建设单位档案移交入库验收考评办法.docx
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建设单位档案移交入库验收考评办法.docx
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建设单位档案移交入库验收考评办法
建设单位档案移交入库验收考评办法
第一条为了鼓励先进,充分调动各参建单位及档案工作人员的积极性和主观能动性,促进项目档案朝着高质量精制作方向发展,争创“广东省重大建设项目档案金册奖”,特制定本办法。
第二条本办法考评对象适用于项目各监理单位、试验检测单位、施工单位及其档案工作人员。
第三条本办法考评奖金来源:
1、各施工单位合同工程量清单102-1项竣工档案编制费中的30%由发包人统一掌握使用,奖励资金从该部分提取。
2、管理处历次档案检查和考评以及依据本办法进行考评的罚款。
第四条考评标准
一、案卷质量
1、齐全完整:
各类应归档竣工档案文件资料无遗漏。
2、真实准确:
归档文件材料内容准确真实,签署手续完备,符合耐久有效性要求。
3、题名规范:
案卷和卷内目录题名简明扼要,能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。
4、系统有序:
分类清楚,组卷合理,排列系统有序,符合国家及广东省档案管理相关标准和规范。
5、装帧优良:
案卷封面、备考表、页码、脊背打印粘贴美观统一,装订整齐牢固。
二、竣工图编制
1、编制准确:
能真实反映项目竣工时的实际情况。
2、修改到位:
每份变更图和工程数量与变更批复一一对应。
3、质量优良:
出版的竣工图打印精良,线条字迹清晰耐久,签署手续完备。
三、完成进度
1、档案案卷在管理处要求的时间节点内,经管理处档案小组核查合格移交入库。
2、按管理处指定阶段完成的竣工图各版本和套数。
第五条考评奖罚等级设置
本办法按以下类别设置奖罚项目,集体奖设一、二、三等奖三个等级,个人奖设一、二、三等奖三个等级,如项目档案最终获得金册奖,各参建单位均奖励1万元,未按要求完成档案编制工作的倒数三名将分别处罚2、3、4万元罚款。
1、集体一等奖三名,奖金各6万元,二等奖五名,奖金各4万元,三等奖八名,奖金各2万元。
2、个人一等奖三名,每名奖金8000元,二等奖5名,每名奖金5000元,三等奖8名,每名奖金3000元。
3、竣工图编制奖5名,奖金各2万元。
第六条考评评审
1、考评评审由管理处档案小组安排人员组成,从档案工作组织管理、案卷形成质量、整理质量、竣工图编制、档案完成进度及总入库案卷数量等几方面进行综合考量。
2、集体奖综合评审结果优秀者可参评一等奖,优良者可参评二等奖,良好者可参评三等奖。
3、个人奖综合评审一等奖获得者需在项目坚持档案工作三年以上,二等奖获得者在项目坚持档案工作二年以上,三等奖获得者在项目坚持档案工作一年以上。
4、评审以广东省档案局和广东省发展改革委员会联合发文《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》(粤档发〔2006〕32号)之附件《广东省重大建设项目档案验收评分表》(附件一)进行考评,采用评分的方法进行评审。
5、验收入库记录按照以下验收移交程序文件:
(1)建设单位竣工档案文件验收单(附件二)
(2)建设单位竣工档案文件移交单(附件三)
(3)建设单位竣工文件形成质量责任承诺书(附件四)
6、竣工图编制奖的最终考评按正式出版的纸质版进行评审,考评时结合上级领导、专家意见。
第七条本次考评的集体奖奖金,各单位除代扣缴法律法规规定的税金外,应将不低于总额40%部分发放到档案工作人员手上。
个人奖奖金各单位除代扣缴法律法规规定的税金外,全部发放到本人。
第八条附则
1、本办法由建设单位负责解释和修订。
2、本办法自颁布之日起执行,到项目竣工验收为止。
附件一:
广东省重大建设项目档案验收评分表
附件二:
建设单位竣工档案文件验收单
附件三:
建设单位竣工档案文件移交单
附件四:
建设单位竣工文件形成质量责任承诺书
附件一项目档案验收评分表(自检)
序号
项目内容
验收标准
标准分
自评分
评定分
扣分原因
1
组织管理
30
1.1
制度体制
建立了项目档案工作各项规章制度
2
建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序
1
形成了项目档案管理网络
1
1.2
同步开展
项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导
2
自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导,对检查中发现的问题能及时整改
1
按规定及时填报《国家重点建设档案管理登记表》
1
做到项目档案工作与项目建设同步进行
1
1.3
责任考核
项目档案工作实行领导负责制(0.5分)
0.5
确定了负责档案工作的部门及领导(0.5分)
0.5
实行了各部门和有关人员档案工作责任制(1分)
1
并采取了有效的考核措施(2分)。
2
1.4
人员配备
配备了适应工作需要的档案管理人员
2
档案管理人员经过档案专业岗位培训
2
1.5
合同管理
项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理
1
项目文件材料的收集、整理和归档要求明确
2
项目文件材料的收集、整理和归档控制措施有力
2
1.6
办公设备
保证档案工作所需经费
2
配备了计算机
0.5
复印机及声像器材等必备的办公设备
1
办公设备性能优良,满足工作需要
0.5
1.7
信息化
信息化基础设施
1
信息化资源建设:
全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0.5分;全套档案目录和竣工图已数字化的1.5分;全套项目档案(施工原始记录除外)已数字化的得2分
2
信息化应用效果
1
2
案卷质量
60
2.1
形成质量
45
2.1.1
齐全完整
按照《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》所列内容,参考各行业归档范围的规定,重要文件归档无遗漏。
每缺一张(份)竣工图纸(含修改通知单)或征地图、重要合同、协议书等重要文件,扣0.5分,其余应归档文件,少一份扣0.1分。
15
2.1.2
真实准确
所有归档文件材料真实,内容准确,签署手续完备。
若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备,弄虚作假,每发现一处扣0.5分。
10
竣工图编制准确,修改到位,签署手续完备,能真实反映项目竣工时的实际情况。
若竣工图内容与施工图、设计变更、洽商、材料变更,施工及质检记录不相符的,每发现一处扣0.5分。
2.1.3
耐久有效
归档纸质材料字迹清楚,图样清晰,页面整洁,格式规范,符合耐久要求
8
录音、录像文件应保证载体的有效性
1
长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘
1
2.2
整理质量
15
2.2.1
排列系统
分类清楚,组卷合理,排列系统、有序。
项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的相关标准规范。
3
2.2.2
封面脊背
格式规范统一,字迹清晰美观,填写完整准确。
1
2.2.3
案卷题名
案卷题名规范,简明扼要,能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。
4
2.2.4
卷内目录
卷内目录与卷内文件材料实物相符,无错漏;著录格式符合规范要求,字迹清晰。
若抽查重要文件卷内目录有错漏,每发现一处扣0.1分。
4
2.2.5
卷内备考
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。
不同载体文件的数量,说明组卷情况。
如立卷人,检查人,立卷时间等。
1
2.2.6
纸张折叠
案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面,破损的要先修复。
幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。
图像折叠时标题栏露在右下角。
1
2.2.7
案卷装订
文字材料可采用整卷装订与单分文件装订两种形式;图纸可不装订,但同一项目应统一。
整卷装订的案卷要整齐、牢固、单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页左上方加盖、填写档号章(档号可空、序号必填)。
1
3
档案安全
10
3.1
用房设施
档案库房与阅览、办公用房分开
2
档案库房配置有防火设施
0.5
档案库房配置防盗设施
0.5
档案库房配置防水设施
0.5
档案库房配置防有害生物设施
0.5
档案库房配置温湿度调控设施
1
3.2
档案装具
档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求
3
3.3
安全措施
采取有效措施保证档案实体和信息安全
2
合计
100
附件三广东省竣工文件移交单
中标单位名称:
标段起止桩号:
KXXX+XXX~KXXX+XXX第1页共页
建设单位:
我司承建的XX合同段竣工文件已整理编制完成,案卷目录和卷内目录已编写,电子版与纸质资料能一一对应,案卷已装帧,经自检基本符合《广东省龙川至怀集公路段项目档案管理办法(修编)》和《广东省龙川至怀集公路段项目竣工文件编制实施细则(试行)》的要求,现申请将XX合同段竣工文件移交至广东省南粤交通高速公路管理中心建设单位。
我司将积极配合建设单位做好后续档案完善工作直至项目通过档案专项验收及竣工验收。
附件:
竣工文件移交清单
移交单位名称:
移交单位意见:
移交人:
年月日(盖章)
监理单位意见:
签名:
年月日(盖章)
接收单位:
广东省南粤交通高速公路管理中心建设单位
接收意见:
接收人:
年月日(盖章)
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
1
合同段开工令、总体开工报告(含总体施工组织设计方案)
2
首件工程开工报告、施工总结
3
分部、分项工程开工报告
4
桥梁工程风险评估报告、专项施工方案、施工技术方案
5
图纸会审纪要、技术交底、
6
开工前交接桩记录、导线点、水准点等控制点复测报告、三方联测记录
7
沉降位移观测记录、桥梁荷载试验报告
8
工地试验室资质考核相关文件
9
仪器标定证书
10
各类台账
11
各种原材料、半成品、成品试验文件
12
试验外检报告
13
分部分项划分
14
合同段、单位、分部、分项工程质量评定专卷
15
工序资料(按照分部分项划分统计)
包括路基路面交安机电工程
16
路基工程、桥梁工程、互通立交、隧道工程、线外工程
TJ17-TJ31
17
路面工程(垫层、底基层、基层、面层、附属工程;)、房建工程
LM4-LM7
18
交通安全设施工程
JA4-JA7
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
19
机电工程
JD4-JD6
20
原始记录本
21
往来文件
22
工地例会及各类专题会议纪要
23
计划报表、月报
24
日志(施工、安全、环保)
25
施工总结及工程质量自检报告
26
变更令、变更报告
27
工程声像材料
28
竣工图
注:
1、清单按最终案卷目录排列顺序分类统计
2、项目竣工文件案卷目录纸质版一式二份,电子版(含卷内目录)刻光盘一份。
移交单位:
(盖章)监理单位:
(盖章)
移交人:
审核人:
日期:
年月日日期:
年月日
接收单位:
(盖章)
接收人:
接收日期:
年月日
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
1
试验检测考核相关资料(备案登记)
2
试验检测、实施细则
3
仪器检定、标定证书
4
试验检测台账
5
TJ17合同段抽检试验文件
按标段统计(包含原材料和现场检测),以JS3为例
8
TJ18合同段抽检试验文件
9
TJ19合同段抽检试验文件
10
TJ20合同段抽检试验文件
11
TJ21合同段抽检试验文件
12
TJ22合同段抽检试验文件
13
TJ23合同段抽检试验文件
14
LM4合同段抽检试验文件
15
LM5合同段抽检试验文件
16
JA4合同段抽检试验文件
17
JA5合同段抽检试验文件
18
外委试验报告
19
原始记录本
20
试验检测月报
21
总结
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
22
工地例会及各类专题会议纪要
23
往来文件
24
工程计量与支付
25
工程声像材料
注:
1、清单按最终案卷目录排列顺序分类统计
2、项目竣工文件案卷目录纸质版一式二份,电子版(含卷内目录)刻光盘一份。
移交单位:
(盖章)监理单位:
(盖章)
移交人:
审核人:
日期:
年月日日期:
年月日
接收单位:
(盖章)
接收人:
接收日期:
年月日
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
1
监理规划、监理大纲、监理实施细则及批复
2
开工令及监理通知、工作指令
3
监理抽检质量评定专卷
4
TJ17合同段现场检测抽检文件
按标段统计,以J4为例。
5
TJ18合同段现场检测抽检文件
6
TJ19合同段现场检测抽检文件
7
TJ20合同段现场检测抽检文件
8
TJ21合同段现场检测抽检文件
9
TJ22合同段现场检测抽检文件
10
TJ23合同段现场检测抽检文件
11
LM4合同段现场检测抽检文件
12
LM5合同段现场检测抽检文件
13
JA4合同段现场检测抽检文件
14
JA5合同段现场检测抽检文件
15
原始记录本
16
监理月报
17
监理巡查记录
18
监理旁站记录
19
监理日志(包括安全日志)
20
监理总结
附件三竣工文件移交清单
单位名称:
(盖章)第页共页
序号
文件名称
数量
备注
套数
卷数
21
会议纪要
22
往来文件
23
工程计量与支付
24
工程变更令
25
监理声像材料
注:
1、清单按最终案卷目录排列顺序分类统计
2、项目竣工文件案卷目录纸质版一式二份,电子版(含卷内目录)刻光盘一份。
移交单位:
(盖章)监理单位:
(盖章)
移交人:
审核人:
日期:
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(盖章)
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年月日
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- 建设单位 档案 移交 入库 验收 考评 办法