A3V1200新中大合同管理应用手册.docx

A3V1200新中大合同管理应用手册.docx

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A3V1200新中大合同管理应用手册

1.合同概述

合同管理是全局性的合同管理，即在采购、销售模块中均可以引用合同信息。

合同管理用于维护公司的合同信息并追踪合同的执行情况。

用户在这里登记合同的基本信息，管理合同的原始信息。

在科目设置中如果设置该科目为合同核算，在凭证录入时允许输入“对应的合同号”和“合同计划执行序号”，以确定合同的实际发生额。

如果是采购合同、销售合同，则在采购管理、销售管理中可以引用合同清单,与该合同相关的采购或销售实际情况体现在合同管理中的合同清单执行情况表，主体流程见下图。

2.软件功能

合同日常维护

合同日常维护包括合同的基本信息、合同计划、合同清单、自定义属性信息，提供对每一笔合同的增加、删除、修改、打印等操作。

合同卡片

在基本信息页中，主要分合同属性、对方单位信息、合同本币金额和合同状态信息四个部分。

其中，合同编号、合同名称、有效日期、对方单位、合同金额和审计金额为必输项。

合同卡片主要信息说明：

1、借贷方向：

指的是合同发生时对应科目的发生方向，如收款合同对应的科目是银行存款，合同发生时金额主要记录在银行存款借方，则合同的借贷方向为借。

2、辅助项：

辅助项属性对应总账中的辅助项，合同清单则是业务的辅助项，合同可以与辅助项建立关联。

3、多方合同：

在处理多方合同时，用户首先应把合同根据性质分成两个或多个，并增加一个虚拟主合同，分拆后的合同总金额应等于实际合同的金额。

在维护合同信息时，如果该合同是主合同，则在主合同编号中不要填写任何内容，如果是分拆的合同，则在主合同编号中填写所属的主合同编码。

主合同不需要填写合同金额、审计金额及合同执行计划等信息。

4、合同打印：

只有生效合同才能打印。

5、附件管理：

如果要附加一些文件性说明，如协议、价格说明等，可以在附件中处理。

6、合同计划：

在合同计划标签窗口中，维护合同的执行计划，主要包括合同计划日期、合同计划金额、初始金额等。

原则上所有合同计划金额应等于合同基本信息中的审计金额。

7、自定义属性：

自定义属性中用于显示对应合同性质的所有自定义属性内容。

8、合同清单：

合同货物清单，合同的状态可以按清单来修改，与合同执行情况报表类似，可以查看当前合同的执行情况。

9、合同调整：

该页面在增加时不显示，在变更、查看等页面显示。

当合同金额有变动时，通过本功能进行维护。

合同调整分增加和减少两种方式，所有的调整金额将显示在合同卡片的调整金额中。

合同报表中显示的合同金额将以合同审计金额加调整金额为准。

10、科目设置：

合同关联的科目，可以设置多个，在此页面中维护。

11、执行情况页面：

该页面在增加时不显示，在变更、查看等页面显示，显示合同清单的执行情况。

操作流程

销售合同操作和采购合同操作基本一致。

举例：

杭州无敌服装厂与杭州万事通面料厂签订了一份面料采购合同，合同号为：

pur0001,科目采用“中国建设银行”，合同总金额为60000.00元，对面料付款采用里程碑式管理：

货到付货款合计55000，验收通过付运费5000元。

1、点击“采购合同”—“采购合同”，进入合同维护窗口

2、点击“新增”，进入合同卡片维护界面，合同基本信息页面合同号输入“pur0001”、合同名称输入“面料采购合同”、有效日期输入“2012-12-31”、借贷方向选择“借”、对方单位选择“S00002杭州万事通面料厂”、合同金额和审计金额输入“60000.00”，完成合同基本信息页面的维护。

3、点击“科目设置”页面，科目选择“100201建设银行。

4、点击“合同里程碑”页面，维护里程碑和结算类型。

5、点击“合同计划”页面，维护各里程碑的计划结算金额，通过下拉选择里程碑，结算类型第一个里程碑“到货”，需要双击结算类型录入处，然后在录入分别结算类型金额

6、点击“存入”，完成合同录入

7、合同的列表界面对合同进行审批操作后，合同就是有效的状态了。

8、审核后的合同就可以进行合同的打印。

合同变更管理

合同变更

合同变更管理是合同在执行过程中，由签订双方的提出等原因需对原有合同进行调整、变更；变更后要重新签章，如果还没有签章可以进行恢复操作，既恢复到此次变更之前合同原有信息，如果签章生效后则不能恢复。

变更管理包括合同变更维护和变更历史查询两部分。

操作要点：

1、合同变更不能对合同号、合同属性、合同性质、合同类型以及对方单位进行变更；

2、合同变更时对变更前的合同主信息、合同计划、合同清单、合同调整四个页面的信息会存档以便查询，在各个卡片查看页面能查看变更历史记录。

操作流程

举例：

由于物价上涨，杭州无敌服装厂与杭州万事通面料厂签订了一份面料采购合同，金额上调6000元。

具体操作如下：

1、点击“采购合同”—“合同变更”进入合同变更维护界面。

2、选中“pur0001”合同，点击“变更”，进入合同变更界面。

3、在合同基本信息页面“变更原因”输入物价上涨，合同上调金额6000元，合同金额和审计金额调整为66000元。

4、点击“存入”，完成合同变更的维护录入；

5、点击“变更历史查询”进入查看本次变更对比查看列表。

合同状态管理

合同状态管理是合同在执行过程中，修改合同的当前状态，合同状态有已冻结、未冻结；已终止、未终止；已完成、未完成；已关闭、未关闭等状态，各种状态还成为个列表查询筛选条件。

冻结：

1.冻结状态有已冻结和未冻结，该状态会影响合同的有效性，如果已冻结，则该合同清单为无效。

2.应用场景：

比如说客户的信用余额已不足，则可以把合同暂时先冻结起来，不能继续发货，当客户有信用余额时再把合同取消冻结（就是反冻结），以便继续发货。

终止：

1.终止状态有已终止和未终止，该状态不会影响合同的有效性。

2.应用场景：

虽然合同还没有执行完成，如果因为某些原因，该合同不再执行，则可以把该合同终止掉。

完成

1.完成状态有已完成和未完成，该状态不会影响合同的有效性。

2.应用场景：

如果合同已经执行完成，则可以把该合同设置为完成状态。

关闭

1. 完成状态有已完成和未完成，该状态不会影响合同的有效性。

2. 应用场景：

只是一个状态，如果关闭掉，下级单据无法引用。

合同处理过程管理

合同引用过程管理主要包括账务处理过程管理、业务模块处理过程管理和WM项目管理与合同集成管理等。

财务合同管理

账务合同管理是根据合同中设置的借贷方向和科目，在相关科目账务处理中，选取合同后生成的凭证中该合同和计划号作为辅助核算信息的处理过程，并且对合同清单的合同结算（或往来确认）情况进行相应处理。

操作流程

1、点击“财务管理”-“现金中心”-“供应商结算”-“供应商结算”，进入供应商结算界面。

2、点击“增加”，进入结算录入界面。

3、录入供应商，结算金额等信息。

4、点击“保存”，选择科目“220201应付材料款”。

5、点击确认后，完成凭证的生成。

6、输入合同信息。

7、生成凭证。

业务合同管理

操作流程

采购合同维护好后，在采购入库通知单可以选择采购合同进行相关的业务操作。

销售合同维护好后，在发货单可以选择采购合同进行相关的业务操作。

合同报表查询

合同报表查询系统提供了明细表、汇总表、合同的执行情况等报表，包括合同报表和合同清单报表，合同报表主要是提供合同计划的执行情况，而合同清单报表，则提供合同清单的执行情况。

合同报表

合同报表提供合同明细表、合同汇总表以及合同计划的执行情况等报表。

●合同发票执行明细表

合同明细表用于查询某合同所有计划的实际完成记录。

第一行显示合同的所有计划发生额，第二行显示初始完成的金额。

以下是根据日期分别显示所有有关该合同的凭证，点凭证可以查看相关凭证。

●合同汇总表

合同汇总表用于查询所选合同的整体完成情况。

主要有合同金额、审计金额、往来确认金额、累计发生金额、完成比例、合同余额等信息，点击“明细账”可以查询该合同的详细明细情况，点击“卡片”可查看该卡片所有信息。

注意：

累计发生金额为该合同累计已结算金额，根据借贷方向来判断为：

如果合同借贷方向为“借方”，则该金额为贷方累计发生金额；否则，相反。

●合同进度执行明细表

同计划执行表用于查询某合同相关计划完成情况。

这里“占合同的比例”指该计划金额占整个合同金额（审计金额）的比重，“已发生的金额”指该计划实际发生金额，“发生比例”是“已发生的金额”与“计划金额”的比值。

“余额”是该计划未完成的金额，如果当天日期（系统日期）超出计划日期，该部分将以红底显示以示警告

●合同计划执行汇总表

合同计划执行汇总表用于查询多个合同相关计划完成情况。

“已发生的金额”指该计划实际发生金额，“余额”是该计划未完成的金额。

如果该合同是主合同，则该行将以棕色显示，其金额为所有子合同的汇总.

●合同执行情况表

合同执行情况表用于查询合同金额、往来确认金额和往来确认结算情况。

●合同里程碑报表

合同里程碑报表用于查询里程碑计划的发生金额和余额情况。

合同清单报表

合同清单报表提供合同清单的相关报表，包括有合同清单执行明细表和合同清单执行汇总表。

●合同清单执行明细表

合同清单执行明细表是反映合同清单明细数量金额、订单数量金额、收（发）数量金额、开票数量金额、退货数量金额以及与合同清单数量金额差异的剩余数量金额。

●合同清单执行汇总表

合同清单执行汇总表是反映合同清单汇总的数量金额、订单数量金额、收（发）数量金额、开票数量金额、退货数量金额以及与合同清单数量金额差异的剩余数量金额。

点击“合同”可查看该卡片各种详细信息以及执行情况，点击“执行明细”可追踪到该合同清单明细的执行情况。

合同基础设置

合同基础设置有：

合同性质维护、合同属性维护、合同类型维护、变更原因维护、合同选项设置、套打格式设置等。

合同性质、合同属性和合同类型都是合同的一种属性，是合同的三种分类方式，在各个查询窗口可通过这些属性进行过滤。

原则上合同性质根据企业内部规则区分，如对外合同、对内合同、关联交易合同；合同属性按合同法规则区分，如把合同分为双务合同和非双务合同；合同类型为系统内定，不能进行增加与删除操作；变更原因是合同签章后需要录入的变更原因在此维护。

合同性质维护

定义合同性质可将具有相同特性的一类合同定义成一个大类，加强用户对合同进行分类管理。

增加合同性质时，首先得输入合同性质代码和合同性质名称；同时可通过“增行”、“插行”、“删行”按钮设置该合同性质的属性项目：

属性名称、属性类型和宽度，在维护为该合同性质的合同可以在合同自定义属性页面使用该辅助项目进行管理。

合同属性维护

合同属性一般按合同法规则区分,系统内定了一种合同属性：

“多方合同”，用于处理合同事务中特殊的三方以上签订合同的情况。

合同类型维护

合同类型是系统内部定义的合同类型，各业务模块关联合同是以合同类型为识别要素，分为外协合同、项目合同、采购合同、销售合同、劳动合同、服务合同和其它合同等七类合同。

其它合同指的就是财务合同，暂时不允许增加其它类型。

采购订单能来自采购合同，销售订单能来自销售合同等。

变更原因维护

合同审批生效后如果要修改合同，则需对合同进行变更，变更的时候变更原因是必输项，在此窗口进行维护。

合同选项设置

合同选项有系统选项和本地选项,系统选项保存到服务端，针对所有客户端起作用，本地选项仅对本地的客户端起作用。

系统选项包括“合同默认提前天数”和“业务合同收/付款必须关联合同清单”，前者指在合同日常处理、变更、状态维护等列表中，打开检索单据时默认提前的天数，以防止查出很多合同，默认为7天，用户可以根据需要修改；后者指在选中该选项后，业务收款（或业务付款）录入明细行需要录入合同清单行号，以便合同清单能确认清单收款（或付款）情况。

本地选项包括“录入默认合同类型”、“录入时选择”和“变更历史查询列表数据同步显示”，前者指新增合同时默认的合同类型，中间指新增合同时选择合同类型，如果不选该选项并且设置了默认的合同类型，则在新增合同时不会弹出窗口选择，而取原先设置过的合同类型，直接进入“合同卡片[新增]”窗口，后者指在查询合同的变更记录时，变更前和变更后的数据同步显示。

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