商场办公室行政文员岗位操作手册.docx

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商场办公室行政文员岗位操作手册

办公室行政文员岗位操作手册

一、岗位概述

岗位名称：

商场行政文员

直属部门：

商场办公室/店长办

直接上级：

商场办公室/店长办主任

适用范围：

各商场

二、岗位职责

1、负责商场和办公室/店长办一般性文件起草、资料撰写等文书工作。

2、负责商场各部门文书资料的打印、排版、复印等工作。

3、负责商场各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。

4、负责商场和办公室/店长办有关会议的组织、会务的落实等工作。

5、负责商场来宾接待等一般性外联事务工作。

6、协助办公室/店长办主任做好值日官工作管理。

7、负责办公室/店长办员工的考勤、上报工作。

8、负责商场车辆、员工食堂、宿舍的日常管理。

9、负责商场办公用品、员工及营业员工服等物资的日常管理。

10、负责商场管理人员名片的印制工作。

11、负责商场报刊杂志的订阅、收发工作。

12、负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。

13、完成上级领导安排的其它临时性工作。

三、主要工作

1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。

2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。

3、商场办公用品、员工工服、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作。

4、一般性外联事务工作，落实食宿安排、车辆接送、订机车票。

5、办公室/店长办员工的考勤、上报工作。

6、驾驶员及车辆的管理。

7、员工食堂的日常管理。

8、员工宿舍的日常管理。

四、辅助工作

1、业务部门文书文档、台帐建立工作。

2、营业员服务工作，如制作考勤卡、工号牌，联系制作、发放、管理营业员工服，编制每月营业员工资表等。

3、厂商服务工作，如提供复印、传真等有偿服务。

4、值日官工作协助，制作、建档值日官日志薄。

5、前台管理，代前台接待工作。

6、协助商场其他部门工作，如企划部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。

7、了解商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。

8、顾客服务：

解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。

9、完成上级领导交办的其他临时性工作。

五、工作细则

1、每日工作：

时间

基本工作内容

8：

50前

完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。

8：

50-9：

10

参加商场员工晨会、升旗、做操。

部门员工手记考勤。

9：

10-9：

20

回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。

9：

20-9：

30

查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。

9:

30-11:

30

完成前一日未完成工作及紧急性工作。

11：

30-13：

00

午餐、午休

13：

00-17：

40

日常工作安排。

17：

40-18：

00

总结当日工作，做好工作日志。

18：

00

整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。

打卡，下班。

（说明：

①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。

）

2、每周工作：

⑴营业员晨会记录存档。

⑵汇总、打印业务部门一周销售，上报商场总经理/店长。

⑶确定、公布一周菜谱。

⑷汇总员工、营业员工服需求情况，联系生产厂家制作。

⑸参加办公室一周工作例会。

⑹完成、上报《员工工作周报》。

⑺代前台接待工作。

3、每月工作：

⑴汇总、编制营业员考勤表。

⑵汇总、编制营业员工资表，上报财务部。

⑶各部门办公用品的统计、汇总、申购、发放。

⑷每月ABC考核。

⑸参加商场员工大会。

⑹上报部门员工手记考勤。

⑺建立值日官日志台帐。

⑻驾驶员日常考勤。

⑼统计、汇总、订购各部门每月所需饮用水量。

⑽车辆加油、食堂、宿舍能源等费用的审核、结算。

4、每年工作：

⑴参加商场年度绩效考核。

⑵参加商场年度总结表彰大会。

⑶年底订阅商场各部门所需的报刊杂志。

六、行政文员岗位工作流程

一、业务部门工作

1、文书台帐管理：

⑴商场安全日报、周报、月报

①安全部夜间巡检记录：

每日17:

00协助安全部打印，并交安全部建档。

②安全部《商场安全自查汇总周报表》：

每周一9:

00-11:

00协助安全部打印，11:

30前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。

③物业部《商场用电自查汇总周报表》、《商场设备安全工作周报表》：

每周一9:

00-11:

00协助物业部打印，11:

30前上报集团安全监督部，并交物业部建档。

④物业部、安全部月报：

每月5日前代物业部、安全部打印，5日11:

30前上报集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。

⑵营业员晨会记录

每周一11:

00前，催缴、收集、汇总业务部门各楼层上一周的营业员晨会记录，并存档。

⑶各楼层周销售

每周一11:

30前，汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况，上报商场总经理/店长及各业务部门经理/主管。

⑷临时性文件

打印业务部门各类临时性文件。

2、营业员管理

⑴营业员名册：

每月1日10:

00前，催缴各业务部门各楼层新的营业员名册。

每月2日，汇总、更新商场营业员名册，建档。

⑵营业员考勤卡、工号牌：

①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。

②1小时制作、发放到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

⑶营业员工服：

①每周日14:

00前汇总一次。

②每周一10:

00前电话联系工服生产厂家，要求上门量体制作新衣或维修破损工服。

维修工服要求厂商5日内到位，制作新衣要求厂家10-15日内到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

⑷营业员考勤：

①每月1-2日汇总营业员电子考勤表。

②每月3日上午将营业员电子考勤汇总表上报各业务部门经理/主管审核，当日待确认并作出奖罚决定后回收，并建档。

据此作为每月编制营业员工资表的依据之一。

⑸营业员工资造表：

①每月5-10日，根据营业员电子考勤情况及各业务部门经理/主管或楼管对营业员的奖惩情况，编制营业员工资表。

②每月11日前，将营业员工资表上报商场财务经理及商场总经理/店长审批。

③完成审批手续后，交商场财务部出纳发放营业员工资，或由财务部出纳安排各楼层服务台发放营业员工资。

⑹《营业员手册》等物资发放：

①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。

②1小时发放到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

二、办公室工作

1、员工工作周报

①每周日18:

00前，完成《员工工作周报》的填报，并上报办公室/店长办主任审阅。

②每周一10:

00前，参阅办公室/店长办主任审批后的《员工工作周报》，并交办公室业务文员存档。

2、员工考勤

①每日上午晨会前，为办公室员工手记考勤。

②每月30/31日，汇总当月办公室员工手记考勤，报商场人力资源部或办公室人力资源专员建档。

3、值日官工作

①每月30/31日，制作下一个月的《值日官日志薄》。

②每月1日员工晨会前，将新的《值日官日志薄》交给当天的值日官使用；收回上个月的《值日官日志薄》，并建档。

③每日员工晨会前，更换商场总服务台值日官照片。

如遇休假、事假等情况，安排办公室业务文员或总台接待员协助更换值日官照片。

4、物资管理

⑴低值易耗办公用品的申购与发放：

①每月28日，下发、收集、汇总商场各部门下月《办公用品申购单》。

②每月29日，将各部门《办公用品申购单》交办公室采购员按集团及商场财务预算的规定核算价格、控制成本。

③每月29-30日，将经采购员核算价格、签字确认后的《办公用品申购单》，上报办公室/店长办主任、财务部经理及商场总经理/店长逐级审批。

④每月30/31日，依据商场领导的审批以及商场办公用品库存情况，填写《商场办公用品申购单》，交采购员进行比价采购。

⑤每月1-2日，采购员比价采购办公用品。

⑥每月3日，发放各部门办公用品。

⑵贵重办公用品的申购、管理：

①申购审批：

各部门提出、填写申请，采购人员比价，报商场办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理签批，1000元以上贵重物品报中心总经理、集团分管副总裁、集团财务总监签批，后交采购人员采购，办理入库手续。

②管理：

贵重办公用品建档，使用人办理领用手续。

③维护：

电脑、打印机、复印机等贵重办公用品，按使用、保养要求，与销售单位联系售后服务，保障正常使用。

④耗材：

由行政文员根据实际使用情况，提前办理申购手续，经采购员比价、商场各级领导审批后，交采购员采购，后入库，使用人办理领用手续，并建档。

⑶员工工服管理：

①员工制作工服的条件：

新员工转正后，由商场人力资源部提供转正的新员工名单给行政文员，行政文员通知办理；老员工每满工作两年统一制作，由商场人力资源部提供名单，行政文员统一办理；员工因工作原因造成工服破损无法修补，由员工个人提出重做工服申请，行政文员办理手续。

②通知厂家量体裁衣：

行政文员定期汇总员工需制作工服的情况，及时通知厂商上门服务。

工服制作时间以10-15天为期限要求。

③建立台帐：

员工工服制作后，行政文员先建立台帐入库，后发放给员工，员工签收。

④员工离职工服管理：

新工服发放后，员工工作满2年离职时不收取工装费；员工工作满1年不满2年离职时收取30%的工装费，工作不满1年离职的收取50%的工装费。

⑷饮用水管理：

①每月底，行政文员统计、汇总商场各部门下月所需饮用水量，据此确定商场下一月度的用水量。

②每月底，行政文员提前向订水公司订购水票，要求月底前送票上门，并办理财务等相关手续。

③每月30/31日，行政文员将水票交前台接待员，由前台接待员按各部门需求量据实发放。

④如系定期结算，则每月初，行政文员办理财务结算手续，经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，与订水公司结算上一月度的用水费用。

⑤商场及各部门的饮用水统计、订购、发放均需建立台帐。

⑸报刊杂志管理：

①每年12月，行政文员统计、汇总商场各部门下一年度需订阅的各种报刊杂志，经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，正式向各媒体或邮局等单位订购，并办理财务结算手续，支付报刊杂志订阅费。

②按日、按期接收各类报刊杂志。

发生未收到所订阅报刊杂志情形的，当天上午即与订阅单位（媒体/邮局）联系，反映情况，并作善后处理。

③每天上午商场员工晨会、升旗后，行政文员将媒体或邮局送达商场的各类报刊杂志统一集中收集到办公室，并按各部门订阅的报刊杂志归类、整理，后交前台接待员据实发放。

④涉及集团公司、商场宣传报道等内容的重要报刊杂志，行政文员须建档保管。

⑤各部门每周清理一次过期的报刊杂志，每周一统一上交办公室，由行政文员集中销售处理，费用上缴商场财务部。

⑹名片印制：

①行政文员会同办公室采购员比质比价选择一家名片制作公司，签订合作协议，确定所用名片纸张材质型号、制作单价、结算方式等。

②每月底统计、汇总商场各部门及商场总服务台所需名片的数量，制作名片印制表，并上报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批。

③联系名片制作公司，提供名片印制人员姓名、职务、数量以及集团名片统一格式等，要求名片制作公司按人员、数量、期限等要求完成印制，并送货上门。

④名片审核签收。

若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的，则行政文员须责成名片印制公司重新印制名片。

⑤按次或定期（如每月结算一次）据实与名片印制公司结算名片印制费用，报经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后支付。

⑥名片制作、发放建档。

按印制人员、数量等据实发放，并签收建档。

5、文书工作

⑴业务分析会、办公例会会议纪要工作：

①在办公室业务文员不便时，代其参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。

②会议纪要初稿先报办公室/店长办主任审阅、修改，后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。

③定稿后的会议纪要在规定期限内交或代业务文员上报分管副总裁、中心总经理审阅。

④会议纪要在规定期限内交或代业务文员下发，商场各部门经理/主管签收。

⑤会议纪要交业务文员建档。

⑵商场重大活动记录：

①贵宾来商场参观、考察等重大外联活动，商场组织的对外重要会议、活动，商场内部开展的大型活动等，行政文员须做好现场记录，建立台帐。

②有关活动须撰文组稿，在内报内刊或社会媒体上宣传报道。

⑶商场、办公室/店长办一般性文件的起草工作：

①商场、办公室/店长办的一般性文件，按照办公室/店长办主任的授意草拟。

②文件起草后，报办公室/店长办主任审阅、修改。

办公室/店长办主任视重要性，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后交行政文员发文。

③行政文员发文，各部门经理/主管签收，重要文件在商场办公区公示栏公告。

④文件交办公室业务文员建档。

⑷商场、办公室/店长办一般性文字资料工作：

①商场、办公室/店长办对外联络、公关需要，或对内管理等的一般性文字资料，按照办公室/店长办主任的授意撰写或准备。

②文字资料撰写后，报办公室/店长办主任审阅、修改。

办公室/店长办主任视重要性，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。

③文字资料按外联单位或办公室/店长办主任的要求予以提供。

④文字资料由办公室行政文员建档。

6、会务工作

⑴参加会议：

①必须参加的会议：

办公室一周工作例会、商场员工大会、商场年度总结表彰大会。

②代业务文员参加的会议：

在业务文员不便时，代其参加商场业务分析会、办公例会，并做好会议记录，撰写、上报会议纪要。

⑵会议筹备、协助：

①会议通知：

协助办公室/店长办主任通知有关人员参加中心部门经理会议、商场年度总结表彰大会等会议。

②会务筹备：

落实会务场所（如酒店等），会务场所现场准备，有关会议资料的提前准备，会议所需物品（如奖品、礼品、水果等）的落实，领导、嘉宾席卡的制作，会议签到薄的准备，等等。

③会中服务：

客户或员工等参会人员的引领就座，茶水服务，会议资料的发放，红星宣传片的播放等。

④会后服务：

送客，参会人员资料需求等的记录、办理，协助酒店服务人员或商场保洁清理会场，有关费用协助办公室/店长办主任按财务和审批程序办理。

7、外联工作

⑴来访、考察等的接待：

①准备会议室：

提前1小时准备到位，保持会议室清洁、整齐、通风，检查电源、音响等器材是否处于正常工作状态。

②准备公司资料：

提前半天准备好《红星实践》、《车建新的成功思维》、《第一家居》等公司资料，接待前1小时摆放到位，提供给嘉宾参阅。

③准备礼品、水果：

提前半天准备相关礼品、采购水果，水果接待前1小时清洗干净并摆放到位。

④现场服务：

安排茶水服务，播放红星宣传片等。

⑤善后工作：

送嘉宾，按嘉宾要求提供所需公司、商场有关资料等，安排保洁员清理会议室。

⑥建立台帐。

⑦宣传报道：

视来访、考察的重要性，协助办公室/店长办主任撰写报道在企业内报内刊或社会媒体上宣传报道。

⑵食宿、机车票落实

在外联公关和集团内部接待中，协助办公室/店长办主任做好以下工作：

①宾馆联系：

每年联系、签约多家不同档次的协议宾馆、酒店；有接待任务时按商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，预订宾馆、酒店，协调来宾住宿事宜。

②酒店联系：

每年联系、签约多家不同档次的协议酒店；有接待任务时按商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，预订酒店，协调来宾用餐事宜。

③车辆接送：

按商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，根据接待来宾的层级，落实专车接送来宾，安排来宾整个行程用车事宜。

④代订机车票：

按来宾要求，代订飞机票、火车票，及时送交来宾。

⑶外联名单的整理及公司资料的邮寄

①外联名单的整理：

及时补充、更新外联人员名单，确保姓名、单位、职务、地址等要素无误；每半年打印一份外联名单，提供给商场总经理/店长及各对口条线部门经理/主管审阅、更新、完善；如需提供给集团相关部门，按要求上报名单。

②公司资料的邮寄：

《第一家居》等公司资料，均按集团、商场总经理/店长或有关部门的要求寄送。

8、驾驶员及车辆管理

⑴驾驶员管理：

①驾驶员日常考勤：

每日早上员工晨会前对驾驶员进行手记考勤，每月30/31日纳入办公室/店长办全体员工考勤表中，汇总、上报给商场人力资源部或办公室人力资源专员。

②驾驶员遵章守纪及安全行车考核：

依据集团公司《车辆管理规定》等规章制度，每月对驾驶员进行制度、流程及安全的考核、奖惩，经办公室/店长办主任审批后，上报商场人力资源部或办公室人力资源专员作加减分处理。

③驾驶员管理指标月度考核：

参照集团办公室对驾驶员管理指标月度考核的方案，每月初协助办公室/店长办主任对上一月度驾驶员及车辆进行工作态度、服务质量、安全出车、日常维保等的综合考核，并据此制作驾驶员月度考核奖金，上报商场财务部造表发放。

④驾驶员年度绩效考核：

每年按集团进行年度绩效考核的要求，作为直接权限人，直接对驾驶员进行年度绩效考核，完成后上报商场人力资源部或办公室人力资源专员。

⑵车辆管理：

①定点停放：

除出差、晚归等工作需要外，车辆一律要求下班前停放在商场停车场或指定的停车位。

行政文员须每周抽查、考核车辆定点停放情况。

②定点加油：

协助办公室/店长办主任联系定点加油站，落实车辆定点加油，每月加油费结算一次，报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后支付。

③定点维修：

协助办公室/店长办主任联系车辆4S维修站或其他定点维修站，按有关规定申请车辆维护和维修，报办公室/店长办主任审批后进行。

④年审：

按国家规定，在指定年审期限前安排车辆进行年审。

⑤费用管理：

严格控制车辆各项费用支出，不得超过年度商场财务经费预算；各项费用的报销须履行财务手续，报经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后报销。

⑥车辆调度：

商场各部门使用车辆的统一调度，申请、填报《用车申请单》、《出车表》等手续，优先保证财务、售后服务等部门的用车，确保财物、服务的安全性、及时性。

协助办公室/店长办主任做好重大外联活动或集团重要领导来商场或商场所在地公务时的用车调度，保证要事、急事、特事特办。

9、食堂管理

⑴食堂员工管理：

①食堂机构建设：

协助办公室/店长办主任按岗位技术要求等条件招聘、录用食堂工作人员，进行上岗培训；建立食堂机构，定岗定编，明确厨师、厨工职责。

②食堂员工健康检查：

安排食堂新员工上岗前健康体检，符合健康标准者方可上岗工作；按公司规定每年组织食堂员工进行一次健康体检。

③食堂员工日常考勤：

制订食堂员工每月工作排班表，每日手记食堂员工考勤，每月30/31日汇总食堂员工一月考勤，纳入办公室/店长办全体员工的考勤表中，上报商场人力资源部或办公室人力资源专员，作为当月工资造表发放的依据。

④食堂员工年度绩效考核：

每年按集团进行年度绩效考核的要求，作为直接权限人，直接对食堂员工进行年度绩效考核，完成后上报商场人力资源部或办公室人力资源专员。

⑤食堂员工奖惩：

依据集团和商场制订的食堂管理规定等制度，及时对有关违规责任人进行处理，可直接提出书面意见，报办公室/店长办主任批准予以奖惩。

⑵食品、餐饮管理：

①协助办公室/店长办主任做好重点食品供货单位或快餐公司的筛选确定：

自有员工食堂筛选确定蔬菜、水果、禽蛋肉类等重点食品供货单位，非自有员工食堂筛选确定提供餐饮的快餐公司，签订供餐合同。

②提前确定一周菜谱：

根据食堂厨师上报的菜谱，研究、确定并公布食堂一周菜谱。

③用餐人数的调控、安排：

如遇人数变化，提前一天通知采购员及食堂工作人员做好食品采购和饭菜制作工作。

④特殊工作餐的安排：

如遇外联活动、商场员工生病等情形，提前安排食堂做特殊工作餐。

⑤每周食品卫生质量检查：

每周一次食堂食品卫生质量检查，确保员工餐饮卫生、健康。

如发现问题则责令立即整改，并按集团、商场制订的食堂管理规定等制度，严肃处理责任人。

⑶食堂现场管理：

①食堂场所分类及操作程序：

按国家食品卫生防疫法和集团、商场食堂管理规定等法规、制度的要求执行，行政文员日常监督。

②食堂管理：

纳入商场5S现场管理工作进行规范要求，每月考核一次。

③卫生、安全检查：

每周抽查一次食堂卫生、安全状况，如发现问题责令立即整改，并按规定处罚责任人。

④食堂文化：

制订食堂文化，报办公室/店长办主任、商场总经理/店长批准后，交企划部制作并上墙公布。

⑤用餐秩序：

维护、监督食堂的用餐秩序，确保食堂文明用餐。

⑷食堂设施管理：

①设施采购：

根据需要提出申请，由采购员比价，后报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，并采购员采购。

1000元以上设施、设备等的采购，还需报中心总经理、分管副总裁及集团财务总部签批。

②设施建档：

食堂的一切设备和炊具，都要登记造册、存档。

③设施维护：

落实食堂公共设施的维护、保管人，监督设施的维护。

对无故损坏各类设备、炊具的，须追究当事人责任照价赔偿。

⑸食堂费用管理：

食堂能源及食品等各项费用的审核、结算。

一般每月或每周结算一次，履行财务手续后支付。

⑹其他：

每季度协助办公室/店长办主任召集膳食委员会举行膳食意见征询会，听取员工意见、建议，提升餐饮质量。

10、宿舍管理

①宿舍管理人员的选拔、考核：

协助办公室/店长办主任选任楼长、舍长等管理人员，逐级管理宿舍，并对宿舍管理人员进行5S考核。

②员工住宿安排：

根据集团及商场制订的《宿舍管理规定》等制度，严格安排符合条件的员工住宿。

③宿舍设施的申购、维护：

员工宿舍必需生活设施设备，履行财务手续报批申购并建档。

宿舍设施设备发生故障或问题的，向办公室/店长办主任提出维修、修缮报告，经批准后落实维修、修缮。

④卫生、安全检查：

每周一次宿舍卫生、安全抽查，对检查出的问题责令整改，确保员工生活安全、健康。

⑤违规处罚：

对违反宿舍管理相关规定之行为，须及时予以纠正，情节严重的报办公室/店长办主任审批、处罚。

⑥费用结算：

宿舍能源及其他费用的审核、结算。

一般每月或每周结算一次，履行财务手续后支付。

11、前台管理

⑴前台接待人员日常工作指导：

协助办公室/店长办主任管理前台，对前台接待员进行日常工作指导，强化规范，提升服务意识和水平。

⑵每日报刊杂志收发：

每天上午行政文员将各类报刊杂志收集到办公室，按各部门订阅的报刊杂志归类、整理，后交前台接待员据实发放。

⑶代前台工作：

在前台接待员公休、调休、请假时，行政文员代前台接待员工作，履行来宾接待、厂商服务等务职责。

12、管理考核

⑴年度绩效考核：

①个人自我评分：

按集团公司和商场开展年度绩效考核的要求，参加绩效考核，进行个人自我评分。

完成个人自我评分后，交办公室/店长办主任作为直接权限人进行上级对下级的考核评分。

②下级对上级考核：

按集团公司和商场开展年度绩效考核的要求，在绩效考核中，开展下级对上级的考核评分。

⑵ABC考核：

①自我考核：

按商场开展ABC考核的要求，每月参加一次ABC考核，进行自我考核评分。

完成个人自我考核评分后，交办公室/店长办主任作为直接主管进行上级对下级的考核评分。