第四篇商务文书课堂利用.docx

第四篇商务文书课堂利用.docx

《第四篇商务文书课堂利用.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第四篇商务文书课堂利用.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第四篇商务文书课堂利用

第四章商务文书

第一节备忘录、会议记要

第二节日程和议程

第三节商务报告

**************************************************

一、备忘录Memo

备忘录（Memo,Memorandum的缩写，后者的复数形式是Memoranda），是一种“录以备忘式”的文件，主要用于公司内部的处置公事、交流信息。

一、备忘录特点

1）语言通俗、简练；

2）要点清楚，明确职责；

3）形式简单，用途普遍；

4）格式规范，便于存档。

二、备忘录结构

1）笺头（MemoHead）：

To：

受函人

From：

致函人

Subject：

事由

Date：

日期

2）主体（Body）

主体部份应该简短扼要，每一段写一个问题。

3）复写副本（CarbonCopy）

常缩写为CC,后跟接收该备忘录副本的其他人。

4）签名（Signature）

一般情形下，不需要签名。

3、实例（见教材）

4、练习：

假设你是办公室主任，请写一个备忘录，提示各个部门的领导在总领导出差期间有关事宜的安排，主要包括以下几点：

1）总领导将于11月10日到北京出差，本周例会取消；

2）总领导出差期间，副总领导将负责日常事物，并主持下一次例会。

3）通知下一次例会的时刻。

Answers:

Memo

To:

HeadsofDepartments

From:

ZhangWei,Officedirector

Date:

Nov.8,2010

Subject:

ArrangementsduringGM’sabsence

GeneralManagerMr.WuisleavingforBeijingonNov.10onabusinesstrip.Theregularmeetingthisweekwillbecancelledacocrdingly.

DuringtheabsenceoftheGeneralManager,theDeputyGeneralManagerMr.MawillbeinchargeofroutinebusinessandactasChairmanforthenextregularmeeting,whichistobeheldonTuesday,Nov.16intheConferenceRoom2.

二、会议记要Minutes

会议记如果如实记录会议的组织情形、主要内容和会议产生结果的商务写作文体。

会议记如果会议的重要见证，凡是正式的会议都要有记录。

认真做好会议记如果秘书在会议进程中的一项主要工作。

会议记要与会议记录的区别

性质不同：

会议记录是会议讨论发言的实录，属于事务文书。

会议记如果依照会议记录加以整理而形成的一种文体，只记要点，属于法定行政公函。

功能不同：

会议记录一般不公开，不必转达或传阅，只作资料存档；会议记要通常要在必然范围内转达或传阅，要求贯彻执行。

一、|会议记要的主要内容

1）会议的概况:

会议的名称、开会的时刻、地址、主持人、出席人、记录人等。

若是出席人很多，没必要把姓名都写上。

2）会议内容：

这是会议记要的主要内容，包括支持人发言、讨论和决议等事项。

这部份内容应该按照会议的要求，有的作简要记录，有的作详细记录。

简要记录通常只要把会议的主题、讨论的中心、报告的重点、决议的重点等摘要性地记录下来；而详细记录则要求把每一个人的发言主要内容和会谈进展情形尽可能详细地记录下来。

二、会议记要的作用

1）能够作为与会代表向领导汇报的材料，作为转达、执行会谈决议的依据；

2）作为进一步分析问题、研究工作的重要材料；

3）也可作为以后签定合同或协议的依据。

会议记要经两边签字后，对两边有必然的约束力（可是不具有合同那样的法律效劳）。

3、会议记要的一般格式

1）题目（Heading）

题目常常利用短语表示，如MinutesofMeeting，为写得明确，常在会议记要前冠以某会议的名称，如Minutesof……Meeting

2）开头（会议概况）（Opening）

开头是会议情形的概述，写明会谈两边（各方）单位的名称、会议的名称、开会的时刻、地址、主持人、出席人、列席人和记录人、会谈的主题等。

3）正文（Body）

常见的写法有三种：

（1）条文式写法。

就是把会议议定的事项分点写出来。

办公会议记要、工作会议记要多用这种写法。

（2）摘记式写法。

就是把与会人员的发言要点记录下来。

一般在记录发言人第一次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。

为了便于把握发言内容，有时按照会议议题，在发言人前面冠以小题目，在小题目下写发言人的名字。

一些重要的座谈会记要，常常利用这种写法。

（3）综述式写法。

就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部份，每一个部份谈一个方面的内容。

较复杂的工作会议或经验交流会议记要多用这种写法。

4）结尾（Closing）

结尾需要参与会议的单位代表签字盖章。

4、会议记要的写作要求

1）忠实于会议记录

会议记如果依照会议记录加以整理而形成的一种文体，因此整理者应该忠实于会谈记录，准确地加以表述，绝不能随意更改。

2）表达的要点性

会议记如果依据会议情形综合而成的。

撰写会议记要应围绕会议主旨及主要功效来整理、提炼和归纳。

重点应放在介绍会议功效，而不是叙述会议的进程，切忌记流水帐。

3）语言简练，词义明确

会议记要要求写出会谈的要点，语言必需简练。

会议记要对两边有必然的约束力，词义就必需明确避免利用可能产生歧义的词语。

六、范例

GoldendoorGeneralMeetingOct.25,20083:

00—5:

00.

Topic:

OfficeElections

Minutes

Attendence:

JeannetteByrne,PougJay,KathyHudson,MarybethConlin……

Apologiesforabsencewerereceivedfrom:

ChristopherFisher

1.Presidentcalledmeetingtoorder（总裁宣布开会）.

2.Fourpositionswereupforelections:

President,VicePresident,Secretary,Treasurer.Nominationswerereceivedovere-mailthismonth.

3.Eachofficierdiscussedthedutiesofhis/herposition.HeidiDoenigwasnominatedforpresidentbyJeannetteByrne.RochelleMathewswasnominatedbyCharitySimth.Eachmembergaveabriefspeech.Membersvotedbyballot（投票表决）.

4.Otherpositionsweretableduntilnextweek’smeeting.

Newexecutiveboard:

Heididoenig,president

Otherpositionsarestillopen.PleasevisitourwebsiteatsubmittedbyHelenMathew,SecretaryforGolderdoor

ApprovedbyJeannetteByrne

练习：

按照提示完成下列会议记要。

AnnualMeetingofGreenhandSociety

Sept.10,2009

Topic:

DiscussionisaroundhowtoarrangeaNewYearpartyandotherissues

Minutes

_____________________________（与会成员）:

RomeoChen（Chairman）,VictorWang,Rochelle,Mathews,KathyHudson,Charity

Apologiesforabsencewerereceivedfrom:

MichalYang

Speicalguest:

TipYip

1.______________________（主席在下午2:

00宣布开会）

2.____________（讨论元月28日在NewtownRestaurant举行的新年聚会的安排）

3.__________________（选举董事委员会和董事会成员）

4.DevelopGreenhandSocietywebsidebytheTechnologyDepartment.

5._______________________（制定社区实践计划）

6._____________________（讨论新员工培训方案）

7.ApplyingforanewofficeroomforGreenhandSociety.

8.__________________（下次会议将于元月20日举行）

__________________（对上述讨论问题如有疑问）,pleasevisitourwebsideatsubmitted

IndiMathew

RecordingsecretaryforGreenhandSociety

Answers:

AnnualMeetingofGreenhandSociety

Sept.10,2009

Topic:

NewYearpartyandotherissues

Minutes

Attendance（与会成员）:

RomeoChen（Chairman）,VictorWang,Rochelle,Mathews,KathyHudson,Charity

Apologiesforabsencewerereceivedfrom:

MichalYang

Speicalguest:

TipYip

1.Chairmancalledforthemeetingtoorderat2:

00.（主席在下午2:

00宣布开会）

2.DiscussedthearrangementoftheNewYearPartyonJan.28NewtownRestaurant.（讨论元月28日在NewtownRestaurant举行的新年聚会的安排）

3.ElectionofBoardCommitteeandmembersoftheBoard.（选举董事委员会和董事会成员）

4.DevelopGreenhandSocietywebsidebytheTechnologyDepartment.

5.Planforcommunitiespractice（制定社区实践计划）

6.Discussionofnewemployeetrainingprogram（讨论新员工培训方案）

7.ApplyingforanewofficeroomforGreenhandSociety.

8.NextmeetingwillbeonJan.20.（下次会议将于元月20日举行）

Withanyquestionsabouttheissuesdiscussedabove,（对上述讨论问题如有疑问）,pleasevisitourwebside

atsubmitted

IndiMathew

RecordingsecretaryforGreenhandSociety

第四章商务文书

第二节日程和议程

一、日程Programs

所谓日程，就是文秘人员对会议，访问等活动作出计划和安排，并按照具体情形进行变更及调整。

一、日程在格式和语言方面的特点：

1）格式清楚夺目

2）不采取持续叙述的方式，而采取单句说明

3）大量利用名称短语，动词短语，以求精练

5）常利用不完整句，略去主语，有时还略去介词、冠词等虚词

二、范例

范例一

ProgameSchedulefor

PresidentWilliamYaylorandManagerJamesRogers

Monday,April18

4:

00.ArrivinginBeijingbyFlightxxxx,tobemetattheairportbyMr.PresidentofAsiaTradingCo.

4:

15.LeavingforGreatWallHotel

7:

30.DinnergivenbyPresidentxxx

Tuesday,April19

9:

00a.m.DiscussionatAsiaTradingCo.Building

2:

00.Groupdiscussion

4:

00.CocktailreceptiongivenbytheBritish

CommercialCounselorinBeijing

Wednesday,April20

9:

00a.m.Discussion

12:

00noonSigningtheLetterofIntent

1:

30.PekingDuckDinner

3:

00.VisitingtheSummerPalace

6:

00.DepartureforShanghai

范例二

3-DayItineraryinShanghai

May1（Sunday）

9:

00a.m.ArriveatPudongAirport

9:

40a.m.CheckinJinjingHotel

10:

30a.m.Gatherinthehotellobby

VisitShanghaiOrientalPearlTower

12:

00a.m.LunchatShanghaiOrientalPearlTower

1:

30.VisitYuYuanGarden

5:

30.DinneratShanghaiOldRestaurant,YuYuan

7:

00.SymphonyconcertatShanghaiGrandOpera

May2（Monday）

9:

00a.m.VisitZhouZhuang

12:

00a.m.LunchatShenjiaRestaurant,ZhouZhuang

1:

30.GosightingaroundHuaihaiRoadand

NanjingRoad,doshopping

6:

00.Dinnerathotel

7:

00.EveningtourontheHuangpuRiver

May3（Tuesday）

9:

00a.m.LeavethehotelforPeople’sSquare

VisitShanghaiMuseumandChildren’sPalace

12:

00a.m.LunchatQuanjuduRestaurant

1:

30.Freetimeforpersonalaffairs

6:

00.Dinnerathotel

8:

00.BeijingOperaatTianchanTheater

May4（Wednesday）

8:

00a.m.LeaveforPudongAirport

10:

00a.m.Departure

3、练习：

1）按照中文提示完成下列日程安排。

Saturday,May21,2010

__________________________.（与会者抵京，入住北京饭馆）

_______________PekingUniversiy.（北京大学设欢迎晚宴）

Monday,May22,2010

Morning:

VisitingIBMChinaResearchLabandMicrosoftResearch/EngineeringAsia

_________________________________________MicrosoftResearch/EngineeringAsia.（微软亚洲研究所设午宴）

Afternoon:

VisitingtheInstituteofComputingTechnology（ICT）,ChineseAcademyofScienses

DinnerhostedbyICT

Tuesday,May23,2010

___________________________________.（美中运算机科学峰会）

Wednesday,May24,2010

Morning:

__________________ofU.S.NSFBeijingoffice–10:

00a.m.to2:

00.

（参加美国国家科学基金驻北京办公室揭幕庆典）

Afternoon:

___________________________________.（参观天安门广场及故宫博物院）

Thursday,May25,2010

__________________________.（购物与参观）

Friday,May26,2010

___________________________.（与会者离开）

Answers

Saturday,May21,2010

ParticipantsarriveinBeijingandcheckinatBeijingHotel.（与会者抵京，入住北京饭馆）

WelcomebanquethostedbyPekingUniversiy.（北京大学设欢迎晚宴）

Monday,May22,2010

Morning:

VisitingIBMChinaResearchLabandMicrosoftResearch/EngineeringAsia

LunchhostedbyMicrosoftResearch/EngineeringAsia.（微软亚洲研究所设午宴）

Afternoon:

VisitingtheInstituteofComputingTechnology（ICT）,ChineseAcademyofScienses

DinnerhostedbyICT

Tuesday,May23,2010

TheU.S.–ChinaComputerScienceLeadershipSummit.（美中运算机科学峰会）

Wednesday,May24,2010

Morning:

AttendingtheOpeningCeremonyofU.S.NSFBeijingoffice–10:

00a.m.to2:

00.

（参加美国国家科学基金驻北京办公室揭幕庆典）

Afternoon:

VisitingtheTian’anMenSquareandtheForbiddenCity.（参观天安门广场及故宫博物院）

Thursday,May25,2010

Shoppingandsightseeing.（购物与参观）

Friday,May26,2010

Participantsdepart.（与会者离开）

2）写一个海南三日游行程安排

3-DayItinerariesinHainan

二、会议议程（Meetingagenda）

会议议程是会议需要遵循程序。

它包括两层含义，一是指会议的议事程序，二是指列入会议的各项议题。

范例

AnnualGeneralMeetingoftheAppliedLinguisticsAssociationofAustraliatobeheldatSanctaSophiaCollegeonMonday,August26,2010.

Agenda

09:

00a.m.Welcomemembers

09:

05a.mApologies

09:

10a.mMinutesofAnnualGeneralMeetingheldon

August20,2009

Businessarisingfromtheminutes

Correspondence

10:

00a.m.President’sReport

10:

30a.m.Treasurer’sReport

11:

00a.m.ElectionofVice-president

11:

20a.m.Anyotherissues

第四章商务文书

第三节商务报告

一、商务报告

商务报告是针对某个特定的商务目的，下级向上级或公司向客户提供的一份公正、客观的文字材料。

一、商务报告种类

1）依照主题划分，常见的商务报告有：

事件调查报告（InvestigativeReports）

意见调查报告（SurveyReports）

市场调查报告（MarketResearchReports）

可行性研究报告（FeasibilityReports）

进展报告（ProgressReports）

2）依照文体划分，商务报告能够分为：

便函体报告（MemoReport）

书信体报告（LetterReport）

简短的文件体报告（ShortDocumentReport）

正式的商务报告（FormalReport）

二、商务英语报告的写作原则——简称ABCD原则：

1）内容准确无误（Accurate）

2）文字简明扼要（Brief）

3）结构清楚明了（Clear）

4）结论明确果断（Decisive）

二、商务英语报告的结构

商务英语报告通常包括以下部份。

1、题目（Title）

题目应该准确、客观，不该像报刊文章题目那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。

另外，题目应该是名词短语或动名词短语。

例如：

R