有车辆的保险，统一由公司支付。

第22条公司车辆投保险种以及标准按照相关国家车辆保险法规定执行，任何人严禁擅自改变。

第23条一旦出现车辆保险索赔事件，机械设备管理员应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料。

事故处理完毕后，办理索赔手续。

第六章安全驾驶及违规与事故处理

第24条在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故后果，由驾驶人全部承担，并予以记过或解辞处分。

（1）无照驾驶。

（2）未经总裁办主任批