合作社管理制度.docx
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合作社管理制度
滦南县友辉农机服务专业合作社
内部管理制度
一、组织机构与管理网络
(一)决策管理监督机构
本社设社员大会、理事会、监事会等3个决策管理监督机构。
(二)中层管理服务机构
本社内设办公室、财务部、技术服务部3个中层管理服务机构。
二、各组织机构工作制度
(一)社员大会制度
1、社员大会是本社的最高权力机构。
2、社员大会每年至少召开一次。
遇有下列情形之一,可以临时召开社员大会。
(1)四分之一以上社员提议;
(2)监事会提议;
(3)理事会认为有必要的。
3、社员大会应当有三分之二以上社员出席方可召开。
4、社员大会表决实行一人一票。
5、社员因故不能到会,可书面委托其他社员代理。
各项决议需有出席会议的三分之二以上社员同意,方可生效。
6、召开社员大会前,理事会需提前5天向社员书面报告会议内容。
7、社员大会的职权;
(1)审议、修改章程;
(2)选举或罢免理事会、监事会成员;
(3)决定增减注册资金和股金转让;
(4)决定合并、分立、终止、清算;
(5)审议理事会、监事会工作报告和财务报告;
(6)决定生产经营方针和投资计划;
(7)决定社员认购的股金总额、每股金额、单个社员认购股金最高份额和最低份额;
(8)决定重大财产处置;
(9)决定盈余分配和弥补亏损方案;
(10)需要社员大会审议决定的其他重大事项。
(二)理事会制度
1、理事会是本社的执行机构,负责日常工作,对社员大会负责。
理事会由社员大会选举产生,任期三年,可连选连任。
理事会选举产生理事长一人,副理事长一人,理事长为本社的法定代表人。
2、理事会至少每年召开两次。
每次会议需有三分之二以上理事出席方能召开,参加会议的理事有三分之二以上同意方可形成决定。
召开理事会议由理事长主持,应邀请监事长列席。
列席者无表决权。
理事个人对某项决议有不同意见时,须将其意见记录在案。
3、理事会负责经营本社业务,保障本社的财产安全。
如有渎职失职、营私舞弊等造成损失要追究当事人的经济责任。
构成犯罪的,由司法部门依法追究刑事责任。
理事会应严格执行各项决议,定期向社员大会报告本社生产、经营、服务、和内部管理、财务等情况。
4、理事会的职权:
(1)组织召开社员大会,执行社员大会决议;
(2)向社员大会提交需讨论审议的章程、制度、工作计划等有关事项;
(3)讨论决定内部业务机构和设置及其负责人的任免;
(4)讨论决定入社、退社、除名和继承;
(5)讨论决定对社员与职员的工资、奖励和处分;
(6)根据本社发展需要为社员提供各项服务;
(7)聘用或解雇本社社员;
(8)管理本社的资产和财务;
(9)履行章程和社员大会授予的其他职责。
5、理事长的职权:
(1)主持本社的日常工作,负责召开理事会议;
(2)根据社员大会和理事会的决定,组织实施年度生产经营计划和生产、经营活动;
(3)组织拟定本社内部业务机构和各项制度;
(4)代表本社对外签订合同、协议和契约;
(5)提前聘请或者解雇本社财务人员和其他管理人员;
(6)组织落实本社的各项任务;
(7)履行本社章程和理事会授予的其他职责。
6、副理事长、理事的职权。
协助理事长工作,并对分管工作负责。
(三)监事会制度
1、监事会是本社的监察机构,代表全体社员监督和检查理事会的工作,在社监事会由三人组成,监事有社员大会选举产生,任期三年,可连选连任。
2、监事会议每半年召开一次。
每次会议需有三分之二以上的监事出席方能召开。
出席会议有三分之二以上监事通过,方能做出决议。
监事个人对某项决议有不同意见时,须将其意见记入会议记录。
3、监事会议由监事长主持,会议决议应以书面形式通知理事会。
4、本社理事、财务负责人不得担任监事。
5、监事会的职权:
(1)监督理事会对社员大会决议和本社章程的执行情况;
(2)监督检查本社的生产经营业务和财务收支盈余分配情况;
(3)监督社员履行业务情况;
(4)向社员大会提出报告;
(5)派代表列席理事会议,向理事会提出工作建议;
(6)提议临时召开社员大会;
(7)履行社员大会授予的其他职责;
(四)办公室工作职责
协助理事会搞好策划与管理,处理日常工作,协调内外关系,制定内部规章制度,并起草和修改重要文件、报告;负责本社主要会议会务、人事、文秘、印信、档案、信息、无公害、绿色产品基地及其产品的申报工作。
(五)财务部工作职责
负责组织编制本社发展中长期规划、年度计划;负责本社财务和资产管理、会计核算和收益分配;准确、及时、完整地编制月份财务报告(资产负债表、利润表)及年度财务报告(资产负债表、利润表、利润分配表和报表附注),定期向社员公布财务状况及向上级主管部门上报有关财务、会计和统计报表。
(六)技术服务部工作职责
1、负责本社农机服务试验、示范工作,确保品种符合市场需求,质量符合标准。
2、开展社员和当地农民的技术培训、示范和推广工作。
3、承办理事会交办的其他事项。
三、社员的权利与义务
(一)社员的权利
1、有权参加本社社员大会,并有表决权、选举权和被选举权;
2、享有本社提供的各项服务和产品优先交易权;
3、享有按股金额和交易额参加盈余分配权;
4、享有民主管理、民主监督权,有权对本社的工作提出质询、批评和建议;
5、享有建议本社召开社员大会;
6、有权拒绝本社不合法的负担;
7、有权申请退出本社;
8、享有本社终止后的剩余财产分配权;
(二)社员的义务
1、遵守本社章程及各项制度,执行社员大会和理事会的决定,支持理事会、监事会履行职责;
2、按本社规定认购股金,承担相应责任;
3、严格履行与本社签订的各项协议和合同,按规定的生产质量标准和要求组织生产、提供产品;
4、积极参加本社组织的学习、培训等各项活动,积极向本社反映情况,提供信息;
5、根据社内工作分工,发扬互助协作精神,积极开展生产、经营和服务活动;
6、维护本社利益,保护本社财产,爱护本社设施;
7、承担本社认为需要承担的其他责任。
四、社务、财务公开制度
(一)本社根据《农民专业合作社法》及本社章程的有关规定,实行社务、财务公开,接受社员的监督。
(二)每年公开两次,时间为7月25日和次年的1月25日左右。
(三)公开的内容:
一是本社的重大经营决策及实施情况;二是本社的财务收支、盈余分配情况及经监事会审核的资产负债表、利润表、利润分配表和报表附注等。
(四)公开的形式:
以书面形式或会议形式向社员公开。
(五)本社社务、财务公开工作由理事会负责,具体工作由财务部门操作,并接受监事部门的指导和检查。
五、财务管理制度
加强合作社财务管理,确保股本金保值、增值,是坚持“民办、民管、民受益”办社原则的基础。
为此,本社制定如下财务管理制度:
(一)社员股金管理制度
社员股金是本社资金的主要来源,目前,股金总额为100万元,每股金额为200元,共5000股。
单个社员(含团体社员)认购的股金不高于500股。
从事生产的社员认购的股金不低于1250股。
社员部分或全部股金,经理事会审核,社员大会审议通过,可以在社员之间转让。
社员退出本社须以书面形式提出,出具责任承担字据,经理事会讨论通过后办理相关手续。
退社后,其入社股金与该年度年终结算后两个月内退还。
如本社经营盈余,可参加盈余分配;本社经营亏损,应扣除其应承担的亏损。
社员死亡的,其社员资金和股金,经理事会讨论通过,可由其具有入社条件的继承人继承。
继承人不愿入社或难以继承的,可按本社章程规定办理退社手续。
(二)资金管理制度
为确保合作社资金安全和使用效益,本社不得为他人借款但保,原则上也不得出借集体资金。
确需外借的,须经理事会讨论决定,办理好借款及但保手续,并按月利息率1%计算借款利息。
对某些无法收回或故意拖欠不还的,应立即向法院起诉,确保前款安全归还。
本社内部各部门或社员个人因生产经营需要,要求动用合作社资金的,须经理事会集体讨论同意,并办好资金投入(或个人借款)及但保手续。
允许用社员股本金但保。
(三)盈余分配制度
本社按日历年度进行会计核算。
1、公积金,按盈余一定比例提取,用于扩大服务能力、奖励及亏损弥补;
2、公益金,按盈余一定比例提取,用于文化、福利事业;
3、风险金,按盈余一定比例提取,用于本社的生产经营风险。
4、盈余返还,提取公积金、公益金和风险金后,按交易额和股金额进行统筹分配。
上述分配项目、提取比例和分配金额,由理事会提出方案,经社员大会讨论决定后实施。
本社如有亏损,经社员大会讨论通过,可用风险金、公积金弥补。
风险金、公积金不足以弥补上一年度亏损的,可用以后年度盈余弥补;因弥补亏损所减少的资金,社员大会应酌情规定补充的办法和期限。
(四)开支审批制度
本社财务开支坚持一支笔审批原则,并实行正、副理事长互签制度。
一次性3000元以下非生产经营性开支及10000元以下固定资产投资由理事长审批;一次3000元以上5000元以下非生产经营性开支及10000元以上30000元以下固定资产投资经理事会讨论决定后由理事长审批;一次性5000元以上非生产经营性开支及30000元以上固定资产投资,须提交社员大会讨论通过后由理事长审批。
合作社正常性业务招待费开支实行定额管理,定额由理事长审批,超出定额的须提交理事会讨论决定;争取项目的费用开支,应限定在项目经费的一定比例内,具体比例由理事会决定。
公事出差按国际规定报销差旅费。
所有费用开支,凡能取得正式发票的,就不得自制原始凭证。
对手续不完备和不符合财务管理制度规定性开支,不得报支。
(五)按期结报制度
本社出纳员须严格履行报账手续。
原始凭证要真实可靠,要有经手人、证明人和审批人签字,方可付款。
出纳必须随笔登记现金及存款日记账,比工作到日清月结。
会计要根据审核无误的原始凭证添置记账凭证,登记会计账簿,并及时编制统一的会计报表。
各类月报表应在次月5日前报理事会、监事会各一份。
(六)现金存款管理制度
本社必须在银行(或信用社)开设基本账户,现金、有价证券等货币资金由出纳员负责保管;银行印鉴一律由会计、出纳分开保管。
出纳库存现金限额为1000元。
合作社向单位或个人收取现金时,必须使用统一的收款收据,并及时入帐。
不准白条抵库,不准坐支,不准挪用,不准公款私存,严禁设小金库、账外账。
(七)财产物资管理制度
本社的固定资产、产品物资必须逐项登记入帐,并落实岗位责任,指定专人保管、使用和维修。
固定资产、物资产品要每年至少盘存一次,对盘盈盘亏得,要查明原因,及时进行调账等财务处理。
(八)专用基金管理制度
本社根据国家和有关部门的规定,提取和筹集专用资金。
专用基金应坚持先提后用,准款专用,努力提高资金使用效益。
(九)财务监督制度
本社实行定期财务审核制度,以便理事会随时掌握合作社财务运行情况。
监事会负责实施对合作社各项财务预决算、经济合同及执行情况和财务收支和理性、合法性、真实性、准确性的审查,并要每年两次对本社本年度发生的财务收支以及有关经济事项,进行逐项审查,审查结果要向社员公布。
(十)合同、档案管理制度
本社所发生的经济事项,都必须按规定签订规范化的书面合同,确定双方的责、权、利,并按期搞好合同的结算和兑现。
本社的各种工程发包、财产租赁、经济承包协议、财务收支计划及收益分配方案、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他资料,必须定期进行整理、立卷、归档、并设专门档案柜(室),确定专人负责保管。
档案要做到完整无缺,存放有序,方便查阅。
财务档案移交、销毁要按有关规定办好手续。
六、公文管理制度
(一)文件批阅
1、本社收到的文件、资料,均可由办公室进行登记处理。
(1)各级重要来文和上级交办的批件均送理事长阅批。
(2)对涉及有关职能部(室)的专业性文件,同时送给理事长签署意见。
(3)对各类会议通知,在转送文件的同时,及时用电话等方式告知参加会议对象。
(4)对任命、表彰、通报等一般文件,送理事长论阅后,分类夹如文件家,待召开理事会议时传达。
(5)对各类简报、信息等来文。
送理事长阅后,分类夹如文件夹,待召开理事会议时传达。
2、以社名义发文,文稿由办公室拟写,送理事长签发。
本社工作简报、经验总结、典型材料,去理事长不在,可由办公室主任签发。
(二)公文办理
1、办公室应做好公文收发、登记、送阅、督办、催办、归档工作。
本社相关人员对阅办文件做好安全保密工作,及时归档。
文件办理时间许超过一个星期的,应以复印件留放,原件退还。
2、文件、资料传阅,由办公室按上述五个类别分送。
每人轮阅后必须签署姓名、时间和阅后意见,并及时将文件送还办公室,或由办公室及时将轮阅文件收回。
每人轮阅文件停留时间不超过一天。
3、办公室要按领导批示、意见和文件要求及时办理承办件,并将办理结果报告有关单位。
4、文件的起草、拟稿,须按公文格式规定及存档要求办理。
5、文稿打印由办公室统一办理。
明确拟稿人便为责任校对,对初稿有差错的必须校对两次以上。
6、借阅文件,要先进行登记,用后归还。
七、学习、培训制度
(一)积极参加上级举办的各类学习、培训活动。
(二)理事会、监事会成员每年集中学习不少予三次;社员每年集中学习不少于两次。
(三)学习内容要根据本社生产经营服务需要确定,既要学习农民专业合作社的方针政策、理论及管理知识,又要学习种植、加工及营销技术。
学习方法采取集中辅导学习与分散自学相结合的办法。
(四)学习时要进行考勤,却有急事或因病不能参加学习,须事先请假,不得无故缺席。
(五)凡是有一定文化程度的,在学习时要随带笔记本,认真做好学习纪录。
八、档案管理制度
(一)本社档案主要分为文书档案和会计档案两类。
(二)文书档案主要有本社的重要收文和发文(含各类项目申报材料)、统计材料及会议记录等,由办公室定期进行整理、立卷、归档、登记,并由办公室确定专人负责保管。
(三)会计档案主要有本社的会计凭证、会计账簿、会计报表、财务收支计划及收益分配方案、各类经济合同(协议)等,由会计定期整理、立卷、归档、登记,并由会计负责保管。
(四)档案人员要定期检查档案保存情况,保持档案资料清洁卫生,达到防火、防潮、防蛀、防晒、防尘、防盗,确保档案资料的绝对安全。
(五)档案移交序列出移交清单,经核对无误后,移交人、接收人、监交人均应在移交清单上签字。
需要销毁的档案,由档案人员提出销毁意见,造好清册,经鉴定小组鉴定后报理事会批准;销毁档案应在指定地点进行,同时要有三人在场,并在清册上签字,销毁清册列入档案保存。
(六)利用档案应办理手续,填写《档案利用登记表》,在利用的同时,根据需要写一张《档案利用效果登记表》,在利用工作结束时,由利用者如实填写,及时交档案人员保存。
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