文控管理制度.docx

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文控管理制度

文控管理流程要求

收文流程

流程

流程要求

注意事项

外来文件到达

签收、登记、分发

行政管理中心审阅

上级及承办部门

审阅、批办

文件催办

文件归档

外来文件到达公司，办公室文员应注意检查封口和包装，对破口、散包或被拆函件应查明或拒收，对误投的信件应当场退还。

1、在文件单上签收，保留签收单。

2、区分私人文件、领导亲启文件、有密件字样的文件及一般性文件。

3、文员对来文进行登记。

4、密件、急件在第一时间内要送交上指定收件人或上级部门处理。

5、一般性文件、私人文件登记后转发各部门及个人。

6、外来文件分送到各部门时，各部门接收人应在《来件分发确认单》上签字确认接收。

对有密件、急件字样的文件，第一注意时效性，及时上报；第二注意保密性，密件文件只有行政负责人及总经理有权拆封。

1、行政负责人对重要、有密级、紧急字样的文件及时阅办，避免文件积压、误事。

2、根据文件内容，性质涉及部门，附上《来文传阅处理单》送总经理或相关部门办理。

3、行政负责人应对《文件传阅处理单》进行跟催。

重要文件注意时效性。

1、《来文传阅处理单》是处理重要文件时使用，传阅领导应当天传阅完并签署批办意见，特殊情况不得超过2天。

2、批办意见应明确承办单位、责任人负责办理。

3、对需要学习的文件下发各单位部门组织学习。

4、对需要起草的文件的交有关部门起草。

5、对需要批复的文件提出批复意见。

6、对需要执行的文件明确责任部门，人员办理。

批办需明确责任部门、责任人。

1、行政负责人根据拟办意见对各承办单位处理情况进行跟催。

填写《文件批办跟踪表》备查。

2、对逾期未办理的部门，行政负责人应负责催办，并在跟踪表上注明原因及最终办理时间。

3、来文办理涉及发文拟稿的按发文流程要求进行。

1、文员在每月5号前应整理好上月收文程序中涉及的文件及各类表单。

填写好《文件归档移交清单》。

2、行政负责人根据移交清单审查确认签字后，由文员交档案管理人员签字确认，办理好入档手续。

3、涉及密级资料入档的由行政负责人整理交总经理审核确认直接与档案管理人员交接办理入档手续。

资料需齐全，无遗漏，无破损，按时完成移档工作。

发文流程

发文拟稿

草稿审核

文件打印、校对、签发

用印、盖章

发文

文件归档

承办部门或行政部门根据领导写作意图进行拟稿。

拟稿需明确行文目的、对象，时效；以便正确及时行文

1、为实现无纸化办公，公司草稿的审核一般以电子文档的形式上传审核。

文件审核批准发放以签发为准。

2、审核、签发权限：

2.1、以公司名义发文的由发文单位主管或行政主管审核，总经理签发

2.2、以子公司名义发文的，由子公司发文部门主管审核，子公司总经理签发，涉及子公司重大事项或子公司把握不准的发文，上报总部总经理核签。

2.3、以部门名义发文的，不涉及重要决定的由部门负责人审核

电子文件发送审核应注意发送后当面通知确认接收。

发送后还应提醒领导及时批复。

1、经审核的定稿，交由办公室进行打印。

2、对正式文件办公室根据公司文件编号规则和顺序进行字号编辑。

3、打印忠实于原稿，打印人员不得随意更改草稿。

4、打印后，打印人员自行校对后交撰稿人校对再交行政负责人校对确认。

5、校对无误后，根据签发权限交总经理或相关部门领导签发。

1、文件经签发打印后，需用印盖章使文件生效。

用印范围根据文件的重要程度选择合适的印章。

文件以签发为依据盖章，效用等同于《用印申请单》。

2、印章使用权限：

2.1、以公司名义发文由总经理签发盖总经理职章加盖公司章：

属政策性或影响公司重大权益的行文。

2.2、以公司名义发文由总经理签发加盖公司章：

对各级政府部、会、委、局、署以及所属一级、二级机构行文。

2.3、以部门或分公司名义发文由部门主管或分公司总经理签发盖部门或分公司章，部门对外行文除盖部门章还应加盖公司章：

在总公司对部门及分公司核决权限或授权范围内对下属部门、客户、供应商或相关部门行文。

2.4、公司各部门原则上不允许单独对外进行公文联络。

2.5、以公司名义发文转发各部门及子公司知悉或执行的文件由总经理签发加盖公司章。

如规章制度、任命文件、奖状等。

2.6、各部门及子公司对上级部门申请、请示、报告等行文加盖分公司章或部门章。

2.7、各平行部门公司内业务联系的，盖部门章，如新员工报到单、考核鉴定单等。

未经签发的文件不得用印

一般的简报、会议纪要、普法性宣传性的文件不需要加盖印章。

1、正式发文时，发送人及接收人均应在《发文登记签收表》

上签字确认接收。

电子文档形式发送的也应加填《发文登记签收表》，注明发送方式、发送时间，电话确认接收时间等信息。

重要正式文件（有文字号）下发本辖区内的应在3天内补签签收表。

子公司签收表应每月随快递一并发回，格式按《收文登记签收表》。

2、为实现无纸化办公，公司内部发布的公告、通知、新制度颁布、会议纪要、财务报表、工作计划等仅保留一份纸制文档作为归档文件。

发送各部门的以传阅单形式传阅或以电子文件形式进行发送。

发送后应及时跟踪接收人是否接收到文件，将确认结果在《签收表》上记录。

3、对需要有期限办理执行的文件，行政负责人随文件填写《文件拟办跟踪表》进行跟催，对需要长期执行的规章制度，由行政部门负责监督落实执行情况。

电子文档发送后也应加填《发文登记签收表》，于接收人当面确定接收。

1、文员在每月月初5号前对上个月发文的文档及涉及表单进行整理，汇总，填写《文件归档移交清单》，交行政负责人确认。

2、行政负责人根据移交清单审查确认签字后，由文员交档案管理人员签字确认，办理好入档手续。

3、涉及密级发文入档的由行政负责人整理交总经理审核确认直接与档案管理人员交接办理入档手续。

。

资料需齐全，无遗漏，无破损，按时完成移档工作。

档案管理

档案分类

档案分类

1、政府机构及上级集团重要的函、电、来文；

2、通用文书类：

2.1重要的会议（股东会、董事会、年度、半年度会议等）资料：

会议的通知、会议报告、会议决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等；

2.2管理公司内部上报下发的各种通知、公告、决定、计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录及工作简报；

2.3公司投资发展项目资料包含营运前，营运后资料，营运后资料即子公司正常经营资料按公司各项经营档案管理要求进行。

营运前资料应包含以下几点，由项目运营负责人或档案专管员对前期各类项目资料进行保管和收集，按项目建设顺序逐步转移到总公司档案室：

2.3.1立项文件

项目投资或收购建议书、项目建议书审批意见、可行性研究报告及附带的调查资料和项目评估研究材料、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、招标文件资料汇总、招标合同

2.3.2建设用地、征地、拆迁文件

选址申请及选址规划意见、用地申请报告及城乡建设用地批准书、拆迁安置意见，协议及方案、建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证

2.3.3勘察、测绘、设计文件

工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单（书）、地形测量和拔地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议、施工图及其说明、设计计算书、有关部门对施工图设计文件的审批意见

2.3.4工程文件

勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、监理委托合同、开工审批文件、建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明、工程质量监督手续、建设、施工、监理机构及负责人身份证明复印件、工程阶段性验收资料、竣工验收资料等

2.3.5设备采购及安装资料

新公司设备采购清单及审批表、供应商名单及评估报告、设备资料及保修清单、设备安装施工图等

2.3.6财务文件

工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算、设备采购预算、项目报批公关预算一切涉及项目投资的财务预算资料、产生的会计票据、凭证、帐簿等。

2.3.7各投资项目股东配比、股东身份证、投资合作协议、公司架构等

2.3.8新注册公司工商注册文书、组织代码证、税务登记证、公司章程、房产证、土地证、法人代表证、车辆档案营运保险缴费证件、不动产权书、契约书、特许专利文书等资料

3、专业文书类：

3.1公司内各类行政规章制度、实施细则、程序文件。

3.2公司管理人事类文件（入职表、转正表、考核表、离职申请、交接单、人事合同等）、社保医保资料以及关于员工奖励、处分等文件资料。

3.3财务档案材料，包括财务凭证、帐簿、财务报表、财务各项预算等。

3.4经营业务文书：

财产租赁合同、合同评审表、合同的变更，续签及补充协议、实际承包人资料（含身份证）、承租单位的基本信息调查表、收料人资料（含身份证）、最近有效结算及对帐单、违约金计算表。

3.5法务文件：

诉讼资料如发函类[催款函（原件）、提示函（原件）、各种发函的快递单据及回执、各种来函的原件]、诉讼资料、笔录类及协议类等；

4、公司及子公司的工商注册文书、组织代码证、税务登记证、公司章程、房产证、土地证、法人代表证、车辆档案营运保险缴费证件、不动产权书、契约书、特许专利文书等资料；

5、公司对外发布的其他正式文件；

6、公司所有发文的电子文档资料应保存，原则上各部门负责人指定专人负责保管。

一般指定各部门的档案移交人负责该项工作。

7、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录象、光盘等。

根据内容不同分档。

各类档案分管部门及责任人分工表见附表

归档责任部门及

时限

1、行政类、常规文件（包括正式收发文、各类通知、公告、人事档案、合同、规章制度涉及表单等）应由行政文员进行整理，一个月归档一次。

在每月的5号前归档。

2、业务合同及与业务相关的各类业务资料，根据《财产租赁合同暂行办法》在合同签定后一个月内整理归档。

3、财务类报表、凭证、帐簿、财务预算由财务部负责管理，在次年的3月份整理完毕。

一年度一次移档案室归档，。

4、公司投资发展项目资料在项目正式运营后半年内整理好所有资料移交总部档案室。

5、公司工商、税务、房产、车辆、设备资料、专利证明等资料由行政中心归档管理

6、所有资料移交档案室前应填写《文件归档移交清单》，交主管部门领导审查确认，重要的交总经理确认后转档案室签字交接。

归档的时限要求，手续齐全。

立卷方法

1、按年度---部门组织机构立卷---永久、长期、短期立卷

2、按年度--专项立卷—永久、长期、短期立卷

文件借阅

1、各部门有关工作人员因工作需要借阅文件，应根据《档案借阅登记表》办理借阅手续，一般性文件由部门主管同意，有密级、重要的文件经总经理同意后方可借阅。

领导审批同意须在《登记表》签字。

2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

3、同意外借处理的文件，主管领导应注明同意外借。

不得复印

严格按程序借阅，严禁各部门、个人随意翻阅档案。

文件销毁

1、对于多余、重复、过时和无保管价值的文书，应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。

2、经审核同意销毁的文件，公司指定人员与公司行政负责人监视销毁。

附1：

《档案责任部门及个人分工一览表》，《发文编码规则》

附2：

第三管理表单《文件签收登记表》、《文件传阅处理单》、《文件批办跟踪表》、《文件签发登记表》、《档案借阅登记表》、《文件归档移交清单》、《文件销毁目录》、《发文编号登记表》

附3：

文件的范例格式

发文编码规则

1.公司代码为XSG---新曙光投资管理公司

2.部门分类代码：

行政管理中心---XZ；（办公室---B；人力资源---HR；企划投资管理---QH）营运管理中心---YY（业务---YW；物控---WK；计划---JH）财务管理中心---CW（资金管理---ZJ；审计---SJ）。

3、文件类别代码可用分类项第一字母为代码亦可用文字表示，比如制度—Z，办法—B；

4.公司内部文件编号顺序：

公司代码---部门分类代码---分类代码---年份代码---文件顺序号；

SGXZ×××××-×××

文件发布顺序号

发布年份代码

文件类别代码

部门分类代码

企业标准代码

9.4.公司表单编号顺序：

业务部00010号-第一版

修改次数

表单顺序号码

部门名称或代号

责任部门

需要归档文件

时限要求

归档人

审核人

档案管理人/备注

办公室

1、政府机构及上级集团重要的函、电、来文；

每月整理一次，在每月5号前整理好上个月的所有需归档资料

行政文员，重要资料由办公室负责人整理保管

一般性文件由文员整理后交办公室负责人审核归档。

重要性文件由办公室负责人审核，交行政副总和总经理审核归档

王素君

2、重要的会议（股东会、董事会、年度、半年度会议等）资料：

会议的通知、会议报告、会议决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等；

3、管理公司内部上报下发的各种通知、公告、决定、计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录及工作简报；

4、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录象、光盘等，根据内容不同分档。

5、公司内各类行政规章制度、实施细则、程序文件。

6、公司管理人事类文件（入职表、转正表、考核表、离职申请、交接单、人事合同等）、社保医保资料以及关于员工奖励、处分等文件资料。

7、公司及子公司的工商注册文书、组织代码证、税务登记证、公司章程、房产证、土地证、法人代表证、车辆档案营运保险缴费证件、不动产权书、契约书、特许专利文书等资料

即时

8、新投资项目归档资料

8.1立项文件

项目投资或收购建议书、项目建议书审批意见、可行性研究报告及附带的调查资料和项目评估研究材料、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、招标文件资料汇总、招标合同

8.2建设用地、征地、拆迁文件

选址申请及选址规划意见、用地申请报告及城乡建设用地批准书、拆迁安置意见，协议及方案、建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证

8.3勘察、测绘、设计文件

工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单（书）、地形测量和拔地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议、施工图及其说明、设计计算书、有关部门对施工图设计文件的审批意见

1、立项文件、股东资料（包括股份配比、合作协议、身份证明等）在立项一周内归档。

2、工商注册资料在工商文书领取后一周内向总公司归档。

1、立项文件及股东资料由总助/总秘负责整理。

2、工商注册审批资料及正式下发证件由项目负责人整理归档。

3、资料申报审批类（如招标申报、立项申报、土地征地申报、图纸设计申报、开工审批等资

办公室负责人收集整理，交行政副总及总经理审核归档

王素君

责任部门

需要归档文件

时限要求

归档整理人

审核人

档案管理人

办公室

8.4工程文件

勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、监理委托合同、开工审批文件、建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明、工程质量监督手续、建设、施工、监理机构及负责人身份证明复印件、工程阶段性验收资料、竣工验收资料等

8.5设备采购及安装资料

新公司设备采购清单及审批表、供应商名单及评估报告、设备资料及保修清单、设备安装施工图等

8.6财务文件

工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算、设备采购预算、项目报批公关预算一切涉及项目投资的财务预算资料、产生的会计票据、凭证、帐簿等。

8.7各投资项目股东配比、股东身份证、投资合作协议、公司架构等

3、建设用地、征地、拆迁；勘察、测绘、设计；工程类、设备安装类文件在竣工验收3个月内收集成册归档

4、财务类文件按财务要求另行规定

料由项目申报负责人收集，在每个项目申报成功后的15天内归档4、工程类资料由工程项目负责人在工程验收结束后3个月内归档。

5、财务类资料每月报总部财务中心

办公室负责人催促收集整理，交行政副总及总经理审核归档

王素君

总部及子公司财务

包括子公司及公司总部的财务凭证、帐簿、财务报表（各类投资财务分析报告；年度、季度、月度财务经营报表等）、财务各项预算等。

一年度一次，在次年的3月份完成归档

1、子公司由子公司财务部负责2、总部由总部财务负责

1、子公司财务由子公司财务部交子公司总经理审批，再上交总公司财务负责人审核归档。

2、总部交行政副总、总经理审核后归档

王素君

各子公司业务部

1、财产租赁合同、合同评审表、合同的变更，续签及补充协议、实际承包人资料（含身份证）、承租单位的基本信息调查表、收料人资料（含身份证）、最近有效结算及对帐单、违约金计算表。

在合同签定后一个月内归档

业务员整理

业务主管审核，办公室文员输单

各租赁公司财务

2、法务文件：

诉讼资料如发函类[催款函（原件）、提示函（原件）、各种发函的快递单据及回执、各种来函的原件]、诉讼资料、笔录类及协议类等；

每月5号前将上个月资料归档

法务部、业务主管负责

办公室审核

各租赁公司财务

档案调阅登记表办公室46-2

序号

档案名称

档案编号

份数

密级

调阅/借用部门

调阅/借用日期

归还

审批签字

备注/用途

签字

日期

签字

日期

文件签收登记表办07-1

序号

来文日期

来文单位

来文标题

字号

密级

缓急

送发部门

签收人签字

签收时间

注明：

1、对有密级、缓急字样的重要文件在登记来文时间和签收时间时应明确年/月/日/时刻到分/

2、当日文件当日分发完不得积压

3、保留快递单

文件传阅处理单办公室08

文件标题：

密级：

□绝密□机密□秘密□普通

文件发出单位

发出时间

缓急

办公室意见

传阅人

传阅、拟办意见

传阅人签字

传阅时间

文件发出时间

文件回收时间

注明：

1、对绝密文件或有总经理亲启文件直接交总经理拆阅。

2、对机密、秘密文件先由办公室拆阅根据内容重要性和相关性确定传阅领导会阅批办。

文件批办跟踪表办公室35-1

序号

责任部门

责任人

交办事项

计划完成时间

实际完成时间

未完成原因

文件签发登记表办公室06-1

序号

发文日期

发文标题

字号

密级

缓急

发送方式

电话确认

接收人

注明：

电子文件发送的，应电话告之确认接收。

本辖区内的应在3天内补签签收表。

子公司接收文件确认单在每月传递财务快递时一并发回。

文件归档移交清单办公室63-1

归档部门：

整理人移交：

移交时间：

序号

文件名称（注明文字号）

文件类别

密级

保管期限

部门负责人：

行政负责人：

档案负责人：

总经理批示：

注明：

1、文件类别可分为决定、通告、通知、报告、计划、总结、简报、规章制度类、合同、函件、客户资料、设备资料、证件资料、身份资料、法务资料、会议决议、领导人讲话、典型发言、会议纪要、预算类、凭证类、账簿类、财务报表类、管理表单、影音资料等。

2、保管期限各部门根据文件的重要程度可填写为永久、长期、十年、五年、一年。

3、清单一式三份，归档部门一份，行政部门一份，档案管理部门一份。

文件销毁目录办公室47-1

序号

归档部门

文件名称（注明文字号）

起止时间

销毁原因

备注