运城职业技学院学院档案归档范围和保管期限表.docx
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运城职业技学院学院档案归档范围和保管期限表.docx
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运城职业技学院学院档案归档范围和保管期限表
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
人事处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
行政
1
上级有关人事工作的文件
长期
2
本院人事工作的规章制度
长期
3
人事工作计划、总结、会议记录
永久
4
关于机构编制规戈6、计划报告及上级批复
永久
5
本院机构设置、人员任免的请示、批复
永久
6
本院人事管理改革的有关规定
长期
7
表彰与奖励先进集体、个人的材料
长期
8
教职工处分、处理材料
长期
9
本院人事统计报表
永久
10
本院教职工名册
永久
11
教职工评定、聘任专业技术职称的批复及材料
长期
12
晋升正、副高级职称申报表及有关材料
长期
13
本院调人、调出教职工材料
长期
14
本院年度教职工考核的文件材料
长期
15
分配来院工作的研究生、本科生、专科生的报告、报到证、合同书及有关材料
长期
16
分配来院的复员、转业军人名单及报到证等
长期
17
教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料
长期
18
有关工资奖励的规定、办法和名单
长期
19
教职工工资调整材料、名册
长期
20
享受特殊津贴人员名单及有关材料
长期
21
本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料
长期
22
教职工福利工作的文件材料
短期
23
上级与本院关于教职工退休工作的文件、报告、请示与批复
24
其它
教学
1
教师进修计划、安排、总结、名单
长期
2
外聘兼职教师材料名单
永久
3
学术带头人、骨干教师名单
永久
4
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
学院编辑部
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
出版
一、综合管理
1
上级有关编辑出版工作的文件
长期
2
上级召开的编辑出版工作会议文件
短期
3
本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
永久
4
本院编辑出版工作规章制度、统计表
永久
5
编辑出版部门管理形成的文件材料
短期
二、出版物项目
1
编辑出版合同、协议书
长期
2
出版请示和批复
长期
3
原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)
长期
4
各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件
长期
5
封面设计图样
短期
6
出版通知单、书刊、音像出版物样品
长期
7
出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单
短期
8
有参考价值的读者来信、重要评论
短期
9
再版修改意见
短期
10
学报正式刊物单行本或合订本
永久
1l
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
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立卷部门:
教务处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备注
教学
教务处
一、综合
l
上级下达的有关教学工作的文件材料
长期
2
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定及办法
永久
3
本院关于教学管理工作的规章制度
永久
4
本院关于教学工作的计划、总结
永久
5
教务处召开的教学工作会议文件材料
长期
6
教务处处务会议记录
长期
7
统计报表
长期
8
教学简报
永久
9
关于教学检查、评估的文件材料及报告
长期
lO
我院关于教学检查评估的自评材料及评估结论
永久
11
关于联合办学、办班的协议书
长斯
12
教学奖励评定办法
长期
13
教学奖励金获奖名单及申报材料
长期
14
本院“教育研究、教学改革优秀奖”评奖办法及获 奖名单
长期
15
全国高校优秀教学成果奖励工作的评奖办法及获奖名单
长期
16
教育研究奖励申报与评审材料
长期
17
获奖教育研究论文
长期
二、学科建设
1
上级有关专业设置、学科建设的文件材料
长期
2
学科、专业论证、评估、申报、审批材料
永久
3
本院新增专业申报材料与上级批复
永久
4
本院调整专业名称及学制的报告及上级批复
永久
5
关于专业教学指导委员会的文件材料
长期
6
关于制定本、专科专业目录的文件材料
长期
7
专业设置计划、总结报告材料
长期
8
学科、专业建设的统计报表
永久
9
专业评估办法、自评报告、评估结论
永久
三、学籍管理
1
学生成绩册
永久
四、教学管理与教学实践
1
重点课程建设办法
长期
2
重点课程建设基金申请书及名单
长期
3
重点课程建设开题报告、验收报告
长期
4
重点课程验收及总结报告
长期
5
上级和本院关于教学实习的文件材料
长期
6
本院关于教学实习的规定
长期
7
实习基地协议书
长期
8
实习总结选编
长期
9
学生社会调查报告选编
长期
10
毕业设计汇总表
长期
11
公益劳动安排计划总结
长期
12
上级和本院有关计算机等级考试的文件材料
长期
13
上级和本院有关英语等级考试的文件材料
长期
14
上级和本院有关课程检测的文件材料
长期
15
上级和本院有关建立试题库的文件材料
长期
16
教学计划、教学大纲
永久
17
课程表
长期
18
教学实施计划
长期
19
本、专科生课程名称
长期
五、学位
1
上级有关学位工作文件材料
长期
2
本院学位评定条例、办法及计划、总结
长期
3
学位委员会会议记录、决定
长期
4
颁发学位证验印名册
永久
5
本科生优秀学士学位论文
长期
六、教材
1
上级关于教材方面的有关规定
长期
2
编写教材计划、再编教材目录编委名单
长期
3
本院承担高校统编教材的规定及推荐教材编审
人员的报告
长期
4
各系各专业使用教材目录
长期
5
优秀教材评选办法及获奖名单
长期
6
优秀教材奖励申报与评审材料
长期
7
优秀教材
长期
设备
设备
一、综合
l
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
长期
2
本院仪器、设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
5
本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
6
本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
7
世界银行贷款项目、设备审核报告、上报材料
8
本院关于计量设备维修工作的请示、意见、报告
9
综合年度统计报表
10
引进的关键设备的报告、批复、清单
1l
上级统配物资、设备的申请计划、材料汇总、核算表
12
其它
二、仪器设备项目(5万元以上)
l
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)
2
上级或主管领导的批复和准购批示
3
定购合同复印件和会谈纪要、记录等
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
5
开箱记录及装箱单
长期
6
安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单
长期
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备履历书
与设备共存
10
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
11
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存
12
设备订货卡片
与设备共存
13
设备到货验收、报告单
与设备共存
14
引进设备外汇使用记录单
长期
15
限制设备进口许可证
长期
16
申请设备报价单
长期
17
运城职业技术学院固定资产验收单
长期
18
随设备进来的全套文件和资料图纸(由使用单位保管)
与设备共存
19
随机设备全套文件的资料图片目录
与设备共存
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
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立卷部门:
系、部
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
教学
1
教学工作自评报告
长期
2
阶段性工作计划、总结、报告
长期
3
制定的各项规章制度及岗位职责
长期
4
办各种培训班短训班材料(包括办班合同、协议、通知)
长期
5
课程表、学员名单、教学大纲、工作总结,毕业合影等材料
长期
6
与有关单位签订的合同,协议及相关资料
永久
7
学生考试试卷
毕业后
三年
存系部
8
其他
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
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立卷部门:
培训中心
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
1
上级有关非学历教育的培训班、进修班的文件材料
长期
2
办班审批表及审核材料
长期
3
助教进修班及报考课程目录
长期
4
全国高校接收进修教师阶段目录
长期
5
短期进修班结业证书审批表
长期
6
进修教师进修计划与成绩登记表
永久
7
助教进修班结业证书审批表及成绩表
毕业后
三年
存系部
8
教学工作自评报告
长期
9
阶段性工作计划、总结、报告
长期
10
制定的各项规章制度及岗位职责
长期
11
办各种培训班培训班材料(包括办班合同、协议、通知)
长期
12
课程表、学员名单、教学大纲、工作总结、毕业合影等材料
长期
13
与有关单位签订的合同,协议及相关资料
永久
14
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
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立卷部门:
网络中心
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
行政
1
上级关于网络信息建设的文件材料
长期
2
本院校园网的发展规划、网络扩容和技术升级形成的文件材料
永久
3
本院网络信息中心工作计划、报告、总结、重要会议记录
永久
4
本院网络信息中心工作规章制度、统计表
永久
声像
5
本院重大活动拍摄的照片、录像带、录音带、光盘并附文字说明
永久
声像
6
上级领导来院视察工作的照片、录像带、光盘并附文字说明
永久
7
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
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立卷部门:
图书馆
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
行政
1
上级有关图书工作的文件
长期
2
图书工作规章制度
长期
3
图书工作计划、报告、总结、请示与批复
长期
4
图书工作会议记录
长期
5
本院调拨图书、论文的请示、批复、函件
长期
6
图书报废注销清册、购书清册
长期
7
图书馆书刊订购、馆藏、流通等统计报表
永久
8
图书馆与国内友好交往中互赠交换珍贵书清册
长期
9
图书馆与院外交流的有关材料,院友礼品清单
长期
10
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
招生就业处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
教学
招生
1
上级有关招生工作的文件材料
长期
2
上级关于编报高校招生计划的通知和本院的上报材料
长期
3
招生计划、规定、生源计划
长期
4
新生录取材料及新生名单
永久
5
委培、代培、自费生计划、合同及名单
长期
6
招生宣传、招生工作总结
短期
7
招生简章
长期
8
其它
就业
1
上级有关毕业分配的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、总结、报告
长期
3
毕业生供需统计、计划、合同、协议书
长期
4
本、专科生毕业分配审批表、调配、派遣名册
永久
5
本、专科生毕业分配报到证存根
长期
6
优秀毕业生名单
长期
7
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
8
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
学生处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
教学
一、综合
1
上级有关学生思想政治工作的文件
长期
2
上级有关学生管理工作的文件
长期
3
本I完有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
4
本院关于学生管理工作的文件
永久
5
学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
6
学生管理工作计划、报告、总结
永久
7
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料
长期
8
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
长期
9
各系学生政治工作人员名单
长期
i0
学生工作简报
长期
11
本院学生人民奖学金发放名单
长期
12
本院学生获各类奖学金评审材料及获奖名单
长期
13
学生困难补助名单及领款单
短期
14
学生运动会材料
长期
二、学籍管理
1
上级关于学籍管理的文件材料
长期
2
本院关于学籍管理的文件材料
永久
3
新生录取登记表
永久
4
学生学籍卡片
永久
5
在校学生名册
永久
6
学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转
学、退学)
长期
7
学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)
长期
8
学生处分材料
长期
9
颁发毕业证书验印名册
永久
10
补发毕业证书、学历证书审批材料
长期
11
学生军训工作计划、总结、大纲、成绩评分办法及考核结果
长期
12
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
团委
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
党办
1
上级关于团的工作文件
长期
2
本院团代会、学代会的文件(通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况介绍、选举结果及上级批复)
长期
3
团委工作计划、报告、批复、总结及各项规章制度
长期
4
表彰和奖励先进团干部、优秀团员的材料
长期
5
团委批准入团、离团材料及名单;团员处分和撤销处分决定的材料
长期
照片入实
物类
6
团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照片{附文字说明)
长期
7
团干部名单及全校团员名册
长期
8
团委会议记录、团委常委会、团总支书记会议记录、简报
长期
9
各分团委改选团干部材料
长期
10
学生会的有关材料
长或短
1l
本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
12
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
短期
13
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
后勤处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
行政
1
后勤处文件、简报
长期
2
后勤处各项规章制度及岗位职责
长期
3
专项或阶段性工作计划和总结
长期
4
重要统计报表
永久
5
校园卫生、绿化、维修改造工程的计划、批复、合同书、图纸及有关记录
永久
6
食堂工作的有关材料
长期
7
与有关单位签订的合同,协议及相关资料
永久
8
其它
后勤财务
l
发放工资名册
永久
2
会计年报表
永久
3
各类明细帐簿
短期
4
各种原始凭证、记帐凭证
短期
5
其它
实物
本部门集体或个人获院级以上(不含院级)奖励材料(包括申报、审批材料及奖状、证书等,个人奖状、证书可为复印件)
永久
运城职业技术学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门:
保卫处
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
行政
1
上级有关保卫工作的文件
长期
2
本院保卫工作方面的规章制度
长规
3
本院保卫工作计划、总结、报告、批复、统计报表
永久
4
本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
长期
5
本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复
长期
6
治安、消防、政保、户政等业务工作情况检查
长期
7
保卫处会议记录及治安情况通报、简报
长期
8
拥军优属活动的有关材料
短期
9
抢械、弹药、库房的管理办法
长期
10
要害部门的保卫、消防工作
长期
11
其它
实
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- 运城 职业 学院 档案 归档 范围 保管 期限