附录4档案整理与归档要求概要.docx

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附录4档案整理与归档要求概要

附录4：

山东电力集团公司

输变电工程建设项目档案整理与归档要求

一、项目文件的整理与归档

（一）项目文件的整理原则

1．建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

2.建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别整理。

3.勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

4.施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

（二）归档项目文件质量要求

1．需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统。

2．归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

3．工程项目文件资料必须使用原件归档，并应加盖单位公章，如有特殊原因不能使用原件的应在备考表中注明原件存放处。

4．工程竣工报告、验收证书、交接书、合同、协议等要履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是复印件归档。

5．归档的文件材料是传真件（热敏纸）、复写纸的必须复印，与原件一同归档。

6．设计变更通知单要求齐全、完整，与竣工图上注释内容相符。

7．编制的竣工图应图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好，并能满足计算机扫描要求。

8．图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。

9．案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，折后幅面大小以A4纸（297mmx210mm）为准，内折式，外翻图标，且标题栏应露在右下角。

10．凡应归档的文件资料一律使用A4幅纸张。

11．案卷内文字材料参差不齐的小于A4纸的应用纸托裱，（如整卷都是小于A4纸的在不遮档文字的情况下可直接装订）。

二、案卷组合

（一）项目文件的组卷

1．案卷内容要遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。

2．卷内文件材料内容必须准确反映建设项目立项、审批、勘察、设计、施工、监理、调试及竣工验收全过程中真实情况。

3．保持工程文件资料的完整性、成套性和文件材料的系统性。

4．分类要科学，组卷要合理，便于档案的保管和利用。

5．项目施工文件按单位工程组卷；项目竣工图按专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷。

6．案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期限从长。

（二）案卷与卷内文件的排列

1．管理性文件的排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；报审表在前，报审附件在后。

2．招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

3．施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

4．原材料（钢筋、水泥、砂和碎（卵）石）文件按原材料跟踪台账、报审表、出厂合格证、检验报告等排列。

5．安装调试文件按专业、分项目排列、立卷。

调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。

6．设备出厂技术资料一般按装箱清单、合格证、试验报告、说明书、图纸等顺序排列。

7．竣工图按专业、图号排列。

8．文字材料与图纸一般情况下应分别组卷，如需并存的一般文字在前、图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

9．每卷文字材料应在200页以内，或装订后案卷厚度在3厘米左右为宜。

三、案卷编目

（一）卷内文件页号的编写

1．卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；整卷装订的案卷每卷为一个排列顺序页号；单份文件装订的案卷每份文件单独编写页号，并在备考表中注明案卷总页数。

2．页号编写位置：

单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。

3．装订成套的图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录；各卷之间不连续编页号。

4．页号采用阿拉伯数字编写，从1开始依次逐张进行标注。

5．案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

（二）卷内目录的编制

卷内目录填写的顺序应与案卷内容相符，放置于卷首，不能用工程设计图纸目录代替。

卷内目录的格式见图A3

1．序号应用阿拉数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序，一个文件一个号。

2．文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

3．责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

4．文件材料题名应照实抄录文件材料的标题全称；对于一些检验、记录、试验、合格证等材料，应自拟标题，自拟标题要准确提示文件内容（如：

规格、型号等）。

5．日期应以文字材料落款日期为准，记录表格等以记录形成的最晚日为准，竣工图填写竣工日期。

6．页数应填写每件文件材料的页数。

7．备注，一般不需填写。

（三）案卷封面和脊背的编制

1．案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要包括：

档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、档案馆号、密级。

填写格式见图A1。

①档号：

由三段号组成（如5010-8400-01），三段号分别是目录代号（项目代号）、分类号、案卷顺序号。

档号的具体编制办法按照《供电企业档案分类表（6－9大类）》规定的内容执行。

②案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。

主要包括工程运行名称或单项工程名称、专业及文件材料名称。

③案卷封面的打印格式：

一行最多打13个字，第二、三行与第一行左端取齐。

例1：

案卷题名：

济南至淄博500千伏输电线路

工程设计变更

（注：

题名不允许写成施工技术文件一或二）

例2：

案卷题名：

济南500千伏变电站工程电气

一次总的部分竣工图

④立卷单位：

应填写负责文件材料立卷的部门或项目责任部门，如果几个单位合卷，则填写牵头单位名称。

⑤起止日期：

应填写案卷内全部文件材料形成的最早至最晚日期（例如：

2004.06.06一2004.08.06），如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如：

2004.06.06一2004.06.06）；竣工图填写竣工日期。

⑥保管期限：

应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

保管期限分为永久、长期、短期三个保管级别。

⑦密级：

应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

⑧档案馆号：

一般不需要填写。

2．案卷盒脊背的填写：

档号、保管期限、案卷题名的填写内容与案卷封面的填写内容相同，格式有所变化，案卷盒脊背格式见图A2。

（四）卷内备考表（见图A4）

1．卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

2．立卷人应由负责立卷人签名。

3．立卷日期应填写立卷完成的日期。

4．检查人应由案卷质量审核者签名。

5．互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

6、卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

四、档号章

1．档号章内容包括档号和序号。

2．整卷装订成册的案卷，不需要加盖档号章。

3．单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。

4．未进行装订的图纸，需在每一份图纸右下角加盖档号章，当右下角没有地方时，可以在适当的空白处加盖。

5．档号章的填写：

档号应填写案卷的三段式档号；序号填写文件材料在案卷中的排列顺序号，应与卷内目录中的序号对应一致。

五、竣工图章

1．竣工图章应具有明显的“竣工图”字样，并包括有编制单位、施工单位、监理单位名称、技术负责人、监理人和审核日期等内容。

2．竣工图章是竣工图的标志和依据，要按规定填写图章上各项内容，签字齐全，不得代签。

3．竣工图章应使用不褪色红印泥。

六、案卷装订

1．文字材料科采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

2．案卷内不应有金属物。

3．文字材料装订时应做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件，在装订前要贴边，防止遮挡字迹，并用软卷皮装订。

4．图纸材料原则上不装订，散装在卷盒内存放。

如有少量图纸材料同文字材料一起装订成册的，图纸应留出装订位置。

5．装订时要剔除金属物、塑料夹，案卷左右薄厚不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。

6．装订案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订打结于反面。

7．装订长度为18厘米，上下两孔距中孔9厘米，装订要结实、整齐、美观。

七、档案装具规格

1．案卷采用统一规格的装具。

案卷盒的外表面尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm五种规格。

2．卷内目录、备考表的规格尺寸为A4纸（297mm×210mm）。

八、档案装盒的要求

根据案卷的厚度选用适当厚度的档案盒，原则是一盒一卷，为节省空间，如案卷较薄时，可采用一盒多卷。

九、档案归档份数

凡山东电力集团公司负责的建设项目工程，按照本《档案编制办法与要求》规定，每个工程至少编制一套完整的竣工档案（需要编制多份的要在合同中注明，并按合同要求执行），以备查考。

竣工图的归档份数按照合同要求执行。

十、档案的移交

1、建设工程档案预验收合格后，各立卷单位在工程正式通过竣工验收后向保管单位移交。

2、负责档案移交的单位应编制移交目录，交接双方要有完备的清点、签字、移交手续。

220

60

1045

档号

档案馆号

案卷题名

3105

立卷单位

3×15

起止日期

保管期限

密级

单位统一为mm

图A1案卷封面式样

档号

档案馆号

（宋体2号字加黑，填写的内容是宋体小2号字）

济南500kV变电站工程电气

一次总的部分竣工图

（宋体2号字）

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

（立卷单位、起止日期、保管期限、密级是宋体2号字加黑，填写的内容是宋

体小2号字）

D

保管限期

档号

案卷题名

D=10、20、30、40、50、60

单位统一为mm

图A2案卷脊背式样

保管

期限

长期

保管期限

长期

保管期限

长期

保管期限

长期

档号

档号

档号

档号

5029

8200

10

5029

8200

20

5029

8200

19

5029

8200

10

案卷

题名

案卷题名

案卷题名

案卷题名

邹淄1回500kV输电线路工程勘测、设计、施工、监理合同

邹淄1回500kV输电线路工程施工投标文件

邹淄1回500kV输电线路工程施工投标文件

邹淄1回500kV输电线路工程勘测、设计、施工、监理合同

注：

保管期限、档号、案卷题名是黑体3号字，保管期限、案卷题名填写内容是字体4号字加黑，档号填写内容是AriadNarrow3号字加黑，双横线是1.5磅，单横线0.75磅，竖线是0.25磅。

2510202070201515

卷内目录

15×152035

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日

期

页数

备注

297

单位统一为mm

图A3卷内目录式样

卷内目录

档号：

序号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日期

页数

备注

注：

卷内目录是宋体2号字加黑，序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数、备注、保管期限、档号是宋体小4号字加黑，填写的内容是宋体5号字，外框线是1.5磅，内框线0.75磅）

210

25

35

卷内备考表

说明：

本卷文件材料件，共页。

立卷人：

年月日

检查人：

年月日

互见号

297

单位统一为mm

图A4卷内备考表式样

卷内备考表（居中宋体2号加黑）

互见号（宋体小3号字）档号：

说明：

（宋体4号）

本卷文件材料件，共页。

（宋体4号）

立卷人：

年月日

检查人：

年月日

（宋体4号）

注：

边框线是1磅。