正规文件word文档的页面设置.docx
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正规文件word文档的页面设置.docx
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正规文件word文档的页面设置
正规文件word文档的页面设置(红头文件)和一些注意事项
1)设定版心国标GB/T9704—1999要求公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其幅面尺寸为:
210mm×297mm,公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm,版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)。
设定:
选定“纸型”标签,“纸型”选A4,“方向”选“纵向”。
然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺寸为:
“上”设定数值为3.7厘米,“下”设定数值为3.5厘米,“左”设定数值为2.8厘米,“右”设定数值为2.6厘米,“装订线”设定数值为0厘米。
按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。
(2)设定页脚国标GB/T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
”设定:
打开“页面设置”对话框,选定“页边距”标签,“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米,可实现一字线距版心下边缘7mm。
选定“版式”标签,“页眉和页脚”选“奇偶页不同”,可实现单、双页码分置左右。
“节的起始位置”选“新建页”,“垂直对齐方式”选“顶端”。
(3)设定每页行数与每页字数国标GB/T9704—1999规定公文排版每页排22行,每行排28个字。
设定:
打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签,选择“指定行网格和字符网格”,不选择“不改变字符跨度”,“每行 个字符”设为28,“每页 行”设为22,“档数”用默认值1,“文字排列”选“横排”,“应用于”选“整篇文档”。
以上设置全部完成后,点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽(见右图),出现选择性提示:
“是否更改页面的默认设置?
此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”(见下图),点击“是(Y)”,保存所有更改设置,则以后建立新文档时,上述设置将以默认值出现,每次建立新文档时将不必再重新设置。
4.字体设置GB/T9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。
设定:
选择“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框。
选定“字体”标签,“中文字体”选“仿宋_GB3212”,“字形”选“常规”,“字号”选“3号”,其他设置不变。
点击对话框左下角“默认”按纽,将上述设置保存为默认值。
此默认值为文档正文默认值,标题可在文字录入过程中另行设定。
5.插入页码国标GB/T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
”设定:
选择“插入”菜单中的“页码”命令,打开“页码”对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚)”,“对齐方式”选“外侧”,若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”,点击“确定”,则在页脚位置出现页码,其中单页页码居右,双页页码居左。
在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-1-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进右”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-2-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进左”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成双页页码设定。
6.成文日期的输入国标GB/T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’”。
这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”,也不是英文字母“O”。
‘○’可通过下述方法输入:
方法一:
选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式,其中便有GB/T9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。
方法二:
使用“智能ABC输入法”,如输入“i2001”,按空格键,则输入的即为“二○○一”。
若想输入“二○○一年十二月十一日”,可直接输入“i2001ns2ys1r”,再按空格键即可。
总之,公文排版有许多技巧与方法,公文缮制者既要有强烈的责任心,同时还要掌握公文排版技巧,只有这样才能作好公文缮制工作。
红头文件的制作及标准
1
、进行页面设置
选择
“文件”
——
“页面设置”
选择
“页边距”
附签,
上:
3.7cm
下:
3.5cm
左:
2.8cm
右:
2.6cm
。
选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶
页不同”
,在该选项前打“√”
。
选择“文档网格”附签,
“字体设置”
,
“中文
字体”设置为“仿宋”
;
“字号”设置成“三号”
,单击“确定”按钮,选中“指
定行网格和字符网格”
;将“每行”设置成“
28
”个字符;
“每页”设置成“
22
”
行。
然后单击“确定”按钮。
这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页
22
行、每行
28
字的国家标准。
2
、插入页码
选择“插入”—“页码”
,
“位置”设置为“页面底端(页脚)
”
,
“对齐方
式”设置为“外侧”
。
然后单击“格式”按钮,
“数字格式”设置为全角的显示
格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码,
在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”
;字体
任意;奇数页的页码设置成有空一个汉字,偶数页码设置成左空一个汉字。
3
、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“
+
”
,
在
woed2000
版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文
机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本格式”
,
在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签,
“颜色”设置成“无填充颜色”
,选择“大小”附签,
“高度”设置成“
2cm
”
,宽度设置成“
15.5cm
”
.
注:
用户可根据实际情况调
节尺寸。
选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:
“对齐方式”设
置成
“居中”
,
“度量依据”
设置成
“页面”
;
垂直对齐:
“绝对位置”
设置成
“页
边距”
,
“下侧”设置成
2.5cm
——平行文标准,
8.0cm
——上行文标准,注:
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“
0cm
”
,单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字,将
颜色设置为“红色”
,字体设置成“小标宋简体”
,字号根据文本框的大小设置
成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为
155mm
、高为
20mm
、距上
25mm
的红头制作完成。
4
、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条
的直线工具,鼠标会变成
+
字形,左手按住键盘上的
shift
键,右手拖动鼠标
名人堂:
众名人带你感受他们的驱动人生
马云任志强李嘉诚柳传志史玉柱
从左到右划一条水平线,
然后选中直线单击鼠标右键,
选择
“设置自选图形格
式”
,红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签,颜色设置为红
色,
“虚实”设置为实线;
“粗细”设置为
2.25
磅。
选择“大小”附签,
“宽度”
设置为
15.5cm
。
选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:
“对齐方
式”设置为“居中”
,
“宽度依据”设置成“页面”
,垂直对齐:
“绝对位置”设
置为“页边距”
,下侧设置成“
7cm
”——平行文标准,
“
13.5cm
”——上行文
标准,注:
用户可根据实际情况调节尺寸。
单击确定。
5
、文号制作
平行文文号:
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号:
文号——三号仿宋字体、
左空一个字的距离;
签发人——三号仿
宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注:
文号一定要用六角符号。
六角符号插入方法:
选择“插入”——“符号”
附签,
找到六角符号后,
将光标置于准备插入的地方,
打击
“插入”
按钮即可。
6
、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”
,个表格,单击鼠标右键——表格
属性——
“表格”
附签,
“对齐方式”
设置为
“居中”
;
然后单击
“边框和底纹”
按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体
内容:
主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄报底纹、印发
日期用三号仿宋。
7
、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”
,
“保存类型”
:
选择“”文档模板;
“文件名”
,
给模板命名;
“保存位置”
:
模板所在路径(一般不做,默认即可)
。
至此,模
板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,
直接进行公文
正文的排版。
要对该模板进行修改,
可以调出相应模板,
方法是:
选择
“文件”
——“打开”
,找到相应的模板路径,若模板
保存时按系统默认设置的,然后
单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
制作公文正文内容的标准:
标题:
二号小标宋体字体,居中显示;主送机关:
三号仿宋字体,定格,冒
号
:
使用全角方式;正文:
三号仿宋字体;成文日期:
三号仿宋字体,右空四
个字距离。
附件:
正文下空一行左空
2
字,用三号仿宋字体标识。
抄送机关间用逗号隔开,
回行时与冒号后的抄送机关对齐,
在最后一个抄送机
关后标句号。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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