第一章 熟悉access.docx
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第一章 熟悉access.docx
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第一章熟悉access
Access是所有等级考试科目里实用性最强的一个科目,学好access不光可以过等级,更对以后的工作会有很大的帮助。
按照等级考试大纲,首先讲的是数据库原理的内容,但对于初学者来说是无法理解的,现在我们通过做一个access的应用实例,先了解一下access的常用操作。
然后再从头学起,就容易理解了。
第一节:
建立表
access主要用于对数据的处理,对数据处理的前提就是先建立数据库,然后在数据库里面建立表,来存储数据。
首先我们学习如何在数据库中建立数据表。
(只有在建立了数据库之后,我们在数据库里面才能建立我们所需要的表。
现在我们先来看一下一个已经建好的表是什么样子的。
例:
打开一个表
1、介绍表格式:
二维表状态(行和列交叉)
2、构成:
2部分组成:
字段名和记录
考虑我们自己建表,应该怎么办?
要先建立字段。
一、首先建立一个表:
1、新建一个access数据库,命名为“学生管理.mdb”。
2、打开“学生管理“数据库,建立一个新表:
表→新建→设计视图(设计表的结构:
就是表的字段)
字段名称
学号
姓名
性别
年龄
所属院系
入校时间
简历
数据类型
文本
文本
文本
数字
文本
日期/时间
备注
字段大小
6
5
1
整型
2
注意:
文本和数字的区别:
在文本下面,可以输入汉字、字符和0-9数字,而数字下面只能输入0-9。
备注类型:
当在某一个字段下输入的内容查过255个字符时,就要使用备注型。
③定义好类型后,还要注意在这个字段下最多能输入多少个字符或数字,就是字段大小。
总结:
建立表结构,除了输入字段外,数据类型决定一个字段下面能够输入什么内容,字段大小限定了一个字段里输入内容的多少。
结构做完之后,保存,命名表的名字“st”。
3、建完后,自己输入三条记录:
在数据视图下
学号
姓名
性别
年龄
所属院系
入校时间
简历
00001
张三
男
19
04
2009-9-1
爱好:
摄影
注意:
讲解字段大小,超过的就不会输入上去。
数字类型:
只能输入0-9数字,输入字符和汉字不认。
因为数据类型决定了“数字”只能输入0-9之间的数字。
③入校时间:
是年月日输入的,中间以“-”隔开
④简历:
备注型,输入的内容可能非常多,但是不会把所有内容都显示出来,因为空间有限,但是内容都存在。
⑤输入完一条记录后,急需输入其他记录,光标移到下面。
⑥全部输入完之后,保存退出。
注意:
修改
修改字段:
设计视图(针对的是字段:
比如删除、增加字段等)
修改记录:
数据视图(针对的是记录:
删除、增加、修改值等)
都在窗口的左上角选择切换。
接下来要求大家掌握access种的一个重要功能:
导入。
导入的作用非常的大,因为存储数据实际上除了access外,还可以是excel、VF等。
问题在于数据各种各样,而我们需要的数据各种格式都有,能否把他们统一转换成一种格式;如果不能的话,我们总不能重新输入吧。
比如:
到了一个新单位,这个单位以前的数据都是用excel来做的,现在你需要用access来处理,你不可能把所有数据都重新输入了,那么最便捷的方法就是转换成access自己的数据。
所以导入功能是非常有用的,解决大的工作量。
导入:
就是把别的数据转化为自己的数据。
(即将其他的数据转化为access中的表文件)
二、导入samp2数据库中的tstud表中的记录,并追加到刚建的ST表中
步骤:
1、在数据库窗口中空白处单击右键→导入
2、选择导入的文件类型、文件存放的位置
3、导入成功后,复制记录。
4、保存
表中的信息很多,当要找出某一条信息很不方便,我们就需要查询。
如果我们需要什么样的信息,我们就针对它来进行查询。
第二节:
建立查询
面对表里的大量数据,如果我们需要从中获取所需要的信息,就需要通过建立查询来完成。
我们发现access对象里面,不但有表,还有查询。
我们不但可以对表操作,还可以针对表查询。
查询应符合什么样的功能呢:
根据所需要的内容找出它相应的信息。
比如:
查询人的信息;去营业厅查话费等
一、针对表ST建立名为“按姓名查询”的查询,根据输入的姓名查询相应的其他信息
步骤:
1、查询下:
新建→设计视图(自己设计查询)
2、针对哪个表查询,选择表名称
3、查询显示出哪些信息:
选择字段(3种方法)
4、运行:
列出了所有记录信息,跟表文件没什么区别,所以重新根据条件进行设计
5、设计视图:
①在相应“姓名”同一列下的条件中输入某一个人的姓名(例如:
李中青)
②查找的不是一个人的信息,找的人是不确定的:
注意输入[请输入要查找的姓名]
[]:
代表不确定
[]里面的内容:
运行时弹出对话框的提示信息
6、保存:
按要求“按姓名查询”
在查询对象里多了一个查询文件,双击运行,根据要求输入查询内容。
刚才我们做了一个查询,但是日常生活中,例如我们去交话费的时候,不可能单独让我们单独调用一个查询,肯定是一个图形化的界面,在图形化界面里,请输入你的电话号码,点确定,你的信息就显示出来了。
那么我们做的查询也一样,也是要以图形化的界面来显示查询的内容。
所以我们现在要做一个能和查询结合的一个界面,而这个界面在access中我们称他为“窗体”:
实际上是一个操作的平台。
窗体是access中很重要的对象,下面我们选中窗体→新建→设计视图(我们自己来设计窗体)
第三节:
建立窗体
一、建立一个名为“学生查询”的窗体
步骤:
①窗体→新建→设计视图:
窗体界面的大小可以拖动调整大小
②保存:
“学生查询”
③设计窗体的内容:
在窗体设计视图中,有一个工具箱,在操作界面里所需要的内容,在工具箱里都能找到。
1、请输入您要查找的学生姓名:
通过工具箱里的标签来做,这是一个控件,而标签控件的作用就是显示文字;格式设置
2、文本框:
文本框控件来做,作用是用来输入内容的
注意:
①控件向导。
在点击文本框控件的时候不要选中控件向导,如果选中,在画文本框时,会问你,你想用这个文本框干什么:
会提示你怎么做。
但是我们现在不需要,所以不要选中控件向导。
②属性:
单击右键→属性,标题栏告诉这是文本框
⑶在做文本框的同时多了一个标签,,可以把他删除
3、命令按钮:
命名的方法:
直接输入
选中命令按钮→单击鼠标右键→属性→改变命令按钮上显示的内容:
即标题
总结:
这里,我们只是识别几样
①窗体
②窗体里面的内容通过工具箱里的控件来做,每一个控件都有自己的特征,而这些特征我们需要通过属性来设置。
选中谁,就是对谁设置
设置内容:
通过工具箱
设置特征:
通过属性
工具箱的显示与隐藏:
利用工具栏
属性框的显示与隐藏:
空白处右键(对谁操作,移动要选中)
保存、运行→窗体视图(但是目前我们只是做了一个界面,怎么操作我们还没有做)
(运行窗体时,多了几样东西:
记录选择器、分隔线、导航按钮。
现在我们不需要他们,想把他们去掉,怎么去掉?
这也是属性,属性就是每一个对象的特征,那么窗体也有自己的特征。
)
4、窗体特征
步骤:
①选中窗体(2种方法:
在设计视图中灰色区域单击鼠标左键
左上角方块点击)
②记录选择器、分隔线、导航按钮:
选择“否”
③设置标题:
演示
④保存、运行
5、画直线
接下来,显示的是“姓名、学号、性别、简历”等,即表里的信息,那么在窗体里面怎么显示表中的信息呢?
在窗体选中的情况下,在属性框里,数据→记录源:
选择表名称。
6、在窗体里添加表中信息
步骤:
①在窗体选中的情况下,在属性框里,数据→记录源:
选择表名称(列出当前表中字段)
②把字段添加到窗体里:
把全部字段选中,拖放到窗体里
③修饰:
矩形框起来
④保存、运行:
观察效果,记录就能显示了(有了第一条记录)
总结:
理解窗体的对象和属性概念
这时发现窗体只能显示一条记录,如果要显示其他记录,应该怎么办?
继续添加命令按钮。
在设计视图中中添加,但是我们考虑一下“搜索”命令按钮,虽然做好了,但是单击他没有任何作用,因为我们只是做客一个界面,如果想让他起作用,我们必须要告诉他怎么让他执行,有个简便的方法。
7、添加带有控件向导的命令按钮
控件向导:
希望控件能自动完成一些功能
步骤:
①选中控件向导
②单击命令按钮,在窗体中点一下:
出现对话框:
想让这个命令按钮干什么
下一条:
转至下一项纪录
③下一步:
选择在按钮上选择的是图片还是文本
④完成
演示运行。
讲解:
为什么能够起作用?
因为是用控件向导做的,系统自动给这个命令按钮提供一些操作的语句。
在属性框→事件→单击(但单击命令按钮时发生了一件事情:
click:
单击;docmd执行命令;gotorecord:
光标定位、转向;acnext:
下一条记录),自动生成语句。
注意:
格式设置(大小、对齐)
总结:
①如何借助控件向导来产生控件。
刚才我们已经做了几个命令按钮。
自动化生成语句。
②几个概念:
窗体里按钮对象,如果想让他产生作用的话,一定要让他发生事件,比如单击,运行时要单击按钮,这就是事件;当这个事件发生之后怎么处理,这就是过程(处理的过程),过程就是写语句。
接下来,我们看搜索按钮没有借助控件向导,怎样起作用,我们来学习单击之后写代码。
演示运行窗体:
可以浏览ST表中的记录。
但是我们最根本的要求是要在文本框中查询。
在文本框中输入学生的名字,点击搜索,在窗体中要显示出查询的信息。
但是窗体只能输入你要找的内容,如果要找到所需要的信息,必须要借助于查询,窗体只是一个界面,操作平台,实际运行他不能。
怎么办?
改动查询,将查询和窗体结合到一起。
怎么结合呢?
二、修改查询
当运行查询的时候,查询的姓名要来自于文本框,怎么调用查询呢,点击搜索按钮,将查询的结果信息显示在界面上,等于调用查询。
步骤:
1.知道文本框的名称:
选中文本框,在属性里看到名称是Text3
2.查询需要调用窗体中的文本框:
①把原来的查询条件删除,改动条件
②该条件有2种方法:
在条件中单击右键→生成器
直接输入forms!
学生查询!
text3→回车
3.保存、演示
当运行时,在窗体的文本框中输入学生姓名。
点运行(此时不能点搜索,因为查询和窗体还没有结合起来),结果就出来了。
而我们现在所要做的就是将查询出来的结果在窗体里面显示出来,怎么显示?
就是单击搜索按钮的时候,在界面上显示。
所以单击搜索,是对搜索操作,所以先要选中搜索,修改属性:
一是要将查询的结果显示在窗体里,实际是对窗体的记录源操作
4.设置搜索命令按钮:
属性框里
事件→单击→事件过程:
打开代码框
注意光标所在位置,不能改变
写语句:
me.recordsource=”按姓名查询”(即用查询的结果作为窗体的记录源)
◆窗体的设置是最难理解的部分
5.设置“浏览全部记录”按钮:
属性框里
事件→单击→事件过程:
打开代码框
写语句:
me.recordsource=”st”
对象.属性=值
总结:
access数据库里的各个对象:
表、查询、窗体等并不是相互独立的,而是最后他们要有机的结合到一起。
注意:
现在我们已经实现了部分功能。
运行数据库之后,打开窗体,可以实现浏览和查询的功能,这是access最基本的功能。
但是我们做好数据库之后就是要给不懂计算机的用户用的,下次打开数据库的时候,对于数据库里有这么多对象,我们虽然知道怎么去做,但是用户不知道怎么去运行,所以用户希望打开这个数据库之后自动弹出窗体界面,然后浏览或查询。
如何在打开数据库的同时自动运行窗体?
借助宏
第四节:
建立宏
只能在打开数据库之后,我们才能运行窗体实现操作。
如果想在打开数据库时自动运行窗体,可以通过红来完成一系列操作
步骤:
①选择宏→新建(这个宏你想干什么呢?
首先在运行时,出现一个欢迎界面的信息,即消息框)
②操作:
MsgBox(消息框:
作用是显示信息)
消息:
欢迎大家
类型:
信息
③保存:
命名宏
注意如果希望窗体自动运行的话,这个宏的名字要起成autoexec(自动运行宏)
运行演示:
自动弹出欢迎界面
但是欢迎之后要自动打开刚才做的窗体
④操作:
OpenForm→窗体名称
总结:
打开数据库的时候先运行宏,而这个宏调用了来那个操作:
消息框和窗体,这样用户就可以直接操作了。
这事我们讲到的最简单的宏,以后会详细介绍的。
现在所讲的都是access各章节的精华,也是些基本的概念。
学会这些之后,你就知道这些内容在以后的应用当中应该怎么运用他们,不然的话,学完一章之后,你也不知道这一章你以后需要他来做什么。
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