各类档案保管期限标准14.docx
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各类档案保管期限标准14.docx
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各类档案保管期限标准14
福建省金湖电力有限责任公司企业标准
各类档案保管期限
Q/FJJH2.414-2003
1主题内容与适用范围
1.1本标准规定了金湖电力公司档案管理中各类档案保管期限的定义、管理职责、内容、要求及检查与考核。
1.2本标准适用于本公司档案保管期限。
2引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用面构成为本标准条文。
本标准出版时,所示版本均为有效。
所有标准都会被修订,使用标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
《国营企业档案管理暂行规定》
《电力工业企业档案分类规则》
3定义
为了方便公司档案室确定各类档案保管期限,科学地进行档案鉴定工作,确保归档档案的完整性、准确性、有效性,以维护本公司历史发展真实面貌,现对各类档案保管期限做出规定。
档案的保管期限分为永久、长期和短期(或定期,下同)三种。
长期为十六到五十年左右,短期为十五年以下(含十五年),对于长期和短期的档案根据具体性质与使用状况可适当确定具体期限,以利鉴定工作的进行。
4管理职责
技术支持部是公司档案管理的归口管理部门,设专职档案管理员,负责对全公司符合档案归档要求的档案进行集中统一管理,档案管理人员应及时做好档案期限的设定,分类及对相应过时的档案进行处理等工作,确保档案的准确有效。
福建省金湖电力有限责任公司2003—10—17发布2003—12—01实施
Q/FJJH—2.414—2003
5管理内容与要求
5.1确定档案保管期的原则
5.1.1凡是反映全公司主要职能活动和基本历史面貌的,经济建设、文化建设、政治斗争和生产技术、科学研究、财务核算中需要长远利用的档案,应列为永久保管。
它包括三个部分:
一是全公司在工作中形成的重要文件、图纸、图夫、照片、录音带和科技财务专业档案等;二是上级机关颁发的属于公司贯彻执行的或公司要求各部门需要贯彻执行的重要文件、基建项目,财务制度等;三是公司各部门报道有关重要问题的文件材料等。
5.1.2凡是在相当长时间内全公司需要查考的档案,应列入长期保管。
包括两部分:
一是全公司生产或经营管理中形成的在相当长时间内需要查考的文件资料、技术图纸和财务制度等;二是上级机关颁发和”属各部门报道的比较重要的文件资料。
5.1.3凡是在短时间内公司及公司所属部门需要查考的各种文件、资料均应列为短期妥善保管。
5.1.4鉴定各类文件资料一定要坚持历史唯物主义的观点,全面分析文件、资料的现实作用和
历史作用,准确地判定其保存价值。
以保证各类档案的齐全、完整,便于全公司各项工作的利用。
5.1.5鉴于全公司各部门的工作性质和职权范围不同,在工作中形成的各类档案的保存价值就有所不同。
因此,鉴定工作一定要以本部门的实际情况出发,恰当地确定各类的保管期限。
”
5.1.6鉴定工作应在各职能部门的支持下,由档案部门协同有关业务部门共同组成鉴定小组,对已经到期的档案进行鉴定,提出存毁意见。
需要销毁的档案,要按照规定手续,经部门领导人审查批准后,予以销毁。
5.1.6.1公司历史沿革、公司志、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像带等.
5.1.6.2公司财产、物资、档案等交接凭证及产权材料;
5.1.6.3处理群众来信及来访的记录、摘要、处理报告:
5.1.6.4公司编制公开或内部出版物的样本、重要原稿、图样。
5.2 下级部门来文
Q/FJJH—2.414—2003
5.2.1请示性来文、报告、申请;
5.2.2典型报告材料;
5.2.3重要活动材料;
5.2.4反映较长时间全面情况的事件;
5.2.5年度工作总结、报告、统计报表等。
5.2.6同级或非隶属部门来文与本公司业务有关、有参考价值的材料,如:
经济合同,协作规定、工作须参考作为依据的各种条例、通知、函告等。
5.2.7所属部门应根据工作需要,确定保留使用档案与移交归档年限,一般保留前一年档案。
(参见附录补充件:
A、文书档案保管期限;b、科技档案保管期限)
6检查与考核
本标准所列管理业务可依据各部门和各类人员的绩效管理办法进行考核。
Q/FJJH—2.414—2003
(补充件)
福建省金湖电力有限责任公司
关于“文书档案保管期限”表
会议文件类
顺序号
条款名称
保管期限
1
1.1
1.2
1.3
2
3
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
6
6.1
6.2
6.2.1
1
1.1
1.2
1.3
1.4
2
3
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
6
7
8
8.1
8.2
9
9.1
9.2
10
10.1
10.2
11
11.1
11.2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
12.1
12.2
1
1.1
1.1.2
1.2
2.1
2.2
3
4
4.1
4.2
5
5.1
5.2
6
7
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
4
5
6
7
7.1
7.2
8
9
9.1
9.2
10
11
11.1
11.2
11.3
12
12.1
12.2
13
14
15
16
17
18
1
2
3
4
5
5.1
5.2
6
7
8
9
10
10.1
10.2
11
12
13
14
15
16
17
1
2
3
4
5
5.1
1
1.1
1.2
2
3
4
5
6
7
8
1
2
3
4
5
6
7
8
8.1
8.2
8.3
9
10
11
12
13
14
15
16
17
1
2
3
2.1
3.2
2.3
4
4..1
4.2
5
5.1
5.2
6
7
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
3
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
1
2
3
1
2
2.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
5.3
6
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
4
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
3.1
3.2
3.3
4
4.1
4.2
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
4
5
6
7
1
2
3
1
2
企业升级
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
5.3
6
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
4
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
1
2
3
4
5
6
本公司党、团代表大会(党员大会)工会代表会议的文件和有关材料;
召开会议的批准文件、通知、会议议程、报告、决议、总结、纪要、讲话、提案、讨论通过的文件、会议代表名单、简报、重要照片等。
会议未通过的文件、发言稿、小组会议记录。
会议参考资料以及会议服务性的其他材料。
本公司召开的党委会议,办公会议记录。
本公司召开各直属部门主要领导会议的记录、典型材料、发言稿、讨论纪要。
公司召开各科室专业会议文件。
重要的文件材料
其他的文件材料
本公司与其他机关召开的会议文件材料、纪要、决定
主办部门
联衔部门
本公司出席上级、同级机关召开的会议带回来的会议文件
本公司领导人在会议上的重要发言的材料
与本公司业务有直接关系的文件
1.重要的文件材料
2.一般的文件材料
领导指导类
上级机关颁发的文件材料:
上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转、通知和通报等文件
属于上级机关颁发的,属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件
直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料其它需要执行的文件材料
党和国家领导人和上级机关领导视察、检查本公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料
本公司党委和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件
本公司颁发的决议、决定、指示、规定、办法、条例、批转、通报、通知及各种经济法规等文件
重要的
一般的
本公司与有关机关联合发出的指示、规定、办法、条例、通知、通报等文件
重要的(主签)
(会签)
一般的
本公司领导人向上级机关的各种工作汇报材料
本公司负责同志在各种全省性、地区性的会议上的报告发言或记录
本公司向上级机关的请示、报告和上级机关的批复
重要的
一般的
下属部门向本公司的请示、报告和本公司的批复
重要的
一般的
上级机关或有关机关对本公司及本公司下属部门工作检查形成的文件材料
重要的
一般的
本公司在历次政治运动中形成的有保存价值的各种文件材料
重要的
一般的
党委(政治部)类
党委会议记录、决议、决定
思想政治工作的意见与总结
党员违法乱纪处分决定
党员党籍问题的报批
党内组织改选报告与批复
党员与党组织、名册、统计报表
党员组织关系介绍信及存根
党员先进集体、个人材料
职工政治理论学习、计划、小组、简报
整党文件
党员轮训D、思想教育有关材料
本公司所管辖的党组织活动产生的文件材料
重要的(如:
总结、汇报材料等)
一般的(如:
党的组织生活会议记录)
纪委类
上级召开的纪律检查工作会议文件
本公司领导人在会议上的讲话
本公司要贯彻执行的
党风与党纪材料
本公司的
上级的
党员违法乱纪处分决定
打击经济领域犯罪材料
已审理结束的
情况简报、反映
上级党组织纪律检查委员会对本公司党组织纪律检查委员会对下级部门案件检查处
重要的
一般的
对纪检队伍机构的设置和要求
纪检工作统计报表
综合(办公室)类
本公司的各种工作意见、计划、总结、报告
年度的
月、季度的
本公司调查研究形成的文件材料
重要的
一般的
本公司的历史沿革、大事纪及反映本公司的重要活动材料
本公司各科室(分公司)主要任务和职责范围等材料
各直属部门报送的年度计划、总结
反映本公司主要职能活动的简报、信息刊
本公司出版的刊物
样本重要的原稿、清样
一般的原稿、清样
本公司与有关部门签订的各种合同、协议书等文件材料
本公司处理人民群众来信及来访记录
处理检举、控诉、申辩性来信的
处理一般建议、批评请求、询问的
本公司财产、物资、档案等的交接凭证清册
行政事务、机要、保密、文书处理、档案工作等公司内部制度、规定办法
本公司的
上级机关的
下属部门的
职工住房基建、分配、收费管理的标准规定办法
本公司的
上级机关审批颁发验收执行的
本公司历年收文簿
电报稿
启用印章通知
本公司办公室公会、厂务会议记录
计划生育的有关文件
营业执照、注册商标、税务登记证
人事类
党对人事工作的方针政策和工作指导
上级对本公司和本公司下属部门机构的设置、成立、合并、撤销、更改名称等文件
本公司人员编制表、干部职工花名册
本公司所管辖的干部任免的文件材料(聘任)
本公司所管辖的干部奖励和处分的决定及有关材料
重要的
一般的
审干结论材料
干部录用、转正、转干、定级、调资
干部工作调动及申请户粮关系落户
各类专业技术职称评定、晋升工作
干部(职工)落实政策的报告、批复、决定
重要的
一般的
干部职工考核
本公司干部工资、行政关系、介绍信及存根
关于复员军人安置工作
本公司所管辖职工出国考察、援外、探亲和就居的审批文件
本公司干部抚恤、死亡的有关材料
关于老干部管理待遇的审批文件
干部退职、退休、离休的审批文件
教育类
上级对教育工作方针政策与指导通知
各类专业人才预测、计划、报告、批复和培训规划
干部(工人)培养计划的审查、总结
职工文化补课计划、总结材料
职工文化教育统计资料
年度以上或专题
月、季度的
公安保卫类
关于公安保卫工作的规定、通知、通报、报告与批复
重要的
一般的
本公司保卫工作总结、简报
各种刑事案件处理意见及材料
出国人员的审批文件
本公司公安保卫工作调查汇报材料
公安保卫机构编制、人事文件
各类案件统计报表
公安保卫机构、人事、服装实力、着装统计报表
劳工类
劳动工资工作的指示、通知
全公司和下属各部门定员标准和劳动工资规范
全公司性长远和年度职工人数、工资、劳动、生产计划年报
本公司对下属各部门进行工资基金、奖金包干计划和签订的有关材料
工人转正定级调资审批文件
工人退职、退休有关材料
工人奖励、处分决定等文件
劳力增减和调动的审批文件
本公司范围内的调动
外部门调进的
劳力增减
工程技术人员、企业工人技术等级标准和工资标准
企业招工、子女补员有关规定、办法
劳动保护、安全生产有关条例、检查和防范措施
关于职工死亡、抚恤的有关文件
职工伤亡事故的调查、处理、报告;通报
工人工资、行政介绍信及存根
工人工时定额材料
集体所有制管理文件
临时工的雇用、调配、解雇
计划统计类
统计工作的指示、通知
上级机关下达的年度计划、长远规划和设想等计划规划
本公司编制的生产、基本建设、技术改造措施的各种计划规划上级审批或下达的文件
年度和年度以上的
季度(1一4季度)
月份的
本公司对省电力公司下达计划执行情况、经济技术指标活动分析
年度的
季度的
固定资产投资、年度或历史的统计报表和统计年鉴资料
年度和年度以上的、专题的、典型的
季度、月份的
统计制度的有关文件
各种统计表拟式样
财务类
本公司编制和汇总的企业财务计划、基建、行政管理费等预决算
年度的
季度和月份的
各种专用基金和专用基金工程预决算
决算
预算
各项开支标准
关于税、利润问题的来往文件
关于企业基金专款生产周转金拨款等文件
对固定资产的调拨、报废等批复
固定资产清册
清产核资的有关文件
有关经济活动分析、主要财务指标完成情况
财政纪律检查工作
有关社会集团购置力的文件
审计类
本公司就地审计的通知、报告、结论、决定、证明材料等
上级领导交办的和重大的审计事项
比较重要的审计事项
一般的审计事项
省电力公司下达审计的通知、报告、结论、决定、证明材料等
重要的审计事项
一般的审计事项
各项审计中的审计方案、审计记录、被审计部门基本情况等次要材料
审计调查报告及有关材料
上级领导交办的和重大的审计调查事项
比较重要的审计调查事项
一般的审计调查事项
立案审计查处的人民来信来访的有关材料
重要的审计事项
一般的审计事项
供应类
有关上级机关对物资管理办法、工作指示、通知、通报、批评、表扬等材料
对三材的计划申请、批复、分配等有关文件
物资、原材料采购、库存管理供应办法和工具管理中统计报表
企业管理类
对企业改革指示、通知、工作安排意见、总结、简报
经济责任制、承包经营责任制、总经理负责制等方案、汇报材料、总结、简报
企业升级标准测算资料、方案
企业升级规划
企业升级汇报材料、评比考核、材料总结
企业上等级批准书(荣誉证书)
现代化管理
推行现代化管理工作部署
现代化管理项目推广运用报告、总结
现代化管理成果
对贯彻《三个条例》的情况
工作部署
实施细则办法
对《三个条例》学习、研讨的情况
本公司“双增双节”方案、简报、总结
安全类
电力系统安全生产的各项有关规章制度、实施细则
上级颁发的
本公司制订的
安全生产统计报表
年度
季度、月份
关于生产事故的调查、分析、总结等有关材料
重大、恶性的
一般的障碍
安全生产计划总结与经验交流材料
科技类
科技管理制度、规定与汇编材料
科技工作计划、发展规划及科技工作汇报材料
本公司向上级机关请示的有关科技工作批复、批示
技术改造计划与企业技术改造方案规划
科技成果评奖的有关规定、条例
科技成果、科技先进集体和个人评选的通知和报批的文件材
质量管理与推行全面质量管理的有关通知规定
质量检查的通知、报告及有关原始记录
质量管理培训教育的通知及有关材料
质量考核标准的有关文件、材料
计量工作管理制度规定及有关通知
计量定级、升级的通知与鉴定材料
环境保护工作的文件材料
有关协会、学会活动的通知及活动过程形成的文件材料
基本建设的有关制度、规定、标准、规范、通知等文件
工会类
关于工会工作计划、安排、总结材料
上级的
本公司的
关于工会工作情况交流、反映、工运情况、简报、典型总结
上级的
本公司的
本公司劳动模范、先进工作者等的文件材料
省级以上的
地、县级以下的
团委类
团代会会议文件
团干部任免、对团员处分决定材料
团委会会议记录
团委年度工作计划、总结
团员调转组织介绍信及存根
优秀团员名事迹材料
附录B
科技档案保管期限(补充件)
可行性研究报告
项目改造计划任务书
项目改造计划的上报、审批文件
设计任务书、协议书、合同
扩初设计或实施方案
设计图纸、计算书及技术文件
对设备大修、小修计划、方案、实施、进度有关材料
项目竣工检查。
验收报告
技术会审、鉴定、验收等专业会议的技术报告、决议总结、发言、纪要等
水文记载、水库调度、原始记录、总结等材料
对大坝观测及附属设备缺陷的原始记载和处理方案
有关工程技术人员参加上级召开的各种技术研讨会、经验交流会、典型发言材料
工程投资项目的文件材料
基建计划申请、供应、调拨、库存的文件材料
有关购置房屋、土地的报告、审批文件及其产权执照、移交手续等文件
水毁抢修工程的情况报告及审批文件
编报审批的基役计划任务书
新建、扩建、迁建、改建项目扩初设计的上报批复
已抵准的青案长许、初步设计(包括工程概算、文字说明、图纸、计算书)
施工图纸设计(包括说明书、预算、图纸、计算书等)及全部修改变更文件
工程竣工图与工程决算
基建用地的征用手续与有关图纸
工程验收报告及鉴定书
各类设备的图纸、使用说明书和文件材料
设备维修使用的图纸和文件材料
设备添置、调拨、分配、让售、交接清册及有关文件材料
设备报废有关文件及鉴定书
设备财产年终清查表
会计档案保管期限(补充件)
会计凭证
原始凭证、记帐凭证和汇总凭证
银行存款余额调节表
会计帐簿类
日记帐
其中:
现金和银行存款日记帐
明细帐
总帐(包括日记总帐)
固定资产卡片(固定资产报废清理后)
辅助帐簿
会计报表类(包括各级主管部公司拍勺汇总会计报表)
主要财务指标快报(包括文字分析)
月、季会计报表(包括文字分析)
年度会计报表(决算,包括文字分析)
其它类
会计移交清册
会计档案保管清册
会计档案销毁清册
审计类
本公司就地审计的通知、报告、结论、决定、证明材料等
上级领导交办的和重大的宴请事项
比较重要的审计事项
一般的审计事项
省电力公司下达审计的通知、报告、结论、决定、证明材料等
重要的审计事项
一般的审计事项
各项审计中的审计方案、审计纪录、被审计部门基本情况等次要材料
审计调查报告及有关材料
上级领导交办的和重大调查事项
比较重要的审计事项
一般的审计事项
立案审计查处的人民来信来访的有关材料
重要的审计事项
一般的审计事项
供应类、
有关上级机关对物资管理办法、工作指示、通报、批评、表扬等材料
对三村的计划申请、批复、分配等有关文件
物资、原材料采购、库存管理供应办法和工具管理中统计报表
企业管理类
对企业改革指示、通知、工作安排意见、总结、简报
经济责任制、承包经营责任制、总经理负责制等方案、汇报材料结、简报
企业升级标准测算资料、方案
企业升级规划
企业升级汇报材料、评比考核、材料总结
企业上等级批准书(荣誉证书)
现代化管理
推行现代化管理工作部署
现代化管理项目推广运用报告、总结
现代化管理成果
对贯彻《三个条例》的情况
工作部署
实施细则办法
对《三个条例》学习、研讨的情况
本公司“双增双节”方案、简报、总结
安全类
电力系统安全生产的各项有关规章制度、实施细则
上级颁发的
本公司制订的
安全生产统计报表
年度
季度、月份
关于生产事故的调查、分析、总结等有关材料
重大、恶性的
一般的障碍
安全生产计划总结与经验交流材料
工会类
关于工会工作计划、安排、总结材料
上级的
本公司的
关于工会工作情况交流、反映、工运情况、简报、典型总结
上级的
本公司的
本公司劳动模范、先进工作者等的文件材料
省级以上的
地、县级以下的
团委类
团代会会议文件
团干部任免、对团员处分决定材料
团委会会议记录
团委年度工作计划、总结
团员调转组织介绍信及存根
优秀团员名单、事迹材料
标准所列管理业务可依据各部门和各类人员工作标准进行考核
永久
长期
短期
永久
长期
长期
短期
永久
长期
永久
长期
短期
永久
永久
长期
短期
永久
永久
永久
长期
永久
长期
短期
永久
永久
永久
长期
永久或长期
短期
永久或
长期
短期
永久或
长期
短期
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期或短期
永久或长期
短期
长期
短期
永久
长期
永久
永久
短期
永久
永久
长期或短期
永久
短期
永久
永久
永久
长期或短期
永久
短期
永久
永久
长期
长期
永久
短期
长期
永久
短期
永久
永久
长期
短期
长期
短期
短期
短期
永久
永久
长期或短期
永久
长期或短期
永久
永久
永久
永久
短期
永久
永久
长期或短期
永久
永久
短期
永久
长期
长期或短期
长期
长期
长期
永久
长期或短期
长期
长期
短期
永久
短期
永久
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