精ZD005 业主大会和业主委员会议事规则0512.docx
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精ZD005业主大会和业主委员会议事规则0512
东新园业主(代表)大会和业主委员会议事规则
第一章总则
第一条制定依据
为保障本物业管理区域内业主(代表)大会和业主委员会的规范设立、运作,维护全体业主、物业使用人的共同利益和合法权益,根据国务院《物业管理条例》和相关法规、规章,制定本业主(代表)大会议事规则,并经 年 月 日业主(代表)大会讨论通过之日起生效。
第二条业主(代表)大会宗旨
本业主(代表)大会维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中的合法权益,保障物业的合理、安全使用,维护本物业管理区域内的公共秩序,创造整洁、安全、舒适、文明的环境。
本规约对本物业管理区域内全体业主及物业使用人(或承租人)均具有约束力。
上述任何人员不得抵制业主(代表)大会的决定或经业主(代表)大会授权业主委员会的决定的贯彻执行,不得干扰业主(代表)大会和业主委员会的正常工作。
第三条业主(代表)大会的组成
本业主(代表)大会由本物业管理区域的全体业主或业主代表组成,业主代表实施100户以上(含100户)一名代表形式。
业主身份的确认,一般按房屋所有权证记载的所有产权人确定;已订立房屋买卖合同但尚未取得房屋所有权证的,房屋竣工并已交付的,按照房屋销售合同中明确的物业买受人确定。
房屋已经竣工但尚未交给物业买受人,或者尚未出售的,按建设单位向房产管理部门现售商品房备案确认。
房屋所有权属2人以上共有产的,推选一人参加业主(代表)大会会议,其中一人签名确认的投票意思表示,视为全部共有人的意思表示。
无民事行为能力或限制民事行为能力的业主,由一名法定监护人参加业主(代表)大会会议,并代表该业主参加表决。
单位业主的,按该单位提供的书面有效委托证明中明确的人员确定。
第四条业主(代表)大会活动范围
业主(代表)大会、业主委员会应当依法履行职责,不应作出与小区管理无关的决定,不应从事与小区管理无关的活动。
业主(代表)大会及其业主委员会应根据有关法律法规规定接受当地物业管理行政主管部门的指导和监督、接受小区范围内全体业主的公开监督。
积极配合政府部门做好维护社会治安、交通秩序等社会稳定工作。
第二章业主(代表)大会议事规则
第五条业主(代表)大会议事内容
(一)制定、修改业主管理规约和业主(代表)大会议事规则;
(二)决定选聘、解聘物业管理企业;
(三)决定专项维修资金使用方案和续筹方案;
(四)选举、改选或者更换业主委员会委员,监督业主委员会的工作;
(五)审议决定业主委员会的工作权限和活动经费;
(六)审查业主委员会和物业管理企业的工作报告;
(七)审议决定物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、收益方案;
(八)审议制定和修改物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序、安全防范和环境卫生的维护等方面的规章制度;
(九)改变和撤销业主委员会的不当决定;
(十)法律法规或管理规约规定应由业主共同决定的其他事项(本物业管理区域内涉及业主共同利益的其他重大事项。
)
第六条业主(代表)大会召集主体
业主(代表)大会由业主委员会成员过半数投票决定负责召集。
业主委员会换届召开的业主(代表)大会会议,由本届业主委员会经过半数投票决定负责召集。
当届业主委员会逾期未换届的,业主可以请求房产主管部门,街道办事处协调、确定召开时间,逾期仍未召开的,由房产主管部门,街道办事处,指导、帮助社区居民委员会指导业主召开。
逾期过3个月后仍不能召开的,以投票人数20%的业主签名发起召开成立业主监督委员会,由业主监督委员会组织5%以上的业主书面申请街道办事处指导成立业主(代表)大会筹备组,并由筹备组主持换届选举工作。
第七条业主(代表)大会会议形式
业主(代表)大会可以选择两种形式,具体由业主委员会或筹备组(该筹备组特指业主委员会因特殊原因强制换届组成的业主委员会换届筹备组)确定。
(一)集体讨论的形式;
采用集体讨论形式议事的,需要业主委员会或者筹备组召开全体业主会议或业主代表大会。
100户(含100户)以上的以业主代表会议的形式议事,该业主代表制度详见《东新园业主代表制度》。
如果采用业主大会方式,东新园电子信息平台将成为业主(代表)大会平台,全体业主实名验证认证后,每户选择一个ID(认证唯一手机号码)参与业主大会投票表决意见,法律效力等同实体会议。
1、召开全体会议(业主应参加业主(代表)大会会议,业主接到会议通知不出席,也不委托他人参加业主(代表)大会会议的,须遵守业主(代表)大会作出的决定);
2、召开业主代表会议。
业主推选业主代表参加业主代表会议的,业主以100户(含100户)为一单位,推选一名业主代表参加业主代表会议,具体推选办法由业主委员会或筹备组确定。
业主大会或业主代表大会须持投票权数过半数以上的业主或业主代表出席才能举行。
业主代表的任期一般不超过3年,可以连选连任。
详见《东新园业主代表制度》。
业主代表应当在参加业主(代表)大会会议3日前,就业主(代表)大会拟讨论的事项书面征求所代表业主意见,并在业主(代表)大会会议上如实反映。
业主代表因故不能参加业主(代表)大会会议的,其所代表的业主要另外推选一名业主代表参加(业主代表不出席、所代表的业主也不另外推选业主代表参加业主(代表)大会会议的,业主须遵守业主(代表)大会所作出的决定)。
业主(代表)大会决议对全体业主有约束力。
业主(代表)大会会议,一般由业主委员会主任或业主委员会指定的其他成员主持。
如意见不统一,可由物业管理行政主管部门协调,若协调不成,由物业管理行政主管部门确定主持人。
强制换届业主委员会的业主(代表)大会由筹备组组长主持。
(二)书面征求意见的形式。
1、征求(表决)意见由业主代表作为业主(代表)大会的权利机构,对需要征求或者表决的进行投票确定;
2、如果是全体业主投票的,征求(表决)意见单由业主代表、楼道召集人(验证登记的热心业主)或工作服务人员逐户送达并签字;
3、征求(表决)意见为全体业主的,在物业管理区域内设投票箱,由工作服务人员收取,当面投入投票箱内,也可由业主在规定时限内自行将征求(表决)意见单投入投票箱内。
筹备组或业主委员会在物业管理行政主管部门、社区居委会、公证机构、业主代表监督委员会的监督下,进行统计汇总。
4、已送达的征求(表决)意见单,业主投弃权票,或在规定的时间内不反馈、不书面提出反对意见的,视为同意多数业主意见。
(三)电子征求意见的形式
1、东新园作为杭州最大的单体小区,业主人数众多为了提高效率,加强监督,将建立东新园电子信息平台,电子信息平台将包括电子投票系统。
该系统在法律法规允许范围内建立,业主签字书面同意书确立电子投票资格和投票法律地位,不可再参加书面投票表决。
如需变更投票方式,需向业委会签署变更确认书。
2、签订电子投票同意书的,可以在东新园电子投票平台投票,效力视同书面投票表决签字。
3、电子投票时间范围和书面投票范围同步,同样在物业管理行政主管部门、社区、社区居委会、公证机构、业主代表监督委员会的监督下,电子征求(表决)单与书面征求(表决)意见单进行合并统计汇总。
4、书面征求(表决)单和电子征求(表决)单在合并统计汇总后,需要在15个工作日内及时以书面和电子双重方式同步向全体业主公布合并统计结果。
5、电子征求(表决)情况数据保存在业主委员会,保存时间5年,换届向下一届业主委员会交接。
6、电子投票平台,业主投弃权票,或在规定的时间内不投票,同样视为同意多数业主意见。
(四)选举、征求(表决)投票方式
为了提高工作效率,东新园小区业主(代表)大会选举、征求(表决)、业委会委员选举投票均采用全小区全体业主或者业主代表集中一次差额投票方式。
投票平台可以为电子和书面方式相结合。
选举、征求(表决)等方式根据内容分为三类:
1、日常工作经由业主代表大会过半数(含)以上投票通过即可实行。
2、涉及小区利益重大事项、动用小区维修基金和小区业委会选举需面积和投票人数过半数(含)以上业主或者业主代表投票方可实施。
3、业委会委员选举在小区业主或者业主代表集中一次差额投票选举基础上,根据小区业主或者业主代表推荐的分苑委员候选人,小区内每个苑得票数量最高,且得票率和面积率过半数(含)的两位候选人当选。
如分苑内的候选人得票率或者面积率均未超过半数(含),则由其他分苑过半数(含),按最终扣除当选委员后的得票率顺序的候选人替代。
每个苑当选委员两人,公建配套单位壹人,最终符合条件的5至13名当选委员组成当届业委会。
第八条召开业主(代表)大会会议的程序
业主(代表)大会会议按下列程序召开:
(一)会议筹备
1、草拟需业主(代表)大会会议表决的内容;确定会议召开的形式、时间、地点、议题和议程;制定征询意见表或表决票;核实业主身份、人数、专有部分面积、建筑物总面积等情况。
筹备组或业主委员会做好开会前的准备工作。
根据业主的提议,草拟议案、制定征询(表决)意见单、核实业主委员会候选人身份等。
2、召开筹备组、业主委员会会议审议决定提交业主(代表)大会议案、意见单等情况。
(二)发布公告
业主(代表)大会召开会议前15日,筹备组或业主委员会应以书面形式向物业管理区域内全体业主公告。
同时告知相关的社区居委会。
公告包括以下内容:
1、会议形式;
2、会议的日期、地点;
3、会议议题和议程;
4、会务常设联系人姓名、联系电话;
5、其他需公告的事项。
(三)召开业主(代表)大会
按照本议事规则七条发放和回收表决票。
(4)统计结果
按照本议事规则七条统计表决结果
(5)公告会议决定
业主(代表)大会会议决定以书面和电子两种形式在本物业管理区域进行公告,接受业主的查询和监督。
(六)记录并存档
业主(代表)大会会议应当由筹备组或业主委员会书面记录并存档。
第九条业主(代表)大会议题限制
本物业管理区域内业主(代表)大会对所提议案已经做出决定的,业主一般在一年以内不得以同一内容再提议召开业主(代表)大会会议进行表决。
特殊情况需要再度提议召开业主(代表)大会表决的,需得到投票人数过半数以上业主签名同意方可再度向业主委员会提交,由业主委员会召开业主(代表)大会会议进行表决。
第三章业主委员会议事规则
第十条业主委员会议事内容
(一)召集业主(代表)大会会议,执行业主(代表)大会通过的各项决定,并报告物业管理的实施情况;
(二)拟订选聘物业管理企业的方案提交业主(代表)大会讨论,并代表业主与业主(代表)大会选聘的物业管理企业签订物业服务合同;
(三)拟订业主委员会的年度财务预算方案、决算方案,报业主(代表)大会决定;
(四)拟订《业主(代表)大会和业主委员会议事规则》和《业主管理规约》修改方案,报业主(代表)大会决定;
(五)拟订物业管理区域内物业共用部位、共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面规章制度的方案,报业主(代表)大会决定;
(六)拟订物业管理区域内车辆行驶、停放的管理制度、行人进出约束性管理的管理制度、公共能耗的分摊办法、报业主(代表)大会决定;
(七)拟订专项维修资金使用、续筹方案及共同物业收益资金使用方案报业主(代表)大会决定;
(八)支持和协助物业管理企业履行物业服务合同,指导和监督物业管理企业的日常管理和服务工作,并根据业主委员会工作例会决议提出指导性意见。
(九)监督《业主管理规约》的实施,督促违反物业服务合同约定逾期不交纳物业服务费用的业主,限期交纳物业服务费用;
(十)协调业主与物业管理企业之间的纠纷;
(十一)对有关档案资料、会议记录、印章及其他属于业主(代表)大会的财物进行妥善保管;
(十二)确定当届业主委员会候补委员的报名到产生的全部流程和办法等相关制度的制定;
(十三)对物业管理区域内上述几条产生的信息按照信息公开制度及时公开,接受物业管理区域内信息监督反馈予以确认,维持电子、书面2条信息系统正常运作做出的决定。
第十一条业主委员会会议
业主委员会会议须依法按程序进行,采用民主集中制,少数服从多数,一旦形成决议,必须共同遵守,持不同意见的委员不得串连业主抵制业主委员会议决议的贯彻执行。
不得以散发公开信、张贴大小字报的形式干扰业主委员会的正常工作。
业主委员会会议应当按下列规则召开:
(一)、会议由主任或其委托的副主任负责召集,特殊情况可以当天临时召开;
(二)、会议通知及有关资料提前2日送达每位委员;
(三)、委员因故不能参加会议的,提前1日向业主委员会召集人说明;
(四)、会议有过半数委员出席,做出决定须经全体委员人数半数以上同意(特殊情况委员可电话免提参与表决);
(五)、做好会议书面记录和会议议案表决记录、视频录像录音,并由与会人员签字后保存;
(六)、会议记录和表决记录原件,不得外发,应保存在业委会。
信息公布按照信息公布制度统一实施。
(七)、业主委员会做出的决定,在作出之日起3日内以书面、电子双重形式向全体业主公告。
(八)、无正当理由,无请假,无故缺席会议3次以上,或者累计3次以上参与会议,但是拒不对会议议案进行表决的委员,或累计3次以上拒不执行对会议经多数表决分配工作的,将按照业委会工作管理制度,提请取消该业委会委员资格,由候补委员替补,且业主委员会需在15个工作日内按照信息公布制度,向全体业主予以公告。
(九)、业主委员会将构筑多种和业主沟通的渠道,考虑需要,将保持委员轮流值班制度。
每个月的第一个周日由2名业主委员会委员在办公室值班,接受业主的投诉和建议意见。
值班时间为上午9:
30-11:
30,下午1:
30-4:
00。
值班委员需要做好签到和业主意见信息保存,并发送到对应业委会内部电子工作平台。
(十)、为了更好监督物业管理范围内的工作,业主委员会应该有月固定会议制度。
在经过业主委员会少数服从多数投票原则下,确定每一届业主委员会月固定会议时间、参与人数、信息披露等等事项。
(十一)、业主委员会委员缺额人数超过委员总数30%的,应当在一个月内召开业主(代表)大会会议,及时完成业主委员会委员的补选工作。
第十二条档案资料管理
业主委员会应当建立档案资料管理制度。
档案资料由业主委员会指定专人保管。
业主委员会应建立下列档案资料:
(一)、各类会议记录、纪要;
(二)、业主(代表)大会、业主委员会做出的决定等书面材料;
(三)、各届业主委员会备案登记的材料;
(四)、业主、使用人名册;
(五)、订立的物业服务合同;
(六)、其他有关合同或者材料。
(七)、所有正式文件均应该按照编号规则编订,应有文件清单以备查询和监督。
第十三条业主委员会活动经费
业主(代表)大会、业主委员会的运作经费用由全体业主共同承担,运作经费可以单独向业主收取,也可委托物业管理企业在收取物业服务费时收取。
也可从小区共用部位、共用设施、物管商业用房的经营收益中支出,在同期物业服务收费总额2%的额度内根据业主委员会的工作实际需要确定使用额度。
最终收取的金额比例方式由业主(代表)大会过半数以上业主投票确认。
业主委员会运作经费用于下列开支:
1、业主(代表)大会、业主委员会会议开支;
2、必要的日常办公等费用;
3、有关人员津贴。
具体额度由业主(代表)大会确定。
4、聘请第三方服务机构的费用。
5、活动经费收支账目每半年在物业管理区域内公布一次,接受业主的监督。
6、其他经业委会过半数委员表决同意的费用。
第十四条业主委员会信息公开和监督
业主委员会应当保证信息公开透明,接受全体业主的监督和指导。
建立统一的信息发布制度,具备统一的业主委员会信息发言人。
(一)、业主委员会应当建立小区信息平台,采用书面、电子双重方式进行信息发布。
(二)、信息平台根据业主委员会档案管理第四条信息核对信息发布对象。
(三)、业主委员会应当设立信息发布人和备用信息发布人,信息将实现统一公布。
信息发布人因故无法发布信息的,由备用信息发布人接替发布信息。
(四)、信息平台应当具备信息反馈和信息监督多重功能,业主对业主委员会公布的信息反馈,电子平台由信息发布人或者备用信息发布人统一接受,记录保存后按照分小区所在地和事件属性转交给对口委员处理。
传统书面意见由业主委员会值班委员接受,记录保存后按照分小区所在地和事件属性转交给对口委员处理。
(五)、信息平台应该提供全体业主的监督。
业主凭有效证件(该证件由第一总则第三条规定有效范围)通过电子平台或者递交业主委员会申请报告在约定时间内查询相关信息原件。
(六)、业主查询过程中不允许拍照、录像、记录,查询完毕后业主委员会应当盖公章予以查询完毕的回单。
该回单一式二份,一份交业主保管,一份保存于业主委员会。
(七)、为了信息的顺畅,业主委员会应当在物业管理范围内每幢选择1-2名热心业主组成业主信息传递渠道。
书面信息的发布可以使用业主传递渠道以及居委会、社区楼道长共同予以传递。
第四章附则
第十五条印章的使用管理
业主委员会应当建立健全印章管理制度。
业主委员会印章由业主委员会指定专人保管,并按印章管理制度使用。
鉴于风控,业主委员会主任不能保管公章。
用印必须实行登记制度,每次用印,必须先经业委会主任或者副主任审批签字,使用人在印章使用登记簿上记录备查。
记录内容为用印日期、用印事由、用印数等。
违反印章使用规定,造成经济损失或不良影响的,由管理印章的责任人承担相应责任。
鉴于风控,业主委员会印章须保存在业主委员会办公室保险箱,保险箱密码由秘书长保管。
印章使用登记簿由业主委员会主任或者副主任保管。
第十六条业主(代表)大会和业主委员会议事规则的生效
本议事规则和本议事规则的修订经业主(代表)大会通过生效。
本议事规则未尽事项由业主(代表)大会补充。
第五章议事规则补充规定
第十七条议事规则补充规定
本议事规则补充将由业主委员会执行,业主委员会将根据投票权过三分之一(含)业主的意见,经临时业主(代表)大会投票过半数同意通过后,予以补充。
第十八条议事规则补充规定备案
本议事规则补充规定在临时业主(代表)大会投票确立后,业主委员会将在7个工作日内将该补充规定向物业所在地主管行政部门予以报备,成为正式的法律文件。
第十八条本议事规则内容若与法律法规及有关条例相冲突,以法律法规及有关条例的规定为准。
东新园第四届业主委员会
二0一八年一月三十日
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