《地产集团法律事务管理制度》.docx
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《地产集团法律事务管理制度》
地产集团法律事务管理制度
第一章总则
第一条为加强诉讼、非诉讼法律事务管理,有效防范法律风险,提高案件经办人员的业务水平,实现法务工作制度化、流程化、标准化,保证各项法律事务工作及时、准确、有效开展,结合地产集团实际情况制定本制度。
第二条地产集团法律事务中心负责制定并修订地产集团法律事务管理制度、工作流程、考核办法;处理地产集团总部诉讼及非诉讼法律事务;对地区公司、下属公司法律事务工作进行业务指导、检查监督、考核。
地区公司、下属公司法务部门参照地产集团法律事务管理制度制定本公司法律事务工作流程;负责处理本公司的诉讼、非诉讼法律事务。
第三条本制度所指的“重大案件”是指案件标的超过1000万元(含1000万)或单个案件标的虽未达到1000万元,但涉及人数众多,总标的超过1000万元的诉讼案件及非诉讼法律事务;“特别重大案件”是指标的额巨大、案件情况复杂、影响公司重大利益,或涉及重大品牌影响的诉讼案件及非诉讼法律事务。
第四条涉及公司重大利益的行政处罚、复议、听证等尚未形成诉讼的非诉讼事宜,参照诉讼案件审批、处理流程办理。
第二章诉讼法律事务管理
第五条诉讼法律事务的审批
(一)诉讼案件的起诉、应诉、反诉、上诉、撤诉、执行,由业务部门填写《诉讼案件审批表》,将相关资料移交本单位法律事务责任部门后,按以下权限审批:
地产集团总部案件由法律事务中心出具相关意见,经相关业务直管副总裁审核后,报法律事务中心直管副总裁审批。
地区公司案件由地区公司法务部出具相关意见,标的总额300万元以下的,报法务部主管领导审批;标的总额300万元以上(含300万元)的,报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批;标的总额1000万元以上(含1000万元)的,地区公司董事长(或主持工作一把手)审批后,由法律事务中心审核,再报法律事务中心直管副总裁审批。
下属公司案件由下属公司法务人员出具相关意见,经下属公司董事长(或主持工作一把手)审批后,报法律事务中心审核后执行;标的300万元以上(含300万元)的案件,再报法律事务中心直管副总裁审批。
涉及品牌影响等特别重大事件的,报集团董事局主席。
(二)诉讼案件的调解、和解,由业务部门填写《诉讼案件调解/和解请示报告》,由法务部门出具意见,按以下权限审批:
地产集团总部案件的调解、和解,由法律事务中心出具意见,报法律事务中心直管副总裁审批。
地区公司案件的调解、和解,由地区公司法务部出具相关意见,单个案件或系列案件的标的总额1000万元以下的,报法务部主管领导审批,再报地区公司董事长(或主持工作一把手)审批后执行;1000万元以上(含1000万元)的,地区公司董事长(或主持工作一把手)审批后,由法律事务中心审核,再报法律事务中心直管副总裁审批。
下属公司案件的调解、和解,经下属公司董事长(或主持工作一把手)审批后,报法律事务中心审核,再报法律事务中心直管副总裁审批。
涉及品牌影响等特别重大事件的调解、和解,报集团董事局主席。
第六条诉讼法律事务处理流程
(一)地产集团系统各单位法务部门对于可能产生重大品牌影响的案件,须在收到案件材料或事件发生的30分钟内,提出初步处理意见并上报集团法律事务管理中心。
地区公司、下属公司重大、特别重大诉讼案件,法务部门应在收到案件材料或业务部门填报《诉讼案件审批表》并移交附随材料后24小时内报地产集团法律事务中心。
标的金额3000万元(含3000万元)以上的案件,地产集团法律事务中心应在收到案件材料或完成诉讼审批后24小时内报集团法律事务管理中心备案,备案材料应包括诉状、证据清单及对案件的初步处理意见。
(二)收到业务部门提交的《诉讼案件审批表》或收到应诉材料,法务部门应立即确定经办人,针对重大案件,应在3日内召开本部门和相关部门人员参加的案情讨论会,拟定诉讼方案,进行责任分工,并在会后24小时内形成书面会议纪要。
我方起诉的案件,应在审批流程结束后2日内向法院提起诉讼;业务部门收到法院送达的案件材料的,应在24小时内通报本单位法务部门,并移交所有案件资料。
(三)案件跟进过程中,经办人须全面收集证据,根据诉讼节点拟定诉状、质证意见、答辩状、代理词等法律文书,并整理证据清单(须明确证据原件存放处),报部门负责人审核后,在法律规定的时间内提交法院;各单位上报法律事务中心的案件和法律事务中心指导、协助办理的特别重大诉讼案件,须在提交法院5日前将上述法律文书报法律事务中心审核。
经办人应明确法院举证、证据交换、开庭时间,需提出管辖权异议、延期举证、延期开庭、法庭调查、证据保全、鉴定、评估等申请的,及时在法定期限内提出。
(四)案件开庭前3日,经办人应完成证据原件借阅、拟定开庭策略等庭前准备工作。
案件开庭后,经办人员应立即向部门负责人汇报开庭情况,根据开庭情况,5日内向法院提交书面《代理词》;重大诉讼案件须将《开庭报告》、《代理词》提交法律事务中心审核。
开庭后至判决前,须持续跟进案件其他后续工作,与经办法官沟通、协调,阐明对我方有利的观点,争取法院作出对我方有利的判决;案件办理过程中如遇新情况,须及时与业务部门商讨应对方案,重大诉讼案件须及时与法律事务中心沟通。
(五)案件的调解、和解,法务部门应会同相关部门进行研讨,拟定调解、和解方案,按法律事务审批流程报领导审批。
法务部门为调解/和解方案立项部门的,应先要求业务部门就调解/和解方案出具意见后,再走调解/和解报批流程。
(六)地区公司、下属公司收到判决后,应于24小时内将判决结果(信息须列明案件名称、受理法院、审级、判决结果)报法务部门主管领导、公司董事长(或主持工作一把手),同时报法律事务中心。
地产集团总部案件、下属公司诉讼标的在300万元以上(含300万元)及地区公司诉讼标的在1000万元以上(含1000万元)的案件,法律事务中心应于收到判决后24小时内将判决结果报直管副总裁,并通报相应部门负责人及其直管副总裁;诉讼标的在3000万元以上(含3000万元)的案件判决结果出来后,应在24小时内报集团法律事务管理中心备案;特别重大案件同时报董事局主席。
收到判决2日内,经办人应出具判决分析意见,并提出是否上诉、结案、履行等建议按法律事务审批流程报领导审批。
建议上诉的案件,须在收到一审判决后3日内准备好上诉材料(包括上诉状、证据),按法律事务审批流程报领导审批后在上诉期内向法院递交材料。
(七)对方拒不履行生效判决的,经办人应在履行期届满之日起2日内向法院申请强制执行。
判决我方履行义务的,地产集团系统各单位法务部门应对诉讼案件产生不利结果的原因及责任进行分析;对造成案件诉讼结果不利的,给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。
地产集团总部案件,由法律事务中心在不利诉讼结果发生后5日内提交分析报告报直管副总裁审批后执行,并报集团法律事务管理中心备案。
地区公司、下属公司标的金额1000万元以下的案件,由具体经办单位的法务部门在不利诉讼结果发生后5日内提交分析报告,经法务部门主管领导、公司董事长(或主持工作一把手)审批后,报法律事务中心审核,再报法律事务中心直管副总裁审批后执行,并报集团法律事务管理中心备案;标的金额1000万元以上(含1000万元)及特殊重要的案件,具体经办单位的法务部门应于不利诉讼结果发生后3日内向法律事务中心提交初步分析报告,由法律事务中心进行原因及责任分析后2日内形成书面报告,报法律事务中心直管副总裁审批后,再报集团法律事务管理中心。
诉讼结果对我司不利,各单位需对外支付资金的,应在法务部门出具原因及责任分析报告,明确相关人员责任后,业务部门才可上报资金审批单。
案件经办人须与各部门协调,跟进义务履行情况,避免资产或账户被查封、冻结的法律风险。
我方被强制执行的,须取得法院结案证明,并确认法院系统消除我方被执行信息后方可结案。
第七条法律事务汇报制度
(一)标的1000万元以下的案件,地区公司法务部应将《诉讼案件审批表》抄送法律事务中心通报案件。
(二)法律事务中心每月26日前向集团法律事务管理中心上报标的金额1000万元以上(含1000万元)及特殊重要案件的节点及工作计划。
(三)地区公司、下属公司法务部门每月25日前向法律事务中心报送当月案件报表;法律事务中心于每月1日前完成汇总并上报地产集团领导以及集团法律事务管理中心。
第八条法律事务档案管理
诉讼案件归档实行一案一档。
案件结案后应将涉案材料的原件、复印件按公司档案管理制度向集团监察室总部档案管理室或各单位所在区域监察分室进行归档移交。
第三章非诉讼法律事务管理
第九条尽职调查
地产集团系统相关部门组织进行尽职调查,需法务人员参加的,参与调查的法务员应配合拟定法律尽职调查清单、做好调查日志,留存工作记录。
尽职调查结束后3日内出具法律尽职调查报告,报部门负责人审核后及时提交。
第十条合同审核
地区公司销售合同范本、信托融资合同由法律事务中心按相应业务流程审核,并在24小时内出具审核意见。
其他重大合同需法律事务中心审核的,法律事务中心在2日内出具审核意见。
第十一条公司函、律师函
地产集团总部需对外发送公司函、律师函等重要函件的(除另有规定外),由法律事务中心审核,报相关业务直管副总裁审批。
地区公司、下属公司需对外发送公司函、律师函等重要函件的(除另有规定外),由法务部门拟定、审核,报公司董事长(或主持工作一把手)审批。
第十二条法律咨询
收到业务部门提交的《法律问题咨询登记表》及完整资料后,法务部门应在24小时内出具书面法律意见,报部门负责人审核后及时予以回复。
第十三条法律培训
地产集团法律事务中心、各单位法务部门根据本单位实际情况及案件办理过程中发现的问题,结合地产集团系统诉讼案件及公司业务发展特点、经营过程中的法律风险等因素,制定培训计划,每年组织不少于6次专题法律培训。
各单位法务部门确定培训主题、主讲人、培训对象及时间后,主讲人应在培训前1周准备好课件及相关资料,提交部门负责人审核;培训前3日应确定会议室、下发培训通知;培训完成后,主讲人应结合反馈意见修订完善培训课件并下发培训对象。
培训结束后,各单位法务部门应在24小时内将培训情况(含培训课件)报法律事务中心备案。
第十四条法律知识管理
(一)法律事务中心根据公司发展战略及各业务类别的特点,分门别类收集整理相关行业的法律法规,在地产集团EMS系统内建立法律法规库,作为地产集团法务系统及各单位开展业务活动的参考。
(二)法律事务中心负责收集、整理、总结地产集团系统内外发生的典型案例,及时总结案件发生的原因、诉讼过程中应注意的诉讼策略及技巧,经验或不足,指导地产集团法务系统法务工作的开展。
第十五条非诉讼法律事务档案管理
法务人员应根据非诉讼法律事务类别建立台账,登记收案、反馈时间及处理结果。
事务处理完结后应及时归档。
第四章诉前法律风险控制程序
第十六条法律风险防范指引
法律事务中心根据地产集团发展战略及业务发展的需要,制定并下发风险防范指引,做好法律风险防控工作。
第十七条签约监督
地产集团各单位签订合同时,合同条款应严谨、准确,因合同条款不当导致诉讼案件产生或者对诉讼案件结果带来不利影响的,给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。
第十八条履约监督
地产集团各单位签订合同后应严格履行,并做好履约资料保存、维权取证等相关工作,应采取有效措施避免诉讼案件的产生。
地区公司法务部作为合同的履约、维权取证监督部门,应按地产集团管理制度做好履约监督工作。
地区公司法务部在审核土地股权类合同履约及付款时,发现合同相对方存在重大违约情况,或我方可能预期违约时,应配合投资部进行该项目违约风险预防及维权取证工作。
土地款尾款支付(一手项目除外),地区公司必须附《土地合同履约情况表》及地区公司合同管理部、法务部、财务部相关意见,分别经地产集团合同管理中心、法律事务中心、财务中心在48小时内出具审核意见,地产集团投资中心综合各相关部门意见后,上报地产集团董事长。
针对工程建设、商品房销售、物业管理过程中出现的较易引发诉讼争议的工程质量问题、逾期交楼、业主纠纷等严重违约情形,地区公司法务部应提前介入,指导、协助履约责任部门进行维权取证、保全证据(包括合同、补充协议、场地移交手续、双方往来函件、检测报告、监理通知、会议纪要、邮寄证明等)。
第十九条资料核查
法律事务中心跟进案件过程中,对履约资料的有效性、完整性进行审核、检查,发现关键证据存在缺失或瑕疵,对案件结果带来不利影响的,给予各级相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。
地区公司、下属公司法务部门在案件经办中,对履约资料的有效性、完整性进行审核、检查,如发现关键证据存在缺失或瑕疵,可能对案件结果带来不利影响的,须指定经办人员进行专项核查。
检查完成后2日内形成书面报告,经部门负责人审核后上报领导给予相关责任人及责任领导问责、降薪、降职、免职直至开除处分。
第二十条合同的重大违约汇报制度
地区公司法务部负责对合同的重大违约情况、维权取证情况进行分析、整理汇总,并于每月30日前报法律事务中心。
第五章外聘律师管理
第二十一条管理机构
外聘律师实行统一管理,分级负责的原则。
地产集团法律事务中心是地产集团系统外聘律师管理的职能部门,统一负责建立及更新律师库、审批外聘律师方案、对外聘律师进行评价和管理。
地区公司、下属公司法务部门在地产集团法律事务中心指导下,负责本单位外聘律师的报审、管理及评价工作。
第二十二条管理职责
(一)地产集团法律事务中心履行以下管理职责:
1.建立律师资源信息库;
2.根据申请和实际工作需要,审核、决定是否聘用外部律师;
3.参与重大案件代理律师的选聘及谈判;
4.对外聘律师服务水平和质量进行监督和考核;
5.指导、监督地区公司、下属公司法务部门外聘律师管理职责履行情况。
(二)地区公司、下属公司法务部门履行以下管理职责:
1.协助地产集团法律事务中心建立涉及本地区的律师资源信息库;
2.组织、参与外聘律师选聘、议价,进行外聘报审;
3.根据外聘审批方案与律师事务所签订法律服务合同;
4.协助外聘律师工作,监督律师积极完成委托事项并反馈工作进展,报告工作结果;
5.根据服务结果对律师服务水平和质量进行监督、评价,并及时向法律事务中心反馈。
第二十三条外聘业务范围
(一)地产集团系统各单位日常法律事务原则上应由各单位法务部门负责处理,有下列情形之一的,可以外聘律师提供服务:
1.公司上市、融资等法律明确规定以律师法律意见书作为要件,或必须外部律师参与的;
2.特别复杂重大的诉讼、仲裁、行政复议纠纷;
3.重大项目投资、并购等需要借助外部律师进行专项尽职调查,提供法律意见,提高风险识别水平或者拓展业务领域的;
4.商务惯例需要的;
5.其他需要使用外聘律师的。
(二)本条第一款所述“特别复杂重大的诉讼、仲裁、行政复议纠纷”是指:
1.标的额巨大,事实关系较为复杂、双方争议较大的土地出让权纠纷、股权转让纠纷、建设工程合同纠纷;
2.诉讼主体人数众多,易引发群体事件的群体性案件;
3.其他涉及公司重大利益,或可能严重影响公司品牌形象的案件。
(三)地产集团可根据上市公司要求聘请常年法律顾问,常年法律顾问合同一年一签,下属公司原则上不再聘请常年法律顾问。
1.地区公司符合以下条件之一的,可聘请常年法律顾问:
(1)拥有至少10个或以上在开发项目;
(2)销售回款、物业费追缴需发送大量律师函,或审核相关法律文书的;
(3)公司运营和业务发展确需外部律师提供法律、以及外部拓展支持的。
2.常年法律顾问的合同期限为1年,聘请为常年法律顾问的律师事务所应提供以下服务:
(1)解答日常法律咨询,出具法律意见书;
(2)协助草拟、审核或修改合同等法律文书;
(3)根据公司运营和业务需要,举办相关法律培训;
(4)应要求参加重大案件或与公司运营决策相关的磋商、谈判,进行法律分析、论证;
(5)就公司面临或可能发生的纠纷、风险进行法律论证,出具律师函,或参加非诉谈判、协调及调解。
第二十四条律师库的管理
(一)入库律师事务所的备选条件:
1.律师事务所排名全国前三十,或本地区排名前十,在相应服务领域具有较强的实力,业绩突出,有较高的影响力和知名度;
2.律师事务所团队专业背景、服务质量、职业道德、社会评价、收费标准在同业具有明显优势;
3.律师事务所及主要合伙人近三年未遭受过行政处罚,相关团队律师近三年无不良执业记录;
4.在本地区相应领域具有较好的社会资源;
5.未同时在与本公司具有竞争性质,或存在诉讼利益冲突的公司或分支机构担任法律顾问、代理人。
(二)地产集团律师资源库由法律事务中心负责组织考察、建立。
地产集团法律事务中心根据以往合作评价、律师事务所行业信誉及实力、律师的专业能力、相关领域实践经验、职业道德、工作态度、收费标准等综合因素,初步建立律师资源信息库,并根据后续评价进行更新,报直管副总裁。
(三)各单位拟推荐律师事务所入库的,应向法律事务中心提交律师事务所资质证书、律师事务所和核心团队简介、服务优势等材料,经法律事务中心考察后决定是否纳入律师资源库,并报集团法律事务管理中心备案。
(四)除紧急、特殊或保密情况外,各单位外聘律师应优先从律师库中选聘。
缺乏相关领域入库律师事务所信息,须选择律师资源库以外律师事务所的,选聘过程中应至少向两家律师事务所征询服务方案、询价,择优聘请。
如遇标的特别巨大、影响公司重大利益的诉讼及非诉讼法律事务,法律事务中心须参与律师事务所及主办律师的选聘。
第二十五条外聘律师审批
(一)地产集团总部需外聘律师事务所提供法律服务的,报法律事务中心直管副总裁审批;服务费总额100万元以上的,报集团法律事务管理中心备案。
(二)各地区公司及下属公司需外聘律师事务所提供法律服务的,经相关单位董事长(或主持工作一把手)审批后,报法律事务中心审核;服务费总额100万元以上(含100万元)的,再报法律事务中心直管副总裁审批,并报集团法律事务管理中心备案。
(三)律师外聘审批完成后,相关单位才能与律师事务所签署法律服务合同。
(四)诉讼案件代理费支付一般应采用风险代理方式,即向律所支付费用以设定一定诉讼目标为条件,按诉讼目标达成情况分阶段支付代理费;同时,原则上应一二审共同报代理、收费方案;如代理合同未包含二审程序,二审仍需外聘律师代理的,应重新报批。
(五)地区公司、下属公司法务部门应于每月25日前向法律事务中心报送当月外聘律师台账;法律事务中心于每月1日前完成汇总并上报集团法律事务管理中心备案。
第二十六条外聘律师的管理与评价
(一)在接受律师事务所的法律服务过程中,相关单位法务部门应全程参与委托事项的处理过程,为外聘律师的工作提供支持和协助,并发挥自身优势,提供专业意见,做出专业判断。
(二)聘请律师事务所提供专项法律服务的,如出具法律意见、进行尽职调查等,服务合同履行完后,报审外聘律师的部门应负责将法律意见书、尽职调查报告归档,按照公司档案管理制度归档。
(三)聘请常年法律顾问的,须于顾问期限每半年向法律事务中心上报常年法律顾问半年工作总结,内容包括处理诉讼及非诉讼法律事务的有关情况,详细说明常年法律顾问处理法律事务的具体内容(包括处理法律事务的具体事项、时间、收费及处理结果)。
(四)法律事务中心统筹负责外聘律师的监督、评价工作,各单位法务部门具体负责有关的个案监督,以保证外聘律师的服务质量。
(五)各单位法务部门发现外聘律师存在以下情况的,应及时向法律事务中心反映,并可依法解除服务合同,追究相关法律责任,并列入不合作黑名单:
1.法律顾问合同有效期内,在公司与其受聘的其他企业之间发生争议时,代理对方参加诉讼或仲裁;
2.在诉讼或仲裁活动中,律师事务所其他律师担任对方当事人的代理人;
3.通过任何方式对外泄露工作中接触到的公司经营、管理和对外联系活动中的商业秘密,以及诉讼活动的相关信息;
4.其他损害公司合法权益或违反服务合同的行为。
(六)顾问合同期限届满或法律服务合同履行完毕的,各单位法务部门应要求外聘律师于终止法律服务后5日内提交工作报告,法律事务中心将根据案件代理结果、服务成果、律师事务所提交工作报告、工作总结,以及各单位法务部门反馈的监督结果,对外聘服务进行综合评价,并将评价结果报集团法律事务管理中心备案。
该评价结果将作为是否继续合作的依据。
服务水平差、服务未产生效果,以及采取不正当方式获取代理资格的律师事务所及律师,将被列入黑名单不再合作。
第六章法律事务的巡视检查
第二十七条地产集团法律事务中心实行巡视检查制度,对各地区公司、下属公司法律事务进行监督、检查,不定期派专人到各单位检查法务工作开展情况,并将监督检查结果向直管副总裁报告,对违反制度的人员进行问责处理。
第二十八条巡视检查工作坚持客观公正、经济便利的原则。
地区公司、下属公司法务部门及其他相关业务部门,应当支持配合巡查工作。
第二十九条巡查范围及内容
(一)巡查对象是各地区公司法务部负责人、法务人员及下属公司的法务人员。
(二)对巡查对象办理诉讼、非诉讼法律事务及外聘法律事务的下列情况进行监督检查:
1.诉讼法律事务汇报的情况;
2.诉讼法律事务跟进的及时性和有效性;
3.诉讼法律事务档案管理的情况;
4.尽职调查参与、处理的情况;
5.合同、函件审核的情况;
6.履约资料审核、检查的情况;
7.法律咨询处理的情况;
8.法律培训开展的情况;
9.聘请常年法律顾问的汇报及管理情况;
10.外聘律师的汇报及管理情况;
11.其他法律事务处理的情况。
(三)对巡查对象的工作能力及工作态度进行监督检查。
第三十条巡查的方式和程序
(一)地产集团法律事务中心每年对各地区公司、下属公司巡查1至2次;为节约成本,一般在办理地区公司重大案件的同时,对该地区公司法律事务工作办理情况进行巡查。
(二)巡查的主要工作方式为:
1.听取被巡查人员的工作汇报;
2.调阅、复制有关文件、档案、会议记录等资料;
3.对被巡查人员进行测评,对其工作成效进行问卷调查;
4.与被巡查人员个别谈话;
5.开展专项检查;
6.其他方式。
(三)在巡查中发现的明显违反规定、能够及时纠正的问题,应当及时责成相关责任人予以纠正。
(四)巡查工作结束后,巡查人应及时向法律事务中心负责人提交《法律事务巡查情况汇报表》和巡查工作报告,如实报告了解的重要情况和问题,并提出处理意见。
第三十一条巡查结果
(一)法律事务中心根据巡查结果,及时向被巡查公司法务部门予以通报,对于问题严重的,发出整改令要求限期整改。
对于巡查中发现的重大问题,法律事务中心应及时将有关情况报告直管副总裁及相关地区公司、下属公司领导。
(二)地区公司、下属公司法务部门收到整改令后,应立即整改落实,并于整改完成后2日内将整改情况报送法律事务中心。
(三)巡查结果和巡查整改情况应当作为被巡查人员考核评价、工资调整、选拔任用、奖励惩处等的重要依据。
第七章问责办法
第三十二条经办人及其他相关人员有下列情形之一的,给予扣罚一定比例综合奖金的处分,并给予通报批评或警告处分:
(一)收到案件材料,未按本制度及时上报相关案件的;
(二)未按本制度履行履约监督职责,未及时上报重大违约风险的;
(三)未按本制度及时上报案件报表、重大违约情况台账,填报态度敷衍、错报、漏报的;
(四)不积极配合法律事务中心工作,导致相关工作不能顺利开展的;
(五)违反本制度擅自聘用律师事务所、律师提供相关服务的。
第三十三条经办人及其他相关人员有下列情形之一,给予扣罚一定比例综合奖金的处分,
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