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学籍管理手册模板
学籍管理手册
二〇〇九年十一月
第一章总则3
1.1学籍管理员基本要求3
1.2学籍管理员岗位说明书3
第二章入学与注册4
2.1入学资格审核4
2.2.1新生入学资格审核4
2.2.2保留入学资格审核4
2.2.3学生办理保留入学资格手续4
2.2.4保留入学资格的恢复手续4
2.2新生取得学籍5
2.3新生学籍电子注册5
2.4学生学年注册5
2.5学籍证明管理6
2.5.1学生在籍证明6
2.5.2其他相关证明6
2.6学生证管理7
2.6.1补办学生证相关手续7
第三章日常成绩考核与记载方法16
3.1修业年限16
3.2升级16
3.3免修16
3.3.1学生申请免修流程16
3.4日常成绩记载17
3.4.1考核记载方式17
3.4.2补考时间及成绩记载17
3.4.3申请跟下一年级补考17
3.4.4思想品德及体育课成绩记载18
3.4.5违反考核纪律或作弊者补考规定18
3.5缓考18
3.6毕业班学生离校前补考18
3.7结业生返校补考19
附录1-1:
办理缓考流程图20
附录1-2:
缓考通知单21
附录1-3:
缓考申请表22
附录2:
申请跟下一年级补考申请单23
附录3-1:
教师变更成绩流程图24
附录3-2:
教师变更成绩申请单25
附录4-1:
打印成绩单流程图26
附录4-2:
学生成绩打印申请表27
附录5:
应届毕业生离校前补考申请单28
附录6:
结业生通知单29
第四章学籍异动30
4.1转专业、转学30
4.1.1转专业条件30
4.1.2不予转专业原因30
4.1.3转学条件30
4.1.4不得转学原因30
4.1.5转专业与转学办理手续31
4.2休学、保留学籍31
4.2.1休学、保留学籍的条件31
4.2.1休学、保留学籍的办理32
4.3复学、恢复学籍的办理32
4.4办理退学离校手续33
4.5退学试读管理33
4.5.1申请试读对象和条件33
4.5.2申请期限和审批程序33
4.5.3试读学生管理34
4.5.4退学试读学生恢复学籍34
第五章毕业、结业与肄业43
5.1毕业43
5.1.1毕业资格审核43
5.2结业43
5.2.1结业生返校补考43
5.3肄业43
5.4证书管理制度43
5.4.1补办学历证明44
5.5学位证书资格审核44
第六章附则46
6.1国家相关规定46
6.2学院相关规定47
第一章总则
1.1学籍管理员基本要求
(一)严格执行《**学院全日制学生学籍管理办法》;
(二)学籍管理应高效及时,热情服务;
(三)学籍管理应严肃认真,严禁弄虚作假。
1.2学籍管理员岗位说明书
岗位名称
学籍管理员
所属部门
教务处
(一)完成普通高校学历电子注册工作;建立新生学籍档案、编排新生学号、编制学生名册;编制学生人数统计报表。
(二)办理休学、保留学籍、复学、转专业、转学、退学、退学试读等学籍异动手续。
(三)审核与报批毕业生毕业资格、结业或肄业;办理毕业证书、结业证书、肄业证书结业证书换发毕业证书等。
(四)不定期统计、整理、汇总有关学生学籍管理的信息数据,并提出参考建议。
(五)负责试题库和试卷库的建设。
(六)负责教务管理信息系统的日常运行与维护。
(七)完成领导交办的其他工作
第二章入学与注册
2.1入学资格审核
2.2.1新生入学资格审核
新生自收到“**学院录取通知书”之日起获得**学院入学资格。
自报到之日起的3个月为新生入学资格复查期。
教务处在新生入学后进行新生资格复查的同时,上网核对招生录取名单数据信息,核对无误且复查合格的学生即予以入学注册,取得学籍;经入学注册的新生,方可进行学期注册。
复查不合格者,由学院区别情况予以处理,直至取消入学资格。
凡因弄虚作假、徇私舞弊而被录取者,无论何时,一经查实,即取消入学资格或学籍。
情节恶劣的,报请有关部门查究。
2.2.2保留入学资格审核
新生在复查期内,须参加学院组织的体检。
体检中被发现患有某种疾病,经学院指定的医院(二级甲等以上医院,下同)诊断,认为不宜在学院学习、但经短期治疗后可达到健康标准者,经批准,可暂不注册,保留入学资格一年,离校治疗。
保留入学资格者不具有学籍。
2.2.3学生办理保留入学资格手续
由本人申请,附上相关医院证明,辅导员同意,学生所在系签署意见后,经主管院长批准保留入学资格一年,保留入学资格者不享受在校生待遇。
2.2.4保留入学资格的恢复手续
保留入学资格者,应在下一级新生入学前,提交书面入学申
请,并同时提交二级甲等以上医院的康复证明。
申请者经学院指定医院复查确认病愈的,按新生序列办理入学及注册手续。
逾期不提交书面入学申请者,视作放弃入学资格;复查不合格者,取消入学资格。
2.2新生取得学籍
经全面复查合格后,新生方可注册,取得学籍。
2.3新生学籍电子注册
教务处在新生入学后进行新生资格复查的同时,上网核对招生录取名单数据信息,核对无误且复查合格的学生即予以新生电子学籍注册,并取得学籍;经入学注册的新生,方可进行学期注册。
2.4学生学年注册
学期注册是对在校学生新学期学习资格的认定。
每学期开学时,学生本人须按学院规定时间到所在系办理注册手续,取得和保留学籍。
未交纳学费者或其他不符合注册条件的不予注册。
(一)学生因故不能按时到校注册,须履行请假手续,否则按照旷课处理。
学生在开学后2周无正当理由不缴费注册的,予以退学警告,至第4周仍未缴费注册的,除因不可抗力等正当事由,视为放弃学籍,按自动退学处理。
(二)家庭经济困难的学生在按相关规定办理助学贷款申请手续后,经批准可暂缓注册。
暂缓注册的学生可以修读当学期相关课程,所修课程及成绩在正式注册后有效。
暂缓注册学生应在获得助学贷款后1周内缴费注册。
未按规定申请贷款或获得贷款后不及时缴纳学费而造成未注册者,视为自动退学。
2.5学籍证明管理
(一)学生在校期间形成的所有学籍证明材料在学生毕业后由相关职能部门(教务处、学生处)移归档案室,由档案室统一管理。
(二)历届学生学籍证明材料的出具统一由教务处负责办理。
学籍材料尚未移归档案室,如有学生需出具学籍证明材料时,各相关职能部门要及时向档案室提供所需材料。
(三)学生需要开具相关学籍证明,需要填写好学籍证明申请表后,并出示能证明自己身份的相关证件。
如委托他人办理,需提供申请人的委托书。
(四)出具学籍证明材料时涉及到的各项费用,应在学院财装处核定的收费标准内收取,并开具统一收据。
(五)用人单位、政府公证部门、学位认证中心等,查阅、核实我院历届学生学籍情况,及出具相关证明等,均由教务处负责办理。
2.5.1学生在籍证明
在籍证明包括:
学生在校证明,专升本证明,正在接受非义务教育的学生身份证明。
2.5.2其他相关证明
其他证明包括:
学历证明书。
2.6学生证管理
学生证注册栏加盖**学院注册印章后生效。
(一)新生取得学籍后,第一学期的注册手续在教务处办理;
(二)每学期开学时,学生须按学院规定时间持本人学生证到所在系办理注册手续,取得和保留学籍。
未交纳学费者或其他不符合注册条件的不予注册。
2.6.1补办学生证相关手续
学生证如有遗失,由学生本人填写学生证补办申请表,写明遗失原因,经系核实签署意见后,连同学生本人一张近期一寸免冠照片,到教务处办理补办手续。
(一)补办学生证按规定收取工本费;
(二)如需火车票学生优惠卡,按规定收取成本费;
(三)凭财装处收据发放补办学生证。
(四)补办学生证原则上以一次为限。
附录1-1:
学生学籍信息修改流程图
**学院学生学籍信息修改流程图
学生本人申请
向学院教务处学籍管理部门申请变更学籍信息,经同意后再办理相关手续
在学院教务处网站下载《学生学籍信息变更申请表》和《学生变更身份资料责任书》,并如实填写相关内容。
学院审核
班主任或辅导员签署意见
学生所在系签署意见、盖章
学生处审核意见、盖章
教务处审核盖章
信息备案
学院教务处存档备案
报上海市教育委员会备案
附录1-2:
学生变更身份资料责任书
**学院
学生变更身份资料责任书
姓名,性别,出生日期,身份证号码,因,导致
与真实身份资料不符,现向学校申请更正为,并保证本人提供的公安部门证明材料是真实的,如有冒名顶替、舞弊等弄虚作假行为,一切法律责任由本人承担。
附材料清单:
1、户口簿、身份证复印件(携户口簿、身份证原件核对);
2、当地公安部门证明材料(原件);
3、其他有关材料;
申请人签名:
年月日
附录1-3:
学籍信息变更申请表
**学院学生学籍信息变更申请表
姓名
性别
系别
班级
学号
录取
年份
录取
专业
准考
证号
层次
身份
证号
出生日期
变更个人身份资料理由及责任书
本人参加()考试,录取信息与实际情况不符,是本人/学院填报不准确,出现个人身份资料错误,错误项目为:
(:
)正确应为:
(:
),为了确保毕业时身份资料的合法性和学历证书、学历电子注册的准确性,特向学校及有关部门申请办理身份资料变更手续。
并声明所提交的材料属实,愿意承担所有后果和责任。
申请责任人:
年月日
辅导员
意见
签名:
年月日
所在系
意见
系主任签名(盖章):
年月日
学生处审核
意见
签名(盖章):
年月日
教务处审核
意见
签名:
年月日
备注:
1、根据国家教育部、上海市教育委员会意见,学生身份资料信息是学生在报名参加考试时由学生本人填写并签名核准的,原则上不予变更。
确实需要变更的,应在新生报到注册后一个月内办理身份资料变更手续,确立办理责任人制度。
2、学生身份资料变更,应到当地公安部门开具相关身份证明,提供户口簿、身份证原件并附复印件及相关证据材料办理。
3、本表一式三份,一份交学生处存入学生档案,一份交教务处存档,一份学生自留。
附录2:
保留入学资格申请表
**学院新生保留入学资格申请表
姓名
性别
考生号
准考证号
录取专业
联系
地址
电话
邮编
申请
理由
保留入学资格时间为:
年 月 日 至 年 月 日
申请人(签名):
家长(签名):
年 月 日
系部意见
系部主任签字(加盖公章):
年 月 日
教务处
意见
负责人签名(加盖公章):
年 月 日
主管院长审批意见
签名:
年 月 日
注:
1.本表应由学生本人如实填写。
因病保留入学资格者,应另附相关材料(二级甲等以上医院诊断其不宜在校学习的证明及学校卫生所核准的意见)。
2.保留入学资格的期限为1学年。
保留入学资格者应于第二学年开学前向教务处提出复学申请。
逾期按自动放弃入学资格处理。
3、本表原件存教务处、学生本人存一份复印件。
附录3:
新生学籍电子注册流程图
**学院新生学籍电子注册流程图
教务处下载数据
登陆教育部学籍学历信息管理平台下载新生学籍信息
完成新生学籍注册状态
信息有误学生
学生核对个人信息
有误学生跟据学生信息修改流程,修改个人信息
学生处审核意见、盖章
教务处审核确认盖章
信息上传
学籍管理部门将正确信息上传至学籍学历信息管理平台
教务处存档备案
附录3-1:
补办学生证流程图
**学院补办学生证流程图
教务处领取申请表
学生在教务处领取《学生证补办申请表》
如实填写完整相关内容
教务处审核
学生在财装处缴费
学生上交申请表、本人照片,并由教务处审核确认申请表
领取学生证证
学生凭发票一个月后在教务处领取学生证
附录3-2:
学生证补办申请表
**学院
学生证补办申请表
申请日期:
年月日
姓名
学号
专业
出生年月
身份证号
家庭住址
乘车区间
上海—
情况说明
系部意见
领取日期:
年月日领取人签名:
附录4:
学籍证明申请表
**学院
学籍证明申请书
本人___________,性别_____,_______年___月___日出生于__________(籍贯),于______年____月至________年_____月在**学院________________专业就读,学号:
________。
现因______________________________,需出具学籍证明。
特此申请。
申请人:
年月日
第三章日常成绩考核与记载方法
3.1修业年限
学生修业年限:
本科专业学制4年,专科专业学制3年,成人学历教育学制2年。
各类专业修业年限最长不得超过学制2年。
学生学习年限含休学时间。
提前毕业或者延长学习年限者,须按学院有关规定办理申请、缴费等手续。
3.2升级
学生学完本年级教育教学计划规定的课程,经考核未达到退学标准的,准予进入下一年级的学习。
3.3免修
(一)免修考核成绩达到80分(含)或良好(含)以上;
(二)在其他学历层次等同或高于我院的高校修读的与我院教学计划规定的相同课程且成绩达到80分(含)或良好(含)以上;
(三)通过国家高等教育自学考试科目与我院教学计划规定的相同课程且成绩达到80分(含)或良好(含)以上;
军事、政治理论课,体育课,选修课,实践环节等不可免修。
确因身体原因无法参加正常体育课的,凭医院相关证明向学院提请参加体育保健课。
3.3.1学生申请免修流程
免修办理在该课程开课前,学生向所在系提出申请,附相关证明材料(他校或自学考试成绩,我院相关课程教师的确认意见等),报系签署意见,经教务处审核批准并答复学生通知开课部门及任课教师。
3.4日常成绩记载
3.4.1考核记载方式
考核分为考试和考查两种。
考试课程成绩记载采用百分制,成绩达60分(含)以上为合格,60分以下为不合格;考查课程记载采用五级分制,优秀(90-100)、良好(80-89)、中等(70-79)、及格(60-69)、不及格(59以下)。
3.4.2补考时间及成绩记载
考核课程未达合格标准均需补考,补考安排在考核学期的下一学期开学第1周。
考试课程补考成绩达60分以上以60分记,60分以下以实际分数记,考查课程补考成绩达及格以上以及格记,及格以下以不及格记。
补考成绩须注明补考。
3.4.3申请跟下一年级补考
补考仍不合格,可申请跟下一年级参加每学期开学的补考,个人未申请按自动放弃考试处理。
(一)公共课:
如下一年级开设相同的课程,不合格的
学生可在学期结束前申请参加此门课程的考试作为第二次补考。
(二)专业课:
如下一年级同专业开设相同学时的课程,
不合格的学生可在学期结束前申请参加此门课程的考试作为第二次补考。
3.4.4思想品德及体育课成绩记载
学生思想品德的考核、鉴定以《高等学校学生行为准则》为主要依据,采取个人小结,师生民主评议等形式进行。
学生体育课的成绩应当根据考勤、课内教学和课外锻炼活动的情况综合评定。
3.4.5违反考核纪律或作弊者补考规定
学生严重违反考核纪律或者作弊的,该课程考核成绩无效,以零分记,取消补考资格,并根据学院有关的规定予以相应处分。
因违反考核纪律或者作弊给予留校察看及以下处分的学生,经教育后表现较好,在修业期满离校前对该课程可以给予补考或者重修机会。
3.5缓考
缓考应在考核课程开考之前,由学生向所在系提出申请(附相关证明),系审核并报教务处审批。
缓考安排在考核学期的下一学期开学第一周,缓考成绩视为正常考试成绩。
缓考不及格的补考随同下一年级的相同课程的补考同时进行。
因急病无法在考核课程开考之前提出缓考,应在第一时间委托他人告知学生所在系,事后及时补办缓考手续。
因不可抗力等正当事由无法在考核课程开考之前提出缓考,事后须及时补办缓考手续。
3.6毕业班学生离校前补考
学生在毕业前仍有课程不及格的,需在离校前填写补考申请表交系教学秘书,经系主任审阅并签署意见,送教务处审核。
教务处将统一安排补考时间及地点。
3.7结业生返校补考
(一)参加补考学生必须携带本人身份证或能证明本人身份的证件,方能参加考试。
(二)有欠费的结业学生,请自觉完清欠费后,方可参加相关课程的考试。
(三)结业生考试报名后,应在学校规定的考试时间参加考试,不按时回校参加考试的,视为自动放弃,学校不再另行安排考试。
(四)补考时间、地点由学生所在系负责传达到学生本人。
附录1-1:
办理缓考流程图
**学院学生办理缓考流程图
学生本人申请
学生提出申请,说明事由并附有效证明,在学院教务处网站下载《**学院学生缓考申请表》填写相关内容。
(必须在正式考试前办理)
学院审核
班主任或辅导员签署意见
学生所在系签署意见、盖章
教务处备案、盖章
开具缓考通知书
教务处通知开课系部学生申请缓考课程
由教务处开具《学生缓考通知书》至学生本人、学生所在系、课程所在系备查
附录1-2:
缓考通知单
学生缓考通知单(本人留存)
姓名
学号
班级
申请缓考课程
申请缓考原因
备注
注:
缓考考试和补考考试一起进行。
……………………………………………………………………………………………………
学生缓考通知单(学生所在系留存)
姓名
学号
班级
申请缓考课程
申请缓考原因
备注
注:
缓考考试和补考考试一起进行。
………………………………………………………………………………………………………
学生缓考通知单(课程所在系留存)
姓名
学号
班级
申请缓考课程
申请缓考原因
备注
注:
缓考考试和补考考试一起进行。
附录1-3:
缓考申请表
**学院
学生缓考申请单(教务处留存)
姓名
学号
班级
申请缓考课程
申请缓考原因
系(部)分管
教学主任意见
教务处意见
备注
注:
本缓考申请单必须在考前送达教务处,否则视为旷考。
缓考考试和补考考试一起进行。
………………………………………………………………
**学院
学生缓考申请单(系、部留存)
姓名
学号
班级
申请缓考课程
申请缓考原因
系(部)分管
教学主任意见
教务处意见
备注
注:
本缓考申请单必须在考前送达教务处,否则视为旷考。
缓考考试和补考考试一起进行。
附录2:
申请跟低年级补考申请单
**学院
学生申请跟低年级补考申请单
姓名
班级
学号
课程名称
开课学期
注:
跟低年级补考时间为下一学期的开学第一周
附录3-1:
教师变更成绩流程图
**学院教师更改成绩流程图
教师发现成绩有误
任课教师核对发现成绩录入有误
本人填写《原始成绩修改申请单》
教务处审核
课程所在系部主任审核并签署意见
教务处处长审查并签署意见
变更成绩
教务系统管理员办理成绩变更手续
教务处存档备查
附录3-2:
教师变更成绩申请单
**学院教师原始成绩修改申请单
学年学期学院
教师姓名
平时、期末成绩所占比例
课程名称
修改内容及原因
学生学号
学生姓名
修改前成绩
修改后成绩
修改原因
平时
期末
总评
平时
期末
总评
教研室意见:
课程所在系部主任签名:
年月日
教务处审核意见:
教务处处长签名:
年月日
成绩管理岗维护记录:
备注:
1、本申请单一式两份(A4纸打印),由教务处审核通过后,系部保存一份,教务处保存一份。
2、本申请单必须由任课教师亲自送至教务处。
附录4-1:
打印成绩单流程图
**学院学生打印成绩单流程图
学生本人申请
学生提出申请,教务处审核,填写打印《成绩单申请表》
财装处缴费
学生在财装处缴费,领取发票
教务处打印成绩单
教务处打印成绩单
教务处留存《成绩单申请表》
附录4-2:
学生成绩打印申请表
**学院
毕业生成绩单打印申请表
申请日期:
年月日
姓名
毕业前班级
专业
如他人代为申请,请填写以下信息
代理人姓名
班级
专业
情况说明
领取日期:
年月日领取人签名:
附录5:
应届毕业生离校前补考申请单
**学院
应届毕业生离校前补考通知单
同学:
经审核,你尚有下列课程(含PET或计算机一级)考核不及格,根据学院《学籍管理办法》(沪关院教[2007]174号)和《专科生学历证书颁发资格暂行规定》(沪关院教〔2008〕74号)规定,学院将统一组织毕业清考。
请认真核对成绩,如有疑问可联系教务处桂老师,********。
特此通知。
二〇〇X年X月X日
应届生离校前补考通知单
姓名
系别
专业
班级
不及格课程名称
开设学期
申
请
理
由
本人签字:
年月日
教
务
处
审
核
年月日
说明:
如对成绩有疑问,请立即与教务处联系********,此表存教务处
附录6:
结业生通知单
**学院结业生通知单
同学:
经审核,你尚有下列课程(含PET或计算机一级)考核不及格,根据学院《学籍管理办法》(沪关院教[2007]174号)和《专科生学历证书颁发资格暂行规定》(沪关院教〔2008〕74号),准予结业,在离校后的一年内可向学院提出补考申请。
联系人:
桂老师,********。
特此通知。
二〇〇X年X月XX日
往届生补考申请表
姓名
系别
专业
班级
本人通讯方式
不及格课程名称
开设学期
不及格原因
申
请
理
由
本人签字:
年月日
教
务
处
审
核
年月日
说明:
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