《中国邮政储蓄银行湖南省分行个人业务会计稽核操作规程试行》.docx
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《中国邮政储蓄银行湖南省分行个人业务会计稽核操作规程试行》
中国邮政储蓄银行湖南省分行
个人业务
会计稽核操作规程(试行)
中国邮政储蓄银行湖南省分行个人业务
会计稽核操作规程(试行)
第一章总则
第二章
第一条为发挥会计监督职能,强化风险控制,根据《中国邮政储蓄银行个人业务会计稽核管理办法(试行)》、《中国邮政储蓄银行个人业务会计稽核档案管理办法(试行)》、《中国邮政储蓄银行个人业务会计稽核操作规程(试行)》等规章制度,并结合我省实际,制订本操作规程。
第二条本规程中,会计稽核是指按照业内有关法律法规和中国邮政储蓄银行相关会计、业务制度要求,于网点柜台和相应的管理终端(以下简称个人业务前台)业务、账务处理完毕后,依据业务数据、凭证影像、预警信息等系统资料,对个人业务柜面交易进行审核,发现和披露差错,揭示操作风险、跟踪问题、监督整改并反馈稽核结果的全部过程,以有效控制风险、规范业务行为,提升风险防控水平,确保业务运行质量。
第三条本规程中的凭证,是指网点普通柜员在业务办理中形成的各种单据、网点综合柜员在与管辖行(指一级支行或各级行所辖营业部,下同)会计、出纳人员办理内部缴拨资金事项时所形成的各种原始单据。
第四条本规程中的凭证主件,是指含有系统机打流水记录、能够体现业务主要特征且需要系统识别机打区域信息的凭证,例如:
开户申请单、存取款凭证等;附件是指同一笔交易中,与凭证主件相关联的其他凭证,例如:
手续费收据、身份证复印件等。
第五条本规程中的会计稽核档案(以下简称“档案”),是指一类网点、二类网点和邮政代理网点(以下统称“网点”)在个人业务处理时直接形成,经会计稽核中心扫描形成影像,且完成会计稽核并归档的纸质会计档案。
第六条本规程适用于中国邮政储蓄银行湖南省分行辖内各级分支机构以及各级办理个人业务的邮政金融代理机构。
第三章凭证整理与寄递
第四章
第一节网点凭证整理
第二节
第七条客户在填写信息时,营业人员应引导客户凭证填写内容完整、字迹清晰、书写规范,套写、复写凭证各联应清晰、完整。
第八条凭证打印
1.网点在营业前,须检查打印机状况,出现墨迹过浅或打印针头断针等情况,应及时更换色带或打印针头。
2.营业员打印凭证时,须平直进纸,不倾斜、颠倒;打印记录应全部在机打区域内,不倾斜、压线、越线;打印内容应正确、清晰、完整。
3.因系统、设备等特殊原因,造成漏打或打印位置不端正的,应及时进行补打;发现打印信息过浅或打印头断针的,应及时更换打印机色带或打印针头,对打印机进行维修后重新打印。
4.凭证打印区域及凭证名称不得覆盖章戳或其它干扰信息,应保持区域内干净、整洁。
第九条凭证主件是指含有系统机打流水记录、能够体现业务主要特征且需要系统识别机打区域信息的凭证。
附件是指同一笔交易中,与凭证主件相关联的其他凭证。
一笔交易凭证主件带有附件的,交易完成后营业员应立即在附件的左上角加盖“附件”章,章戳须清晰、完整,不得有油污、涂改或覆盖其它干扰信息。
凭证主件不得加盖“附件”章。
第十条营业结束后,网点柜员须按以下要求整理凭证:
1.以柜员为单位,将本人经办凭证,按交易日期、业务种类、交易类型、主附件类型进行归类整理、顺序摆放。
不同柜员的凭证不得混放;同一柜员不同交易日期的凭证不得混放。
2.同一笔交易的凭证,按“先主后附”的原则,附件应紧随主件摆放,主、附件不得分离,不同主件的附件不得交叉混放。
3.凭证整理时不得折叠、折角;不得使用胶水、大头针、曲别针、订书针等介质将凭证主件和附件粘贴或硬性放置在一起。
4.复写、套写等多联凭证须逐联撕开。
5.凭证破损时,应用透明胶带在凭证背面粘贴完整,且确保平整。
6.客户回执联须沿虚线撕下,确保凭证留存整齐、完整。
7.除特殊规定外,全部凭证正面朝上、顶部对齐。
第十一条每个柜员应将本人当日凭证按从小到大的顺序在凭证的右上角空白处逐一压号。
压号时不应重号、跳号、错号;不应压住、干扰“附件”戳、机打信息等信息。
每个柜员当日凭证单独压号,不同柜员、同一柜员不同日期的凭证不得混合或接续压号。
第十二条柜员将本人凭证整理完毕后,清点数量(数量不含扎账单),填写“柜员办理业务量日计表”(附件1),一式两联,一联留存,另一联附在本人全部凭证上面,并用凤尾夹夹好,交予综合柜员。
普通柜员、综合柜员本人凭证均按此标准整理。
第十三条网点综合柜员接收普通柜员上交的凭证,按以下步骤进行处理:
1.综合柜员依据普通柜员交来的“柜员办理业务量日计表”,逐一清点普通柜员凭证,核对普通柜员信息填写的准确性、凭证整理的规范性。
2.综合柜员审核普通柜员凭证整理无误后,进行签收,依据普通柜员“柜员办理业务量日计表”,填写“网点业务量汇总表”(附件2),一式两联,一联留存,另一联附在全部柜员实物凭证的上面。
3.凭证按交易日期、柜员分类,综合柜员和一名普通柜员双人在监控下将整理好的凭证装入“凭证交接专用包”,包上的透明小窗内应插入填写了交易日期、交易机构等寄递信息卡片,审核无误后,插入一次性锁片。
第十四条网点补交凭证
网点补交原始凭证时,须将原始凭证放入带有“补交”标志的信封中,并在信封上注明补交日期、业务日期、机构代码等信息(详见网点凭证整理规范)。
如补交多张,须进行压号处理、顺序放置,并填写“网点凭证补交清单”。
信封密封完毕后,直接装入寄送稽核中心的“凭证交接专用包”。
第三节凭证寄递
第四节
第十五条我省凭证寄递统一采用转发方式,即网点凭证经过市县归集后,统一寄递至省分行会计稽核中心。
第十六条在个人业务会计稽核系统(以下简称“稽核系统”)中登记的凭证寄送信息,在接收机构接收前,原寄送机构可以进行修改。
如因凭证丢失、毁损等需要删除时,由接收机构进行处理。
第十七条网点登记寄递信息
1.综合柜员整理好“凭证交接专用包”,根据包内凭证信息和包上一次性锁片编号,据实在稽核系统中登记凭证寄送信息,并将系统自动生成的寄送编号填写、插入“凭证交接专用包”透明窗内。
2.系统内一个网点每个业务日期只能登记一次寄递信息。
3.系统中登记一条寄送信息,包数为多个时,在对应的每个“凭证交接专用包”上均应登记寄送编号,且对封包顺序编号,以便核对、查找。
4.对于没有网路条件或者系统故障无法在稽核系统中登记凭证寄递信息的网点,市县稽核督导员可代替该网点在系统中进行登记。
第十八条网点凭证封包寄递
1.网点凭证封包寄递时,综合柜员和一名普通柜员双人与解款员(接件人)在监控下交接,双方检查凭证封包和封签的完整性、封包信息填写的规范性,审核无误后登记“网点凭证封包交接登记簿”(附件3),办理交接手续。
2.解款员(接件人)签收网点凭证封包,同时登记“市县接收网点凭证封包清单”(附件4)一式两联,按款车路线归集完毕后,将“市县接收网点凭证封包清单”与实物凭证封包一起交市县稽核督导员。
第十九条市县转发
1.市县稽核督导员接收解款员(或其他)交付的网点凭证封包时,检查凭证封包和封签的完整性、封包信息填写的规范性、封包数量与“市县接收网点凭证封包清单”的一致性,审核无误后,在“市县接收网点凭证封包清单”上签收,一联返还解款员,一联留存。
如发现封包开拆、破损等现象,应及时追查原因,并核对封包内凭证数量是否正确,有无丢失。
2.市县稽核督导员根据凭证封包接收情况,如实、及时进行凭证转发。
凭证在途超时限的,应及时查明原因,督促处理。
3.市县稽核督导员根据网点上交凭证小包,组合装入市县大包,填写“大包所含小包明细表”放入大包内,并在系统内对应勾选网点凭证上交信息,进行转发操作,生成转发编号,插入对应的市县大包透明窗内。
市县每天可以多次进行组包转发操作,已转发的网点凭证上交信息,不可重复转发。
每个大包对应一个转发编号,转寄包数(小包)系统自动计算,不能修改。
4.市县稽核督导员寄出凭证时,需按寄递规格要求进行打包,并标注封签,登记稽核系统对应生成的转发编号,审核无误后插入一次性锁片。
5.市县稽核督导员与寄递人员检查转寄大包的完整性、封包的规范性,审核无误后,双方登记“市县寄出凭证封包登记簿”(附件5)办理交接手续。
第五章稽核中心凭证处理
第六章
第一节寄递凭证接收
第二十条凭证管理员接收凭证
1.省分行会计稽核中心凭证管理员与寄递人员交接凭证封包应在监控下进行,双方检查封包的完整性、与寄递清单内容、数量的一致性,核对无误后,双方在编制的凭证交接清单上签字,各收执留存一联。
2.凭证管理员根据封包实收清单,及时在稽核系统中完成对应信息的接收操作。
3.如发现接收的实物与系统对应信息不匹配时,应及时查明原因,进行差错登记、退回等相应处理,确保实物与稽核系统信息的一致性。
4.会计稽核中心凭证管理员必须每天检查所辖机构凭证寄递时限,监控超时限情况,对于凭证在途超过时限的,及时查明原因,下发差错,督促整改。
第二节凭证清分
第二十一条扫描组领取凭证大包
1.凭证扫描组根据扫描工作进度及时限要求,向凭证管理员领取凭证封包,封包领取以市县大包为单位由扫描组长和一名扫描员双人与凭证管理员在监控下交接,双方检查封包的完整性、封包数量的一致性,核对无误后,凭证管理员编制“凭证管理员与扫描人员封包交接清单”,扫描组长和一名扫描员双人签收,清单一式两联,一联凭证管理员留存,一联扫描组长留存。
2.凭证管理员根据凭证接收信息,编制、打印“市县大包所含小包明细清单”一式三联,随市县大包交予扫描组长。
第二十二条扫描组扫描任务分发
扫描组长和一名扫描员双人在监控下向扫描员分发扫描市县大包,同时将“市县大包所含小包明细清单”交扫描员,扫描组长编制“扫描组封包分发清单”,扫描员领取签收。
第二十三条扫描员核验小包
1.凭证扫描员在监控下开拆市县大包,检查市县大包所含小包的完整性、小包实物与清单数量的一致性,核对无误后,扫描员在“市县大包所含小包明细清单”注明“核对相符”并签名,然后将清单返还扫描组长,扫描组长审核签字后一联留存、一联交扫描员、一联返还凭证管理员。
2.如发现市县大包所含小包破损、开拆或小包数量不符,应及时向扫描组长反应,查明原因。
第三节凭证扫描
第二十四条凭证扫描员在营业开始前,应检查扫描仪能否正常工作,稽核系统中影像上传服务是否开启。
如发现异常,应及时联系相关人员进行维修。
第二十五条扫描员凭证处理
1.扫描员在台席监控下开拆网点小包,检查包内“网点业务量汇总表”、“柜员办理业务量日计表”与凭证实物信息是否一致。
2.扫描员扫描前按凭证整理要求(见网点凭证整理章节)重新整理凭证,做到凭证整齐、平整,压号顺序排列,正面朝上(汇兑取款通知单除外),顶部中间对齐,不掺杂别针、图针等异物,不粘连、不破损。
3.扫描员扫描时以业务柜员为批次,在系统内登记业务日期、机构号、柜员号、总张数。
同一柜员不同日期、同一日期不同柜员、不同日期不同柜员的凭证均不得混合扫描。
如果在网点整理的凭证中发现上述情况,扫描员应及时上报扫描组长,核实情况后,再进行处理。
4.扫描员扫描中发现实际扫描张数与登记张数不符时,应进行核对查找,经审核无误后,根据系统提示登记不符原因,再进行批次的提交。
5.扫描员应在批次提交前进行扫描影像的检查,确保图像清晰、要素齐全,不歪斜、重叠、压边、上下倒置、正反颠倒,不应有黑边、折角等影响凭证质量的问题。
如发现重张、漏扫及其它不符合扫描影像质量要求的,应立即进行删除、插入、替换等处理。
6.扫描时需要特殊处理的文档,应选择不同的文档处理方式,如银行卡应开启扫描仪后通道;法律文书应通过平板扫描仪进行扫描。
7.扫描员完成一个批次的扫描后,暂时将整理好的凭证用皮筋、凤尾夹等用具固定。
完成一个网点所有批次的扫描后,去掉凭证固定用具,将凭证装入塑封袋,扫描员依据封袋中批次信息相应填写“扫描便签条”(附件6),一起装入塑封袋。
如一个网点凭证量较大,一个塑封袋无法满足要求时,可装入多个塑封袋;如一个网点凭证量较小,不足塞满塑封袋时,扫描员可将其合并至一个塑封袋内。
封袋中含有多个批次时,批次间凭证不得打乱、混放。
8.扫描员将本人整理好的塑封袋装入塑料筐或纸箱,然后协助塑封员一起按扫描员号放入临时库房指定位置。
一个扫描员同一日扫描多个市县凭证的,市县间凭证应顺序摆放,不得混放。
第二十六条凭证补扫处理
1.人工补录多余流水和日常稽核转入的凭证补扫通知,凭证管理员进行检查核对。
对于确认为非稽核范围的业务流水误导入的(流水预处理未过滤),可进行补扫撤销,撤消后对应的补扫任务从凭证补扫通知列表中消失。
对于扫描员漏扫或补录校验错误的,凭证管理员查找到相关凭证后,进入凭证补扫界面进行补扫;对于网点漏交凭证的,凭证管理员核发差错,补扫通知的处理状态变为“等待上缴补扫凭证”,待网点上交凭证后,凭证管理员进入凭证补扫界面进行补扫;对于网点自己发现并已经补交凭证的,凭证管理员直接进入凭证补扫界面进行补扫。
凭证补扫后,对应的补扫任务从凭证补扫通知列表中消失。
2.凭证补扫时,应根据凭证内容,逐项登记业务类型、凭证种类、业务日期、机构号、柜员号、总张数、补扫原因等信息,按要求完成凭证的补扫。
3.补扫后,根据稽核要求对补扫的凭证进行核查。
不符合业务规定的,进行差错登记。
4.对于因网点原因补交凭证的,塑封员通过“凭证塑封-手工输入”交易建立一个批条码,凭证管理员将该条码粘贴在一个空塑封袋上,该塑封袋专门用于网点补交凭证的放置,凭证管理员补扫前在补交凭证的背面注明该塑封袋的批条码,然后再进行扫描,以后补交凭证均可放入此袋,直至装满交塑封员塑封。
第二十七条凭证重扫
因扫描原因造成凭证影像质量问题的,补录员发送单张或整批重扫通知,该批次原扫描员查看凭证重扫列表,查找对应实物凭证,进行凭证重扫,替换原有影像。
重扫后,对应的重扫任务自动从列表中消失。
第四节凭证塑封和装箱
第二十八条临时存放
1.我省规定7天的凭证周转期,在周转期内凭证塑封袋敞口放置在临时库房内,以便扫描员漏扫凭证的补扫、扫描质量欠佳凭证的重扫、网点上交凭证异议的查证、凭证管理员多流水少凭证的查实。
2.临时库房按扫描员号划分区域,扫描员凭证扫描并整理完毕后,协助塑封员将本人扫描凭证放入临时库房指定位置。
同一扫描员临时存放区的凭证按业务日期顺序摆放,不同业务日期的凭证不得混放;同一业务日期不同扫描员的凭证不得跨区域混放。
第二十九条凭证塑封
1.已完成会计稽核且凭证周转期满的凭证,塑封员方可对其塑封。
塑封员在监控下,依据包内实物内容检索稽核系统登记信息,核对一致后打印批条码,并将其粘贴在塑封袋上厚实且方便扫描处,避免塑封时条码变形,影响读取。
2.打印批条码后的批次信息状态从“待塑封”变更为“已塑封”,已塑封的批次不能再次打印批条码。
塑封信息错误时,应撤销塑封条码,重新执行“打印批条码”交易;塑封条码打印不清晰、不全或损坏时,应执行“重打批条码”交易。
3.塑封时,不得出现凭证遗漏、丢失、毁损以及塑封不密实等情况。
4.补交凭证可依据“第二十六条”中关于补交凭证塑封的处理规定单独进行塑封,也可在凭证周转期内插入所属批次实物凭证位置进行塑封。
第三十条凭证装箱
1.塑封完毕,塑封员应将已塑封且满箱的塑封袋做装箱处理,装箱应双人眼同在监控下进行,确保装箱实物与系统登记信息一致。
2.塑封员用条码扫描枪扫描塑封袋上批条码,扫描完毕放入箱子中;也可通过“查询”交易查询到批条码,每放入箱子一个塑封袋,就勾选一个批条码。
装箱时凭证包应摆放整齐,尽量装满、装实。
3.箱子装满后打印箱条码并将其粘贴在箱子的指定位置,以便入库或出库时箱条码的读取。
箱条码打印不清晰、不全或损坏时应“重打箱条码”。
4.打印箱条码后,批条码的状态从“已塑封”变为“已装箱”。
5.装箱时多勾选或误勾选的批条码,可点击“撤销箱条码”将其从已生成的箱条码中撤销,撤销时只会撤销选中的批条码与箱条码的关系,不会撤销其它批条码与箱条码的关系。
撤消的批条码状态从“已装箱”返回到“已塑封”状态,需重新做装箱处理。
6.确认箱中实物与系统信息一致后,塑封员应双人眼同使用胶带等用品对档案箱进行封装,且保证档案箱完整、不破损,箱内档案不外漏。
第五节空包退回
第三十一条稽核中心寄出空包
省分行会计稽核中心扫描员完成凭证扫描后,扫描组长协助凭证管理员归集当日凭证空包。
凭证管理员合理规划退还市县小包数量,将其装入对应市县大包内进行封装,登记“稽核中心凭证空包寄出登记簿”(附件7),与寄递人员核对数量无误后,办理交接手续。
第三十二条市县分发空包
市县凭证交寄员接收寄递人员交付的凭证空包,登记“市县接收凭证空包登记簿”(附件8),办理交接手续。
市县凭证管理员根据辖内网点空包使用情况合理分配封包数量,并按款车路线填写“市县分发凭证空包清单”,交解款员按款车路线进行分发。
网点综合柜员和一名普通柜员双人核对空包数量并签收,分发完毕,解款员将“市县分发凭证空包清单”(附件9)返还市县凭证交寄员留存。
第七章档案管理
第八章
第一节库房设置及分配
第二节
第三十三条省分行会计稽核中心应设置档案库房,并根据实际合理划分区域。
1.稽核系统内库房设置由系统管理员按总库、库房、库区、库柜(列数、层数、格数)等层级进行设置。
2.系统管理员在系统内为省分行会计稽核中心设置一个总库,并根据实际在总库下设置库房、库区、库柜(列数、层数、格数),系统设置应按层级顺序逐级进行,且保证库房的系统设置与实际设置一致。
3.总库、库房、库区、库柜(列数、层数、格数)的编号须根据实际需要,采用数字、字母或中文进行设置,且应清晰、明确、不重复、不过长。
4.设置完库柜后,系统可显示可用位置数;在档案入库完成后,可查询档案放置情况。
5.档案库房删除时,应逆层级按库柜、库区、库房、总库的顺序进行,且下辖层级存储信息必须为空,不得含有档案信息,否则无法删除。
第三十四条库房分配
1.档案库房建立后,系统管理员应根据实际需要将指定库房分配给档案管理员,否则档案管理员不能进行库房操作。
2.库房以库区为单位进行分配,且同一库区不能同时分配给两个档案管理员。
3.如遇人员、任务变动,系统管理员可根据实际需要调整库房分配,即取消对移交人的分配,然后重新分配给接收人,系统自动登记“档案管理员交接登记簿”,打印一式三联,移交人、接收人、监交人签字后,三人各留存一联。
库房调整时存储信息不必为空。
第三十五条档案发生入库、迁移、销毁、查阅时,应同时在系统中正确登记,确保实物与系统登记信息一致。
第三节档案入库
第四节
第三十六条塑封员完成档案装箱后,将其交档案管理员入库,档案入库前,档案管理员须检查待入库档案,确保待入库档案符合以下标准:
1.档案箱内凭证包应摆放整齐,尽量装实、装满。
2.档案箱应结实无空隙,且箱内档案不外露。
3.档案箱应整洁、完整,不得有破损、漏洞及污渍。
4.档案箱应贴上箱条码,且条码字迹清晰、完整。
第三十七条已分配库房的档案管理员方可进行档案入库操作,档案入库时,档案管理员应检查库房空余存放位置情况,合理选择存放位置。
1.档案入库以库柜为单位,档案管理员在系统内选择库柜存放位置,用扫描枪扫描箱条码,一个库柜装满后,重新选择新的库柜接着进行档案入库。
2.系统入库操作完成后,档案状态从“已装箱”变更为“已入库”,档案管理员打印“装箱单”,并将其粘贴在档案箱上合适的位置,以便实物档案的查找。
3.入库操作完成后,系统自动登记“会计档案保管登记簿”,档案管理员依次编制、打印“档案入库交接清单”一式两联,档案管理员和塑封员签字后各留存一联。
4.系统入库完成后,档案管理员双人进行实物档案入库,依据箱子“装箱单”上的“位置”信息将其对应放置在库房指定位置。
第五节档案查询和借阅
第六节
第三十八条影像查阅
1.我行原则上不提供纸质档案原件的借阅,各分支行遇有权机关或内部需要确需查询的,可进行影像查阅。
2.影像档案查询管理视同实物档案查询管理,查询需相关负责人提出申请,由县以上主管部门在职权范围内审批,方可进行。
3.市县稽核督导员应依据我行相关业务制度,审查借阅手续合规性。
手续合规的,市县稽核督导员通过“影像查阅”功能,根据交易机构、经办柜员号、业务日期等相关信息查询、查看相应凭证影像。
确需留存复印件的,依据我行相关业务制度,点击影像查阅界面的“打印”按钮进行凭证打印,且在打印件上注明专用用途。
4.市县稽核督导员应建立“市县影像查阅登记簿”(附件10),做好查阅登记。
第三十九条现场查阅
如确需借阅档案原件的,须由档案所属县级(含)以上机构填写“档案借阅申请单”,经有权人员签字并加盖公章后,方可借阅。
1.本行内部借阅档案的,应提供档案所属网点机构号、经办柜员号、业务日期、交易金额、交易流水等主要要素,以便查找。
2.公安机关、司法部门等有权机构需借阅(借出)档案的,须按照相关业务制度,履行合法借阅手续,说明借阅目的和范围,经相关部门审批后,方可进行借阅。
3.档案借阅原则上在档案库进行,档案管理员必须同时在场,且不得提供与申请借阅内容无关的档案。
4.档案管理员依据借阅手续在系统内进行“借阅”登记,并通过系统“影像查阅”交易,查询档案实物在库房的存放位置。
提取实物凭证时,档案管理员须双人眼同进行档案箱及凭证包拆封,现场查阅完毕后,须当场对凭证包及档案箱重新封装放回原处,并在系统内做归还处理。
第四十条档案借出
1.因特殊原因(未了债务、未结案件等,以下类同)确需借出档案原件的,借出手续及处理同“现场借阅”,借出期限不得超过一个星期,特殊情况须办理续借手续。
2.借出期间,档案借阅人对借阅档案负有安全保护的义务,且对档案信息负有永久保密的义务。
3.对于借出的档案,档案管理员应根据借阅期限定期催还,档案归还后,档案管理员应双人眼同清点、检查凭证完好情况,核对无误后对凭证包及档案箱重新封装并放回原处,且及时在系统内做归还处理。
逾期未归还或归还后发现凭证损坏、缺失的,应及时报告主管领导。
第七节档案迁移
第八节
第四十一条档案迁移时,须进行档案出库、入库处理。
档案出库分为系统内出库和系统外出库。
迁移后的档案箱重新入库,或撤销迁移的档案箱重新入库,均须按入库要求进行。
第四十二条系统内出库
1.系统内出库档案接收人可以为本人也可以为他人。
2.系统内出库须先指定入库库区,档案移交管理员用扫描枪扫描出库箱条码或在条码读取区手工输入,完毕后点击确定系统回显已输入的档案箱条码,操作员核对无误后,进行勾选,点击“系统内出库”,登记档案出库日期及接收人,出库完毕后,档案状态从“已入库”变成“出库待接收”,同时系统自动登记“会计档案系统内迁移登记簿”,档案管理员打印一式三联,移交人、接收人、监交人签字后各留存一联。
3.档案接收人可在档案入库界面,查询到“出库待接收”的批次信息,按档案入库要求重新指定位置进行入库,系统内入库操作见“第二节档案入库”。
4.档案管理员应对系统内迁移档案进行监控,对于长时间未入库的,应联系接收人查明原因,督促处理。
第四十三条系统外出库
需出库到系统外的,在条码读取区扫入或输入箱条码,点击“出库到系统外”,登记接收机构信息,出库完毕后,档案状态从“已入库”变为“系统外已出库”,同时系统自动登记“会计档案系统外迁出登记簿”,档案管理员打印一式三联,移交人、接收人、监交人签字后各留存一联。
第四十四条系统出库后,原实物存放位置及对应系统内存储位置为空,可重新利用。
因误操作等原因需要撤销出库的,点击“撤销出库”按钮,档案从状态“出库待接收”或“系统外已出库”变为“已装箱”,需重新进行入库。
入库具
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