XX房地产集团公文管理实施办法精细.docx

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XX房地产集团公文管理实施办法精细

XX房地产集团公文管理实施办法

为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。

第一章发文办理

第一条正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。

第二条集团公司发文字号的确定及顺序编号由总裁办文印室负责。

第三条草拟公文应当做到：

（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（一）”、第三层为“1”、第四层为“

（1）”。

（七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿伯数字。

第四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第五条集团所有发文应按照以下流程签发：

部门拟稿、校对后报分管的公司领导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。

第二章收文办理

第六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第七条各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报公司领导并提出相关意见。

第八条对于公司领导批办的各类公文，秘书或前台文员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。

第三章公文归档

第九条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案管理部门移交。

第十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四章公文管理

第十三条公文由集团总裁办（地区公司及下属公司为行政人事部）统一收发、审核、印刷、装订，由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。

第十四条公文管理必须严格遵守《XX地产集团保密制度》，所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。

第十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第十六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方可销毁。

第十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第十八条　集团公司机构调整时，全部公文应随之进行合、分管理；需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案管理部门；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十九条　各地区公司及下属公司的公文管理可参照本办法执行。

第二十条　本办法由集团总裁办负责解释，并自发布之日起施行。

附件一：

公文种类、格式及行文规则

附件二：

公文主题词标引规范

附件三：

XX地产集团有限公司公文发文标准格式

附件四：

会议纪要标准格式及行文要求

附件一

公文种类、格式及行文规则

一、公文种类

XX地产集团常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理、周知或者执行的事项等。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。

（四）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况或答复上级单位的询问等。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下属单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议精神和议定事项。

二、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报及抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

（一）涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为

“秘密”、“机密”、“绝密”。

其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。

（四）发文字号应包括单位代字、年份、序号。

如xx地司办字[2009]第×号。

联合行文，只标明主办单位的发文字号。

（五）行文分为上行文、平行文、下行文三种。

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名、电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

（十四）文字从左至右横写、横排。

（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照《XX地产集团有限公司公文格式》标准执行。

（十六）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）集团公司各中心（部、室）可以依据本部门的职责向相关业务部门行文。

（四）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。

（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。

“报告”不得夹带请示事项。

（六）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（七）报送“请示”、“意见”和“报告”应按照分管权限逐级上报公司领导审批。

附件二

公文主题词标引规范

一、选择主题词的原则：

（一）实用性原则：

所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。

（二）准确性原则：

所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。

（三）通用性原则：

应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。

二、公文主题词标引的规范：

（一）主题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。

体现公文分类和内容归属的词称作类别词。

直接体现公文种类的词称作文种词。

文种词是事先界定好的，如“通知、指示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。

说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。

归属词一般由部门名称或地区名称构成。

一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。

主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。

（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

例如：

《关于国庆节放假有关事宜的通知》，先标类别词"行政"，再标类属词"假期"，最后标文种词"通知"。

但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时使用。

有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等文献资料没有文种词。

但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属和主题特征。

通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不超过6个。

转发公文时，主题词标引应当重点反映被转发公文的内容，被转发公文的文种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。

（三）进行主题词标引的关键是选准类别词和类属词。

公文的主题及内容归属一般体现在标题和事由当中。

如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。

一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。

三、公文主题分析步骤：

    1、审读文件，了解主题，审读文件的重点。

    2、分析主题类型，确定主题概念。

    主题类型分为单主题和多主题两种。

单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。

多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

    3、分析主题结构，确定主题因素。

主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。

主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；

通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。

通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；

位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。

位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称； 

时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。

时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；

文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号。

附件三

XX地产集团有限公司公文发文标准格式

一、范围

本标准规定了XX地产集团有限公司公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于规范XX地产集团有限公司及属下各单位制发的公文格式。

二、引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

三、定义

本标准采用下列定义。

（一）字（word）

标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。

（二）行（line）

标识公文中纵向距离的长度单位。

本标准以四号仿宋体字固定值25磅的距离为一基准行。

四、公文用纸幅面及版面尺寸

（一）公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：

210mm×297mm。

（二）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：

27mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：

26mm±1mm

版心尺寸为：

146mm×235mm（不含页码）

（三）公文中图文的颜色

未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

五、排版规格与装订要求

（一）排版规格

正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般每面排26行，每行排30个字。

（二）印制要求

双面印制，页码套正，两面误差不得超过2mm。

印品着黑实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（三）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

两页页码之间误差不超过4mm。

订位为两钉钉锯外订眼书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为8mm－10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

六、公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度157mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），紧急程度顶格标识在右上角第2行。

3、发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。

发文机关标识使用小标宋体，用红色标识。

4、发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空4行，用13号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。

5、签发人

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

签发人用13号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用13号仿宋体字标识签发人姓名。

（二）主体

1、公文标题

红色反线下空1行，用20号宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，主送单位名称后标全角冒号。

3、公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

4、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件：

1.××××××××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件的序号左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

5、成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”；成文日期的标识位见6。

6、公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文单位印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

（1）单一发文印章

单一发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标识成文日期。

成文日期须与发文单位居中对齐；加盖印章应居正文之下，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

（2）联合行文印章

联合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行排列，中间相距6个字；成文日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两个印章间互不相交或相切，相距不超过15mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；两个印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（3）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7、附注

公文如有附注，用四号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（三）版记

1、主题词

“主题词”用四号仿宋体字加粗，居左顶标识，后标全角冒号；词目用四号仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。

2、抄报

在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范围，左右各空1字，用四号仿宋体字加粗标识“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。

3、抄送

公文如有抄送单位，在主题词下2行，左右各空1字，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

4、印发机关和印发日期

位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置；用四号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

5、公文份数序号

公文份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。

6、版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

7、版记的位置

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

七、页码

用小五号仿宋体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。

八、公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。

附例

XX地产集团有限公司文件

【密级】机密

xx地司×字［20××］第×号签发人：

×××

（发文字号用13号仿宋体）（“签发人”、“签发人姓名”用13号仿宋体字）

文件标题（宋体20号加黑）

×××××：

（主送单位和公文正文用四号仿宋体字）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件一：

《×××××××××××××××》

附件二：

《×××××××××××××××》

（附件说明用四号仿宋体字）

发文单位

二ΟΟ×年×月×日

（成文日期用汉字书写，加盖发文

单位的印章，采用下套方式）

主题词：

“主题词”用四号仿宋体加粗，词目用四号仿宋体

抄报：

抄报机关用四号仿宋体，抄报两字与主题词两字对齐并加粗

抄送：

抄送机关用四号仿宋体　　　　　　　　　　　　　　

（印发单位）印发单位用四号仿宋体，印发日期用阿拉伯数字标识（印发日期）200×年×月××日印发　　　　　　　　　　　　　

（共印×份）

注：

上、下页边距为2.54cm　左、右页边距为3.17cm　全文行间距为固定值25磅

附件四

会议纪要标准格式及行文要求

一、部门的会议纪要必须在会议结束后24小时内完成。

大型的综合性会议的会议纪要要在会议结束后48小时内完成。

二、董事局领导主持召开的会议，其会议纪要的撰写由总裁办从与会部门的会议记录人员中指定。

三、会议纪要格式：

（一）会议纪要面页采用套红“XX地产集团有限公司”题头的便笺纸，后页为复印纸A4规格纸。

（二）会议纪要文字形式、格式、内容格式要求：

1、会议纪要文头

（1）题目：

统一为“会议纪要”，采用宋体20号字体，排放在文件纵线正中；横向上距纸边1/6左右位置。

（2）编号：

会议纪要须编号，编号采用“xx地司＋职能部门简称+纪字+［年号］+第***号”，如办公室：

xx地司办纪字［2009］第***号，字号为13号仿宋字体，排放在题目下方正中。

（3）密级：

会议内容绝密或机密在编号右下角文边，采用［绝密］或［机密］加黑四号仿宋字体注明，不保密的无须字样。

（4）统称：

文头里设“XX地产集团有限公司”全称，在密级行下方，文头底线左上方，采用仿宋四号字体。

（5）日期：

在文头底线右上方，如有密级字样，在密级字样下方采用****年*月*日阿拉伯数字，比如：

“2009年3月9日”的四号仿宋字体。

（6）“统称”和“日期”行，如没有密级字样，与编号行之间空一行。

（7）文头底线，采用在“统称”和“日期”下方划一细黑实线。

2、会议纪要内文

（1）首先编写基本情况，形式采用按顺序分别分行排列，与文头底线之间不空行，起头不空格，如：

会议时间：

会议地点：

参加人员：

会议主持：

会议记录：

会议内容：

1）上述排列的字体加黑。

2）会议时间的具体内容表述采用****年*月*日+钟时，比如：

“2009年3月9日13：

00～17：

30”的阿拉伯字体。

3）参加人员的具体人员分类和会议议程的各项议程序数。

采用阿拉伯数字，数字与文字次行均齐头。

（2）正文文字形式

1）正文内容无论标题和行文第一行起头均空2格，未完的语句次行不空格。

2）正文结构层次序数：

一般依次为“一”、“

（一）”、“1”“

（1）、“1）”、“①”。

3）每一议程标题采用黑体四号字体，每一议程标题与上文段之间空一行。

4）每一议程标题下面如小标题多，第一顺序小标题采用加黑。

5）标题末尾一般无须冒号。

6）所有内文文字字体，除标题是宋体字加粗以外，其余均采用仿宋四号字体。

文件左右留白边分别为3.17cm；下方留白边为2.54cm。

（3）正文行文模式和内容要求

会议内容是正文的主干和重点，侧重介绍会议的重要发言和决议。

1）会议纪要如实地反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。

否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

2）凡涉及重大复杂、制度性及政策性较强的议题，须综合归类整理，按性质按步骤分类罗列，要保留主干，行文简洁，剔除次要、枝节及重复的内容；凡涉及的议题内容简单、或事物性强的，按顺序分项罗列。

3）要遵循“有议必有果”的原则。

清楚罗列每项议题的最终讨论结果和决定内容、会议确定的完成时间、责任部门或责任人，排列次序按每个议题最后决定的完成时间依次列下。

如会上有关领导未明确提及的，由记录人负责提醒。

4）一般无须记录会议上未对具体部门或问题提出具体要求的领导讲话或发言，特殊情况除外。

3、会议纪要署名：

（1）由XX集团公司董事局领导主持召开的公司大型会议，会议纪要一般署名为“XX地产集团有限公司”。

（2）副总裁或总裁助理主持的会议或联席会议，会议纪要一般由牵头部门或联席部门署名，特殊情况也可由指定部门署名，在署名的最前方加“XX地产集团有限公司”。

（3）各部门召开的会议由各部门署名，在署名的最前方加“XX地产集团有限公司”。

（4）须清楚署明“年、月、日”，有公章的须加盖公章。

附例

会议纪要

xx地司*纪字[****]第***号

（秘密等级）[**]

XX地产集团有限公司****年**月**日

会议时间：

****年*月**日**：

**～**:

**

会议地点：

**********

参加人员：

1、*************************

2、***********************

会议主持：

**********

会议记录：

***

会议内容:

一、***********************

二、***********************

一、***********（领导针对具体会议提出的最新或特殊要求）。

二、*******（与会部门、参加人员）对工作的总结汇报情况。

三、根据工作完成情况，与会领导对下阶段重点工作提出的要求。

四、本次会议的重要决议。

五、*****************************

*******************************************************************